【文章內(nèi)容簡介】 用，且使用量較大的材料，應事先選定廠商，議定長期供應價格。第三條價格調(diào)查已核定的材料，必須經(jīng)常分析了解或收集資料，作為降低成本之依據(jù)；已核定之材料采購單價如需上漲或降低，應附上書面之原因說明；采購的數(shù)量或頻率有明顯增加時，應要求供應商（廠家）適當降低單價；第四條詢價、比價和議價根據(jù)采購物料的品種、規(guī)格、標準、數(shù)量和交付期的不同，采購人員應選擇至少三家符合采購條件的供貨商作為詢價對象；采購人員根據(jù)過去采購的情況、市場變化情況、以及公司成本預算等情況，確定采購目標價格；在得到供應商的報價信息后，采購人員對供應商的報價條件進行品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等方面項目部技術人員進行核對，以保證供應商提供的物料符合公司實際的采購要求，并對供應商所報的價格、交付期、售后服務等方面進行分析比較，以便選擇條件最優(yōu)的供應商；供應商提供報價之物料規(guī)格與請購規(guī)格不同或?qū)俅闷窌r，采購人員應送請購部門確認；專用材料或用品，材料公司應會同使用部門共同詢價與議價；對廠商的報價資料整理后，經(jīng)辦人員應深入分析，以電話等聯(lián)絡方式向廠商議價。在公司規(guī)定的權限范圍內(nèi)，采購人員應與供應商進行磋商，以使雙方最終在全部條款上達成一致；對重大的物資采購，無論是技術、商務談判，要保證參加人數(shù)不少于兩人。有關價格、選型及其他重要的技術、商務談判，要求有兩個以上的部門派人參加。第五條購前審批采購員與供貨商初步溝通并完成詢價后，在《訂購匯簽單》上詳細填列以下事項，呈報負責相關部門領導審批：詢價或議價結果及擬定“訂購供貨商”“交貨期限”與“報價有效期限”等；注明與供貨商擬定的付款條件；需與供貨商簽訂長期合同的，采購員應將草擬的《長期合同書》報相關部門領導審批。第六條價格復核與市場行情資料提供采購員應調(diào)查主要材料的市場與行情，并建立供貨商資料，作為采購及價格審核的參考；采購員應就公司工程部所提重要材料項，提供市場行情資料，作為材料存量管理及核決價格的參考。第七條訂購作業(yè)采購人員接到經(jīng)批準的“定購單”后，應與供應廠商進一步接觸，進行正式的質(zhì)量、價格和后續(xù)服務談判。金額較大或批量采購的應到對方生產(chǎn)工廠進行實際考察，在充分了解對方的資信程度、供貨能力和現(xiàn)貨品質(zhì)后，向?qū)Ψ矫鞔_訂貨意向，并送樣報驗，未通過報驗的材料不準采購。第八條簽訂采購合同在采購作業(yè)所需的全部條款與供應商達成一致后，采購員需填寫正式的采購合同，合同需要列明至少下列條款：（1）供應商資料：包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式；（2）采購物料的詳細描述：包括品名、型號、規(guī)格等，如有超出標準的特殊要求需特別注明；（3）訂單所采購的數(shù)量/重量；單位包裝數(shù)量/重量；包裝件數(shù)；（4）價格：單價，合計價，合同總額，定金或預付款；（5）交付期：分批交付時應明確每批的交付時間和交付數(shù)量；（6）付款方式；（7）所需的質(zhì)量證明（檢驗單、質(zhì)保單、出廠證明單、化驗報告單等）；（8）質(zhì)量保證條款：發(fā)生質(zhì)量問題是進行退換或其他處理方法；（9）運輸方式和銷售發(fā)票的要求。采購單經(jīng)部門經(jīng)理審核后，加蓋公司合同公章經(jīng)對方簽章后生效。到供應廠商處現(xiàn)場采購的，由授權代理人簽字，對方簽章后生效；采購單一式兩份，雙方各保存一份。材料公司負責采購合同的傳閱會簽和各部門的存檔。采購人員應跟蹤控制材料物料交貨期，及時向供應商跟催交貨進度。發(fā)貨前要求供應商在“送貨單”上注明“訂購單編號”及“包裝方式”，以便驗收確認。若屬分批交貨者，采購人員應在“訂購單”上注明“分批交貨”以資識別。長期訂貨和大額進貨，原則上均應通過簽訂買賣合同的辦法進行，應與供應商定買賣合同書一式兩份。第一份存行政辦，第二份存供應商，另需合同復印件四份分別交材料公司、核算中心、財務中心及工程部存檔。第九條緊急訂貨采購人員接到主管經(jīng)理以電話聯(lián)絡的緊急采購案件，應立即進行詢價、議價，迅速辦理。第十條進度控制及事物聯(lián)系除一般采購作業(yè)方式外，材料公司可依材料使用及采購特性，選擇下列一種最有利的方式進行采購：集中計劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理采購較為有利者，可核定材料項目，通知各請購部門依計劃提出請購，材料公司定期集中辦理采購；長期報價采購：凡經(jīng)常性使用，且使用量較大宗的材料，材料公司應事先選定廠商，擬定長期供應價格，呈準后通知各請購部門依需要提出請購。第十一條退貨作業(yè)對于檢驗不合格的材料退貨時，應開立“材料退貨單”并見附有關的“材料檢驗報告表”呈主管簽認后，憑此異常材料出廠。第三章驗收與付款第一條貨物進廠驗收貨物進場供應商交貨時，采購人員通知庫管員，實際清點件數(shù)或稱重，對貨物攜帶的有關證件進行驗證，經(jīng)與采購清單或采購合同內(nèi)容核對相符后簽收，倉庫出具入庫單并由庫管員簽章入庫。如發(fā)現(xiàn)不符時，即通知材料公司會同處理；對有專項質(zhì)量要求的材料物資，通知工程部派質(zhì)檢員驗收，驗收合格后由庫管出具入庫單并由庫管員簽字。第二條付款結算嚴格按照公司報賬工作流程和掛賬工作流程執(zhí)行；采購款項須按采購合同規(guī)定或采購單所約定的時間由材料公司統(tǒng)一支付；付款申請由采購人員或被委托采購人員提出，申請付款應嚴格按照采購合同要求和項目進度情況進行，分清輕重緩急，必要時須提交驗收報告、物品入庫單據(jù)和對方發(fā)票，申請付款單上應注明預付款、已付款、余款，按審批權限經(jīng)相關負責人簽字后，方可辦理付款手續(xù)；只有在出現(xiàn)以下情況時才可由采購人員借款或墊款進行直接支付：（1）緊急采購且不能及時辦理財務支付手續(xù)；（2）在外埠采購且供應商要求立即付款時；（3）在現(xiàn)場調(diào)試期間急需材料的采購；（4）1000元以下的零星采購。第三條進度控制及異常處理材料公司應特別注意“采購單”注明的到貨時間要求，掌握到貨進度；采購人員發(fā)現(xiàn)供貨方發(fā)貨日期有延誤時，應主動與供貨廠商聯(lián)系催交，對異常原因及時處理對策，匯通相關職能部門、分公司處理。第四條質(zhì)量評價使用單位應就企業(yè)內(nèi)所使用的材料質(zhì)量予以關注，根據(jù)使用效果對材料質(zhì)量提出評價，以利于進一步工作。第四章附則第一條參與采購過程的各相關部門，既要明確分工、明確責任、互相配合，還要注意發(fā)揮互相監(jiān)督的作用，確保企業(yè)的利益不受損害；第二條參加采購的人員要嚴格自律，加強法制觀念，自覺抵制不正之風，任何人不得私下收受回扣或酬金，并接受公司全體員工監(jiān)督；第三條超出本辦法的事項呈董事長核準后實施；第四條本辦法自公布日期執(zhí)行。材料采購管理制度7第一章總則第一條為規(guī)范裝飾材料的采購工作,提高采購效率,特制訂本制度。第二條本制度適用于裝飾公司、采購管理中心。第二章物資請購流程第三條裝飾材料主材料類包括常規(guī)物資與非常規(guī)物資,常規(guī)物資指市場正常生產(chǎn)銷售的標準產(chǎn)品,如木工板、油漆、大理石、衛(wèi)生潔具、家用電器、墻紙等。非常規(guī)物資指特殊產(chǎn)品(非標準產(chǎn)品、定制產(chǎn)品)或公司規(guī)定需要特殊審批的物資項目,包括:部分燈具、家具等。(一)裝飾項目部材料計劃人員依據(jù)圖紙計算出材料需求計劃,并將材料的名稱、數(shù)量、質(zhì)量等要求填寫公司統(tǒng)一發(fā)放的請購單。在請購單中還需填寫清楚所要請購物資的規(guī)格型號、單位、數(shù)量、請購周期等,并要求材料保管員簽字確認數(shù)量。裝飾公司或項目部負責人對請購單予以審核,如無問題應簽字確認。請購單上要有計劃人、項目部負責人、材料保管員的簽字。最后把請購單交到采購管理中心。(二)對于有圖片、樣品的材料,計劃人須將樣品提交到采購管理中心,接收人員須簽字確認。對于特殊情況(如大型設備或正在使用等)無法提供樣品的,可由采購管理中心派相關采購人員去看樣。請購時間從下單日的次日開始算起。(三)若對材料的到貨時間有特殊的要求,如:需要分批到貨或特定時間到貨等,務必要在請購單上標注清楚。(四)對于涉及到設計、技術等細節(jié)問題的大型材料(如:中央空調(diào)等),若需要我司確定主機位置或其他技術參數(shù)等,則采購管理中心人員一律找裝飾項目部負責人對接,由裝飾項目部負責人或裝飾公司老總限期內(nèi)給予明確答復,否則因此延誤工期由裝飾公司承擔。第四條相關物資采購周期規(guī)定(一)在整個項目施工前30個工作日,裝飾公司須把該項目的施工圖、材料計劃書和材料樣板提交給采購管理中心,以便采購員提前做好相關的市場調(diào)查和信息收集。同時,還須提交整個項目設計的光盤等。(二)在一般的情況下,相關裝飾材料的采購周期為:木材類、飾面板、木地板類:可現(xiàn)貨采購的,第一次周期為7個工作日,以后按合同執(zhí)行,若需特殊訂貨則周期為15個工作日。木線條:定制周期視復雜情況而定,一般采購周期為10個工作日,特殊情況除外。油漆材料:現(xiàn)貨采購周期第一次為10個工作日,以后按合同執(zhí)行,定貨的除外。鋼材、鋼板類:采購周期為7個工作日。黃沙、水泥、石子等:第一次采購周期為7個工作日,以后按合同執(zhí)行。水泥預制品的供貨周期為30個工作日。瓷磚類:可供現(xiàn)貨的采購周期為10個工作日。大理石現(xiàn)貨采購周期為20個工作日,非現(xiàn)貨采購的周期為40個工作日。電線電纜:采購周期為7個工作日,以后按合同執(zhí)行。pvc穿線管、upvc排水管、ppr給水管:采購周期第一次為10個工作日,以后按合同執(zhí)行。開關面板、斷路器、常規(guī)型號的成品燈具、五金類材料:采購周期第一次為10個工作日,以后按合同執(zhí)行。成品潔具、五金類:常規(guī)型號,現(xiàn)貨采購周期為15個工作日。1定制地毯、燈具、家具的周期為60個工作日,進口墻紙等進口類物資視情況而定,一般不低于60個工作日。(三)對于需要尋找替代物資的材料有如下要求:若因原設計要求的物資價格太高或國內(nèi)市場根本無貨,則采購管理中心在接到裝飾公司正規(guī)的請購單后10個工作日內(nèi)必須向裝飾公司相關人員反饋意見,經(jīng)大家共同協(xié)商確認尋找替代品。確認需要尋找替代品后,采購管理中心人員再次調(diào)查市場,并把相關的替代品交給裝飾公司項目部和裝飾公司總經(jīng)理確認。裝飾公司確認替代品后20個工作日內(nèi)到貨。第五條采購材料的檢驗流程(一)材料驗收驗證產(chǎn)品質(zhì)量證明文件是否合格,如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量證明文件內(nèi)容有缺陷或不合格的,按不合格品處置。質(zhì)量證明文件驗證合格,但材料驗收不合格時,按不合格品處置。驗收合格的材料,要及時繳庫。對所有檢驗不合格的材料,采購人員要及時退貨。材料數(shù)量由材料保管員負責,質(zhì)量由項目部材料驗收人員負責,如合格則材料保管員、驗收人員、采購人員在繳庫單上簽字,之后項目負責人簽字確認。(二)材料復檢對在質(zhì)保期內(nèi)有疑問的材料,合同雙方應進行抽檢,并共同送法定檢測單位復檢,供應商應承擔使用后質(zhì)保期內(nèi)任何時候檢測、評估的責任。復檢合格的材料,可以繼續(xù)使用。經(jīng)復檢不合格的材料,拿到復檢報告后按不合格品處置。第六條發(fā)票批報流程(一)發(fā)票由采購管理中心相關采購人員進行報銷,并隨發(fā)票提供如下材料:繳庫單:必須經(jīng)材料保管員、材料驗收員、采購員簽字,最后項目負責人簽字確認。發(fā)票:必須有采購材料的清單,金額要和實際到位的材料相符。評審蓋章的有效合同。(二)采購員首先把配好繳庫單和合同的發(fā)票交給項目負責人簽字審核,之后再交到裝飾公司財務處對手續(xù)齊全的發(fā)票進行核銷。審核完畢后,若是采購員現(xiàn)金采購則沖抵采購員的財務借款,若是供應商墊付資金則自動進入賬期,期滿后進行付款。如發(fā)票不合格,退回采購員重新處理。(三)帳期滿后若該筆業(yè)務無任何遺留問題,則由采購員做資金計劃單交給相關人員審批付款。第三章附則第七條本制度實施后,前期相關規(guī)定和制度自行終止。第八條本制度經(jīng)相關領導審批后生效,執(zhí)行監(jiān)督權歸采購管理中心和總經(jīng)辦。材料采購管理制度8采購是指餐飲業(yè)者依據(jù)其既定的營運方針,對其所要購進的食品與飲料進行市場的調(diào)查研究、選擇、購買、收貨(驗收)、儲藏,最后到發(fā)放使用這一系列的處理方式。所以采購人員不是單純的負責購買食品與飲料,他還要負責上述其他方面的處理或運作。一、采購的主要職責總體負責對貨物的購進、驗收和儲存等業(yè)務。負責采購所有有關餐飲貨品的指導工作。確保并掌握貨源的不斷供應。開發(fā)并探尋品質(zhì)相同而價錢便宜的貨源。調(diào)查研究產(chǎn)品、市場、價格趨勢等事項。配合市場需要而評估新產(chǎn)品。協(xié)調(diào)生產(chǎn)部門使其所需貨品標準化以求倉庫存貨不致發(fā)生積壓的情況。與生產(chǎn)、管理、會計、行銷業(yè)務部門保持密切聯(lián)系。向上級經(jīng)理人員提出報告或匯報。這里需要強調(diào)的是,上級經(jīng)理人員必須將其所屬的采購部門養(yǎng)成一個創(chuàng)造利潤的導向單位,而不是一個普通的服務部門。二、采購手續(xù)采購工作有其一定的手續(xù)或程序,這可分為五個階段或步驟:請購表這是由有關單位的主管,諸如:主廚、餐廳經(jīng)理或者倉儲主任提出來,通知采購經(jīng)理存貨需要補充的數(shù)量及名稱。供貨廠商的選擇。和供貨廠商簽約商定貨品價格及交貨的時間地點。定貨的驗收交貨時如在品質(zhì)或數(shù)量上有所不符時應做的處理。進貨移交給請購單位或直接送進倉庫。三、如何選擇供應廠商選擇供應廠商要特別謹慎,可根據(jù)如下幾點進行考慮:該廠商的營業(yè)情況及其所售貨物的范圍。最近的價目表。售貨條件的細節(jié)。和該廠商往來的其他顧客的情形。全部產(chǎn)品的樣品。最理想的方法是直接參觀,實地了解廠商的營業(yè)規(guī)模,加工與倉儲設施的大小,運輸工具的數(shù)量及種類。如滿意,即可與其建立采購與供貨關系。先試訂,并做定期評估。這可從三方面考慮,那就是價格是否盡可能的低,品質(zhì)是否盡可能的高及交貨是否盡可能的快。四、采購作業(yè)注意事項采購的貨品要適應當時的市場需要,所購貨品需能在預期的時間內(nèi)銷售出去。這是對采購人員經(jīng)驗與技術的一大考驗。購進貨品的價格需能符合當時的市場價格,否則將會造成直接經(jīng)濟損失。