【正文】 如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。2．敬語使用的一般場合：（1）對于自己尊敬的人，當(dāng)然會(huì)使用敬語。（2）純私人性請求時(shí)——遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。三、簡要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。才開始工作時(shí)，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。1．計(jì)劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最佳。她經(jīng)常與羅浪斯公司的總經(jīng)理秘書陳珍妮在一起游玩。一查底稿，原來是打印人員翻重了頁，校對也馬馬虎虎，沒有更正。會(huì)議的召開時(shí)間是8月9日上午十點(diǎn)整，而資料放映時(shí)間是十點(diǎn)十五分。5．某國營企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當(dāng)天準(zhǔn)備上報(bào)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，本公司一位實(shí)習(xí)生，剛從大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進(jìn)來，小林針對該公司管理寫的畢業(yè)論文中的某些觀點(diǎn)和見解很得指導(dǎo)老師賞識(shí)，他本人也認(rèn)為對公司改革有一定作用，他準(zhǔn)備找總經(jīng)理談?wù)劇?P73)（1）不應(yīng)該直接把信堆到桌上，并一邊打電話一邊簽字，而應(yīng)該當(dāng)面點(diǎn)清郵件總數(shù)，并填寫“郵件收領(lǐng)單”，特別要寫清楚機(jī)要郵件、經(jīng)辦人等項(xiàng)目；如有污損還應(yīng)該當(dāng)面指出，以分清責(zé)任；（2）不應(yīng)隨意打開所有的信，而應(yīng)按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，允許拆封的信件應(yīng)按正確的方式拆封，并規(guī)整好信件和信封；私人和不便拆封的信件要轉(zhuǎn)交給相應(yīng)的個(gè)人和部門；（3）對于誤拆的信件，不應(yīng)看信的內(nèi)容，應(yīng)馬上重新封口，信封上要寫上“誤拆”，并簽上姓名，當(dāng)面交給對方并道歉；（4）交給上司的信件不能混合，要按重要程度從上至下堆疊；（5）寄至國外的信件，信封的打印應(yīng)該按國外習(xí)慣，寄信人姓名和地址印在信封左上角，收信人姓名地址印在中部靠左下部位。案例分析題1．新加坡利達(dá)公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請自己最好的朋友陳小姐暫時(shí)代理她的工作，時(shí)間為一個(gè)月。請計(jì)算會(huì)議的成本。1)擬稿.（2)(3),簽字發(fā)出（4),由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號(5),復(fù)印或排版印制.(6)校對,指將文件的謄寫稿,打印稿或清樣按定稿核對校正(7)用印,是指在完成的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章.(8)登記(9):．什么是文書的立卷特征?通?？梢园凑漳膸追N特征立卷？p265—267(1)文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷,稱為”立卷特征“；(2)按問題特征立卷；(3)按作者特征立卷；（4)按文種特征立卷；(5)按時(shí)間特征立卷；(6)按地區(qū)特征立卷；(7)按通訊者特征立卷；(8)在運(yùn)用六個(gè)特征立卷時(shí),需要運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上的特征組合每一個(gè)案卷。（∨）照必要說明理由及經(jīng)過，事先要把要說的事及順序整理好，一定要簡短、扼要、流暢；復(fù)雜66．即使客觀形勢發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的密級、期限。（）（2）電子提示系統(tǒng)的做法:在電腦中設(shè)置日程表,報(bào)警系統(tǒng),一周計(jì)劃以及其他提示事項(xiàng),文員 53．口頭語言視時(shí)間、場合、對象的不同而有所不同，對上司或長者說話，應(yīng)文雅些；.(3分)般同事或顧客說話，就可通俗。（）40．當(dāng)上司要求文員協(xié)助私人事務(wù)時(shí)，就把它當(dāng)作是上司利用文員下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他收信單位(人)以及承辦后的情況,結(jié)果和立卷存檔號等詳細(xì)記載,便于統(tǒng)計(jì),。（）19．如果會(huì)客室的門是拉開的，文員進(jìn)入會(huì)客室后，才能讓客人進(jìn)入。（）4．沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的日志的事項(xiàng)是否一致則是典型的工作。A．下級單位報(bào)送的報(bào)告，統(tǒng)計(jì)報(bào)表等B．未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿C．單位內(nèi)部互相抄送的文件材料D．本單位負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)所形成的文件材料67．以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標(biāo)準(zhǔn)立卷。A．文員應(yīng)在任何時(shí)候、任何場合攜帶名片B．向別人遞送名片時(shí)應(yīng)雙手捧交，將文字下面朝向?qū)Ψ紺．如果對方給你名片，而你恰好沒有帶在身邊，應(yīng)說明并表歉意D．各自只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的50．文員遇到對方遞送的名片上有較罕見的字，應(yīng)（D）。A．協(xié)助簽到B．分發(fā)資料 C．作會(huì)議記錄時(shí)離開會(huì)議室接聽電話D．暫時(shí)保管與會(huì)者的物品 34．文員進(jìn)行會(huì)議的計(jì)劃和準(zhǔn)備時(shí)，不應(yīng)該做的是（D）。A．現(xiàn)金通常放在一個(gè)帶鎖的盒子里，放在帶鎖的辦公桌抽屜里 B．把每一次支出的數(shù)額都記在零用現(xiàn)金單據(jù)中C．標(biāo)準(zhǔn)的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個(gè)簽名 D．不允許任何人從零用現(xiàn)金基金里借錢 17．文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，哪一項(xiàng)做法是不適宜的？（A）。第二篇：辦公室管理小抄(排版)一、單項(xiàng)選擇題1．以下哪點(diǎn)不是辦公室事務(wù)管理的特征？（B．決策性）。文員替總經(jīng)理安排這個(gè)約會(huì)，應(yīng)該怎么做？ 首先，用寫信的方式定約，等對方收到信后，再打電話給對方的文秘人員確認(rèn)； 其次，正確告知總經(jīng)理的姓名、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、方式（早餐、午餐會(huì)等）、所需要的時(shí)間等，日期的確定應(yīng)有彈性，告知你或總經(jīng)理的聯(lián)系電話。⑵應(yīng)把這次活動(dòng)的細(xì)節(jié)詳細(xì)列出，每個(gè)項(xiàng)目由專人負(fù)責(zé)。1.⑴卜小姐應(yīng)該安排在什么時(shí)間、地點(diǎn)宴請比較好？答：應(yīng)該安排在本周的星期五下班后宴請，這時(shí)一周的工作已經(jīng)結(jié)束，第二天是休息，晚一點(diǎn)也不影響工作。小陳的穿著打扮干擾了談判、影響工作、破壞工作場所安靜。，為什么？請講出理由并說明正確的做法？答：（1）收領(lǐng)郵件應(yīng)該把以前的信件另外放開，以免混淆，應(yīng)在清點(diǎn)后才簽字；（2）首先應(yīng)分類，請示上司要哪些郵件能拆封，哪些不能拆封（3）不能把回信地址剪掉，檢查信封、信紙上的地址、電話號碼是否一致。贈(zèng)送禮物應(yīng)考慮方面和怎樣做在贈(zèng)禮前必須搞清楚贈(zèng)禮目的，如是為周年慶典、生日、結(jié)婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等；還要清楚贈(zèng)禮對象身份、愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；在日歷上應(yīng)該清楚地標(biāo)明節(jié)日活動(dòng)安排以引起上司的注意，時(shí)間如何取決于當(dāng)?shù)氐馁徫锃h(huán)境。A．安置窗簾遮擋室外光線 B．與其他設(shè)備正確連接 C．投影機(jī)要遠(yuǎn)離熱源D．應(yīng)設(shè)置電腦的桌面屏幕保護(hù)功能 10．以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時(shí)的職責(zé)？（B）。A．在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去 B．在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，把信敞開并退回去C．在信封上注明“誤拆”，把信重新封好并退回去D．寫上“查無此人”，并把信重新封好退回去26．郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪項(xiàng)事情與文員的工作要求不一致？（D）。A．上司沒有經(jīng)過文員而決定的日程安排計(jì)劃，也必須填寫在計(jì)劃表上 B．如果表上的空白處太少，可以使用速記符號或自己能夠了解的簡單符號 C．制作日程安排計(jì)劃表時(shí)，要留意上司改變思考的時(shí)間和路途上的時(shí)間D．日程安排計(jì)劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄43．在某些情況下，文員在安排日程計(jì)劃表時(shí)可能獲得上司的完全信任，取決于兩點(diǎn)：一是掌握足夠的知識(shí)，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有（B），了解要求約會(huì)者的心理。A．應(yīng)選擇輕軟而富于光澤的衣料，用黑、紅、白等純色為宜B．白天赴宴應(yīng)選用香味較濃的香水，夜晚則應(yīng)選用香味優(yōu)雅的香水 ，應(yīng)將刀叉平行排放在盤了上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi) D．文員應(yīng)在上司之后與對方碰杯，碰杯時(shí)應(yīng)目視對方以示敬意 60．上司參加各種應(yīng)酬和會(huì)議，有時(shí)需要更換服裝，文員應(yīng)（A）。（∨）39．拜訪長輩或地位較高人士時(shí)，可先請人遞上你的名片，以作通報(bào)。（∨）12．文員對報(bào)紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀。（）28．假如上司不準(zhǔn)備參加某個(gè)會(huì)議，應(yīng)立即將會(huì)議通知丟掉，以免干擾其他事情。還應(yīng)準(zhǔn)備約會(huì)所需要的48．不要在酒宴上評論或附和別人對某人的議論，也不可評論菜肴的優(yōu)劣。（）7．提高會(huì)議效率可以有哪些做法？p156—159遵循法律法規(guī)；合理確定會(huì)議目標(biāo)；確定必要61．面對突發(fā)事件，值班人員有時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采取臨時(shí)應(yīng)急措施。進(jìn)言的意義和作用：參謀作用、補(bǔ)缺作用、增進(jìn)關(guān)系作件名稱,編號,日期,簽發(fā)人,領(lǐng)用人,蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記；功日蓋印章必須做到用力均勻,使用。他應(yīng)該考慮哪些問題？(P23)(1)會(huì)議的名稱；（2)出席會(huì)議者的姓名或組織,部門的名稱；(3)日期,時(shí)間(開始到結(jié)束的預(yù)定時(shí)刻)；(4)地點(diǎn):(具體在幾樓幾號會(huì)議室)；（5)議題(或者議事日程)；(6)主辦者的聯(lián)絡(luò)處,電話號碼等；(7)開會(huì)所在地,建筑物名稱,幾樓,電話號碼(必要時(shí)可附上地圖)；(8)注意事項(xiàng),是否備有餐點(diǎn),有否停車場,或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。10．某公司成立三周年，準(zhǔn)備舉行大型宴會(huì)，辦公室人員應(yīng)該如何做好準(zhǔn)備，要做哪些工作？(P126)（1),再請上司核定.（2),宴請時(shí)間應(yīng)該按照國際慣例,征詢客人的意見,要避免選擇對方的重大節(jié)假日.（3),客人的數(shù)目,以及預(yù)算費(fèi)用等,考慮宴會(huì)的形式與氣氛等。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話，她讓送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過筆簽了字。正好銷售科的小李走過辦公室，小王說：“小李，把這封信交給你們科長”，小李把信帶走了。小李一把拿過客人的行李，放入汽車的行李箱，接著引導(dǎo)客人到副駕駛座位上，說：“坐在這里視野好。小萬一邊寫一邊想，有些部門的領(lǐng)導(dǎo)一向不重視衛(wèi)生問題，如果他們知道召開的是衛(wèi)生工作會(huì)議可能自己不來而派其他人員來了。12．請將下列文件分別組合成三至四個(gè)案卷，并擬制案卷標(biāo)題：（1）利華公司2003年2月份經(jīng)理會(huì)議記錄；（2）利華公司2003年銷售計(jì)劃；（2）市工商局關(guān)于年檢工作的通知；（3）利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函；（5）利華公司4月份經(jīng)理會(huì)議記錄；（6）市物價(jià)局關(guān)于物價(jià)檢查的通知；（7）香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復(fù)函；（8）利華公司2003年6月份經(jīng)理會(huì)議記錄；（9）利華公司與香港凱福公司會(huì)議紀(jì)要；（10）利華公司2003年8月份經(jīng)理會(huì)議記錄；（11）市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知；（12）利華公司2003年銷售工作總結(jié)。”李麗一邊說，一邊沉浸在談判成功的喜悅之中。五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會(huì)或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J(rèn)識(shí)。2．打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒有這一步。周預(yù)定表是一個(gè)月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃，此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。1．口頭語言的基本特征：（1）語音聽過就立即消失，但語義讓人明白了，可能留在記憶中；所以發(fā)聲要清楚，盡可能說得通俗、生動(dòng)、規(guī)范，使人一聽就明白，并留下印象。（3）過于敏感的話題。2．分送的基本原則：（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報(bào)告之類的文件，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；（2）屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有。（2）令人不快的話題。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時(shí)要文秘人員代寫致謝函，并做紀(jì)念保管。（2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。同：1．都應(yīng)先問好，再傳達(dá)自己的信息； 2．都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；3．通話結(jié)束，應(yīng)讓對方感受到自己愉快的心情； 4．都應(yīng)簡明扼要表達(dá)自己的意思。2．對于A類事情再進(jìn)行分類，分為：重要并且緊急的事（優(yōu)先做）；緊急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不緊急的事（第三做）；雖有做的價(jià)值，但是既不重要也不緊急的事（可以請他人代勞）。我沒法告訴你詳細(xì)情況。案卷三：； ；標(biāo)題:東方學(xué)院招生工作計(jì)劃,工作總結(jié)。(3)馬上向總經(jīng)理報(bào)告,不得擅自決定調(diào)整會(huì)議議程。正好總經(jīng)理走了進(jìn)來，他們怒氣沖沖地推推搡搡，揪住總經(jīng)理的衣服不放。文員小王負(fù)責(zé)處理公司的各類郵件。電話禮儀方面：（1）接電話時(shí)沒有自報(bào)家門；(2)不等對方說完，就“啪”掛上電話。8)(4)T——參加會(huì)議人員人均到會(huì)時(shí)間為5小時(shí)；(5)n——參加會(huì)議人數(shù)為50人(46+4)；(6)后勤開支——等于支票開支、現(xiàn)金開支和實(shí)物開支的總和為800(200+100+1050)(7)會(huì)議成本一6(10+2．5)550+800 =18750一800 =19550(元)8．文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？(P196)（1)整理好旅行過程中所有的單據(jù),憑證,送上司審閱,簽字后向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷,或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用（2)回到公司上班后,可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告,送上司過目或批準(zhǔn),然后存檔備案(3)盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài),繼續(xù)做旅行前未完的工作（4)把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士,單位等情況做好記錄,以便將來有用(5)對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員,分別去函或去電表示感謝。這次會(huì)議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。文員在受意過程中應(yīng)注意的事項(xiàng)：——用心2）刻制公章有兩種情況:一種是由上級主管機(jī)關(guān)刻制頌發(fā)；另一種由法人代表申請,經(jīng)主管部傾聽、認(rèn)真記錄、弄清意圖、及時(shí)實(shí)施。（）（9）相關(guān)的資料；（60．值班人員要認(rèn)真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問題要報(bào)請領(lǐng)導(dǎo)批示10）下次會(huì)議預(yù)定日期。2)如果用寫信的方式，在等到對方收到信后，再打電話給對方的文秘人員以確認(rèn)（（∨）3)要正確告知對方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、方式(早餐會(huì)、午餐會(huì)等)、所47．宴請的菜譜應(yīng)符合對方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺(tái)等需要的時(shí)間等等；（烈性酒。（∨）26．如果是你主持會(huì)議，則要做好筆記并把每次會(huì)議紀(jì)要的打印件存放進(jìn)一個(gè)會(huì)議文件夾，如果以后出現(xiàn)問題，可以查看筆記，證實(shí)某一天你曾給某人安排了某件工作等。因?yàn)樯纤菊鹋?，自己轉(zhuǎn)達(dá)口信的語氣也應(yīng)該變成上司的語氣。（）37．對于誤投郵件，文員可先拆開看看，然后在信封上寫上“該地址不對”，并把它退回去。A．用叉、匙進(jìn)食時(shí)，將餐具的整體放人嘴里，或用舌頭去舔 B．站起身來在餐桌的另一邊夾取自己喜歡的食物 C．口內(nèi)含有食物與人說話 D．吃西餐時(shí)用左手把湯盤靠近自己一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去57．以下餐巾的使用方法是正確的（C）。A．準(zhǔn)備資料 B．發(fā)表意見 C．現(xiàn)場服務(wù) D．會(huì)議或會(huì)談?dòng)涗?1．文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)，以下哪種做法是錯(cuò)誤的？（D）。A．按收件人姓名分揀 B．按收件部門名稱分揀C．按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀 D．換郵件重要性分揀 24．文員在拆郵件時(shí)，不正確的做法是（A）。A．接通電源可立即復(fù)印操作 B．選定復(fù)印紙后要抖松消除靜電 C．選擇復(fù)印倍率來決定復(fù)印紙尺寸 D．復(fù)印完畢應(yīng)取下復(fù)印品和原稿8．以下關(guān)于錄音機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的？（A）。（5）把交給上司郵件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆。⑻可在活動(dòng)項(xiàng)目上增加一些內(nèi)容予以補(bǔ)救。，為自己辯解：