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正文內(nèi)容

秘書學(xué)概論復(fù)習(xí)資料整理(編輯修改稿)

2024-10-28 14:53 本頁面
 

【文章內(nèi)容簡介】 如宣布會(huì)議開始、奏樂、致開幕詞、小組討論、發(fā)言、致閉幕詞、宣布會(huì)議結(jié)束等。把每一次會(huì)議的這些項(xiàng)目和內(nèi)容有序地排列,即使之程式化,便是程序,制成文書就是程序表。程序表最好能列上時(shí)間安排,具體到幾點(diǎn)幾分。3.日程表與作息時(shí)間表會(huì)期超過一天的會(huì)議,還應(yīng)訂出日程表和作息時(shí)間表。日程表,是將會(huì)議的全部內(nèi)容(包括參觀和文娛活動(dòng))分解安排在會(huì)期幾天的各單元(如分上午、下午、晚上)或時(shí)數(shù)(幾點(diǎn)至幾點(diǎn))內(nèi),以簡短的文字表達(dá),制成長格。作息時(shí)間表,是將每天的起居、用餐、參加會(huì)議或其他活動(dòng)、休息等時(shí)間安排制成表格。安排作息時(shí)間應(yīng)考慮到勞逸結(jié)合、冬夏時(shí)令特征等因素。4會(huì)議通知的發(fā)送 P223本單位的小型會(huì)議,可采用口頭、電話、書回簽加等方式通知。外單位的跨地區(qū)的會(huì)議必須奇送書面通知,邀請(qǐng)性會(huì)議則可寄送請(qǐng)柬或邀請(qǐng)信。通知上寫明會(huì)議召開的時(shí)間、需用時(shí)間或會(huì)期、地點(diǎn)、會(huì)議名稱和主要議題,參加對(duì)象,做什么準(zhǔn)備,報(bào)道日期、地點(diǎn)、接站辦法,最后有召集單位名稱,聯(lián)系地址和電話,通知發(fā)出日期,公章。通知提前7天以內(nèi)并附加回執(zhí)。回執(zhí)中需有受邀請(qǐng)者姓名、性別、年齡、工作單位及地址、職 務(wù)或職稱、是否參加會(huì)議、預(yù)訂住房標(biāo)準(zhǔn)、提交論文題目或資料名稱、問程車船機(jī)票登記等。會(huì)議通知可采用郵寄(包括電子郵件)、傳真、專人送達(dá)等方式,對(duì)重要的邀請(qǐng)對(duì)象可用發(fā)送書面通知或請(qǐng)柬,再加電話征詢、確定的雙重方式。附回執(zhí)的通知應(yīng)計(jì)算郵途的來回時(shí)間,受邀請(qǐng)者的考慮和推備時(shí)間,相應(yīng)提前發(fā)送,但又不可提前過多,以免對(duì)方遺忘。4報(bào)道與簽到 P223 一是秘書點(diǎn)名。這種方法適用于單位內(nèi)部的小型會(huì)議和工作例會(huì),秘書對(duì)人員比較熟悉 二是本人簽到。這適用于邀請(qǐng)性會(huì)議,親自簽名還有紀(jì)念意義 三是憑證件報(bào)到。這適合大中型會(huì)議四是電子簽到。這種方法適用于與會(huì)人數(shù)較多的大中型會(huì)議4會(huì)議信息的收集與編發(fā)P225 會(huì)議信息具有交流、深化、反饋、決策依據(jù)、儲(chǔ)存?zhèn)洳榈茸饔谩3绦蚝头椒ǎ河涗?、核?shí)、匯總、整理與篩選、編寫、發(fā)送和歸檔編發(fā)的形式:會(huì)議簡報(bào),具有“簡、真、新、快”的特點(diǎn),字?jǐn)?shù)在二三千字左右4會(huì)議傳達(dá)P230 ①內(nèi)容與程度②范圍與層次:會(huì)議傳達(dá)對(duì)象的范圍大小和層次高低③時(shí)間:一是傳達(dá)所需的時(shí)間:傳達(dá)時(shí)間總是小于會(huì)議時(shí)間;二是傳達(dá)的時(shí)限;緊急會(huì)議,抗洪 ④方式4會(huì)議催辦P231 發(fā)文催辦、電話催辦、派員催辦4信訪工作的原則P244(1)屬地管理、分級(jí)負(fù)責(zé),誰管理、誰負(fù)責(zé)原則①原辦理原則②新辦理原則(2)依法、及時(shí)、就地解決問題與疏導(dǎo)教育相結(jié)合的原則(3)標(biāo)本兼治、預(yù)防和化解矛盾相結(jié)合的原則治標(biāo):采取認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度,及時(shí)解決已經(jīng)發(fā)生的信訪問題,化解矛盾和糾紛治本:嚴(yán)格依法行政,從源頭上減少和防止侵害群眾利益行為的發(fā)生(4)公開便民的原則:為信訪人提供便利條件;建立全國信訪信息系統(tǒng)(5)雙向規(guī)范的原則:對(duì)信訪受理者的要求:建立健全信訪工作責(zé)任制對(duì)信訪人的要求:對(duì)其提供的材料內(nèi)容的真實(shí)性負(fù)責(zé);集體走訪應(yīng)選取代表;不得非法集聚,毆打國家機(jī)關(guān)工作人員,沖擊國家機(jī)關(guān),阻礙交通,擾亂公共秩序。4受理、登記P249 受理 對(duì)于來訪者,信訪人員首先應(yīng)熱情、禮貌地招呼、接待,然后問明來意。如果來訪者所談之事不屬于受理范圍,應(yīng)向來訪者說明,并盡可能地介紹到對(duì)口的單位去符合范圍,先填寫登記表,然后進(jìn)行詳細(xì)接談。來信不論是否屬于受理范圍,都應(yīng)予以登記;不可將信退回,而應(yīng)登記后將信附以簡明函件轉(zhuǎn)到對(duì)口單位。各級(jí)任命政府信訪工作機(jī)構(gòu)不予受理:①各級(jí)國家權(quán)力機(jī)關(guān)、審判機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)的信訪事項(xiàng) ②對(duì)已經(jīng)或者依法應(yīng)當(dāng)通過訴訟、仲裁、行政復(fù)議的途徑解決的③信訪人對(duì)已經(jīng)受理或者正在辦理的事項(xiàng)在規(guī)定期限內(nèi)向上級(jí)機(jī)關(guān)再提出同意信訪事項(xiàng) ④信訪人對(duì)復(fù)核意見不服,仍然以同一事實(shí)提出訴訟請(qǐng)求。登記;登記內(nèi)容大體分四部分:一是來信來訪者的姓名、性別、年齡、民族、工作單位、職業(yè)、通訊地址、電話號(hào)碼、同信或統(tǒng)訪人、信訪次數(shù)等基本情況;二是信訪的內(nèi)容摘要:即事情的時(shí)間、地點(diǎn)、當(dāng)事人、起因、過程、結(jié)果、性質(zhì)、人證、物證,信訪人的要求或建議,有關(guān)部門的意見等等;三是領(lǐng)導(dǎo)批示、處理意見;四是處理結(jié)果、答復(fù)情況、接待人、接待時(shí)間等。來信中已寫明白的,前兩部分即可按原信登記,某些未 寫明的還得去信或去人間清。對(duì)來訪者,先請(qǐng)本人填寫第一部分,待詳細(xì)接談后由信訪人員填寫第二部分,領(lǐng)導(dǎo)批示后及處理結(jié)束時(shí)才填寫第三、四部分。50、調(diào)查、處理 P252調(diào)查、處理是信訪工作的中間階段,也是最關(guān)鍵的階段。調(diào)查:查清事實(shí)是信訪處理的前提,信訪工作人員應(yīng)按照原件提供的線索和上級(jí)批示的意見,采用適當(dāng)?shù)姆椒ㄟM(jìn)行調(diào)查。處理:查清事實(shí),得出結(jié)論以后,信訪承辦者才能以黨的方針政策和國家的法律、法規(guī)去衡量,提出具體的處理意見。但又不能機(jī)械地照搬照套,還應(yīng)遵循“區(qū)別情況,實(shí)事求是”的原則,既要考慮到合法性、合理性,也要考慮到合情性、可能性5催辦 P253 催辦,作為信訪工作的一項(xiàng)制度而得到保證。催辦的形式可以是通過電話,可以發(fā)文,也可以直接派人去。形式和時(shí)間均以信訪件的重要和緩急程度而定,但一定要楔而不舍,務(wù)必要在規(guī)定的時(shí)間(如一般信訪案的限期為三個(gè)月)之內(nèi)催出結(jié)果來。收到信訪事項(xiàng)后,不能當(dāng)場(chǎng)答復(fù)的,應(yīng)在收到事項(xiàng)之后15日內(nèi)書面告知信訪人。信訪事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)自受理之日起60日內(nèi)辦結(jié);情況復(fù)雜的演延長期限不得超過30日,告知理由。5溝通的類型和方法 P263 類型:單向溝通、雙向溝通、多向溝通(多渠道的單向溝通,多渠道的雙向溝通)方法:①直接溝通:即通過聲、光、電、語言、文字、圖像等載體直接發(fā)送或交換的溝通。這種溝迥比較快速、明晰,適用于已經(jīng)打開渠道又不存在任何障礙的對(duì)象之間。②間接溝通:即通過第三方中介或媒介所轉(zhuǎn)達(dá)的溝通。這種溝通相對(duì)來講比較緩慢,不夠明晰,甚至可能造成曲解,但它適用于初次溝通,或無去尋找到溝通對(duì)象,或存在著其他種種障礙的對(duì)象 ③明示溝通:即以盡可能明白、清楚、準(zhǔn)確的語言、文字、圖像表達(dá)來溝通信息、溝通意圖,這是常用的、基本的方法。具有熟練、正確使用常用溝通工具,如電話、電傳、電腦輸出,文字?jǐn)M寫的能力等等。④暗示溝通:當(dāng)溝通存在某種障礙時(shí),秘書只能采用暗示溝通,它包括暗示法、提醒法、委婉法、喻意法等等。案例題重點(diǎn):P99秘書與主管上司的關(guān)系 關(guān)系特征:P97禮貌 第18題P116 接待的方式、原則與要求 P127保密工作 P71職業(yè)道德 P131公章的使用 P135介紹信的使用凡領(lǐng)用介紹信者須經(jīng)主管批準(zhǔn),秘書不得擅自開具發(fā)放。開具介紹信時(shí)應(yīng)由秘書自已填寫領(lǐng)用人姓名、身份,去往何單位、聯(lián)系何業(yè)務(wù)、領(lǐng)用日期、有效期限等項(xiàng),正本和存根必須一致。與落款處及騎縫線應(yīng)加蓋兩次公章。秘書不得委托他人或讓領(lǐng)用人自己填寫蓋章,尤其不得將空白介紹信或單位信箋加蓋公章后交給領(lǐng)用人。否則,出了事故,秘書要負(fù)責(zé)任。P145信息工作的程序和方法 P218會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備 第41題P222會(huì)議通知的發(fā)送 第43題 P223會(huì)間工作P225會(huì)議信息工作的程序和方法 P227會(huì)議記錄 論述題重點(diǎn):P11秘書工作的作用P59秘書班子的群體優(yōu)化 P66秘書的能力要求P96秘書處理人際關(guān)系的準(zhǔn)則P124督查工作的原則和程序 第28題 P216會(huì)議成本預(yù)算 P222會(huì)議通知如何寫://第二篇:秘書學(xué)概論復(fù)習(xí)資料秘書學(xué)概論秘書的涵義(1)宮中秘藏之書:在我國古代,秘書是指皇宮里秘密珍藏的圖書資料(2)輔臣(3)行政職位(4)社會(huì)職業(yè),屬于第三產(chǎn)業(yè)(限服務(wù)性行業(yè))秘書:是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務(wù)服務(wù)人員。他們以輔助決策,綜合協(xié)調(diào),溝通信息,辦文、辦會(huì)、辦事等為主要職能,是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者的參謀和助手。秘書服務(wù)的根本對(duì)象是領(lǐng)導(dǎo)者。秘書活動(dòng)的基本方式是處理信息和事務(wù)。秘書活動(dòng)的根本性質(zhì)是輔助性。秘書的職業(yè)特征(1)服務(wù)的直接性:秘書服務(wù)一種是群體為群體服務(wù),一種是一對(duì)一的服務(wù)形式。服務(wù)的直接性體現(xiàn)在:一是秘書工作的內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)工作是一致的,即領(lǐng)導(dǎo)做什么秘書也做什么;二是秘書做工作幾乎都是領(lǐng)導(dǎo)親自指派、直接安排的,秘書也是直接向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào)的;三是秘書做工作是直接對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的,其結(jié)果、成敗與領(lǐng)導(dǎo)直接有關(guān)(2)服務(wù)的穩(wěn)定性:秘書與其服務(wù)對(duì)象之間有相對(duì)的固定性。秘書這種服務(wù)的穩(wěn)定性,再加上秘書與其上司全面合作,朝夕相處,就使得秘書與其服務(wù)對(duì)象在“業(yè)緣關(guān)系”之外,還往往有更深一層的“人情關(guān)系”(3)知識(shí)化:秘書必須具有中等以上文化和專業(yè)知識(shí)為基礎(chǔ)。秘書屬于知識(shí)分子,屬于辦公人員,屬于文官范疇,屬于白領(lǐng)階層(4)年輕化:秘書工作繁忙,對(duì)腦力、體力要求都較高,尤其是記憶力、靈敏度、準(zhǔn)確性等(5)女性化:由女性的心理素質(zhì)決定,女性秘書在人數(shù)上占絕對(duì)優(yōu)勢(shì)。心理學(xué)家研究表明:大多數(shù)女性溫柔、體貼,善于管理,善于形象思維秘書工作的內(nèi)容(1)文書撰寫:上司口述或會(huì)議記錄、(2)文書制作:打字、編排、裝訂等(3)文書處理:收發(fā)、辦理、立卷等(4)檔案管理:歸檔、鑒定(5)會(huì)議組織:準(zhǔn)備、記錄、善后等(6)調(diào)查研究:計(jì)劃、分析、研究等(7)信息資料工作:收集、整理、儲(chǔ)存(8)信訪工作:群眾來信來訪(9)接待工作:接待、安排、服務(wù)等(10)協(xié)調(diào)工作:政策、人際關(guān)系等(11)督察工作:實(shí)施的督促、檢查等(12)日程安排:為上司安排工作日程、(13)日常事務(wù):聯(lián)絡(luò)、值班、管理等(14)辦公室管理:環(huán)境、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)(15)其他臨時(shí)交辦事項(xiàng)秘書工作的要求(1)“四個(gè)轉(zhuǎn)變”:A、由單純地辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策B、由單純傳遞信息轉(zhuǎn)為綜合處理信息 C、由被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)D、由憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化管理(2)“六個(gè)強(qiáng)調(diào)” A、強(qiáng)調(diào)調(diào)查研究工作 B、強(qiáng)調(diào)信息工作 C、強(qiáng)調(diào)信訪工作 D、強(qiáng)調(diào)協(xié)調(diào)工作 E、強(qiáng)調(diào)督察工作F、強(qiáng)調(diào)黨務(wù)、政務(wù)服務(wù)工作秘書的工作性質(zhì)與特點(diǎn)(1)輔助性:輔助是相對(duì)主導(dǎo)而言的,輔助,既非主導(dǎo)的,又是與主導(dǎo)密切相關(guān),相對(duì)于主導(dǎo)而存在的。(2)綜合性:所謂綜合,就是指不同類型、不同性質(zhì)的事物聚合在一起。(3)機(jī)密性:善于保守秘密是秘書人員的首要職業(yè)道德(4)服務(wù)性:除之前所提服務(wù)的直接性、穩(wěn)定性外,秘書服務(wù)還具有廣泛性 中央提出秘書工作要做到“三個(gè)服務(wù)”:為本機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)機(jī)關(guān)服務(wù)、為本機(jī)關(guān)其他平級(jí)的職能部門服務(wù)、為下級(jí)機(jī)關(guān)和人民群眾服務(wù)。秘書工作的作用(1)助手作用(2)參謀作用(3)協(xié)調(diào)作用(4)信息樞紐作用(5)公共關(guān)系作用秘書工作職能的轉(zhuǎn)變(1)支持決策,由提供信息轉(zhuǎn)變?yōu)榧忍峁┬畔?,又?jǐn)M制方案(2輔助管理,由重在組織、指揮、實(shí)施、督查轉(zhuǎn)變?yōu)橹卦诜?wù)、協(xié)調(diào)、控制(3)處理信息,由單向發(fā)布、傳達(dá)信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡p向溝通信息(4)計(jì)劃工作,由重在層層傳達(dá)計(jì)劃轉(zhuǎn)變?yōu)橹卦讵?dú)立企劃我國秘書工作方式的轉(zhuǎn)變(1)服務(wù)對(duì)象、服務(wù)形式,由“三個(gè)服務(wù)”,轉(zhuǎn)變?yōu)闉樯纤痉?wù),又為社會(huì)服務(wù)(2)辦公形式,由封閉式、窗口式辦公轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式、透明式辦公(3)會(huì)務(wù)工作,由單純組織會(huì)議轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k會(huì)議,又辦會(huì)展 會(huì)展需要秘書的表現(xiàn):會(huì)展的聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)和組織工作,會(huì)展的會(huì)議組織工作,會(huì)展的文書工作(4)操作方式,由手工操作轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮硬僮鞴糯拿貢ぷ髦贫龋?)三省制(2)貼黃制、引黃制(3)條旨制(4)催辦制度:(5)文書制度:(6一文一事制、文書立卷制、限期承辦制1秘書工作展現(xiàn)新局面的主要表現(xiàn)(1)秘書工作的正?;?、制度化(2)文書工作、檔案工作的加強(qiáng)(3)大興情況調(diào)查、注重政策研究(4)信訪工作發(fā)揮重大作用(5)科學(xué)、系統(tǒng)地培養(yǎng)秘書人才,開展秘書學(xué)理論研究(6)走向辦公自動(dòng)化和秘書工作的科學(xué)管理1外國秘書工作的特點(diǎn)和趨勢(shì)(1)特點(diǎn)A、就全世界而言,秘書工作的顯著特點(diǎn)是它的普遍化、年輕化、女性化 B、秘書工作普遍化的原因在于它的另一個(gè)特點(diǎn),輔助功能強(qiáng),工作適應(yīng)面廣(2)趨勢(shì)A、由事務(wù)性轉(zhuǎn)化為智能型 B、秘書工作日益專業(yè)化C、秘書人員的高學(xué)歷、秘書工作的永業(yè)化1秘書工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置原則(1)精簡原則(提高工作效率,避免人浮于事)(2)縱向?qū)哟伪M量少(上下溝通方便、及時(shí),避免中間阻隔和官僚主義)(3)橫向幅度可適當(dāng)加大(秘書工作涉及面廣、頭緒多、事務(wù)繁雜)這是由秘書工作的特點(diǎn)決定的,也是由國家行政機(jī)關(guān)明文規(guī)定的1秘書工作機(jī)構(gòu)的性質(zhì)(1)機(jī)密性:秘書部門處于行政組織中領(lǐng)導(dǎo)部門之下的中樞地位,又掌管機(jī)密文件,組織和參加各種會(huì)議,承領(lǐng)導(dǎo)之命辦理各種重要事務(wù),負(fù)責(zé)組織內(nèi)部的安全、保衛(wèi)工作(2)輔助性:秘書部門相對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)部門而言,是直接輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的。辦文辦事辦會(huì),通訊聯(lián)絡(luò)接待,提供信息資料,傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指令,輔助管理協(xié)調(diào),充當(dāng)參謀與助手(3)綜合性:書部門相對(duì)于其他職能部門而言,其工作繁雜,涉及上下左右各個(gè)方面,既有政策性、原則性、總體性,又有技術(shù)性、事務(wù)性、具體性(4)服務(wù)性(本質(zhì)特征):秘書部門相對(duì)于整個(gè)機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位而言,是一個(gè)綜合性辦事機(jī)構(gòu),不僅為領(lǐng)導(dǎo)部門和上級(jí)機(jī)關(guān)服務(wù),也為下級(jí)組織、其他部門、全體成員服務(wù)。又不僅是管理服務(wù)和信息服務(wù),也包括生活服務(wù)和事務(wù)服務(wù) 這是由秘書工作機(jī)構(gòu)的能決定的1秘書工作機(jī)構(gòu)的職能(1)助手職能:(2)參謀職能(3)樞紐職能(4)協(xié)調(diào)職能:具體表現(xiàn)見書(5)保密職能:(6)公關(guān)職能:1秘書工作機(jī)構(gòu)的工作原則與要求(1)明確職責(zé)、權(quán)限、目標(biāo)、任務(wù)(2)制定秘書工作的各項(xiàng)制度和標(biāo)準(zhǔn)(3)分清主次,有條不紊(4)科學(xué)地安排工作程序(5)準(zhǔn)確細(xì)致,切實(shí)無誤(6)迅速果斷,講求實(shí)效(7)忠于職守,安于職分(8)加強(qiáng)教育、管理,不斷提高素質(zhì)、能力1秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu)(基礎(chǔ)知識(shí)、專業(yè)知識(shí)、行業(yè)知識(shí)、相關(guān)知識(shí))(1)秘書的能力要求:寫作能力、口頭表達(dá)能力、聽知能力、閱讀概括能力、社交活動(dòng)能力、協(xié)調(diào)能力、觀察分析能力、應(yīng)變能力、使用先進(jìn)辦公器械的能力、預(yù)測(cè)能力(2)使用先進(jìn)辦公器械的能力:諸如電話機(jī)、錄音機(jī)、擴(kuò)音機(jī)、照相機(jī)、錄像機(jī)、復(fù)印機(jī)、打字機(jī)、電子計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備等。凡是辦公室擁有的器
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