【正文】 就應接聽B．在電話機旁隨時放著電話記錄單和筆，一有留言就能立即記錄下來C．文員接聽業(yè)務(wù)電話時，應首先讓對方報出姓名、單位D．文員替上司傳話時，應考慮對方的情緒以個人的口吻轉(zhuǎn)達 22．以下文員應遵守的電話禮儀中，哪一項是不適宜的？（B）。A．電話機旁隨時放著電話記錄單或便箋和筆，一有留言就能立即記錄 B．文員離開辦公室時，要安排別人替你接電話 C．應隨時使用手機在飛機上、飯店里、大劇院等進行聯(lián)系 D．如果已經(jīng)回電，但沒打通，切記要再聯(lián)系20．以下哪個接打電話的行為是不正確的？（A）。夾進自己的意見 B．必要時可形成文字材料，照本宣科 C．不可在普通電話、普通函件里傳達有秘密內(nèi)容的指示 D．重要的指示，應該要求被傳達者復述一遍，以免漏聽或漏記 18．文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項是不適宜的？（B）。A．定好目標，把想做或需要做的事情寫下來B．想辦法加快處理郵件、信件和其他反復出現(xiàn)的事務(wù)C．開始工作之前要做好準備工作，就不會因遺忘某事而中途停頓D．把零散工作安排在安靜、有效的時間段里去做16．以下文員對辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項是不適宜的？（C）。 B．其次以緊急程度和重要程度為標準分類 D．可以按照文員自己的習慣進行工作14．文員必須管理好自己的時間，以下利用時間的行為中哪一項是不適宜的？（C）。A．保留一張購貨訂單，收到貨物時一一核對打勾 B．讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品 C．通過電話訂購或傳真訂購，可以提高交貨速度 D．用庫存一覽表來儲備辦公用品 12．以下文員的工作順序中，哪一項是正確的？（B）。A．安置窗簾遮擋室外光線 B．與其他設(shè)備正確連接 C．投影機要遠離熱源D．應設(shè)置電腦的桌面屏幕保護功能 10．以下哪些不是文員在準備辦公用品時的職責？（B）。A．接通電源可立即復印操作 B．選定復印紙后要抖松消除靜電 C．選擇復印倍率來決定復印紙尺寸 D．復印完畢應取下復印品和原稿8．以下關(guān)于錄音機的使用哪一項是不適宜的？（A）。A．離入口最遠 B．離入口最近C．靠近門口 D．靠近窗戶6．傳真機的使用哪一項是不對的？（B）。A．準備一些敞開的文件夾，貼上相應的標識條 B．辦公桌抽屜物品要擺放整齊，不要放得太滿且要經(jīng)常清理 C．較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標簽貼在各種物品的下方 D．下班前要整理好自己的辦公桌，把文件、資料收藏好以免丟失和泄密4．以下關(guān)于文員對辦公室布置的情況，哪一個是錯誤的？（B）。A．服務(wù)性 C．專業(yè)性 D．主動性 2．辦公室布置要注意（D）。為了避免所送禮物的重復，文秘人員應該為所在接受上司禮物的人做一張卡記錄。如果不是親自送禮，應該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片、賀卡。要看對方的實際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對方。贈送禮物應考慮方面和怎樣做在贈禮前必須搞清楚贈禮目的，如是為周年慶典、生日、結(jié)婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等；還要清楚贈禮對象身份、愛好、文化背景、性格習慣等；在日歷上應該清楚地標明節(jié)日活動安排以引起上司的注意，時間如何取決于當?shù)氐馁徫锃h(huán)境。（5）把交給上司郵件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆。如不一致，應打電話詢問正確的，再把錯誤的劃去。約定好后向上司匯報，并填寫在日程近排計劃表上，如有必要，還應準備約會所需要的文件資料。第三，決定時間、地點時，要注意： 星期一早上、周末下午、即將下班之前、午餐前后對方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子、公司有重大活動時，不要安排約會； 地點必須選擇對方比較方便的地方，還應考慮禮儀規(guī)格、是否需要就餐等.。（3）在3天內(nèi)，當面發(fā)通知或電話通知（電話中需要對方確認時間、地點、內(nèi)容等）到名單上的每個人；（4）通知不能寫到布告欄里，可能不被人注意力；（5）通知上應寫清會議的時間（開始到結(jié)束時間）、地點；（6）應詳細寫會議內(nèi)容，應做好哪些準備；（7）應提前到會議室做好準備，做好簽到工作，并擬制案卷標題：答案一：（1）利華公司2003年2月分經(jīng)理會議記錄；（5）利華公司4月份經(jīng)理會議記錄；（8）利華公司2003年6月份經(jīng)理會議記錄；（10）利華公司2003年8月份經(jīng)理會議記錄答案二：（2）利華公司2003年銷售計劃表（12）利華公司2003年銷售工作總結(jié)；標題：利華公司2003年銷售工作計劃、總結(jié)答案三：（3）市工商局關(guān)于年檢工作的通知；（6）市物價局關(guān)于物價檢查的通知；（11）市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知；標題：市工商局、物價局、稅務(wù)局關(guān)于年檢、物價、稅務(wù)自查的通知答案四：（3分）（4）利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函；（7）香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復函；（9）利華公司與香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函件、會議紀要（2分）標題：利華公司與香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函件、會議紀要 分類（1）市教委關(guān)于2008看招生工作的通知；（4）北京廣播電視大學關(guān)于2008年招生工作的指示（星示教委）；（5）市教委關(guān)于北方廣播電視大家2008年招生工作的批復； 標題：市教委，北方廣播電視大學關(guān)于招工工作的通知、請示、批復 案卷二：（2）北京廣播電視大學關(guān)于招生工作校務(wù)擴大會議紀要；（5）北京廣播電視大學校務(wù)會議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；（7）北京廣播電視大學關(guān)于調(diào)整系主任的通知；（8）北京廣播電視大學關(guān)于做好開學工作的通知；標題：北京廣播電視大學關(guān)于招生工作、系主任調(diào)整、開學工作的會議紀要、決定、通知 案卷三：（2分）（3）北京廣播電視大學2003年招生工作計劃（12）北京廣播電視大學2003年度工作總結(jié)；標題：北京廣播電視大學招生工作計劃、年度工作總結(jié)案卷四：北京廣播電視大學各系關(guān)于開學準備工作的報告；北京廣播電視大學各系關(guān)于加強學生思想工作的報告；北京廣播電視大學各系關(guān)于提高教學質(zhì)量的報告；標題：北京廣播電視大學各系關(guān)于開學準備、加強學生思想工作、提高教學質(zhì)量的報告。寄給美國的信件信封地址位置寫錯了。（4）拆錯信，應在信封上寫上“誤拆”，并簽上自己的名字，封上信口，把信件交給收信人時向他（她）道歉。，為什么？請講出理由并說明正確的做法？答：（1）收領(lǐng)郵件應該把以前的信件另外放開，以免混淆，應在清點后才簽字；（2）首先應分類，請示上司要哪些郵件能拆封，哪些不能拆封（3）不能把回信地址剪掉，檢查信封、信紙上的地址、電話號碼是否一致。⑻可在活動項目上增加一些內(nèi)容予以補救。⑹如發(fā)現(xiàn)已預訂包房被他人所用，不應爭執(zhí)過長時間。⑷案例中領(lǐng)導和嘉賓應由公司派車接送。⑶由專人負責預定，初步確定以后向上司匯報，再向娛樂總匯負責此事的人確定。？，你應如何組織這次活動？，應怎樣處理？⑴A公司負責預定的文秘人員沒有對預定的時間、地點進行確認，準備工作不充分導致活動沒有取得預期效果。小沈受到上司批評，即使是過頭話，也應保持冷靜，不反駁，應理解上司的難處。小沈應該對領(lǐng)導的作風、性格有所了解，有針對性地彌補領(lǐng)導的不足。小陳的穿著打扮干擾了談判、影響工作、破壞工作場所安靜。，為自己辯解：“我，我怎么拉！客商是你自己得罪的，與我有什么關(guān)系”？小沈和小陳在接人待物、言談舉止方面有何不妥之處？正確的做法應該是怎樣的？答：?！卑l(fā)放紀念品會給公司其他人員知曉，造成不必要的麻煩。如果用電話通知，不能產(chǎn)生親切感和更理想的氛圍。找個比較安靜幽雅的餐館，包個單間，總經(jīng)理與大家上下級可交流感情。⑶文秘人員雖不是專業(yè)人員，不能解決技術(shù)性的問題，但是文秘人員應具有細心、敏感的工作方式和 作風，能從其他角度幫組領(lǐng)導解決問題。第一篇：辦公室管理論述題小抄小馬接待客人在禮儀上有何不當之舉，應該4怎樣做才是正確的（1）握手禮儀，主客之間，應該主人先伸手；（2）替客人拿行李應征同意，再行動，哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；（3）乘坐方面，客人應該坐后排，小李應該坐到副駕駛座； 客人公司的一些內(nèi)部情況、個人收入、福利和家庭情況等是不合適的話題；（5）應該與客人談一些合適的話題，如天氣、風土人情、新聞等。信訪工作提供哪些有益的啟示⑴信訪工作也不完全是被動的等人們寫信，打電話或告上門來，文秘人員也應該注意到社會上的反饋；⑵有些事涉及到本單位的利益或信譽，應及時向領(lǐng)導匯報，采取主動出擊的方法。1.⑴卜小姐應該安排在什么時間、地點宴請比較好？答：應該安排在本周的星期五下班后宴請，這時一周的工作已經(jīng)結(jié)束，第二天是休息，晚一點也不影響工作。⑵卜小姐用怎樣的方式通知技術(shù)開發(fā)部的成員？答：卜小姐應到技術(shù)開發(fā)部去向大家表示祝賀，并當場邀請。⑶宴請結(jié)束一結(jié)賬，只花了1500元，對余下的500元，卜小姐買紀念品發(fā)放好不好？答：宴會快結(jié)束時卜小姐技術(shù)部負責人拉到一邊，把500元交給他，悄悄說：“我和總經(jīng)理回去后，你們可不受拘束再飲一杯，或找個卡拉OK唱唱歌，明天把發(fā)票交給我就行。（4）除了宴請，卜秘書還可建議用其他方法來鼓勵技術(shù)開發(fā)部嗎？效果怎樣？答：可以建議總經(jīng)理給每人發(fā)獎金，還可建議在全體職工大會上表揚技術(shù)開發(fā)部，這樣可激發(fā)其他部門的積極性。二位女士穿著打扮不符合待定的會談工作要求，而且也影響了范總的形象。小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順利。范總經(jīng)理與客商爭執(zhí)，她應采取補救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指責客商。找適當?shù)臋C會，用適當?shù)姆绞秸f明情況，交流思想和感情。⑵應把這次活動的細節(jié)詳細列出，每個項目由專人負責。活動前一天或前兩天，再和對方確認一下時間、日期、地點。⑸在活動開始前半天，文秘人員應提前到場，布置會場，落實有關(guān)細節(jié)，如有問題，可提前發(fā)現(xiàn)和解決。⑺應立即聯(lián)系附件其他飯店、賓館，先安排領(lǐng)導和嘉賓前往。⑼有必要的話，可向娛樂總匯進行索賠。如不一致，應打電話詢問正確的，再把錯誤的劃去。（5）把交給上司郵件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆。？正確的做法應該是怎樣的？（1）應該搞清楚銷售人員的人數(shù)和姓名，準備這份名單；（2）打印好書面通知。文員替總經(jīng)理安排這個約會，應該怎么做？ 首先，用寫信的方式定約，等對方收到信后，再打電話給對方的文秘人員確認； 其次，正確告知總經(jīng)理的姓名、目的、時間、地點、方式（早餐、午餐會等）、所需要的時間等，日期的確定應有彈性，告知你或總經(jīng)理的聯(lián)系電話。如對約會地點沒有充分把握，應事先調(diào)查路線、如何前往、房間大小、桌子的配置等。處理郵件方法（1）收領(lǐng)郵件應該把以前的信件另外放開，以免混淆，應在清點后才簽字；（2）首先應分類，請示上司要哪些郵件能拆封，哪些不能拆封（3）不能把回信地址剪掉，檢查信封、信紙上的地址、電話號碼是否一致。（4）拆錯信，應在信封上寫上“誤拆”，并簽上自己的名字，封上信口，把信件交給收信人時向他（她）道歉。寄給美國的信件信封地址位置寫錯了。還應熟知以下規(guī)則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對方選擇適當?shù)亩Y物即可。贈送的禮物應去掉包裝上的票價，并應請商店用精美的包裝紙重新包裝一下。文秘人員應準備一張節(jié)日禮物名單，上司可以在上面一些增減，表示是否同意你提的建議或者提出一些他的意見，以及標明價格范圍。第二篇：辦公室管理小抄(排版)一、單項選擇題1．以下哪點不是辦公室事務(wù)管理的特征？（B．決策性）。A．上司單獨用的辦公桌椅靠墻放B．一般辦公室桌椅最好面對面放置 C．打字、復印間離上司辦公室近些 D．各種溝通、保密 3．文員在進行辦公室布置時，以下哪些行為是不適宜的？（C）。A．伸直雙臂再合攏，在高于桌面15cm左右畫弧形，手臂所能覆蓋的桌子面積，比較適合擺放與工作有關(guān)的物品B．辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些C．各種類型的文件柜要分門別類安放文件、資料和物品，并貼上標識D．紙張和較重的東西放在架子下面幾層，較小的物品先放人盒中，再放在稍高于眼光平行的層面上，用標簽貼在各種物品的下方 5．在辦公室里，（D）的位置是上座。A．發(fā)送前檢查原稿質(zhì)量 B．隨時隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送 C．不宜發(fā)送禮儀性文本 D．不宜發(fā)送私人、保密文本 7．在使用復印機的過程中，以下哪項內(nèi)容是不恰當?shù)?？（A）。A．錄音時需將監(jiān)聽開關(guān)至于“ON”位置 B．想保存錄制好的內(nèi)容，可將磁帶盒兩側(cè)的防抹片除掉 C．機內(nèi)話筒錄音，注意最佳錄音距離為30一150厘米 D．錄音時要防止雜音混入，可采用傳輸線錄音 9．以下關(guān)于投影機的使用哪一項是不適宜的？（D）。A．訂購 B．制造 C．分配 D．儲備11．以下文員訂購和儲備辦公用品的行為中，哪一項是不適宜的？（B）。A．沒有任何設(shè)想就應著手從事該項工作 B．文員也應具有適當判斷情況，機智應對的應變能力C．上司分派兩項以上工作時，按照先來后到順序進行 D．上司所指示的工作如果不合適，可以不實施 13．文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項是不適宜的？（D）。A．定好目標，把想做或需要做的事情寫下來 B．盡量控制外來干擾，把重要工作安排在安靜、有效的時間段里去做 C．每天把工作安排得超出工作時間，給自己壓力D．對每一項工作作出安排，定好最后期限15．以下關(guān)于文員管理好時間的說法，哪一個是不正確的？（D）。A．現(xiàn)金通常放在一個帶鎖的盒子里，放在帶鎖的辦公桌抽屜里 B．把每一次支出的數(shù)額都記在零用現(xiàn)金單據(jù)中C．標準的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個簽名 D．不允許任何人從零用現(xiàn)金基金里借錢 17．文員傳達上司的指示時，哪一項做法是不適宜的？（A）。A．善于同他人合作，密切配合，步調(diào)一致 B．應該有自己的個性，盡可能使別人服從自己 C．配備文秘人員時遵從異質(zhì)結(jié)合的原則 D．公允地與同事分享勝利的成果，分擔失敗的責任 19．以下接打電話的行為中，哪一項是不適宜的？（C）。A．受到通話對方極大的責難，應針鋒相對回擊B．給上司的留言下面朝下放在他的辦公桌上C．做記錄時可以在便箋下墊一張復寫紙，以防遺失后備用D．中途因有事需放下電話請對方等待時，應把聽筒朝下放置 21．文員在接打電話時，正確的做法是（B）。 B．打出電話，而對方無人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話 ，要求文秘人員編織一些“美麗的謊言” D．對待投訴電話先安撫他，以友善的態(tài)度表達歉意，并告知一定馬上調(diào)查此事23．以下哪些標準不是文員分揀郵件應該遵守的？（C）。A．拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開B．應該把郵件分成最急件、次急件和普通件C．經(jīng)授權(quán)閱看信件時，應把重點部分用紅筆劃出，提醒上司注意有關(guān)問題D．在移交物品要打印一份清單，注明收到日期，請接受