【文章內(nèi)容簡介】 用說明書的要求進行操作。（2）必須明確專人專責的專管制度，嚴禁任何人隨意使用，除非是配置給個人專用或指定公用的辦公設(shè)備。（3）注意安全，注意節(jié)電，注意衛(wèi)生，注意定期保養(yǎng)。（4）未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)允準，任何人嚴禁私自使用辦公設(shè)備，尤其是用于處理私人事務(wù)．（5）辦公設(shè)備的使用環(huán)境溫度為5℃至35℃，相對濕度為20％至85%，濕度過低時需用加涅器，溫度過高時需用除濕器，并放在距辦公設(shè)備5米左右的有效影響距離內(nèi)。（6）如果辦公設(shè)備不處于下作狀態(tài)，應(yīng)及時切斷電源。（7）使用電腦時要做到；不要讓陽光改射電腦，以免機殼老化，不要隨意放置茶水，以免碰翻杯子弄溫電腦，造成短路；不要在開機狀態(tài)下插拔各種電纜，以免燒壞接口；不要在軟盤驅(qū)動器工作指示燈亮著的時候抽取其中的軟盤．不要在運行程序還沒有回到DOS指示的情況下匆匆關(guān)機；不要使用來歷不明的軟件，防止病毒浸入，并且要配備必要的殺毒軟件，定期或經(jīng)常地對電腦進行保護性殺毒；不要在病毒入侵時使用電腦，除非有特殊的自我防護錯施．不要白己隨意處理電腦硬件故障．不要將電腦交給非專業(yè)人士修理，如有必要應(yīng)全程監(jiān)督。簡述在儲藏間存儲辦公用品時的注意事項。P20 ①儲藏間或物品柜要上鎖，確保安全。②儲藏間需要的面積取決于單位面積的大小。③在儲藏間或物品拒放置物品時，必須清楚地加標簽，以便迅速找到物品和標明新物應(yīng)放置的地方；新物品置干舊物品的下而或后面；先來的物品先發(fā)出，體積大、分量重的物品放置在最下面，以減少危險，小的物品、常用的物品應(yīng)放在前而，易干找尋和領(lǐng)?。晦k公耗材和打印機用品，必須保存在安全的地方，以便在需要時能輕松找到． ④儲藏辦公用品的地方應(yīng)有良好的照明，以便于找到所需物品。⑤辦公用晶應(yīng)保存在干燥和通風(fēng)良好的房間中。若存放在潮濕環(huán)境中，將有可能導(dǎo)致紙張不能正常地送入打印機或復(fù)印機中。⑥訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。辦公室管理作業(yè)2（第三、第四章）一、設(shè)計題調(diào)研工作大體上可分為三個階段，即準備階段、實施階段和完成階段，請對調(diào)研工作的三個階段進行詳細設(shè)計。P34第四篇：2012年電大辦公室管理形成性考核冊答案[范文模版]辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)1 1．一、將辦公室實務(wù)工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。辦公室實務(wù)工作一覽表 序 國內(nèi)一般性 國外一般性 國內(nèi)企業(yè)（含外企）1 [文書撰寫] 按上司的口頭或書面指示完成信函。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容 2 [文書制作] 復(fù)印資料。打印文稿及表格 3 [文書處理] 在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的處理。4 [檔案管理] 檔案管理。5 [會議組織] 安排會議事務(wù)，并做會議記錄或綱要。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。6 [調(diào)查研究] 協(xié)助上司準備書面的財務(wù)報告、研究報告。7 [信息資料] 準備好公司要公開的資料； 收集及整理各種信息 8 [信訪工作] 替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。接待賓客和員工的來訪。9 [接待工作] 接待來訪賓客； 接待賓客和員工的來訪。10 [協(xié)調(diào)工作] 以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。（空）11 [督查工作] 督導(dǎo)一般職員或速記員。（空）12 [日程安排] 替上司定約會并做好記錄；（空）13 [日常事務(wù)] 閱讀并分類信件 通訊事務(wù)、電話； 14 [辦公室管理]（空）辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設(shè)備及用品 15 [其他臨時交辦的事項] 以速記記下上司交待的事項； 執(zhí)行上司交辦事項 16（空）替上司申報交納所得稅及辦理退稅。（空）17（空）（空）外出辦事，如銀行、郵局等。2公用易耗品主要包括哪些？辦公用易耗品主要有：（1）信封、紙張；（2）軟盤、光盤等；（3）鉛筆；（4）圓珠筆；（5）簽字筆或鋼筆；（6）修正液或修正帶；（7）印盒；（8）各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；（9）小刀；（10）日歷等；（11）其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。3簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關(guān)系如何？文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。（1）計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進行效率會最佳。（2）實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的 工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預(yù)期的期限。（3）檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工 作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。其次，說明三個步驟之間的關(guān)系。三者的關(guān)系為：先作計劃，付諸實施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。文員首先要仔細制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實施，并嚴格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié)果對下一次的計劃有所幫助和啟示。按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計劃書。從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J識。1．請示方法和報告方法； 2．計劃方法和總結(jié)方法； 3．受意方法； 4．傳達方法； 5．進言方法；6．變通方法和擋駕方法； 7．分工方法與合作方法。受意就是文員接受和領(lǐng)會上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會上司在會議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等）。受意方法要注意：（1）善于領(lǐng)會上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。結(jié)合實際談體會。我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根本就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。注意：同學(xué)們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進行回答。但是要注意按照以上的思路作答；而且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實際作答。既要簡要說明教材中的相關(guān)知識點，又要結(jié)合實際談?wù)勛约旱捏w會。本題失分的原因大多是不結(jié)合實際談自己的感受，同學(xué)們在回答本題時要加以注意。作業(yè)2從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。（1）都應(yīng)先問好，再傳達自己的信息；（2）都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；（3）通話結(jié)束，應(yīng)讓對方感受到自己愉快的心情；（4）都應(yīng)簡明扼要表達自己的意思。異：（1）打電話應(yīng)首先查清楚對方的電話號碼；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽。（2）打電話應(yīng)將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。，主要做法有那些？需要掌握四個情況：一是了解領(lǐng)導(dǎo)的工作。二是了解領(lǐng)導(dǎo)的性格。三是了解領(lǐng)導(dǎo)的意圖。四是了解領(lǐng)導(dǎo)的作息時間。平常做好來電目錄，對特殊的人，特殊的號碼進行登記。最好有一本各單位的，和其它單位領(lǐng)導(dǎo)人的電話號碼本。如果領(lǐng)導(dǎo)不在，需要傳話的話，記錄下來，以防忘記。簡要回答郵件分揀的一般標準。（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門的名稱分揀。怎樣處理上司不在時的郵件？領(lǐng)導(dǎo)不在秘書處理信件或郵件時，應(yīng)該將公司和外來的信件或郵件分開，并把內(nèi)容大致記錄下來。主動與上司聯(lián)系，告訴上司需要親自處理的郵件或信件。把信件或郵件交給公司有權(quán)處理的人回復(fù)。把寄給上司的信件或郵件連續(xù)編號。(1)將公司和外來的信件或郵件分開，并把內(nèi)容大致記錄下來。(2)主動與上司聯(lián)系，告訴上司需要親自處理的郵件或信件。(3)把信件或郵件交給公司有權(quán)處理的人回復(fù)。(4)把寄給上司的信件或郵件連續(xù)編號。(5)把需要上司親自處理的信件或郵件保存下來，并在通知發(fā)件人已收到的信中告訴對 方何時可以得到回復(fù)。(6)把積壓的信件或郵件分別裝入紙袋中，標上“需要處理”的字樣。怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？（1）上司正在開會時；（2）上司繁忙時；（3）上司即將外出時；（4）遠道來訪或有重要事情的來訪時。作業(yè)3提高會議效率，文秘人員應(yīng)注意那些方面，請列出相關(guān)要點。工作會議注意事項（1）、會議通知：會議通知的發(fā)放時間一般是會前一周發(fā)放，以便于參加會議的人員做工作計劃（緊急會議可以電話通知）。會議通知的內(nèi)容應(yīng)包括如下幾項：會議標題：標題要簡潔、明了，要突出會議內(nèi)容。會議時間：具體開會時間，會議地點：具體開會地點（如果是在外部開會要具體詳細，最好附帶行車路線，在會議地點擺放指示牌）會議內(nèi)容：具體工作會議的內(nèi)容。參會人員：具體參加會議的人員。署名：發(fā)文單位/部門的署名、日期（在通知的右下角）（2）、會議材料的準備：會議材料最好要提前一天準備好。會議會場布置：①、會議條幅：要提前一天制作好并認真仔細檢查條幅的內(nèi)容的正確性（特別是要注意詞義的具體情境），最好在會議的前一天下午掛好（會議在第二天上午召開）或上午掛好（會議在當天的下午召開）；②、音響、話筒:會議前一天要把音響、話筒調(diào)試好（注意話筒的電池有無充足的電量，最好換未經(jīng)使用的電池）；③、投影設(shè)備：會議前一天要調(diào)試好；④、桌椅位置的擺放：位置的擺放要講究次序，特別是領(lǐng)導(dǎo)的座次（具體情況具體分析，一般情況下領(lǐng)導(dǎo)是很在乎的，一定要小心哦），領(lǐng)導(dǎo)出席牌的排放位置。⑤、茶水：安排工作后勤人員的倒茶工作，領(lǐng)導(dǎo)到茶水到，工作后勤人員要具備基本的禮儀常識。⑥、簽到表：一般的會議要準備簽到表，要求到會的各位簽到，一邊留底登記。⑦、會議紀要：一般會以結(jié)束后有會議記錄人員撰寫會議紀要，紀要會議的主要內(nèi)容，留底存檔，作為歷史資料。社會化大生產(chǎn)和快節(jié)奏生活要求節(jié)約會議成本，提高會議效率，這也是企事業(yè)單位提高經(jīng)濟和社會效率最本質(zhì)的要求。要提高會議效率，文秘人員必須注意以下幾點：遵循法律法規(guī)合理確定會議目標確定必要的與會者減少會議數(shù)量縮小會議規(guī)模簡化會議程序縮短會議時間控制會議經(jīng)費分析會議成本日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份預(yù)定表。日程安排計劃表的種類：（1）年預(yù)定表。是企業(yè)在每例行的主要業(yè)務(wù)活動，及有關(guān)公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀念日、年休假等。一般于年初將整個年度的活動事項整理成表，再通知各部門。（2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個月的預(yù)定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的會議、面談、出差、訪問等預(yù)定計劃。周預(yù)定表是一個月預(yù)定計劃中的一周計劃，此預(yù)定計劃比月預(yù)定表更詳細。日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定計劃，進一步以時間為單位，詳細地預(yù)定從 早到晚的業(yè)務(wù)活動?！?，編寫。？請列出工作要點。(1)準備旅行計劃和旅館信息。旅行計劃表要說明出發(fā)和到達地點、是乘飛機還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達的日期及時間、座位情況、旅館情況。旅行計劃要準備三份，一份給上司，一份給他(她)的家人，一份給辦公室存檔。如果辦公室其他人想要并有權(quán)利要，應(yīng)再額外準備一份。(2)制定約會計劃。約會計劃表應(yīng)該包括：城市名和省(州)名(如果是國外旅行，寫明城市名和國家名)，日期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼及任何備注或特別要提醒的事情。如果上司與某位洽談業(yè)務(wù)的人以前見過面，要把當時記錄的檔案找出，交給上司。(3)為商務(wù)洽談收集資料。把上司旅行中將要處理的每一個問題的文件準備好，如與某項要探討的問題有關(guān)的信件、備忘錄及其他相關(guān)資料。你可以用橡皮筋或大號回形針把所有相關(guān)的文件扎在一起，每一扎都要標得清清楚楚。(4)決定旅行用品。把上司作商務(wù)旅行時需要帶的信箋信封和文具用品列出清單。打點行李時按照清單檢查，這樣就不會落下任何東西。旅行用品一覽表信紙、信封(普通的、公司的、大號的)、郵票筆記本地址目錄：電話、傳真等號碼日歷卡世界各地時間表國際電話號碼表文件夾商業(yè)名片聲像材料手機、手提電腦、軟盤、微型錄音機，或者是掌上電腦等現(xiàn)金、私人與商業(yè)支票簿、私人與商業(yè)信用卡相關(guān)檔案旅行指南和地圖冊、旅行目的地的風(fēng)土人情介紹日程表、約會安排表、時間表和計劃表護照、簽證等鋼筆、鉛筆回形針、剪刀、橡皮筋、透明膠帶、別針、尺子圖章和印泥盒急救藥盒(5)行李問題。上司也許想知道在飛機上可以免費帶多重和多大的行李。文秘人員通過航空公司出版的旅行計劃手冊或旅行社代辦人可了解這些信息。而且經(jīng)常旅行的人總是增加他們的個人保險金以獲得毀壞、損失的賠償。要準備隨身攜帶的行李，有些。主管人員短途旅行時隨身帶一只小提箱和一只公事包，或者一只從旁邊打開有兩格的公文包?？梢园岩路旁谙赂?，這樣下飛機可直接去約會，而不必先去旅館放行李。文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？提神醒腦的服務(wù)。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛 巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。私事方面的協(xié)助。協(xié)助的方法應(yīng)視實際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事