【正文】 桌、電腦、電話機(jī)，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復(fù)印紙(2刀)，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢?。進(jìn)言的意義和作用：參謀作用、補(bǔ)缺作用、增進(jìn)關(guān)系作件名稱,編號(hào),日期,簽發(fā)人,領(lǐng)用人,蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記；功日蓋印章必須做到用力均勻,使用。（）的報(bào)告，內(nèi)容要按5W67．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和2H的原則檢查是否有遺漏。（）7．提高會(huì)議效率可以有哪些做法？p156—159遵循法律法規(guī)；合理確定會(huì)議目標(biāo)；確定必要61．面對(duì)突發(fā)事件，值班人員有時(shí)在領(lǐng)導(dǎo)人未指示前就要采取臨時(shí)應(yīng)急措施。（）:設(shè)置基本辦公日程表(54．要發(fā)問或有意見時(shí)，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。還應(yīng)準(zhǔn)備約會(huì)所需要的48．不要在酒宴上評(píng)論或附和別人對(duì)某人的議論，也不可評(píng)論菜肴的優(yōu)劣。（∨）(5):應(yīng)該按照”分級(jí)負(fù)責(zé),歸口辦理“的原則,進(jìn)行轉(zhuǎn)辦,交辦或自辦.()41．即使是上司私人的應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng)該積極、樂意地去協(xié)助。（）28．假如上司不準(zhǔn)備參加某個(gè)會(huì)議，應(yīng)立即將會(huì)議通知丟掉，以免干擾其他事情。（）20．如果會(huì)客室的門是拉開的，先讓來訪者進(jìn)入會(huì)客室后，文員立即換手握住室內(nèi)的門把手，以輕盈的步伐進(jìn)入室內(nèi)，輕輕關(guān)上門。（∨）12．文員對(duì)報(bào)紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀。（∨）5．文員第一次做一項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)該快一些，如果錯(cuò)誤可以再做一遍。（∨）39．拜訪長(zhǎng)輩或地位較高人士時(shí)，可先請(qǐng)人遞上你的名片，以作通報(bào)。如問函與復(fù)函等用（A）。A．應(yīng)選擇輕軟而富于光澤的衣料，用黑、紅、白等純色為宜B．白天赴宴應(yīng)選用香味較濃的香水，夜晚則應(yīng)選用香味優(yōu)雅的香水 ，應(yīng)將刀叉平行排放在盤了上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi) D．文員應(yīng)在上司之后與對(duì)方碰杯，碰杯時(shí)應(yīng)目視對(duì)方以示敬意 60．上司參加各種應(yīng)酬和會(huì)議，有時(shí)需要更換服裝，文員應(yīng)（A）。A．不作聲，等無人時(shí)查字典 B．作判斷，用同偏旁的字音讀 C．不用讀，只稱呼姓即可 D．請(qǐng)教對(duì)方“可否請(qǐng)問一下，這個(gè)字怎么念？” 51．以下關(guān)于交際禮儀的舉止行為，哪一項(xiàng)是比較適宜的？（D）。A．上司沒有經(jīng)過文員而決定的日程安排計(jì)劃，也必須填寫在計(jì)劃表上 B．如果表上的空白處太少，可以使用速記符號(hào)或自己能夠了解的簡(jiǎn)單符號(hào) C．制作日程安排計(jì)劃表時(shí)，要留意上司改變思考的時(shí)間和路途上的時(shí)間D．日程安排計(jì)劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄43．在某些情況下，文員在安排日程計(jì)劃表時(shí)可能獲得上司的完全信任，取決于兩點(diǎn)：一是掌握足夠的知識(shí)，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有（B），了解要求約會(huì)者的心理。A．文員按照上司的指示，應(yīng)事先調(diào)查時(shí)間安排對(duì)參加者是否方便B．什么日期、時(shí)間召開會(huì)議應(yīng)要考慮議題的緊急程度C．會(huì)議場(chǎng)所的選擇，要根據(jù)會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)短、花費(fèi)多少作決定D．文秘人員必須配合會(huì)議議程，詳細(xì)檢查各項(xiàng)工作35．文員做會(huì)議記錄時(shí)，可以在會(huì)議記錄中（C）。A．在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，并把信重新封好并退回去 B．在信封上注明“誤拆”，寫上自己姓名的縮寫，把信敞開并退回去C．在信封上注明“誤拆”，把信重新封好并退回去D．寫上“查無此人”，并把信重新封好退回去26．郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪項(xiàng)事情與文員的工作要求不一致？（D）。夾進(jìn)自己的意見 B．必要時(shí)可形成文字材料，照本宣科 C．不可在普通電話、普通函件里傳達(dá)有秘密內(nèi)容的指示 D．重要的指示，應(yīng)該要求被傳達(dá)者復(fù)述一遍，以免漏聽或漏記 18．文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適宜的？（B）。A．安置窗簾遮擋室外光線 B．與其他設(shè)備正確連接 C．投影機(jī)要遠(yuǎn)離熱源D．應(yīng)設(shè)置電腦的桌面屏幕保護(hù)功能 10．以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時(shí)的職責(zé)？（B）。A．服務(wù)性 C．專業(yè)性 D．主動(dòng)性 2．辦公室布置要注意（D）。贈(zèng)送禮物應(yīng)考慮方面和怎樣做在贈(zèng)禮前必須搞清楚贈(zèng)禮目的，如是為周年慶典、生日、結(jié)婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等；還要清楚贈(zèng)禮對(duì)象身份、愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；在日歷上應(yīng)該清楚地標(biāo)明節(jié)日活動(dòng)安排以引起上司的注意，時(shí)間如何取決于當(dāng)?shù)氐馁?gòu)物環(huán)境。第三，決定時(shí)間、地點(diǎn)時(shí)，要注意： 星期一早上、周末下午、即將下班之前、午餐前后對(duì)方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子、公司有重大活動(dòng)時(shí)，不要安排約會(huì)； 地點(diǎn)必須選擇對(duì)方比較方便的地方，還應(yīng)考慮禮儀規(guī)格、是否需要就餐等.。，為什么？請(qǐng)講出理由并說明正確的做法？答：（1）收領(lǐng)郵件應(yīng)該把以前的信件另外放開，以免混淆，應(yīng)在清點(diǎn)后才簽字；（2）首先應(yīng)分類，請(qǐng)示上司要哪些郵件能拆封，哪些不能拆封（3）不能把回信地址剪掉，檢查信封、信紙上的地址、電話號(hào)碼是否一致。⑶由專人負(fù)責(zé)預(yù)定，初步確定以后向上司匯報(bào)，再向娛樂總匯負(fù)責(zé)此事的人確定。小陳的穿著打扮干擾了談判、影響工作、破壞工作場(chǎng)所安靜。找個(gè)比較安靜幽雅的餐館，包個(gè)單間，總經(jīng)理與大家上下級(jí)可交流感情。1.⑴卜小姐應(yīng)該安排在什么時(shí)間、地點(diǎn)宴請(qǐng)比較好？答：應(yīng)該安排在本周的星期五下班后宴請(qǐng)，這時(shí)一周的工作已經(jīng)結(jié)束，第二天是休息，晚一點(diǎn)也不影響工作。二位女士穿著打扮不符合待定的會(huì)談工作要求，而且也影響了范總的形象。⑵應(yīng)把這次活動(dòng)的細(xì)節(jié)詳細(xì)列出，每個(gè)項(xiàng)目由專人負(fù)責(zé)。⑼有必要的話，可向娛樂總匯進(jìn)行索賠。文員替總經(jīng)理安排這個(gè)約會(huì)，應(yīng)該怎么做？ 首先，用寫信的方式定約，等對(duì)方收到信后，再打電話給對(duì)方的文秘人員確認(rèn)； 其次，正確告知總經(jīng)理的姓名、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、方式（早餐、午餐會(huì)等）、所需要的時(shí)間等，日期的確定應(yīng)有彈性，告知你或總經(jīng)理的聯(lián)系電話。寄給美國(guó)的信件信封地址位置寫錯(cuò)了。第二篇：辦公室管理小抄(排版)一、單項(xiàng)選擇題1．以下哪點(diǎn)不是辦公室事務(wù)管理的特征？（B．決策性）。A．錄音時(shí)需將監(jiān)聽開關(guān)至于“ON”位置 B．想保存錄制好的內(nèi)容，可將磁帶盒兩側(cè)的防抹片除掉 C．機(jī)內(nèi)話筒錄音，注意最佳錄音距離為30一150厘米 D．錄音時(shí)要防止雜音混入，可采用傳輸線錄音 9．以下關(guān)于投影機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的？（D）。A．現(xiàn)金通常放在一個(gè)帶鎖的盒子里，放在帶鎖的辦公桌抽屜里 B．把每一次支出的數(shù)額都記在零用現(xiàn)金單據(jù)中C．標(biāo)準(zhǔn)的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個(gè)簽名 D．不允許任何人從零用現(xiàn)金基金里借錢 17．文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，哪一項(xiàng)做法是不適宜的？（A）。A．拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開B．應(yīng)該把郵件分成最急件、次急件和普通件C．經(jīng)授權(quán)閱看信件時(shí)，應(yīng)把重點(diǎn)部分用紅筆劃出，提醒上司注意有關(guān)問題D．在移交物品要打印一份清單，注明收到日期，請(qǐng)接受人員簽字，并保存好25．文員如果誤拆了非本公司的信，應(yīng)該（A）。A．協(xié)助簽到B．分發(fā)資料 C．作會(huì)議記錄時(shí)離開會(huì)議室接聽電話D．暫時(shí)保管與會(huì)者的物品 34．文員進(jìn)行會(huì)議的計(jì)劃和準(zhǔn)備時(shí)，不應(yīng)該做的是（D）。A．如果用寫信的方式，在估計(jì)對(duì)方收到信后，再打電話確認(rèn)B．告知你或上司的聯(lián)系電話，以便有變化時(shí)可立即通知C．對(duì)方越忙越必須早一點(diǎn)聯(lián)絡(luò)D．如果上司出差，可以在他回來的當(dāng)天安排約會(huì) 42．文員制作日程安排計(jì)劃表時(shí)，以下哪一種情況應(yīng)避免？（D）。A．文員應(yīng)在任何時(shí)候、任何場(chǎng)合攜帶名片B．向別人遞送名片時(shí)應(yīng)雙手捧交，將文字下面朝向?qū)Ψ紺．如果對(duì)方給你名片，而你恰好沒有帶在身邊，應(yīng)說明并表歉意D．各自只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的50．文員遇到對(duì)方遞送的名片上有較罕見的字，應(yīng)（D）。A．中途離座，把餐巾放在椅子上B．用來擦刀叉C．用來擦嘴唇嘴角D．塞入衣服領(lǐng)口里59．以下文員應(yīng)遵守的參加宴會(huì)的禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（C）。A．下級(jí)單位報(bào)送的報(bào)告，統(tǒng)計(jì)報(bào)表等B．未經(jīng)簽發(fā)的文電草稿C．單位內(nèi)部互相抄送的文件材料D．本單位負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)所形成的文件材料67．以本單位與外單位就某些問題的往來文書為標(biāo)準(zhǔn)立卷。（）38．假如對(duì)方所要求的日期已經(jīng)被預(yù)約，除非有相當(dāng)?shù)拇_認(rèn)，文秘人員切不可獨(dú)斷地拒絕，應(yīng)該問明上司的意思，因?yàn)榛蛟S那是件必須取消原定約會(huì)的重要事情。（）4．沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對(duì)文員的日志與上司的日志的事項(xiàng)是否一致則是典型的工作。（）11．如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長(zhǎng)，你跟對(duì)方的文員說完之后就應(yīng)該叫上司接過電話，告訴上司要找的人馬上就會(huì)來聽電話，讓上司直接與對(duì)方通話。（）19．如果會(huì)客室的門是拉開的，文員進(jìn)入會(huì)客室后，才能讓客人進(jìn)入。（∨）27．為來自外地的與會(huì)者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會(huì)者預(yù)定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。（）40．當(dāng)上司要求文員協(xié)助私人事務(wù)時(shí)，就把它當(dāng)作是上司利用文員下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他收信單位(人)以及承辦后的情況,結(jié)果和立卷存檔號(hào)等詳細(xì)記載,便于統(tǒng)計(jì),。（）4)約定好以后，一定要向上司匯報(bào)，并填寫在日程安排計(jì)劃表』：。（）（2）電子提示系統(tǒng)的做法:在電腦中設(shè)置日程表,報(bào)警系統(tǒng),一周計(jì)劃以及其他提示事項(xiàng),文員 53．口頭語言視時(shí)間、場(chǎng)合、對(duì)象的不同而有所不同，對(duì)上司或長(zhǎng)者說話，應(yīng)文雅些；.(3分)般同事或顧客說話，就可通俗?；蜣D(zhuǎn)交有關(guān)部門處理。（∨）照必要說明理由及經(jīng)過，事先要把要說的事及順序整理好，一定要簡(jiǎn)短、扼要、流暢；復(fù)雜66．即使客觀形勢(shì)發(fā)生變化，也不應(yīng)變更檔案的密級(jí)、期限。門批準(zhǔn),公安部門登記后由專門刻制廠刻制；公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用,其他印章2．文員進(jìn)言是指什么?進(jìn)言具有什么作用?方法和要求是什么？P36—37進(jìn)言:是指文員主動(dòng)對(duì)也應(yīng)專人專用；加蓋公章,是哪一級(jí)的公章,須經(jīng)哪一級(jí)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并審核簽名；將蓋用文上司提出意見、建議、批評(píng)或規(guī)勸。1)擬稿.（2)(3),簽字發(fā)出（4),由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)(5),復(fù)印或排版印制.(6)校對(duì),指將文件的謄寫稿,打印稿或清樣按定稿核對(duì)校正(7)用印,是指在完成的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章.(8)登記(9):．什么是文書的立卷特征?通?？梢园凑漳膸追N特征立卷？p265—267(1)文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷,稱為”立卷特征“；(2)按問題特征立卷；(3)按作者特征立卷；（4)按文種特征立卷；(5)按時(shí)間特征立卷；(6)按地區(qū)特征立卷；(7)按通訊者特征立卷；(8)在運(yùn)用六個(gè)特征立卷時(shí),需要運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上的特征組合每一個(gè)案卷。辦公室主任讓小付擬一個(gè)會(huì)議通知。請(qǐng)計(jì)算會(huì)議的成本。9．文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，在準(zhǔn)備國(guó)內(nèi)國(guó)際旅行時(shí)要考慮哪些項(xiàng)目？(P186)履行哪些職責(zé)？(P118)(1),是乘飛機(jī)還是汽車,火車或輪船,出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間,座位情況,旅館情況.（2):城市名和省(州)名(如果是國(guó)外旅行,寫明城市名和國(guó)家名),日期和時(shí)間,與上司約會(huì)者的姓名,公司和地址,電話號(hào)碼.(3)為商務(wù)洽談收集資料.（4).(5):行李準(zhǔn)備識(shí)別標(biāo)簽.(6)安排差旅費(fèi).(7)建立旅行——,建立最新信息充實(shí)自己的資料庫(kù).(8)辦理旅行保險(xiǎn),如意外傷害保險(xiǎn)等。案例分析題1．新加坡利達(dá)公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請(qǐng)自己最好的朋友陳小姐暫時(shí)代理她的工作，時(shí)間為一個(gè)月。2．文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負(fù)責(zé)處理公司的郵件。(P73)（1）不應(yīng)該直接把信堆到桌上，并一邊打電話一邊簽字，而應(yīng)該當(dāng)面點(diǎn)清郵件總數(shù)，并填寫“郵件收領(lǐng)單”，特別要寫清楚機(jī)要郵件、經(jīng)辦人等項(xiàng)目；如有污損還應(yīng)該當(dāng)面指出，以分清責(zé)任；（2）不應(yīng)隨意打開所有的信，而應(yīng)按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，允許拆封的信件應(yīng)按正確的方式拆封，并規(guī)整好信件和信封；私人和不便拆封的信件要轉(zhuǎn)交給相應(yīng)的個(gè)人和部門；（3）對(duì)于誤拆的信件，不應(yīng)看信的內(nèi)容，應(yīng)馬上重新封口，信封上要寫上“誤拆”，并簽上姓名，當(dāng)面交給對(duì)方并道歉；（4）交給上司的信件不能混合，要按重要程度從上至下堆疊；（5）寄至國(guó)外的信件，信封的打印應(yīng)該按國(guó)外習(xí)慣，寄信人姓名和地址印在信封左上角，收信人姓名地址印在中部靠左下部位。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個(gè)郵包，總經(jīng)理辦公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信總經(jīng)理曾關(guān)照過讓銷售科科長(zhǎng)處理。5．某國(guó)營(yíng)企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當(dāng)天準(zhǔn)備上報(bào)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，本公司一位實(shí)習(xí)生，剛從大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進(jìn)來，小林針對(duì)該公司管理寫的畢業(yè)論文中的某些觀點(diǎn)和見解很得指導(dǎo)老師賞識(shí)，他本人也認(rèn)為對(duì)公司改革有一定作用，他準(zhǔn)備找總經(jīng)理談?wù)?。小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好??你認(rèn)為小趙在這兩件事上做得怎么樣？他有什么失誤，他應(yīng)該怎么做才對(duì)？（1)不能說”總經(jīng)理外出了,有什么事請(qǐng)跟我說吧“,辦公室人員不能替上司做主；(2)接待來訪者應(yīng)細(xì)心傾聽,不應(yīng)邊看報(bào)表邊聽；7．小李受上司委托在浦東機(jī)場(chǎng)接到公司的一位重要客人，“歡迎，歡迎”，嘴里說著，并不主動(dòng)伸手，等客人伸手了，小李才與之相握。會(huì)議的召開時(shí)間是8月9日上午十點(diǎn)整，而資料放映時(shí)間是十點(diǎn)十五分。(4)得到總經(jīng)理指示,可否把資料放映的時(shí)間往后推移半個(gè)小時(shí)或一小時(shí) 10．為迎接兄弟單位和上級(jí)部門的衛(wèi)生檢查，某局要召開迎接衛(wèi)生檢查動(dòng)員大會(huì)，局長(zhǎng)要秘書小萬寫一份通知。一查底稿，原來是打印人員翻重了頁，校對(duì)也馬馬虎虎，沒有更正。案卷四：；； ；標(biāo)題:東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備,加強(qiáng)學(xué)生思想工作,提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告。她經(jīng)常與羅浪斯公司的總經(jīng)理秘書陳珍妮在一起游玩。但這次談判確實(shí)非常順利。1．計(jì)劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最佳。3．與上司形成默契，可以直接找上司商量、請(qǐng)示。才開始工作時(shí)，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。異：1．打電話應(yīng)首先查清楚對(duì)方的電話號(hào)碼；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽。三、簡(jiǎn)要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個(gè)月的預(yù)定計(jì)劃，以一個(gè)月為單位，填寫該月要進(jìn)行的會(huì)議、面談、出差、訪問等預(yù)定計(jì)劃。（2）純私人性請(qǐng)求時(shí)——遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。一、簡(jiǎn)單闡述口頭語言的基本特征及敬語應(yīng)用的一般場(chǎng)合。2．敬語使用的一般場(chǎng)合：（1）對(duì)于自己尊敬的人，當(dāng)然會(huì)使用敬語。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。如涉及商業(yè)機(jī)密