【文章內(nèi)容簡介】 慢地端出茶點，以消除緊張的氣氛。（∨）30．會議租用的設(shè)備，文員必須確保賓館（或其他供應者）把所需用設(shè)備都送過來，并在會議開始前有足夠的時間布置好，這些設(shè)備應由文員具體操作和負責。（）31．代表會議依法定期召開，與會代表必須達到法定人數(shù)方為有效，因此文員應仔細核對出席人數(shù)。（∨）32．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員應把有關(guān)資料輸入電腦，準備交往提示文件。（∨）33．受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。（∨）34．如果不小心發(fā)生日程安排計劃重復的情形，就要排定能夠動用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。（）40．當上司要求文員協(xié)助私人事務時，就把它當作是上司利用文員下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他收信單位(人)以及承辦后的情況,結(jié)果和立卷存檔號等詳細記載,便于統(tǒng)計,。（∨）(5):應該按照”分級負責,歸口辦理“的原則,進行轉(zhuǎn)辦,交辦或自辦.()41．即使是上司私人的應酬，文秘人員也應該積極、樂意地去協(xié)助。（∨）(6),．如果是沿著人行道走，兩個人并行，“尊貴的位置”是在右邊，三個人并行，則在中間。信人(單位)復信,或承辦人(單位)復信兩種方式進行.(（∨）)43．文員坐下時，腳尖在膝蓋垂直線以內(nèi)，也可稍向左側(cè)后右側(cè)，膝蓋與大腳可分開。（）4．文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會時應注意哪些要點？決定時間、地點時要注意什么？44．女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅面有一個拳頭大小距離。（∨）p170—17（45．當與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面，或因事中途離坐時，都要招呼一聲。（∨）1)要獲得上司的許可；（46．交際應酬要講求時效，若時機錯過再來補救，不但無法表達誠意，還會破壞彼此關(guān)系。2)如果用寫信的方式，在等到對方收到信后，再打電話給對方的文秘人員以確認（（∨）3)要正確告知對方赴約者的姓名、職務、目的、時間、地點、方式(早餐會、午餐會等)、所47．宴請的菜譜應符合對方的飲食習慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風味的土特產(chǎn)品，如茅臺等需要的時間等等；（烈性酒。（）4)約定好以后，一定要向上司匯報，并填寫在日程安排計劃表』：。還應準備約會所需要的48．不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議論，也不可評論菜肴的優(yōu)劣。（∨）文件資料(5)星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會；(6)對方的休息日、49．用叉、匙進食西餐時，可將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔。（）50．宴請的節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會；(?)公司有重大活動的那一天不宜安排請柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補發(fā)請柬了。約會；(8)地點選擇對方比較方便的地方，還應考慮約會的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需（）要就餐等因素。51．無論何種禮服都應考慮宴會的地點、時間、形式。請?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)”，便表示穿5．文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？p178—181 無尾正式禮服。（∨）（1）有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)(()52．雞尾酒會一般要安排好座次，在請柬上注明對著裝的要求。（）（2）電子提示系統(tǒng)的做法:在電腦中設(shè)置日程表,報警系統(tǒng),一周計劃以及其他提示事項,文員 53．口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同，對上司或長者說話，應文雅些；.(3分)般同事或顧客說話，就可通俗。（）:設(shè)置基本辦公日程表(54．要發(fā)問或有意見時，應該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不5.,固定活動日期一覽表(,加采用，應說服上司。（(,準備約會表((),準備特殊提示卡(.6．文員所作的完整的會議記錄應該包括哪些事項？p137 56．合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的1）會議名稱；（話題。（）2）會議記錄人的姓名、蓋章；（57．凡是單位撤消，原公章應立即停用，不用通知有關(guān)單位。（）3）時間（開始時間，結(jié)束時間）；（58．監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室，去其他地方蓋章。（）4）會議地點；（5）議題；（6）主持人、主席；（7）出席者名單；(8)會議的經(jīng)過情形及結(jié)論；59．文秘人員開出的介紹信的正本和存根必須一致，可以出具空白介紹信。（）（9）相關(guān)的資料；（60．值班人員要認真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報請領(lǐng)導批示10）下次會議預定日期?；蜣D(zhuǎn)交有關(guān)部門處理。（）7．提高會議效率可以有哪些做法？p156—159遵循法律法規(guī)；合理確定會議目標；確定必要61．面對突發(fā)事件，值班人員有時在領(lǐng)導人未指示前就要采取臨時應急措施。（）的與會者；減少會議的數(shù)量；縮小會議規(guī)模；簡化會議程序；縮短會議時間；控制會議經(jīng)費；62．辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請示報告制度和安全、保密制度，但沒有崗分析會議成本。位責任制度。（）8．文員所作的口頭報告的基本方法是怎樣的，有什么要求？p234（63．列入保密范圍的公文，應在產(chǎn)生的同時，由制文機關(guān)確定密級和保密范圍，密級和保密1）不要時區(qū)報告的適當時機，最好是在完成被指示工作之時，但也有時要在未完成前作期中期限的變更和解密。（∨）報告；如果上司太忙，或報告時間長，要預先約好時間。（64．注辦是指文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。（∨）2）不要弄錯報告對象及順序，要直接向指示工作的人報告，順序基本上是先說結(jié)論，接著依65．檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價值的文書。（∨）照必要說明理由及經(jīng)過，事先要把要說的事及順序整理好，一定要簡短、扼要、流暢；復雜66．即使客觀形勢發(fā)生變化，也不應變更檔案的密級、期限。（）的報告，內(nèi)容要按5W67．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和2H的原則檢查是否有遺漏。要求，但沒有期限。（）9．辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應該怎么做，要領(lǐng)有哪些？ 讓對方接受自己的68．文秘人員或文書人員依照已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時按類目上看法而沒有勉強的感覺；用語言和態(tài)度去打動別人；清楚的知道最想說什么；了解并研究對的對應條款歸人卷內(nèi)，即為年終歸卷工作。（）方的立場和意向；以誠懇的態(tài)度為對方著想而發(fā)言。簡答題10．單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？p 1．什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應怎樣運用受意方法？受意：是指文員接受和領(lǐng)會1)單位印章,套印章，鋼印,領(lǐng)導人簽名章,其他印章；（上司意圖。一種：直接受意另一種：間接受意。文員在受意過程中應注意的事項：——用心2）刻制公章有兩種情況:一種是由上級主管機關(guān)刻制頌發(fā)；另一種由法人代表申請,經(jīng)主管部傾聽、認真記錄、弄清意圖、及時實施。門批準,公安部門登記后由專門刻制廠刻制；公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用,其他印章2．文員進言是指什么?進言具有什么作用?方法和要求是什么？P36—37進言:是指文員主動對也應專人專用；加蓋公章,是哪一級的公章,須經(jīng)哪一級的負責人批準,并審核簽名；將蓋用文上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸。進言的意義和作用：參謀作用、補缺作用、增進關(guān)系作件名稱,編號,日期,簽發(fā)人,領(lǐng)用人,蓋章人等項詳細登記；功日蓋印章必須做到用力均勻,使用。進言的方法和要求：⑴適事 ⑵適時 ⑶適地 ⑷適度印章端正,完整,不歪斜,更不能顛倒；凡以單位名義發(fā)出的公文,信函等都必須加蓋單位公章3．來信受訪的范圍包括哪些?受理與處理的程序和基本要求是什么？(方能有效。11．按照2000年《國務院行政機關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國務院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？1)命令(令)；(2)決定；（3)公告。通告；（4)通知、通報；(5)議案；(6)報告；(7)請示；(8)批復 :意見；(9)函；(1 0)會議紀要。12．公文的完全格式包括哪幾項？請寫出這些項目。1)版頭,發(fā)文字號,印刷順序號；(2)密級,緊急程度；(3)簽發(fā)人姓名；4)公文標題；13．文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過一系列程序即為發(fā)文處理過程。請說明這一系列過程。1)擬稿.（2)(3),簽字發(fā)出（4),由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號(5),復印或排版印制.(6)校對,指將文件的謄寫稿,打印稿或清樣按定稿核對校正(7)用印,是指在完成的文件上加蓋機關(guān)印章.(8)登記(9):．什么是文書的立卷特征?通常可以按照哪幾種特征立卷？p265—267(1)文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷,稱為”立卷特征“；(2)按問題特征立卷；(3)按作者特征立卷；（4)按文種特征立卷；(5)按時間特征立卷；(6)按地區(qū)特征立卷；(7)按通訊者特征立卷；(8)在運用六個特征立卷時,需要運用兩個或兩個以上的特征組合每一個案卷。設(shè)計題1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜、儲物架、書報架，辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復印紙(2刀)，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當?shù)奈恢谩Ｐ±顟撛趺醋?(P13)電話放在辦公桌左邊,便于左手摘機,右手做記錄。電腦放在右邊；新文件夾放需要翻譯的資料,在文件夾上貼上相應的標識條；各種筆,膠水,剪刀,印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)；參考書應該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；墨水放置在儲物架底層,復印紙放在下面幾層。2．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團一行 10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這個接待方案？(P121)(1)接受任務；(2)了解來賓；(3)制訂計劃；4)預訂食宿；3．康橋賓館位于本市南京西路45號，是個中型賓館，有會議室、餐飲、停車場等，某企業(yè)準備在11月15日上午9:00到12：00召開全廠中層干部大會，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計劃，地點就在康橋賓館的12樓會議室。這次會議由總經(jīng)理辦公室負責安排。辦公室主任讓小付擬一個會議通知。他應該考慮哪些問題？(P23)(1)會議的名稱；（2)出席會議者的姓名或組織,部門的名稱；(3)日期,時間(開始到結(jié)束的預定時刻)；(4)地點:(具體在幾樓幾號會議室)；（5)議題(或者議事日程)；(6)主辦者的聯(lián)絡處,電話號碼等；(7)開會所在地,建筑物名稱,幾樓,電話號碼(必要時可附上地圖)；(8)注意事項,是否備有餐點,有否停車場,或當天應備的資料等。4．文秘人員如何主持會議？應注意哪些細節(jié)？(P145)文秘人員如果在會議上要發(fā)言,應該先把要講的內(nèi)容徹底考慮一下,作一個總結(jié)結(jié)構(gòu)的構(gòu)思,簡略記下發(fā)言的要點,條理清楚,呀要想好了再說,講什么,怎么講,哪些可以敘述,哪些必須強調(diào),用規(guī)范的言語和抑揚頓挫的響亮聲調(diào)說話,并控制發(fā)言的時間,必要時可用目光掃視聽眾,以引起他們的注意,也可以在某些時候坐一停頓,,不必進行正式的投票,你給他分配一些日常的工作人，提示一下解決問題的方法,對討論和任何決定了的事進行總結(jié),則要作好筆記并把每次會議機要的打印件存放進一個專門的文件夾,如果日后出現(xiàn)問題,可以查看筆記,．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場競爭力，以制定合適的價格打入市場，決定召開專家座談會，對新產(chǎn)品進行評估，辦公室人員應該如何準備和開好這次座談會？(P150)(1)座談會邀請對象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學者,能獨立思考,有主見又敢于發(fā)表意見者；(2)座談會以小型為主,人數(shù)以七,八人為宜； 3)座談會上,文秘人員應與主持人密切配合；4)主持人負責引導,組織,可不做記錄；(5)詳細的記錄應由文秘人員在不引人注目的座位上去做；6．某個下雨天，在利達公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會結(jié)束了。公司的大型會議室有很各種會議用品，室外有接待處，公司還租了汽車來接送來賓，為圓滿結(jié)束這次會議，辦公室人員在會后應該做些什么工作？(P134)(1)要替搭車回去的人安排車子（2)在接待處暫時代為保管的衣物,不要遺失或被人錯領(lǐng),冒領(lǐng)(3)有留話時,切記務必傳達（4)檢查會場有無物品遺漏(5)要為參加會議的人員送行(6)文秘人員離去前,要檢查煙灰缸,字紙簍有無易燃的東西,如有,則必須加以熄滅(7)桌,椅早先若有移動,必須還原。洗滌煙灰缸,茶具等,并收拾妥當,倒去垃圾(8)攜帶進會場的資料和會議用品要記得帶回(9)關(guān)緊門窗并上鎖。7．科達公司召開中層干部擴大會議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理 各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會議文秘人員和其他服務人員4人，會議時間為5小時。參加會議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設(shè)一個月工作30天、一天工作8小時。會議后勤費用開支有：文件材料費200元，飲料費100元，因會議緊張安排午餐，餐費每人10元。請計算會議的成本。(P161)(1)會議成本=23[(G+S)T]n+后勤開支=6(G+S)Tn+后勤開支2)G參加會議人員的每小時人均工資數(shù)；每個人每小時平均工資為10元，(2400247。30247。8)(3)S——參加會議人員每小時人均其他收入數(shù)；其他收入為2．5元。(600247。30247。8)(4)T——參加會議人員人均到會時間為5小時；(5)n——參加會議人數(shù)為50人(46+4)；(6)后勤開支——等于支票開支、現(xiàn)金開支和實物開支的總和為800(200+100+1050)(7)會議成本一6(10+2．5)550+800 =18750一800 =19550(元)8．文秘人員在單獨或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？(P196)（1)整理好旅行過程中所有的單據(jù),憑證,送上司審閱,簽字后向財務部門報銷,或者結(jié)算預支的出差費用（2)回到公司上班后,可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告,送上司過目或批準,然后存檔備案(3)盡快恢復正常工作和生活狀態(tài),繼續(xù)做旅行前未完的工作（4)把在出差時結(jié)識的有關(guān)人士,單位等情況做好記錄,以便將來有用(5)對在旅行過程中給