【文章內容簡介】 ．3．1 采購人員應積極調查原材料資訊，收集原材料市場行情，積極開發(fā)新的供應商。3．3．2 開發(fā)原料新供應商時，應取樣經品管部或使用部門檢驗分析，提出報告，必要時應到現(xiàn)場調查確認其生產技術及品質水準之后，進行詳細評估，決定是否列為供應商。3．4 采購資料及檔案管理3．4．1 采購內勤人員每月初或每周做好“供應商資料卡”、“原料及微量元素采購報表（月）”、“采購分析報表（周、月）”、“庫存報表（月）”等匯總整理工作，并報告有關領導。3．4．2 市場行情及時了解分析，價格走勢定期分析，供應商信譽等級定期評審，來電來函文件資料及時分類保存。3．4．3 公司有關人員如需借閱有關資料、檔案，必須經部門經理同意后，由內勤人員登記，借閱人員簽名后方可。3．4．4 有關采購委員會的資料，由部門經理歸類存檔保管，借閱需經采購委員會主席同意，并登記后執(zhí)行。4．原材料采購管理辦法4．1 計劃4．1．1 原料采購計劃采購部根據(jù)行銷部的下個月及下六個月銷售計劃，品管部據(jù)此做出的下個月及下六個月用料計劃，生產部提供的上期庫存情況表，編制下個月及下六月的原料采購計劃。4．1．2 包裝物采購計劃采購部根據(jù)銷售部的銷售計劃、品管部（畜禽部、肉品加工廠）做出的編織袋（包裝箱）用量計劃，編制采購計劃。4．1．3 勞保用品、辦公用品采購計劃采購部根據(jù)行政部報來的經總經理核準的每季勞保用品、辦公用品請購計劃，編制采購計劃。4．1．4 零配件、藥品的采購計劃采購部根據(jù)生產部、品管部報來的零配件及藥品月需求量，編制采購計劃。4．2 信息收集與分析4．2．1 采購部應掌握主要原料的產地分布，當年收成、加工期、交易渠道、運輸方式、質量、庫存及國家產業(yè)政策、市場供求關系等資訊，填寫“原料行情周報表”和“原料采購分析報表（周、月）”供采購委員會參考以便確定最佳采購時機。4．2．2 采購部須以電話、傳真等多種方式，隨時向供應商詢價，以了解原料市場行情變化情況。4．2．3 采購部在實施原料采購中，須堅持貨比三家之原則，根據(jù)供應商歷次供貨的信譽、交貨期、價格、應變能力等因素，選擇理想的供應商及合理的采購價格。4．2．4 對包裝物、勞保用品、辦公用品、藥品、零配件、器材等，采購部應根據(jù)公司的要求、標準，采取供應商報價，深入廠家了解產品質量等辦法，廣泛收集信息、然后選定三家以上供應商進行議價。4．2．5 采購部將下月所需原材料的數(shù)量、價格、可選擇供應商等資料匯總后，提供采購委員會討論、決策,每種原材料的可選擇供應商不得少于兩家．4．3 核準4．3．1 采購委員會根據(jù)采購部提供的資料及其它方面的資訊，做出采購決策。4．3．2 采購部根據(jù)采購委員會的決定，向供應商訂貨，開“原料采購申請單”簽訂采購合同，實施采購作業(yè)。4．3．3 采購部須隨時注意市場行情變化，如遇價格上漲，則可考慮多進貨，如遇價格下跌，則適時要求供應商降價，并及時掌握最新價格。4．4 合同4．4．1 所有原料采購都必須簽訂合同，合同一式三份（一份采購部自存，一份交供應商，一份交財會部）。信件和數(shù)據(jù)電文可以作為合同附件，應注意互相之間時間和內容的一致性。4．4．2 如市場行情發(fā)生變化，合同需更改，須由采購部長報送總經理核準后才可變更，必要時，可臨時召集采購委員會討論決定。4．4．3 采購合同內容由當事人約定，應將以下內容明確、清楚、具體寫出，不得含糊其辭：（1）標的；（2）數(shù)量；（3）質量；（4）價格；（5）包裝；（6）交貨期限；（7）驗收地點及辦法；（8）交貨方式及地點；（9）付款條件及付款方式；（10）保險；（11）運輸損耗的承擔；（12）違約責任。4．4．4 所有合同經采購部長簽字后，報送總經理審定簽字，加蓋公司合同專用章后生效。合同簽訂后若有異議，應按《合同法》有關規(guī)定處理。4．5 交貨期控制4．5．1 合同簽定后，采購部必須追蹤，督促交貨進度。4．5．2 采購部根據(jù)原料客戶發(fā)貨情況，提前填寫“原料到貨預報表”送生產部、品管部，以便做好接貨準備。每月填報“原料采購進度月報表”。4．5．3 每批料收貨結束，采購部應對其品質、價格及“合同履行情況”、“采采成本”進行分析評判，登記入供應商資料卡內，作為以后選擇供應商之依據(jù)。4．5．4 包裝材料、勞保用品、辦公用品等選定供應商后，采購部根據(jù)庫存情況通知供應商安排交貨日期與數(shù)量。4．6 異常情況處理4．6．1 如遇供應商送來的原材料品質、數(shù)量等與合同規(guī)定的不相符，應及時書面通知供應商處理。4．6．2 如臨時需采購原材料，則須按以下程序辦理：使用部門申請→總經理核準→采購部詢價、比價→總經理核準→采購部采購→品管部或使用部門驗收。4．6．3 因品質不合格而退貨、換貨導致逾期入廠，應以逾期交貨處理。4．7 貨款結算4．7．1 采購部根據(jù)所訂原料的到貨期及付款條件，測算資金的使用時間，填報“原料采購用款計劃”報財會部籌款，每周應提報“付款計劃”報財會部和總經理。4．7．2 一批原材料驗收完畢，采購部應及時整理各種單據(jù)，打印“付款申請單”一并送財會部做為付款憑證。4．7．3 原料的付款憑證有：采購申請單、合同、原料收貨報告、發(fā)票；物料的付款憑證有：采購申請單、合同、驗收單、發(fā)票。4．7．4 采購部應在每批原料收貨后一周內及每月底與供應商核對帳務，防止出現(xiàn)差錯。4．8 帶款提貨及預付貨款管理（本款提貨人不得是新進員工）4．8．1 在部分原材料緊張?zhí)幱谫u方市場時，供應商堅持要求先款后貨，因而需要帶款提貨，其所需貨款須由采購部、財會部和總經理嚴格審查批準方能辦理。4．8．2 帶款提貨必須確保采購資金的安全，須待貨物發(fā)出并拿到有效憑證（鐵路領貨憑證）后方可辦理付款。錢貨兩清，資金不能受損失。4．8．3 匯票特戶和信用卡轉帳，在具體付款之前，須經采購部長審核，呈報總經理批準，由財會部授權辦理。4．8．4 如發(fā)生付款后進貨量不足等情況造成公司多付款或供應商欠款，采購部要責成具體經辦人員盡快追回，必要時應采用法律手段追回。4．8．5 必要的原材料預付貨款應遵循以下幾點：（1）必須是信用良好的固定供應商，對貿易公司性質的供應商不得采用預付貨款的結算形式。（2）信用良好的第三方為供應商提供擔保，是采購工作者必須努力的工作任務之一。（3）必須事先派專人，如派采購、品管人員一起去實地調查供應商的實物供應，質量保證情況和目前的經濟狀