【文章內(nèi)容簡介】 年9月137頁起第二篇：秘書信息工作之我見10文秘33110趙揚(yáng)秘書信息工作之我見在我眼中秘書工作是一件十分復(fù)雜的工作，雖然表面上看上去非常簡單，人人都會做。但是要做得又好又快是需要經(jīng)過不斷地學(xué)習(xí)和磨練才能鍛煉出來的。特別是秘書信息工作，更加需要秘書工作人員有良好地信息觀念和信息意識。信息工作是秘書人員重要的基礎(chǔ)性工作之一，秘書人員的信息工作是直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，信息是領(lǐng)導(dǎo)決策的基礎(chǔ)和依據(jù)，秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)決策主要是通過為領(lǐng)導(dǎo)者提供信息來實現(xiàn)的，秘書人員的信息工作水平直接影響著為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)水平的高低，其重要意義顯而易見。信息是現(xiàn)代社會的寶貴資源，隨著社會的發(fā)展，信息的價值將不斷飚升，信息時代的到來，既給秘書工作帶來了難得的發(fā)展機(jī)遇，同時也帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，秘書人員應(yīng)如何在信息時代做好信息工作，更好地發(fā)揮秘書人員的參謀、助手作用呢?我認(rèn)為秘書人員在做好 傳統(tǒng)的信息工作的基礎(chǔ)上，應(yīng)加強(qiáng)以下幾方面的工作：一、強(qiáng)化信息觀念和信息意識現(xiàn)代秘書的信息觀念，是秘書人員對信息的初步認(rèn)識以及在秘書工作實踐活動中形成的對信息價值的總體印象。比如對待信息技術(shù)和信息工具的觀念，秘書人員如何看待信息技術(shù)，如何認(rèn)識信息網(wǎng)絡(luò)的功能，這就是衡量信息觀念先進(jìn)與否的一個具體標(biāo)準(zhǔn)。據(jù)有關(guān)調(diào)查顯示，大多數(shù)秘書人員認(rèn)為，互聯(lián)網(wǎng)和各種局域網(wǎng)既是一種新的認(rèn)識工具，又是一種新的交流工具，還是一種新的生產(chǎn)力，秘書工作只有同網(wǎng)絡(luò)結(jié)合起來，才能產(chǎn)生新的生機(jī)和活力。但是也有相當(dāng)一部分秘書人員對信息有一種神秘感，對網(wǎng)絡(luò)不感興趣，這就是信息觀念上的巨大差異。目前，國際互聯(lián)網(wǎng)已遍布全國各地，如果秘書人員具備先進(jìn)的信息觀念，積極地去了解、使用網(wǎng)絡(luò)，就可大大提高工作效率，減少很多不必要的重復(fù)勞動?，F(xiàn)代秘書良好的信息觀念，在本質(zhì)上就是尊重知識，崇尚科學(xué)，終身學(xué)習(xí)，善于接受新生事物。熟練的運(yùn)用辦公設(shè)備是一名合格的秘書必備的素質(zhì)。二、掌握足夠的信息能力和信息知識現(xiàn)代秘書的信息能力是指秘書人員在從事秘書實踐活動中所應(yīng)具備的對于秘書工作信息的搜集、理解、分析、處理的能力。它主要包括五個方面的內(nèi)容：（一）是信息的獲取能力。秘書人員除了充分利用好組織建立的各種內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)以外，還應(yīng)掌握并建立自己的常規(guī)信息渠道，善于開發(fā)新的秘書工作信息資源，并及時、準(zhǔn)確、全面地獲取所需要的信息。（二）是信息選擇的能力。信息時代，人們每時每刻都在面對著滾滾而來的信息，信息垃圾、信息干擾、信息焦慮很難避免，而這些往往會影響領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策，因此，秘書人員必須學(xué)會準(zhǔn)確無誤地理解、識別、判斷、篩選所遇到的信息，以達(dá)到去粗取精、去偽存真、為我所用的目的。（三）是信息預(yù)測的能力。它是指秘書人員在現(xiàn)有信息的基礎(chǔ)之上對未來的一種推斷和預(yù)見，它對秘書輔助領(lǐng)導(dǎo)決策具有決定意義。（四）是信息處理能力。即對所感知、選取和獲得的信息進(jìn)行深加工的過程，具體來講就是對信息進(jìn)行綜合分析、整理排序、歸類處理等工作。（五）是信息的運(yùn)用能力。是指秘書人員在獲取和處理信息的基礎(chǔ)之上，把自己的思想和見解融入其中，并通過恰當(dāng)?shù)那腊堰@些信息傳遞給他人，與他人進(jìn)行交流與共享，這是信息工作的最終目的。在信息時代和知識經(jīng)濟(jì)的大背景下新的學(xué)科不斷涌現(xiàn)，有資料顯示，全世界傳遞的信息量以每天近百億信息單元的速度遞增，并以5％20％的加速度不斷發(fā)展。近30年來，人類生產(chǎn)的信息已超過過去5000年的信息量總和。英國技術(shù)預(yù)測專家詹姆斯馬丁也做出了同樣的結(jié)論：人類的知識在19世紀(jì)是每50年翻一番，20世紀(jì)70年代是每5年翻一番，而近十年是每3年翻一番。在這種情況下人們不能掌握一種快捷的獲取信息的途徑將是非常可怕的。三、信息創(chuàng)新，不斷尋覓有新意的信息當(dāng)今社會發(fā)展變化很快，信息老化的周期大大縮短，秘書人員必須具備敏銳的觀察力，在捕捉具有新意的信息上下功夫。尋覓有新意的信息應(yīng)把握住以下幾點：（一）是要在發(fā)展、變化中抓新。創(chuàng)新是一個過程，在創(chuàng)新的過程中秘書人員僅僅盯住自己工作的小范圍是不夠的，應(yīng)放開思路，開闊眼界。除了抓住身邊看的見，摸著的新事物之外，還要善于捕捉一些無形的新信息，如觀念的轉(zhuǎn)變，思想的變化，認(rèn)識的升華等；外地的新信息；隱性新信息以及連帶新信息等。（二）是在觀察思考中出新。隨時隨地地觀察思考應(yīng)當(dāng)是秘書人員的基本功。比如通過觀察苗頭性的問題，發(fā)現(xiàn)超前性宏觀信息，從個別現(xiàn)象問題，揭示規(guī)律性信息，從一次性信息增值發(fā)展為多次性信息。有些信息通過不斷加工處理，會出現(xiàn)多次增值。（三）是在學(xué)習(xí)借鑒中創(chuàng)新。改革的年代每個地方、每個行業(yè)都需要向其他地方、其他行業(yè)學(xué)習(xí)，借鑒先進(jìn)的經(jīng)驗，結(jié)合本地、本行業(yè)的實際，融會貫通。推進(jìn)發(fā)展。在把外地的經(jīng)驗與本地實際結(jié)合的過程中，就會產(chǎn)生有新意的信息。（四）是在比較對照中求新。捕捉有新意的信息，必須學(xué)會對萬事萬物進(jìn)行比較對照。在比較中鑒別事物，發(fā)現(xiàn)有新意的信息，可以同中求異，也可異中求同。四、信息道德和信息工作中的保密意識信息道德是指秘書人員在獲取和使用信息的過程中，應(yīng)遵循一定的倫理規(guī)范，不得危害社會或侵犯他人的合法權(quán)益，能自覺保護(hù)他人的知識產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)等，也不得向領(lǐng)導(dǎo)者和有關(guān)用戶傳遞不良信息。當(dāng)前信息傳播的媒體多種多樣，媒體的多樣性使信息傳播過程中不可避免地帶有一定的主觀偏見，虛擬空間交流的隱蔽性也可能會伴生一定的無政府狀態(tài)。如果沒有一定的道德意識和道德約束，就很容易使人們在享受信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)帶來便利的同時，產(chǎn)生一些與先進(jìn)的倫理道德相悖的現(xiàn)象。秘書人員在自覺地遵守信息道德的同時，還應(yīng)注意信息獲取和使用過程中各種自覺不自覺的失密或泄密事件的發(fā)生。在這里特別提出注意的是秘書人員一定要防范隱晦性公務(wù)泄密。有的人是真心實意講話，莫名其妙泄密，到頭來，說者無意，聽者有心。一些不同層次的領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)邀到不同場合講話，有些人為了顯示自己的身份和知曉度，在部分場合、范圍講一些“小道消息”和“大家感興趣的話題”，大 部分人一聽了之，但有些人卻在更大的范圍內(nèi)傳播“小范圍”的內(nèi)容。綜上所述，信息的社會化和社會的信息化成為了當(dāng)今世界發(fā)展的總趨勢，信息作為一種資源已成為現(xiàn)代社會發(fā)展必不可少的基本條件。秘書工作者