【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 用說明書的要求進(jìn)行操作。（2）必須明確專人專責(zé)的專管制度，嚴(yán)禁任何人隨意使用，除非是配置給個(gè)人專用或指定公用的辦公設(shè)備。（3）注意安全，注意節(jié)電，注意衛(wèi)生，注意定期保養(yǎng)。（4）未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)允準(zhǔn)，任何人嚴(yán)禁私自使用辦公設(shè)備，尤其是用于處理私人事務(wù)．（5）辦公設(shè)備的使用環(huán)境溫度為5℃至35℃，相對(duì)濕度為20％至85%，濕度過低時(shí)需用加涅器，溫度過高時(shí)需用除濕器，并放在距辦公設(shè)備5米左右的有效影響距離內(nèi)。（6）如果辦公設(shè)備不處于下作狀態(tài)，應(yīng)及時(shí)切斷電源。（7）使用電腦時(shí)要做到；不要讓陽光改射電腦，以免機(jī)殼老化，不要隨意放置茶水，以免碰翻杯子弄溫電腦，造成短路；不要在開機(jī)狀態(tài)下插拔各種電纜，以免燒壞接口；不要在軟盤驅(qū)動(dòng)器工作指示燈亮著的時(shí)候抽取其中的軟盤．不要在運(yùn)行程序還沒有回到DOS指示的情況下匆匆關(guān)機(jī)；不要使用來歷不明的軟件，防止病毒浸入，并且要配備必要的殺毒軟件，定期或經(jīng)常地對(duì)電腦進(jìn)行保護(hù)性殺毒；不要在病毒入侵時(shí)使用電腦，除非有特殊的自我防護(hù)錯(cuò)施．不要白己隨意處理電腦硬件故障．不要將電腦交給非專業(yè)人士修理，如有必要應(yīng)全程監(jiān)督。簡(jiǎn)述在儲(chǔ)藏間存儲(chǔ)辦公用品時(shí)的注意事項(xiàng)。P20 ①儲(chǔ)藏間或物品柜要上鎖，確保安全。②儲(chǔ)藏間需要的面積取決于單位面積的大小。③在儲(chǔ)藏間或物品拒放置物品時(shí)，必須清楚地加標(biāo)簽，以便迅速找到物品和標(biāo)明新物應(yīng)放置的地方；新物品置干舊物品的下而或后面；先來的物品先發(fā)出，體積大、分量重的物品放置在最下面，以減少危險(xiǎn)，小的物品、常用的物品應(yīng)放在前而，易干找尋和領(lǐng)??；辦公耗材和打印機(jī)用品，必須保存在安全的地方，以便在需要時(shí)能輕松找到． ④儲(chǔ)藏辦公用品的地方應(yīng)有良好的照明，以便于找到所需物品。⑤辦公用晶應(yīng)保存在干燥和通風(fēng)良好的房間中。若存放在潮濕環(huán)境中，將有可能導(dǎo)致紙張不能正常地送入打印機(jī)或復(fù)印機(jī)中。⑥訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。辦公室管理作業(yè)2（第三、第四章）一、設(shè)計(jì)題調(diào)研工作大體上可分為三個(gè)階段，即準(zhǔn)備階段、實(shí)施階段和完成階段，請(qǐng)對(duì)調(diào)研工作的三個(gè)階段進(jìn)行詳細(xì)設(shè)計(jì)。P34第四篇：2012年電大辦公室管理形成性考核冊(cè)答案[范文模版]辦公室管理形成性考核冊(cè)答案作業(yè)1 1．一、將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡(jiǎn)要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表 序 國(guó)內(nèi)一般性 國(guó)外一般性 國(guó)內(nèi)企業(yè)（含外企）1 [文書撰寫] 按上司的口頭或書面指示完成信函。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容 2 [文書制作] 復(fù)印資料。打印文稿及表格 3 [文書處理] 在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。信函和郵件的處理。4 [檔案管理] 檔案管理。5 [會(huì)議組織] 安排會(huì)議事務(wù)，并做會(huì)議記錄或綱要。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容。6 [調(diào)查研究] 協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究報(bào)告。7 [信息資料] 準(zhǔn)備好公司要公開的資料； 收集及整理各種信息 8 [信訪工作] 替上司接洽外界人士。例如記者、工會(huì)職員等。接待賓客和員工的來訪。9 [接待工作] 接待來訪賓客； 接待賓客和員工的來訪。10 [協(xié)調(diào)工作] 以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。（空）11 [督查工作] 督導(dǎo)一般職員或速記員。（空）12 [日程安排] 替上司定約會(huì)并做好記錄；（空）13 [日常事務(wù)] 閱讀并分類信件 通訊事務(wù)、電話； 14 [辦公室管理]（空）辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設(shè)備及用品 15 [其他臨時(shí)交辦的事項(xiàng)] 以速記記下上司交待的事項(xiàng)； 執(zhí)行上司交辦事項(xiàng) 16（空）替上司申報(bào)交納所得稅及辦理退稅。（空）17（空）（空）外出辦事，如銀行、郵局等。2公用易耗品主要包括哪些？辦公用易耗品主要有：（1）信封、紙張；（2）軟盤、光盤等；（3）鉛筆；（4）圓珠筆；（5）簽字筆或鋼筆；（6）修正液或修正帶；（7）印盒；（8）各種小型機(jī)器，如訂書機(jī)（包括訂書針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期號(hào)碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；（9）小刀；（10）日歷等；（11）其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。3簡(jiǎn)要闡述文員工作的三個(gè)步驟，相互關(guān)系如何？文員工作分為三個(gè)步驟：計(jì)劃、實(shí)施和檢查。（1）計(jì)劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最佳。（2）實(shí)施的步驟，要注意：同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的 工作無論是哪一種，都要正確地實(shí)施；配合上司預(yù)期的期限。（3）檢查的步驟，要分析計(jì)劃和實(shí)績(jī)的差異，并把以前進(jìn)行過的工作或別人做過的工 作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。其次，說明三個(gè)步驟之間的關(guān)系。三者的關(guān)系為：先作計(jì)劃，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計(jì)劃——實(shí)施——檢查”這樣一個(gè)滾動(dòng)的過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。文員首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，然后根據(jù)這個(gè)計(jì)劃去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個(gè)結(jié)果對(duì)下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計(jì)劃書。從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會(huì)或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J(rèn)識(shí)。1．請(qǐng)示方法和報(bào)告方法； 2．計(jì)劃方法和總結(jié)方法； 3．受意方法； 4．傳達(dá)方法； 5．進(jìn)言方法；6．變通方法和擋駕方法； 7．分工方法與合作方法。受意就是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司的意圖。可以分為直接受意（即領(lǐng)會(huì)上司在會(huì)議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時(shí)，直接就某一問題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會(huì)）和間接受意（即上司在平時(shí)隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見和看法等）。受意方法要注意：（1）善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；（4）必要時(shí)可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。結(jié)合實(shí)際談體會(huì)。我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認(rèn)識(shí)到，在受意時(shí)，充分做好記錄的重要性。才開始工作時(shí)，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡(jiǎn)介，內(nèi)容要包括四個(gè)部分——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績(jī)。當(dāng)時(shí)，我沒有經(jīng)驗(yàn)，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點(diǎn)；事后，又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請(qǐng)示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡(jiǎn)介根本就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡(jiǎn)介。從這個(gè)事情中，我體會(huì)到了在受意時(shí)，做好記錄的重要性。注意：同學(xué)們?cè)诨卮疬@道題的時(shí)候，可以只選擇其中一個(gè)題目進(jìn)行回答。但是要注意按照以上的思路作答；而且要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實(shí)際作答。既要簡(jiǎn)要說明教材中的相關(guān)知識(shí)點(diǎn)，又要結(jié)合實(shí)際談?wù)勛约旱捏w會(huì)。本題失分的原因大多是不結(jié)合實(shí)際談自己的感受，同學(xué)們?cè)诨卮鸨绢}時(shí)要加以注意。作業(yè)2從文員工作的角度對(duì)比說明打電話和接聽電話的異同。（1）都應(yīng)先問好，再傳達(dá)自己的信息；（2）都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；（3）通話結(jié)束，應(yīng)讓對(duì)方感受到自己愉快的心情；（4）都應(yīng)簡(jiǎn)明扼要表達(dá)自己的意思。異：（1）打電話應(yīng)首先查清楚對(duì)方的電話號(hào)碼；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽。（2）打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒有這一步。，主要做法有那些？需要掌握四個(gè)情況：一是了解領(lǐng)導(dǎo)的工作。二是了解領(lǐng)導(dǎo)的性格。三是了解領(lǐng)導(dǎo)的意圖。四是了解領(lǐng)導(dǎo)的作息時(shí)間。平常做好來電目錄，對(duì)特殊的人，特殊的號(hào)碼進(jìn)行登記。最好有一本各單位的，和其它單位領(lǐng)導(dǎo)人的電話號(hào)碼本。如果領(lǐng)導(dǎo)不在，需要傳話的話，記錄下來，以防忘記。簡(jiǎn)要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門的名稱分揀。怎樣處理上司不在時(shí)的郵件？領(lǐng)導(dǎo)不在秘書處理信件或郵件時(shí)，應(yīng)該將公司和外來的信件或郵件分開，并把內(nèi)容大致記錄下來。主動(dòng)與上司聯(lián)系，告訴上司需要親自處理的郵件或信件。把信件或郵件交給公司有權(quán)處理的人回復(fù)。把寄給上司的信件或郵件連續(xù)編號(hào)。(1)將公司和外來的信件或郵件分開，并把內(nèi)容大致記錄下來。(2)主動(dòng)與上司聯(lián)系，告訴上司需要親自處理的郵件或信件。(3)把信件或郵件交給公司有權(quán)處理的人回復(fù)。(4)把寄給上司的信件或郵件連續(xù)編號(hào)。(5)把需要上司親自處理的信件或郵件保存下來，并在通知發(fā)件人已收到的信中告訴對(duì) 方何時(shí)可以得到回復(fù)。(6)把積壓的信件或郵件分別裝入紙袋中，標(biāo)上“需要處理”的字樣。怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？（1）上司正在開會(huì)時(shí)；（2）上司繁忙時(shí)；（3）上司即將外出時(shí)；（4）遠(yuǎn)道來訪或有重要事情的來訪時(shí)。作業(yè)3提高會(huì)議效率，文秘人員應(yīng)注意那些方面，請(qǐng)列出相關(guān)要點(diǎn)。工作會(huì)議注意事項(xiàng)（1）、會(huì)議通知：會(huì)議通知的發(fā)放時(shí)間一般是會(huì)前一周發(fā)放，以便于參加會(huì)議的人員做工作計(jì)劃（緊急會(huì)議可以電話通知）。會(huì)議通知的內(nèi)容應(yīng)包括如下幾項(xiàng)：會(huì)議標(biāo)題：標(biāo)題要簡(jiǎn)潔、明了，要突出會(huì)議內(nèi)容。會(huì)議時(shí)間：具體開會(huì)時(shí)間，會(huì)議地點(diǎn)：具體開會(huì)地點(diǎn)（如果是在外部開會(huì)要具體詳細(xì)，最好附帶行車路線，在會(huì)議地點(diǎn)擺放指示牌）會(huì)議內(nèi)容：具體工作會(huì)議的內(nèi)容。參會(huì)人員：具體參加會(huì)議的人員。署名：發(fā)文單位/部門的署名、日期（在通知的右下角）（2）、會(huì)議材料的準(zhǔn)備：會(huì)議材料最好要提前一天準(zhǔn)備好。會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置：①、會(huì)議條幅：要提前一天制作好并認(rèn)真仔細(xì)檢查條幅的內(nèi)容的正確性（特別是要注意詞義的具體情境），最好在會(huì)議的前一天下午掛好（會(huì)議在第二天上午召開）或上午掛好（會(huì)議在當(dāng)天的下午召開）；②、音響、話筒:會(huì)議前一天要把音響、話筒調(diào)試好（注意話筒的電池有無充足的電量，最好換未經(jīng)使用的電池）；③、投影設(shè)備：會(huì)議前一天要調(diào)試好；④、桌椅位置的擺放：位置的擺放要講究次序，特別是領(lǐng)導(dǎo)的座次（具體情況具體分析，一般情況下領(lǐng)導(dǎo)是很在乎的，一定要小心哦），領(lǐng)導(dǎo)出席牌的排放位置。⑤、茶水：安排工作后勤人員的倒茶工作，領(lǐng)導(dǎo)到茶水到，工作后勤人員要具備基本的禮儀常識(shí)。⑥、簽到表：一般的會(huì)議要準(zhǔn)備簽到表，要求到會(huì)的各位簽到，一邊留底登記。⑦、會(huì)議紀(jì)要：一般會(huì)以結(jié)束后有會(huì)議記錄人員撰寫會(huì)議紀(jì)要，紀(jì)要會(huì)議的主要內(nèi)容，留底存檔，作為歷史資料。社會(huì)化大生產(chǎn)和快節(jié)奏生活要求節(jié)約會(huì)議成本，提高會(huì)議效率，這也是企事業(yè)單位提高經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效率最本質(zhì)的要求。要提高會(huì)議效率，文秘人員必須注意以下幾點(diǎn)：遵循法律法規(guī)合理確定會(huì)議目標(biāo)確定必要的與會(huì)者減少會(huì)議數(shù)量縮小會(huì)議規(guī)模簡(jiǎn)化會(huì)議程序縮短會(huì)議時(shí)間控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)分析會(huì)議成本日程安排計(jì)劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份預(yù)定表。日程安排計(jì)劃表的種類：（1）年預(yù)定表。是企業(yè)在每例行的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，及有關(guān)公司的活動(dòng)事項(xiàng)一覽表，所記載的活動(dòng)事項(xiàng)有股東大會(huì)、董事會(huì)、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。一般于年初將整個(gè)年度的活動(dòng)事項(xiàng)整理成表，再通知各部門。（2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個(gè)月的預(yù)定計(jì)劃，以一個(gè)月為單位，填寫該月要進(jìn)行的會(huì)議、面談、出差、訪問等預(yù)定計(jì)劃。周預(yù)定表是一個(gè)月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃，此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定計(jì)劃，進(jìn)一步以時(shí)間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從 早到晚的業(yè)務(wù)活動(dòng)。—，編寫。？請(qǐng)列出工作要點(diǎn)。(1)準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息。旅行計(jì)劃表要說明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn)、是乘飛機(jī)還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間、座位情況、旅館情況。旅行計(jì)劃要準(zhǔn)備三份，一份給上司，一份給他(她)的家人，一份給辦公室存檔。如果辦公室其他人想要并有權(quán)利要，應(yīng)再額外準(zhǔn)備一份。(2)制定約會(huì)計(jì)劃。約會(huì)計(jì)劃表應(yīng)該包括：城市名和省(州)名(如果是國(guó)外旅行，寫明城市名和國(guó)家名)，日期和時(shí)間，與上司約會(huì)者的姓名、公司和地址，電話號(hào)碼及任何備注或特別要提醒的事情。如果上司與某位洽談業(yè)務(wù)的人以前見過面，要把當(dāng)時(shí)記錄的檔案找出，交給上司。(3)為商務(wù)洽談收集資料。把上司旅行中將要處理的每一個(gè)問題的文件準(zhǔn)備好，如與某項(xiàng)要探討的問題有關(guān)的信件、備忘錄及其他相關(guān)資料。你可以用橡皮筋或大號(hào)回形針把所有相關(guān)的文件扎在一起，每一扎都要標(biāo)得清清楚楚。(4)決定旅行用品。把上司作商務(wù)旅行時(shí)需要帶的信箋信封和文具用品列出清單。打點(diǎn)行李時(shí)按照清單檢查，這樣就不會(huì)落下任何東西。旅行用品一覽表信紙、信封(普通的、公司的、大號(hào)的)、郵票筆記本地址目錄：電話、傳真等號(hào)碼日歷卡世界各地時(shí)間表國(guó)際電話號(hào)碼表文件夾商業(yè)名片聲像材料手機(jī)、手提電腦、軟盤、微型錄音機(jī)，或者是掌上電腦等現(xiàn)金、私人與商業(yè)支票簿、私人與商業(yè)信用卡相關(guān)檔案旅行指南和地圖冊(cè)、旅行目的地的風(fēng)土人情介紹日程表、約會(huì)安排表、時(shí)間表和計(jì)劃表護(hù)照、簽證等鋼筆、鉛筆回形針、剪刀、橡皮筋、透明膠帶、別針、尺子圖章和印泥盒急救藥盒(5)行李問題。上司也許想知道在飛機(jī)上可以免費(fèi)帶多重和多大的行李。文秘人員通過航空公司出版的旅行計(jì)劃手冊(cè)或旅行社代辦人可了解這些信息。而且經(jīng)常旅行的人總是增加他們的個(gè)人保險(xiǎn)金以獲得毀壞、損失的賠償。要準(zhǔn)備隨身攜帶的行李，有些。主管人員短途旅行時(shí)隨身帶一只小提箱和一只公事包，或者一只從旁邊打開有兩格的公文包?？梢园岩路旁谙赂?，這樣下飛機(jī)可直接去約會(huì)，而不必先去旅館放行李。文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？提神醒腦的服務(wù)。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛 巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。私事方面的協(xié)助。協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事