【文章內容簡介】 審批階段，資金將以預算的形式明確和分配下來。預算分配的過程和成本計劃的過程剛好相反。它是沿項目的結構自上而下分配下去的。預算和成本計劃的區(qū)別在系統(tǒng)中是很微妙的。預算是具有束縛力的，它是管理層控制一段時間內成本發(fā)展的審批工具。當計劃批準為預算后，這種束縛是體現(xiàn)在成本總額 上的。明細的實際 /計劃比較是分析的工具，而不具有直接的約束力。 可用性控制在一定程度上體現(xiàn)了預算的束縛力。在項目的進行過程中，可使用的資金將被投入到不同的地方。承諾（指采購定單和采購請求）和實際成本相繼發(fā)生。同時分配給該項目的消耗預算定單也將陸續(xù)發(fā)生各種成本。所有這些統(tǒng)稱為“已分配資金”。當然我們可以使用“資金使用概覽”等報表控制預算的使用，但是這種控制是被動的，也就是說，你必須自己去看這個報表才能知道預算使用情況，才能實施某種控制手段，比如凍結成本的發(fā)生，或通知相關人員。 ERP 項目管理系統(tǒng)還提供了主動的“ 可用性控制”。在執(zhí)行成本相關的操作時，系統(tǒng)將自動計算已分配資金并和預算比較。如果超過了某個容忍水平（比如“ 90%預算已分配”，或“預算超過 5%”等等），將觸發(fā)各種系統(tǒng)反映（比如，警告，警告并發(fā)送電子郵件或錯誤信息）。我們可以在后臺靈活地定義各種容忍水平和系統(tǒng)的反映方式。系統(tǒng)在計算已分配資金時會自動尋找相關的 WBS 元素，并自動匯總它下層的所有成本對象的已分配資金。 對于預算控制，系統(tǒng)還提供了各種工具：原始預算編制，預算更新，預算釋放和預算結轉。預算更新包括了預算增加，預算返還和預算劃撥。預算釋放功能使得我們可 以分階段部分地釋放預算，以避免預算過早的耗盡。預算的結轉是指可以將本年未使用完的項目預算結轉到下一會計年度。 此外，如果我們使用 ERP 的投資管理模塊。那么投資項目作為企業(yè)投資計劃的實現(xiàn)工具，將被納入整個企業(yè)投資計劃的成本計劃和預算控制架構中。 承諾和實際成本 和其他管理會計模塊類似，項目實際成本流的來源是 ERP 系統(tǒng)的各種業(yè)務模塊。除了實際成本流以外，承諾（指采購申請和采購定單這些將來的成本流）也是項目需要控制的。這些業(yè)務模塊包括： 1采購：采購申請，采購定單，收貨和服務確認。 2庫存管理：物料領用。 3財務會計：總帳過帳。 4管理會計：間接費用法，流程成本（ ABC 成本法），利息計算，結算（定單），分配，分攤，作業(yè)分配。 5項目系統(tǒng)管理：確認（ Confirmation）。 確認（ Confirmation）記錄了活動或活動元素的進展情況（主要包括實際時間和預計剩余時間），從而使我們可以作出關于項目將來發(fā)展的預測。確認的動作在系統(tǒng)中會實現(xiàn)多項功能，其中包括實際成本過帳。我們可以用很多方式來完成確認： 1單獨確認，對個別網(wǎng)絡，活動，活動元素或產(chǎn)能的確認。 2匯總確認。 3從信息系統(tǒng)出發(fā)，生成要求確認的工作流，發(fā)送給相關用戶進行確認。 4使用跨模塊的時間表（ Time Sheet）。時間表是 ERP 系統(tǒng)中記錄個人工作時間及工作對象的工具。說它是跨模塊的，是因為時間表的數(shù)據(jù)可以被很多模塊使用，比如人力資源，項目系統(tǒng)，設備維護，管理會計，服務管理等等。 5使用 Inter完成單獨確認，匯總確認或填寫時間表。 6通過系統(tǒng)接口，從 PDA 設備，或其他外部系統(tǒng)輸入數(shù)據(jù)。 項目中的物料 在項目結構這一節(jié)中，我們介紹了物料構件可以分配給網(wǎng)絡中的活動。這種分配的含義是指這些部件或原材料是 在項目的這個階段所必須的，因此需要被保留或預定。根據(jù)項目以及物料的特征，這些物料將通過觸發(fā) MRP 或者采購來獲得。從圖三我們看到項目系統(tǒng)這個模塊從項目的角度集成了銷售，采購和生產(chǎn)等模塊。而項目中的物料是這種集成的一種重要形式。 項目中的物料是項目管理中一個復雜的組成部分。比如有些物料是直接采購的，有些物料有BOM 和工藝路線，是企業(yè)內部制造的（如圖三中分別指向采購和生產(chǎn)的箭頭）。再比如有些物料是納入庫存管理的，有些則完全不納入庫存管理體系。再比如有些庫存是項目專用的，而有些是企業(yè)統(tǒng)籌計劃的。再比如有些庫存是有 價值的，而有些是不含價值的（或者說只管理物流而不管理價值流），諸如此類。這些都體現(xiàn)了 ERP 的高可配置性和靈活性。但是由于這個組成部分更多的涉及物流管理，因此本文中我們只選取一種常用的情景，從財務的角度來介紹項目中的物料這個功能。 我們的情景如圖四所示，在項目 W100 中，活動 3100 分配給 WBS 元素 。在這個活動中需要物料構件 W71600。 W71600 是一種公司內部制造的部件，它的 BOM 包含三種原材料，分別是 W71610， W71620 和 W71630。該項目物料的庫存都是項目專用庫存。項目專用庫存（ Project Stock）和統(tǒng)籌庫存（ Collective Stock）存在以下區(qū)別： 1項目專用庫存的物料需求計劃（ MRP）是分項目運行的，和統(tǒng)籌庫存是分開的。 2項目專用庫存除了本項目，不能作其他使用。（當然可以由專門的操作先將項目專用庫存轉作普通庫存。） 3項目專用庫存的生產(chǎn)定單及其成本，采購定單及其承諾等物流過程都可以在項目信息系統(tǒng)中分項目反映。而統(tǒng)籌庫存的物流過程是不分項目的，因此只有到最后庫存被項目領用才會在項目信息系統(tǒng)中反映，在這之前的過程在項目中是無法反映的。 4項目專 用庫存的估價和科目都可以和普通庫存分開。此外，該項目的庫存都是有價值的，即物流和價值流同步，物料移動會自動產(chǎn)生相應的財務憑證。 生產(chǎn)定單 ：W716 00WBS 元素： W100 . 3活動： 3100物料構件： W716 00原材料 : W716 10 W716 20 W716 30采購定單生產(chǎn)定單成本 計劃 實際作業(yè) 3,00 0 3,2 50材料 W716 10 6 00 6 00材料 W716 20 2 ,0 00 2 ,0 00材料 W716 30 1 00 1 00完工入庫 5,700 5,700? 0 25 0? 采購申請 /采購定單? 采購收貨? 生產(chǎn)領料? 工票確認? 完工入庫? 發(fā)貨到活動WBS 元素： W100圖 4 ：項目中的物料流程 在本情景中，已經(jīng)通過 MRP 生成了物料構件 W71600 的生產(chǎn)定單以及三項原材料的采購定單。我們的介紹從采購定單開始，下文的每一步對應圖四中的 ① ⑥： 1． 采購定單。對于項目 W100 的物料需求計劃（ MRP）為該項目的所有物料以項目專用庫存的形式作出計劃。 MRP 的結果之一是對于 W71610， W71620 和 W71630 三種原材料的采購申請。