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正文內(nèi)容

辦公室管理論述題小抄(編輯修改稿)

2024-11-15 12:48 本頁(yè)面
 

【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 慢地端出茶點(diǎn),以消除緊張的氣氛。(∨)30.會(huì)議租用的設(shè)備,文員必須確保賓館(或其他供應(yīng)者)把所需用設(shè)備都送過(guò)來(lái),并在會(huì)議開(kāi)始前有足夠的時(shí)間布置好,這些設(shè)備應(yīng)由文員具體操作和負(fù)責(zé)。()31.代表會(huì)議依法定期召開(kāi),與會(huì)代表必須達(dá)到法定人數(shù)方為有效,因此文員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)出席人數(shù)。(∨)32.如果上司一年之中交往很多,但很難記住每一個(gè)人和每一次見(jiàn)面的情況,文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦,準(zhǔn)備交往提示文件。(∨)33.受到直屬上司以外的指派時(shí),假如是文員自己能夠安排辦理,而且不會(huì)影響到直屬上司所指示的工作就可以接受,否則要向直屬上司請(qǐng)示后再作決定。(∨)34.如果不小心發(fā)生日程安排計(jì)劃重復(fù)的情形,就要排定能夠動(dòng)用的空檔,自己決定優(yōu)先順序。()40.當(dāng)上司要求文員協(xié)助私人事務(wù)時(shí),就把它當(dāng)作是上司利用文員下屬同事的關(guān)系來(lái)協(xié)助他收信單位(人)以及承辦后的情況,結(jié)果和立卷存檔號(hào)等詳細(xì)記載,便于統(tǒng)計(jì),。(∨)(5):應(yīng)該按照”分級(jí)負(fù)責(zé),歸口辦理“的原則,進(jìn)行轉(zhuǎn)辦,交辦或自辦.()41.即使是上司私人的應(yīng)酬,文秘人員也應(yīng)該積極、樂(lè)意地去協(xié)助。(∨)(6),.如果是沿著人行道走,兩個(gè)人并行,“尊貴的位置”是在右邊,三個(gè)人并行,則在中間。信人(單位)復(fù)信,或承辦人(單位)復(fù)信兩種方式進(jìn)行.((∨))43.文員坐下時(shí),腳尖在膝蓋垂直線(xiàn)以?xún)?nèi),也可稍向左側(cè)后右側(cè),膝蓋與大腳可分開(kāi)。()4.文員受上司指示,向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)?決定時(shí)間、地點(diǎn)時(shí)要注意什么?44.女性文員坐下后,臀部在椅子上只坐三分之二,后背離椅面有一個(gè)拳頭大小距離。(∨)p170—17(45.當(dāng)與人擦肩而過(guò),或越過(guò)長(zhǎng)輩、上司前面,或因事中途離坐時(shí),都要招呼一聲。(∨)1)要獲得上司的許可;(46.交際應(yīng)酬要講求時(shí)效,若時(shí)機(jī)錯(cuò)過(guò)再來(lái)補(bǔ)救,不但無(wú)法表達(dá)誠(chéng)意,還會(huì)破壞彼此關(guān)系。2)如果用寫(xiě)信的方式,在等到對(duì)方收到信后,再打電話(huà)給對(duì)方的文秘人員以確認(rèn)((∨)3)要正確告知對(duì)方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、方式(早餐會(huì)、午餐會(huì)等)、所47.宴請(qǐng)的菜譜應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣,但必須有反映我國(guó)傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品,如茅臺(tái)等需要的時(shí)間等等;(烈性酒。()4)約定好以后,一定要向上司匯報(bào),并填寫(xiě)在日程安排計(jì)劃表』:。還應(yīng)準(zhǔn)備約會(huì)所需要的48.不要在酒宴上評(píng)論或附和別人對(duì)某人的議論,也不可評(píng)論菜肴的優(yōu)劣。(∨)文件資料(5)星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會(huì);(6)對(duì)方的休息日、49.用叉、匙進(jìn)食西餐時(shí),可將餐具的整體放人嘴里,或用舌頭去舔。()50.宴請(qǐng)的節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會(huì);(?)公司有重大活動(dòng)的那一天不宜安排請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出,以便客人及早安排,已經(jīng)口頭約定的就不要補(bǔ)發(fā)請(qǐng)柬了。約會(huì);(8)地點(diǎn)選擇對(duì)方比較方便的地方,還應(yīng)考慮約會(huì)的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需()要就餐等因素。51.無(wú)論何種禮服都應(yīng)考慮宴會(huì)的地點(diǎn)、時(shí)間、形式。請(qǐng)?zhí)现付ù颉昂陬I(lǐng)結(jié)”,便表示穿5.文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作,有哪些提示系統(tǒng)?具體做法是怎樣的?p178—181 無(wú)尾正式禮服。(∨)(1)有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)(()52.雞尾酒會(huì)一般要安排好座次,在請(qǐng)柬上注明對(duì)著裝的要求。()(2)電子提示系統(tǒng)的做法:在電腦中設(shè)置日程表,報(bào)警系統(tǒng),一周計(jì)劃以及其他提示事項(xiàng),文員 53.口頭語(yǔ)言視時(shí)間、場(chǎng)合、對(duì)象的不同而有所不同,對(duì)上司或長(zhǎng)者說(shuō)話(huà),應(yīng)文雅些;.(3分)般同事或顧客說(shuō)話(huà),就可通俗。():設(shè)置基本辦公日程表(54.要發(fā)問(wèn)或有意見(jiàn)時(shí),應(yīng)該等上司說(shuō)完話(huà)之后再發(fā)問(wèn),可以提出自己的看法。如果上司不5.,固定活動(dòng)日期一覽表(,加采用,應(yīng)說(shuō)服上司。((,準(zhǔn)備約會(huì)表((),準(zhǔn)備特殊提示卡(.6.文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)該包括哪些事項(xiàng)?p137 56.合適的話(huà)題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話(huà)題、比較高雅的話(huà)題和夸耀自己的1)會(huì)議名稱(chēng);(話(huà)題。()2)會(huì)議記錄人的姓名、蓋章;(57.凡是單位撤消,原公章應(yīng)立即停用,不用通知有關(guān)單位。()3)時(shí)間(開(kāi)始時(shí)間,結(jié)束時(shí)間);(58.監(jiān)印員可把印章攜帶出辦公室,去其他地方蓋章。()4)會(huì)議地點(diǎn);(5)議題;(6)主持人、主席;(7)出席者名單;(8)會(huì)議的經(jīng)過(guò)情形及結(jié)論;59.文秘人員開(kāi)出的介紹信的正本和存根必須一致,可以出具空白介紹信。()(9)相關(guān)的資料;(60.值班人員要認(rèn)真填寫(xiě)值班接待登記表或值班日志,直接解決不了的問(wèn)題要報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示10)下次會(huì)議預(yù)定日期?;蜣D(zhuǎn)交有關(guān)部門(mén)處理。()7.提高會(huì)議效率可以有哪些做法?p156—159遵循法律法規(guī);合理確定會(huì)議目標(biāo);確定必要61.面對(duì)突發(fā)事件,值班人員有時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采取臨時(shí)應(yīng)急措施。()的與會(huì)者;減少會(huì)議的數(shù)量;縮小會(huì)議規(guī)模;簡(jiǎn)化會(huì)議程序;縮短會(huì)議時(shí)間;控制會(huì)議經(jīng)費(fèi);62.辦公室人員值班工作的制度有交接班制度、請(qǐng)示報(bào)告制度和安全、保密制度,但沒(méi)有崗分析會(huì)議成本。位責(zé)任制度。()8.文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是怎樣的,有什么要求?p234(63.列入保密范圍的公文,應(yīng)在產(chǎn)生的同時(shí),由制文機(jī)關(guān)確定密級(jí)和保密范圍,密級(jí)和保密1)不要時(shí)區(qū)報(bào)告的適當(dāng)時(shí)機(jī),最好是在完成被指示工作之時(shí),但也有時(shí)要在未完成前作期中期限的變更和解密。(∨)報(bào)告;如果上司太忙,或報(bào)告時(shí)間長(zhǎng),要預(yù)先約好時(shí)間。(64.注辦是指文秘人員在《文件處理單》上或文尾的下角注明公文辦理的結(jié)果。(∨)2)不要弄錯(cuò)報(bào)告對(duì)象及順序,要直接向指示工作的人報(bào)告,順序基本上是先說(shuō)結(jié)論,接著依65.檔案是指使用過(guò)的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價(jià)值的文書(shū)。(∨)照必要說(shuō)明理由及經(jīng)過(guò),事先要把要說(shuō)的事及順序整理好,一定要簡(jiǎn)短、扼要、流暢;復(fù)雜66.即使客觀(guān)形勢(shì)發(fā)生變化,也不應(yīng)變更檔案的密級(jí)、期限。()的報(bào)告,內(nèi)容要按5W67.文書(shū)部門(mén)立好的案卷,必須逐年移交給檔案室集中保管,稱(chēng)為“歸檔”,有歸檔范圍和2H的原則檢查是否有遺漏。要求,但沒(méi)有期限。()9.辦公室人員為了說(shuō)服對(duì)方接受自己的看法應(yīng)該怎么做,要領(lǐng)有哪些? 讓對(duì)方接受自己的68.文秘人員或文書(shū)人員依照已經(jīng)編好的立卷類(lèi)目,將已經(jīng)處理完畢的文件,隨時(shí)按類(lèi)目上看法而沒(méi)有勉強(qiáng)的感覺(jué);用語(yǔ)言和態(tài)度去打動(dòng)別人;清楚的知道最想說(shuō)什么;了解并研究對(duì)的對(duì)應(yīng)條款歸人卷內(nèi),即為年終歸卷工作。()方的立場(chǎng)和意向;以誠(chéng)懇的態(tài)度為對(duì)方著想而發(fā)言。簡(jiǎn)答題10.單位印章主要有哪些?印章的刻制和使用有哪些規(guī)定?p 1.什么是受意?受意有幾種?辦公室人員應(yīng)怎樣運(yùn)用受意方法?受意:是指文員接受和領(lǐng)會(huì)1)單位印章,套印章,鋼印,領(lǐng)導(dǎo)人簽名章,其他印章;(上司意圖。一種:直接受意另一種:間接受意。文員在受意過(guò)程中應(yīng)注意的事項(xiàng):——用心2)刻制公章有兩種情況:一種是由上級(jí)主管機(jī)關(guān)刻制頌發(fā);另一種由法人代表申請(qǐng),經(jīng)主管部?jī)A聽(tīng)、認(rèn)真記錄、弄清意圖、及時(shí)實(shí)施。門(mén)批準(zhǔn),公安部門(mén)登記后由專(zhuān)門(mén)刻制廠(chǎng)刻制;公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用,其他印章2.文員進(jìn)言是指什么?進(jìn)言具有什么作用?方法和要求是什么?P36—37進(jìn)言:是指文員主動(dòng)對(duì)也應(yīng)專(zhuān)人專(zhuān)用;加蓋公章,是哪一級(jí)的公章,須經(jīng)哪一級(jí)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并審核簽名;將蓋用文上司提出意見(jiàn)、建議、批評(píng)或規(guī)勸。進(jìn)言的意義和作用:參謀作用、補(bǔ)缺作用、增進(jìn)關(guān)系作件名稱(chēng),編號(hào),日期,簽發(fā)人,領(lǐng)用人,蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記;功日蓋印章必須做到用力均勻,使用。進(jìn)言的方法和要求:⑴適事 ⑵適時(shí) ⑶適地 ⑷適度印章端正,完整,不歪斜,更不能顛倒;凡以單位名義發(fā)出的公文,信函等都必須加蓋單位公章3.來(lái)信受訪(fǎng)的范圍包括哪些?受理與處理的程序和基本要求是什么?(方能有效。11.按照2000年《國(guó)務(wù)院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定,國(guó)務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類(lèi)幾種?1)命令(令);(2)決定;(3)公告。通告;(4)通知、通報(bào);(5)議案;(6)報(bào)告;(7)請(qǐng)示;(8)批復(fù) :意見(jiàn);(9)函;(1 0)會(huì)議紀(jì)要。12.公文的完全格式包括哪幾項(xiàng)?請(qǐng)寫(xiě)出這些項(xiàng)目。1)版頭,發(fā)文字號(hào),印刷順序號(hào);(2)密級(jí),緊急程度;(3)簽發(fā)人姓名;4)公文標(biāo)題;13.文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文,需要經(jīng)過(guò)一系列程序即為發(fā)文處理過(guò)程。請(qǐng)說(shuō)明這一系列過(guò)程。1)擬稿.(2)(3),簽字發(fā)出(4),由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)(5),復(fù)印或排版印制.(6)校對(duì),指將文件的謄寫(xiě)稿,打印稿或清樣按定稿核對(duì)校正(7)用印,是指在完成的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章.(8)登記(9):.什么是文書(shū)的立卷特征?通??梢园凑漳膸追N特征立卷?p265—267(1)文秘或檔案人員把文書(shū)按照某些共同特征組合成案卷,稱(chēng)為”立卷特征“;(2)按問(wèn)題特征立卷;(3)按作者特征立卷;(4)按文種特征立卷;(5)按時(shí)間特征立卷;(6)按地區(qū)特征立卷;(7)按通訊者特征立卷;(8)在運(yùn)用六個(gè)特征立卷時(shí),需要運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上的特征組合每一個(gè)案卷。設(shè)計(jì)題1.小李是剛到公司的文員,公司辦公室內(nèi)有各種文件柜、儲(chǔ)物架、書(shū)報(bào)架,辦公室主任給她配置了帶鎖的辦公桌、電腦、電話(huà)機(jī),還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書(shū)、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復(fù)印紙(2刀),要求小李整理好辦公桌,把東西分門(mén)別類(lèi)放置在適當(dāng)?shù)奈恢?。小李?yīng)該怎么做?(P13)電話(huà)放在辦公桌左邊,便于左手摘機(jī),右手做記錄。電腦放在右邊;新文件夾放需要翻譯的資料,在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條;各種筆,膠水,剪刀,印盒等文具分門(mén)別類(lèi)放在文具用品盒內(nèi);參考書(shū)應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里;公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi);墨水放置在儲(chǔ)物架底層,復(fù)印紙放在下面幾層。2.安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作,上海以品牌、技術(shù)入股,利用安徽比較便宜的原材料和人工,共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行 10人將于8月下旬來(lái)訪(fǎng),商議合作的具體事宜,辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李,你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案?(P121)(1)接受任務(wù);(2)了解來(lái)賓;(3)制訂計(jì)劃;4)預(yù)訂食宿;3.康橋賓館位于本市南京西路45號(hào),是個(gè)中型賓館,有會(huì)議室、餐飲、停車(chē)場(chǎng)等,某企業(yè)準(zhǔn)備在11月15日上午9:00到12:00召開(kāi)全廠(chǎng)中層干部大會(huì),討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷(xiāo)售計(jì)劃,地點(diǎn)就在康橋賓館的12樓會(huì)議室。這次會(huì)議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。辦公室主任讓小付擬一個(gè)會(huì)議通知。他應(yīng)該考慮哪些問(wèn)題?(P23)(1)會(huì)議的名稱(chēng);(2)出席會(huì)議者的姓名或組織,部門(mén)的名稱(chēng);(3)日期,時(shí)間(開(kāi)始到結(jié)束的預(yù)定時(shí)刻);(4)地點(diǎn):(具體在幾樓幾號(hào)會(huì)議室);(5)議題(或者議事日程);(6)主辦者的聯(lián)絡(luò)處,電話(huà)號(hào)碼等;(7)開(kāi)會(huì)所在地,建筑物名稱(chēng),幾樓,電話(huà)號(hào)碼(必要時(shí)可附上地圖);(8)注意事項(xiàng),是否備有餐點(diǎn),有否停車(chē)場(chǎng),或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。4.文秘人員如何主持會(huì)議?應(yīng)注意哪些細(xì)節(jié)?(P145)文秘人員如果在會(huì)議上要發(fā)言,應(yīng)該先把要講的內(nèi)容徹底考慮一下,作一個(gè)總結(jié)結(jié)構(gòu)的構(gòu)思,簡(jiǎn)略記下發(fā)言的要點(diǎn),條理清楚,呀要想好了再說(shuō),講什么,怎么講,哪些可以敘述,哪些必須強(qiáng)調(diào),用規(guī)范的言語(yǔ)和抑揚(yáng)頓挫的響亮聲調(diào)說(shuō)話(huà),并控制發(fā)言的時(shí)間,必要時(shí)可用目光掃視聽(tīng)眾,以引起他們的注意,也可以在某些時(shí)候坐一停頓,,不必進(jìn)行正式的投票,你給他分配一些日常的工作人,提示一下解決問(wèn)題的方法,對(duì)討論和任何決定了的事進(jìn)行總結(jié),則要作好筆記并把每次會(huì)議機(jī)要的打印件存放進(jìn)一個(gè)專(zhuān)門(mén)的文件夾,如果日后出現(xiàn)問(wèn)題,可以查看筆記,.麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力,以制定合適的價(jià)格打入市場(chǎng),決定召開(kāi)專(zhuān)家座談會(huì),對(duì)新產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估,辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開(kāi)好這次座談會(huì)?(P150)(1)座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專(zhuān)家和學(xué)者,能獨(dú)立思考,有主見(jiàn)又敢于發(fā)表意見(jiàn)者;(2)座談會(huì)以小型為主,人數(shù)以七,八人為宜; 3)座談會(huì)上,文秘人員應(yīng)與主持人密切配合;4)主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo),組織,可不做記錄;(5)詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做;6.某個(gè)下雨天,在利達(dá)公司內(nèi)召開(kāi)的新產(chǎn)品推介會(huì)結(jié)束了。公司的大型會(huì)議室有很各種會(huì)議用品,室外有接待處,公司還租了汽車(chē)來(lái)接送來(lái)賓,為圓滿(mǎn)結(jié)束這次會(huì)議,辦公室人員在會(huì)后應(yīng)該做些什么工作?(P134)(1)要替搭車(chē)回去的人安排車(chē)子(2)在接待處暫時(shí)代為保管的衣物,不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng),冒領(lǐng)(3)有留話(huà)時(shí),切記務(wù)必傳達(dá)(4)檢查會(huì)場(chǎng)有無(wú)物品遺漏(5)要為參加會(huì)議的人員送行(6)文秘人員離去前,要檢查煙灰缸,字紙簍有無(wú)易燃的東西,如有,則必須加以熄滅(7)桌,椅早先若有移動(dòng),必須還原。洗滌煙灰缸,茶具等,并收拾妥當(dāng),倒去垃圾(8)攜帶進(jìn)會(huì)場(chǎng)的資料和會(huì)議用品要記得帶回(9)關(guān)緊門(mén)窗并上鎖。7.科達(dá)公司召開(kāi)中層干部擴(kuò)大會(huì)議,參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理 各職能部門(mén)的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等,共46人,會(huì)議文秘人員和其他服務(wù)人員4人,會(huì)議時(shí)間為5小時(shí)。參加會(huì)議人員月平均工資為2400元,其他收入600元,假設(shè)一個(gè)月工作30天、一天工作8小時(shí)。會(huì)議后勤費(fèi)用開(kāi)支有:文件材料費(fèi)200元,飲料費(fèi)100元,因會(huì)議緊張安排午餐,餐費(fèi)每人10元。請(qǐng)計(jì)算會(huì)議的成本。(P161)(1)會(huì)議成本=23[(G+S)T]n+后勤開(kāi)支=6(G+S)Tn+后勤開(kāi)支2)G參加會(huì)議人員的每小時(shí)人均工資數(shù);每個(gè)人每小時(shí)平均工資為10元,(2400247。30247。8)(3)S——參加會(huì)議人員每小時(shí)人均其他收入數(shù);其他收入為2.5元。(600247。30247。8)(4)T——參加會(huì)議人員人均到會(huì)時(shí)間為5小時(shí);(5)n——參加會(huì)議人數(shù)為50人(46+4);(6)后勤開(kāi)支——等于支票開(kāi)支、現(xiàn)金開(kāi)支和實(shí)物開(kāi)支的總和為800(200+100+1050)(7)會(huì)議成本一6(10+2.5)550+800 =18750一800 =19550(元)8.文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后,要做好哪些工作?(P196)(1)整理好旅行過(guò)程中所有的單據(jù),憑證,送上司審閱,簽字后向財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)銷(xiāo),或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用(2)回到公司上班后,可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告,送上司過(guò)目或批準(zhǔn),然后存檔備案(3)盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài),繼續(xù)做旅行前未完的工作(4)把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士,單位等情況做好記錄,以便將來(lái)有用(5)對(duì)在旅行過(guò)程中給
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