【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 ．3．1 采購(gòu)人員應(yīng)積極調(diào)查原材料資訊，收集原材料市場(chǎng)行情，積極開(kāi)發(fā)新的供應(yīng)商。3．3．2 開(kāi)發(fā)原料新供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)取樣經(jīng)品管部或使用部門(mén)檢驗(yàn)分析，提出報(bào)告，必要時(shí)應(yīng)到現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查確認(rèn)其生產(chǎn)技術(shù)及品質(zhì)水準(zhǔn)之后，進(jìn)行詳細(xì)評(píng)估，決定是否列為供應(yīng)商。3．4 采購(gòu)資料及檔案管理3．4．1 采購(gòu)內(nèi)勤人員每月初或每周做好“供應(yīng)商資料卡”、“原料及微量元素采購(gòu)報(bào)表（月）”、“采購(gòu)分析報(bào)表（周、月）”、“庫(kù)存報(bào)表（月）”等匯總整理工作，并報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。3．4．2 市場(chǎng)行情及時(shí)了解分析，價(jià)格走勢(shì)定期分析，供應(yīng)商信譽(yù)等級(jí)定期評(píng)審，來(lái)電來(lái)函文件資料及時(shí)分類保存。3．4．3 公司有關(guān)人員如需借閱有關(guān)資料、檔案，必須經(jīng)部門(mén)經(jīng)理同意后，由內(nèi)勤人員登記，借閱人員簽名后方可。3．4．4 有關(guān)采購(gòu)委員會(huì)的資料，由部門(mén)經(jīng)理歸類存檔保管，借閱需經(jīng)采購(gòu)委員會(huì)主席同意，并登記后執(zhí)行。4．原材料采購(gòu)管理辦法4．1 計(jì)劃4．1．1 原料采購(gòu)計(jì)劃采購(gòu)部根據(jù)行銷部的下個(gè)月及下六個(gè)月銷售計(jì)劃，品管部據(jù)此做出的下個(gè)月及下六個(gè)月用料計(jì)劃，生產(chǎn)部提供的上期庫(kù)存情況表，編制下個(gè)月及下六月的原料采購(gòu)計(jì)劃。4．1．2 包裝物采購(gòu)計(jì)劃采購(gòu)部根據(jù)銷售部的銷售計(jì)劃、品管部（畜禽部、肉品加工廠）做出的編織袋（包裝箱）用量計(jì)劃，編制采購(gòu)計(jì)劃。4．1．3 勞保用品、辦公用品采購(gòu)計(jì)劃采購(gòu)部根據(jù)行政部報(bào)來(lái)的經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)的每季勞保用品、辦公用品請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃，編制采購(gòu)計(jì)劃。4．1．4 零配件、藥品的采購(gòu)計(jì)劃采購(gòu)部根據(jù)生產(chǎn)部、品管部報(bào)來(lái)的零配件及藥品月需求量，編制采購(gòu)計(jì)劃。4．2 信息收集與分析4．2．1 采購(gòu)部應(yīng)掌握主要原料的產(chǎn)地分布，當(dāng)年收成、加工期、交易渠道、運(yùn)輸方式、質(zhì)量、庫(kù)存及國(guó)家產(chǎn)業(yè)政策、市場(chǎng)供求關(guān)系等資訊，填寫(xiě)“原料行情周報(bào)表”和“原料采購(gòu)分析報(bào)表（周、月）”供采購(gòu)委員會(huì)參考以便確定最佳采購(gòu)時(shí)機(jī)。4．2．2 采購(gòu)部須以電話、傳真等多種方式，隨時(shí)向供應(yīng)商詢價(jià)，以了解原料市場(chǎng)行情變化情況。4．2．3 采購(gòu)部在實(shí)施原料采購(gòu)中，須堅(jiān)持貨比三家之原則，根據(jù)供應(yīng)商歷次供貨的信譽(yù)、交貨期、價(jià)格、應(yīng)變能力等因素，選擇理想的供應(yīng)商及合理的采購(gòu)價(jià)格。4．2．4 對(duì)包裝物、勞保用品、辦公用品、藥品、零配件、器材等，采購(gòu)部應(yīng)根據(jù)公司的要求、標(biāo)準(zhǔn)，采取供應(yīng)商報(bào)價(jià)，深入廠家了解產(chǎn)品質(zhì)量等辦法，廣泛收集信息、然后選定三家以上供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)。4．2．5 采購(gòu)部將下月所需原材料的數(shù)量、價(jià)格、可選擇供應(yīng)商等資料匯總后，提供采購(gòu)委員會(huì)討論、決策,每種原材料的可選擇供應(yīng)商不得少于兩家．4．3 核準(zhǔn)4．3．1 采購(gòu)委員會(huì)根據(jù)采購(gòu)部提供的資料及其它方面的資訊，做出采購(gòu)決策。4．3．2 采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)委員會(huì)的決定，向供應(yīng)商訂貨，開(kāi)“原料采購(gòu)申請(qǐng)單”簽訂采購(gòu)合同，實(shí)施采購(gòu)作業(yè)。4．3．3 采購(gòu)部須隨時(shí)注意市場(chǎng)行情變化，如遇價(jià)格上漲，則可考慮多進(jìn)貨，如遇價(jià)格下跌，則適時(shí)要求供應(yīng)商降價(jià)，并及時(shí)掌握最新價(jià)格。4．4 合同4．4．1 所有原料采購(gòu)都必須簽訂合同，合同一式三份（一份采購(gòu)部自存，一份交供應(yīng)商，一份交財(cái)會(huì)部）。信件和數(shù)據(jù)電文可以作為合同附件，應(yīng)注意互相之間時(shí)間和內(nèi)容的一致性。4．4．2 如市場(chǎng)行情發(fā)生變化，合同需更改，須由采購(gòu)部長(zhǎng)報(bào)送總經(jīng)理核準(zhǔn)后才可變更，必要時(shí)，可臨時(shí)召集采購(gòu)委員會(huì)討論決定。4．4．3 采購(gòu)合同內(nèi)容由當(dāng)事人約定，應(yīng)將以下內(nèi)容明確、清楚、具體寫(xiě)出，不得含糊其辭：（1）標(biāo)的；（2）數(shù)量；（3）質(zhì)量；（4）價(jià)格；（5）包裝；（6）交貨期限；（7）驗(yàn)收地點(diǎn)及辦法；（8）交貨方式及地點(diǎn)；（9）付款條件及付款方式；（10）保險(xiǎn)；（11）運(yùn)輸損耗的承擔(dān)；（12）違約責(zé)任。4．4．4 所有合同經(jīng)采購(gòu)部長(zhǎng)簽字后，報(bào)送總經(jīng)理審定簽字，加蓋公司合同專用章后生效。合同簽訂后若有異議，應(yīng)按《合同法》有關(guān)規(guī)定處理。4．5 交貨期控制4．5．1 合同簽定后，采購(gòu)部必須追蹤，督促交貨進(jìn)度。4．5．2 采購(gòu)部根據(jù)原料客戶發(fā)貨情況，提前填寫(xiě)“原料到貨預(yù)報(bào)表”送生產(chǎn)部、品管部，以便做好接貨準(zhǔn)備。每月填報(bào)“原料采購(gòu)進(jìn)度月報(bào)表”。4．5．3 每批料收貨結(jié)束，采購(gòu)部應(yīng)對(duì)其品質(zhì)、價(jià)格及“合同履行情況”、“采采成本”進(jìn)行分析評(píng)判，登記入供應(yīng)商資料卡內(nèi)，作為以后選擇供應(yīng)商之依據(jù)。4．5．4 包裝材料、勞保用品、辦公用品等選定供應(yīng)商后，采購(gòu)部根據(jù)庫(kù)存情況通知供應(yīng)商安排交貨日期與數(shù)量。4．6 異常情況處理4．6．1 如遇供應(yīng)商送來(lái)的原材料品質(zhì)、數(shù)量等與合同規(guī)定的不相符，應(yīng)及時(shí)書(shū)面通知供應(yīng)商處理。4．6．2 如臨時(shí)需采購(gòu)原材料，則須按以下程序辦理：使用部門(mén)申請(qǐng)→總經(jīng)理核準(zhǔn)→采購(gòu)部詢價(jià)、比價(jià)→總經(jīng)理核準(zhǔn)→采購(gòu)部采購(gòu)→品管部或使用部門(mén)驗(yàn)收。4．6．3 因品質(zhì)不合格而退貨、換貨導(dǎo)致逾期入廠，應(yīng)以逾期交貨處理。4．7 貨款結(jié)算4．7．1 采購(gòu)部根據(jù)所訂原料的到貨期及付款條件，測(cè)算資金的使用時(shí)間，填報(bào)“原料采購(gòu)用款計(jì)劃”報(bào)財(cái)會(huì)部籌款，每周應(yīng)提報(bào)“付款計(jì)劃”報(bào)財(cái)會(huì)部和總經(jīng)理。4．7．2 一批原材料驗(yàn)收完畢，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)整理各種單據(jù)，打印“付款申請(qǐng)單”一并送財(cái)會(huì)部做為付款憑證。4．7．3 原料的付款憑證有：采購(gòu)申請(qǐng)單、合同、原料收貨報(bào)告、發(fā)票；物料的付款憑證有：采購(gòu)申請(qǐng)單、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票。4．7．4 采購(gòu)部應(yīng)在每批原料收貨后一周內(nèi)及每月底與供應(yīng)商核對(duì)帳務(wù)，防止出現(xiàn)差錯(cuò)。4．8 帶款提貨及預(yù)付貨款管理（本款提貨人不得是新進(jìn)員工）4．8．1 在部分原材料緊張?zhí)幱谫u方市場(chǎng)時(shí)，供應(yīng)商堅(jiān)持要求先款后貨，因而需要帶款提貨，其所需貨款須由采購(gòu)部、財(cái)會(huì)部和總經(jīng)理嚴(yán)格審查批準(zhǔn)方能辦理。4．8．2 帶款提貨必須確保采購(gòu)資金的安全，須待貨物發(fā)出并拿到有效憑證（鐵路領(lǐng)貨憑證）后方可辦理付款。錢(qián)貨兩清，資金不能受損失。4．8．3 匯票特戶和信用卡轉(zhuǎn)帳，在具體付款之前，須經(jīng)采購(gòu)部長(zhǎng)審核，呈報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由財(cái)會(huì)部授權(quán)辦理。4．8．4 如發(fā)生付款后進(jìn)貨量不足等情況造成公司多付款或供應(yīng)商欠款，采購(gòu)部要責(zé)成具體經(jīng)辦人員盡快追回，必要時(shí)應(yīng)采用法律手段追回。4．8．5 必要的原材料預(yù)付貨款應(yīng)遵循以下幾點(diǎn)：（1）必須是信用良好的固定供應(yīng)商，對(duì)貿(mào)易公司性質(zhì)的供應(yīng)商不得采用預(yù)付貨款的結(jié)算形式。（2）信用良好的第三方為供應(yīng)商提供擔(dān)保，是采購(gòu)工作者必須努力的工作任務(wù)之一。（3）必須事先派專人，如派采購(gòu)、品管人員一起去實(shí)地調(diào)查供應(yīng)商的實(shí)物供應(yīng)，質(zhì)量保證情況和目前的經(jīng)濟(jì)狀