【文章內(nèi)容簡介】 公用易耗品主要有：（1）信封、紙張；（2）軟盤、光盤等；（3）鉛筆；（4）圓珠筆；（5）簽字筆或鋼筆；（6）修正液或修正帶；（7）印盒；（8）各種小型機(jī)器，如訂書機(jī)（包括訂書針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期號碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；（9）小刀；（10）日歷等；（11）其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關(guān)系如何？文員工作分為三個步驟：計(jì)劃、實(shí)施和檢查。（1）計(jì)劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會最 佳。（2）實(shí)施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的 工作無論是哪一種，都要正確地實(shí)施；配合上司預(yù)期的期限。（3）檢查的步驟，要分析計(jì)劃和實(shí)績的差異，并把以前進(jìn)行過的工作或別人做過的工 作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。其次，說明三個步驟之間的關(guān)系。三者的關(guān)系為：先作計(jì)劃，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計(jì)劃——實(shí)施——檢查”這樣一個滾動的 過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。文員首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，然后根據(jù)這個計(jì)劃去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié) 果對下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計(jì)劃書。（本題的例子請同學(xué)們見教材第29頁。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計(jì)劃書，不要抄襲。）1．將自己要做的事情分為：？？？對于A要集中精力做，對于B和C可以從計(jì)劃中刪掉。2．對于A類事情再進(jìn)行分類，分為：重要并且緊急的事（優(yōu)先做）；緊急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不緊急的事（第三做）；雖有做的價值，但是既不重要也不緊急的事（可以請他人代勞）。3．與上司形成默契，可以直接找上司商量、請示。從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J(rèn)識。1．請示方法和報告方法； 2．計(jì)劃方法和總結(jié)方法； 3．受意方法； 4．傳達(dá)方法； 5．進(jìn)言方法；6．變通方法和擋駕方法； 7．分工方法與合作方法。受意就是文員接受和領(lǐng)會上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會上司在會議講話、文 件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見和想法等，易 于文員判斷和領(lǐng)會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就 某一問題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見和看法等）。受意方法要注意：（1）善于領(lǐng)會上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時機(jī)地貫徹實(shí)施。結(jié)合實(shí)際談體會。我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認(rèn)識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一 份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當(dāng)時，我沒有經(jīng)驗(yàn)，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點(diǎn)；事后，又怕顯 得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根 本就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。注意：同學(xué)們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進(jìn)行回答。但是要注意按 照以上的思路作答；而且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實(shí)際作答。既要簡要說明教材中的相關(guān)知識 點(diǎn)，又要結(jié)合實(shí)際談?wù)勛约旱捏w會。本題失分的原因大多是不結(jié)合實(shí)際談自己的感受，同學(xué) 們在回答本題時要加以注意。作業(yè)2一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。同：（1）都應(yīng)先問好，再傳達(dá)自己的信息；（2）都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；（3）通話結(jié)束，應(yīng)讓對方感受到自己愉快的心情；（4）都應(yīng)簡明扼要表達(dá)自己的意思。異：（1）打電話應(yīng)首先查清楚對方的電話號碼；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽。（2）打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒有這一步。二、怎樣做好為領(lǐng)導(dǎo)篩選電話的工作,主要做法有哪些？詢問對方來電目的，詢問對方是什么人，如果是推銷的，可直接拒絕。平常做好來電目錄，對特殊的人，特殊的號碼進(jìn)行登記。最好有一本各單位的，和其它單位領(lǐng)導(dǎo)人的電話號碼本。如果領(lǐng)導(dǎo)不在，需要傳話的話，記錄下來，以防忘記。三、簡要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門的名稱分揀。四、怎樣處理上司不在時的郵件？答：如果上司習(xí)慣于每天給辦公室打電話，就應(yīng)該把內(nèi)部信件和外來的信件分開，同時把每封郵件的內(nèi)容大致記錄，這樣就可以隨時向上司匯報；如果上司沒有每天給辦公室打電話的習(xí)慣，應(yīng)該主動打電話把需要上司親自處理的郵件告訴他，或者傳真一份給他；如果上司離開時間較長，應(yīng)把所有郵件——無論是私人郵件還是商業(yè)郵件——都通知給他；盡可能多處理一些郵件，在給上司的通知中應(yīng)清楚地說出郵件的主題，或者把郵件交給公司其他人處理；把寄給上司的郵包連續(xù)編號(如3—3—3—3—4)，這樣就會知道所寄的郵件上司是否全部收到了。如果上司外出不止一地，在郵包上編號就顯得尤為重要了；如果上司正在度假，并且不讓秘書轉(zhuǎn)交郵件時，可以把需要上司親自處理的郵件先保存下來，、把積壓的郵件分別裝入紙袋，標(biāo)上“需要簽字的郵件”、“需要某某處理的郵件”、“需要閱讀的郵件”、“報告”、和“一般閱讀材料”(上司可能想讀的各種各樣的廣告出版物)。五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？（答案請?jiān)跁系?9頁找，已標(biāo)注！）作業(yè)3一、提高會議效率,文秘人員應(yīng)注意哪些方面，請列出相關(guān)要點(diǎn)。答：為了提高會議的效率,有必要加強(qiáng)會議管理,做好會前準(zhǔn)備、會中控制和會后跟蹤三個環(huán)節(jié)的工作。會前準(zhǔn)備：質(zhì)疑會議的必要性明確會議的目標(biāo)確定會議議題：會議議題是指根據(jù)會議目的確定的要討論的話題或決策的對象。確定與會人員確定會議的基本程序,就是明確會議先做什么,后做什么,再做什么。會中控制有效控制會議的議題和進(jìn)程會后跟蹤：會議結(jié)束后,應(yīng)將會議內(nèi)容整理成會議紀(jì)要,會議紀(jì)要中應(yīng)包括相關(guān)部門，應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任、責(zé)任人,完成時間及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。二、日程安排計(jì)劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份預(yù)定表。日程安排計(jì)劃表的種類：（1）年預(yù)定表。是企業(yè)在每例行的主要業(yè)務(wù)活動，及有關(guān)公司的活動事項(xiàng)一覽表，所記載的活動事項(xiàng)有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。一般于年初將整個年 度的活動事項(xiàng)整理成表，再通知各部門。（2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個月的預(yù)定計(jì)劃，以一個月為單位，填寫該月要進(jìn)行的 會議、面談、出差、訪問等預(yù)定計(jì)劃。周預(yù)定表是一個月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃，此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定計(jì)劃，進(jìn)一步以時間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從 早到晚的業(yè)務(wù)活動?！?，編寫。三、文秘人員應(yīng)為上司的商務(wù)旅行做哪些準(zhǔn)備工作？請列出工作要點(diǎn)。(1)準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息。旅行計(jì)劃表要說明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn)、是乘飛機(jī)還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達(dá)的日期及時間、座位情況、旅館情況。旅行計(jì)劃要準(zhǔn)備三份，一份給上司，一份給他(她)的家人，一份給辦公室存檔。如果辦公室其他人想要并有權(quán)利要，應(yīng)再額外準(zhǔn)備一份。(2)制定約會計(jì)劃。約會計(jì)劃表應(yīng)該包括：城市名和省(州)名(如果是國外旅行，寫明城市名和國家名)，日期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼及任何備注或特別要提醒的事情。如果上司與某位洽談業(yè)務(wù)的人以前見過面，要把當(dāng)時記錄的檔案找出，交給上司。(3)為商務(wù)洽談收集資料。把上司旅行中將要處理的每一個問題的文件準(zhǔn)備好，如與某項(xiàng)要探討的問題有關(guān)的信件、備忘錄及其他相關(guān)資料。你可以用橡皮筋或大號回形針把所有相關(guān)的文件扎在一起，每一扎都要標(biāo)得清清楚楚。(4)決定旅行用品。把上司作商務(wù)旅行時需要帶的信箋信封和文具用品列出清單。打點(diǎn)行李時按照清單檢查，這樣就不會落下任何東西。四、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？1．提神醒腦的服務(wù)。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。2．私事方面的協(xié)助。協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項(xiàng)的時候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。3．財(cái)物管理。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入達(dá)到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。4．其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀(jì)念保管。舉辦一般規(guī)模的宴會,需要做哪些工作,請列出相關(guān)要點(diǎn),并選擇其中某一項(xiàng)工作，作出較為具體的說明。答：，定檔次 ，訂餐。不能到到的人員再次邀請。文秘人員應(yīng)在宴請開始的前一天通過電話了解情況，一切是否按照計(jì)劃執(zhí)行，可以采用倒計(jì)時的方法，將以上內(nèi)容再細(xì)化成更詳細(xì)的表格，逐項(xiàng)確定時限，要求負(fù)責(zé)人完成進(jìn)度，在宴請的當(dāng)天，文秘人員必須親自檢查每一項(xiàng)工作是否妥善安排，有否臨時發(fā)生的問題，如有應(yīng)盡快給予解決，文秘人員在宴會當(dāng)日應(yīng)負(fù)責(zé)招待的工作，迎客、帶路，宴會結(jié)束分送紀(jì)念品禮物，以及送客，要提醒客人帶回代辦保管的物品，會后協(xié)助收拾會場。作業(yè)4一、簡要闡述社交話題的選擇原則。合適的話題包括：（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人 情等；（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務(wù)等；（5）積極、健康的生活體驗(yàn)的話題；（6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。不合適的話題包括：（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。如個人私生活等。（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。（3）過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。（4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。（5）夸耀自己的話題。（6）庸俗的、色情的話題。（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？印章的使用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自 行更正的憑信。三、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。分送的基本原則：（1）屬于方針政策性的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告之類的文件，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理；（2）屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦；（3）分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理；（5）在文件份數(shù)少時，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱。四、按照文書立卷特征立卷，主要有幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本含義。本題主要考核本課程的第十四章第6點(diǎn)中的“文書立卷標(biāo)準(zhǔn)”這一知識點(diǎn)。1．類型：（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時間特征立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。2．按問題特征立卷的含義：將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián)系和處理情況，運(yùn)用最廣泛。（同學(xué)們回答第一個問題時，應(yīng)在以上要點(diǎn)的基礎(chǔ)上進(jìn)行一定的說明和闡述?；卮鸬诙€問題時，應(yīng)舉例說明。）五、簡要說明電子文件歸檔的基本方法。將應(yīng)歸檔的最終版本的文件存入磁、光介質(zhì)上。采用數(shù)據(jù)壓縮工具對網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)歸檔的電子文件進(jìn)行壓縮，然后刻入磁、光介質(zhì)上。將確定要?dú)w檔的電子文件在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行一次備份操作，然后將其存放在磁、光介質(zhì)上。采用“雙套制”歸檔，即同時保存電子文件及其紙質(zhì)形式。第四篇：辦公室管理】形成性考核冊答案(完整)【辦公室管理】形成性考核冊答案一、將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表二、辦公用易耗品主要包括哪些？第一章第5點(diǎn) 答：辦公用易耗品主要有：1