【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 高度重視溝通協(xié)調(diào)工作，認(rèn)真研究溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)，掌握溝通協(xié)調(diào)的規(guī)律和方法，真正成為上司放心、機(jī)關(guān)信賴的 “ 協(xié)調(diào)通 ” 。如何做好工作中的溝通協(xié)調(diào)，是一門學(xué)問(wèn)，更是一門藝術(shù)。 秘書與上司 溝通的堅(jiān)持過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)局部沖突，讓溝通雙方的 心理感受很累。這樣的溝通沖突問(wèn)題， 存在于沒(méi)換位想一下，也就是 秘書 站 在上司 的角度考慮問(wèn)題，在乎 上司 的處境；一旦 上司 感覺到你有在想他的難處，那就很容易讓感情產(chǎn)生共鳴，于是所有的問(wèn)題也就都迎刃而解了。 作為一名出色的秘書工作者，我們一定要對(duì)秘書工作的性質(zhì)、工作核心，有一個(gè)全面而深刻的認(rèn)識(shí)。 秘書工作的核心是為上司服務(wù)，做好輔助性的工作，當(dāng)上司的助手。作為一名秘書，要想當(dāng)好上司的助手， 除了需要具備基本的專業(yè)知識(shí)和技能外，還需要掌握與上司溝通的諸多技巧并靈活運(yùn)用到工作中，這樣才能有助于秘書的工作達(dá)到事半功倍的效果。 二 、 秘書 與上司溝通的要點(diǎn) （一） 秘 書工作的上傳下達(dá) 秘書最重要的職能是上傳下達(dá)。因?yàn)楦鞣N條件和因素的限制，上司和秘書之間往往不能很好地溝通和了解，有時(shí)候一點(diǎn)點(diǎn)小誤會(huì)也會(huì)嚴(yán)重影響團(tuán)隊(duì)之間的關(guān)系甚至公司的運(yùn)作。 作為辦公室秘書，應(yīng)該具備較強(qiáng)的分析和歸納能力，能夠準(zhǔn)確地領(lǐng)會(huì)上級(jí)的淺談秘書與上司的溝通技巧 8 精神和指示，同時(shí)也能對(duì)下級(jí)反映的問(wèn)如實(shí)、準(zhǔn)備地上報(bào)給上級(jí)，這就是有效地溝通。而 秘書良好的溝通協(xié)調(diào)對(duì)上司的工作有 幫助的 , 廣范圍深層次的溝通協(xié)調(diào) ,秘書工作有明顯的中介作用和綜合性 ,秘書的職位與工作性質(zhì)是 上司 的參謀 ,因此 ,溝通工作主要是秘書協(xié)助上司做好 上傳下達(dá)的 工作 。為了做好“上傳下達(dá)”的工作，應(yīng)注意以下幾個(gè)方面。 第一，對(duì)上級(jí)的精神和指示，認(rèn)真分析領(lǐng)會(huì)，貫徹上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的思想，準(zhǔn)確傳達(dá)給下級(jí)部門，并做好解釋和說(shuō)明工作，使上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示能夠在下級(jí)部門順便貫徹實(shí)施。 第二，對(duì)下級(jí)部門反映的問(wèn)題，進(jìn)行準(zhǔn)確的歸納和總結(jié)，分析問(wèn)題癥結(jié)所在，將問(wèn)題的要點(diǎn)、重點(diǎn)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔地上報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)做出批示或指導(dǎo) 第三，為了更好的做好秘書工作，我會(huì) 在平時(shí)注重加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，提高理論修養(yǎng)，同時(shí)向老同志請(qǐng)教，領(lǐng)會(huì)工作的技巧和方式，學(xué)會(huì)更好的分析和總結(jié)問(wèn)題，更好的完成“上傳下達(dá)”的工作。 因此，秘書應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行有效的溝通，動(dòng)之以情，曉之以理，把事情說(shuō)清楚。一個(gè)好的秘書，不僅給上司的工作帶來(lái)輕松，也是公司的形象的重要代表之一。 （二） 秘書對(duì)上司工作的輔助性 工作的輔助性，是秘書工作的基本屬性。秘書只有通過(guò)有效的溝通，才能使自己的好建議、正確的一件為上司所接受，并以上司的名義或者組織的名義貫徹執(zhí)行，從而發(fā)揮應(yīng)有的作用。這種輔助性的表現(xiàn)形式，是由秘書的服務(wù)性和從 屬性決定的。 第一， 從屬性是秘書工作的本質(zhì)要求 。 上下級(jí)機(jī)關(guān)的秘書工作沒(méi)有成序列， 也沒(méi)有常規(guī)固定的工作內(nèi)容，不像別的業(yè)務(wù)工作部門，工作內(nèi)容明確， 范圍清楚， 可預(yù)先做計(jì)劃、定目標(biāo)。比如，新聞出版工作，年初可以定計(jì)劃，定指標(biāo)，定利潤(rùn)。秘書工作卻做不到這些，不能設(shè)定自己的工作內(nèi)容，更不能計(jì)劃一年發(fā)多少個(gè)文件，開多少次會(huì)議，接待多少批客人，而是按照基本的工作職能，根據(jù)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)的要求，需要你辦什么事，你就辦什么事，不能自己想怎么做就怎么做。秘書工作本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和單位，是機(jī)關(guān)單位辦公室工作的主要組成部分。秘淺談秘書與上司的溝通技巧 9 書工作基 本沒(méi)有主動(dòng)權(quán)，是一種從屬的、被動(dòng)的工作。上下級(jí)機(jī)關(guān)的秘書工作沒(méi)有隸屬關(guān)系，只有業(yè)務(wù)工作的指導(dǎo)關(guān)系。 第二， 服務(wù)性是秘書工作的基本特征。秘書工作是一種服務(wù)工作，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)，是機(jī)關(guān)單位里以政務(wù)服務(wù)為主要特點(diǎn)的服務(wù)工作。秘書工作絕不是地地道道的被動(dòng)的服務(wù)工作。秘書工作要求秘書人員溝通上下，協(xié)調(diào)左右，出謀劃策，事無(wú)巨細(xì)，隨叫隨到，無(wú)所不管， “ 無(wú)所不能 ” 。只要需要，領(lǐng)導(dǎo)指到哪里就打到哪里，豎到底、橫到邊，高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、平民百姓， 都是服務(wù)對(duì)象。有人說(shuō)，秘書工作者， “ 吃飯?jiān)谧詈?，出發(fā)走在先，走路走兩 邊 ” ，“ 沒(méi)有思想，沒(méi)有主見，沒(méi)有星期天 ” ，這些說(shuō)法只是自嘲而已。服務(wù)性決不是沒(méi)思想、沒(méi)主見，新時(shí)期的秘書工作強(qiáng)化了參與決策服務(wù)、獨(dú)立辦事、調(diào)查研究、指導(dǎo)工作等職能。秘書工作者直接為領(lǐng)導(dǎo)決策當(dāng)參謀助手，提供信息，提供依據(jù)，督促檢查落實(shí)決策。 秘書的主要工作是為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供一個(gè)切實(shí)實(shí)行的平臺(tái)，其任務(wù)是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供方便而不是干擾甚至代替領(lǐng)導(dǎo)決策。因此，秘書的工作首先是 為 領(lǐng)導(dǎo)的決策提供準(zhǔn)確、全面、有效的信息，其次要提供可行的預(yù)選方案，并將領(lǐng)導(dǎo)的決策最終形成文字，以利施行。 （三）秘書 與上司溝通的保密性 秘書 秘書工作的機(jī)要性，主要是指秘書工作的保密性。 今天人類已進(jìn)入一個(gè)信息化的社會(huì)，由于秘書的主要工作就是為上司處理大量的日常性的工作，在有意和無(wú)意之中容易知道一些機(jī)密的事情，這樣，稍有不慎，就有可能泄密。因此，對(duì)于工作方面的事情，秘書即使對(duì)自己的家人也不要多談。 在這個(gè)競(jìng)爭(zhēng)激烈的商業(yè)社會(huì)里，一些企業(yè)和個(gè)人會(huì)不擇手段地收集情報(bào)。秘書在日常工作中會(huì)經(jīng)常看到、聽到甚至直接參與處理這類機(jī)密，因此，他們往往是一些別有用心的人的重點(diǎn)公關(guān)對(duì)象。另一方面，現(xiàn)在的秘書大多年輕，社會(huì)經(jīng)驗(yàn)不足，很容易被一些人利用。所以，秘書一定要有職 業(yè)的警惕性。 淺談秘書與上司的溝通技巧 10 秘書工作是一項(xiàng)機(jī)要性很強(qiáng)的工作。 尤其是商務(wù)秘書，處在一個(gè)非常敏感的職位和環(huán)境中，經(jīng)常出現(xiàn)在上司 或者領(lǐng)導(dǎo)者身邊， 必然要接觸到各種機(jī)密 ，這 正好是一個(gè)中樞環(huán)節(jié)，也就決定了秘書工作中的相當(dāng)一部分：既是上司的輔助者，也是公司決策過(guò)程的參與者。無(wú)論是企業(yè)的內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)醞釀、還是認(rèn)識(shí)獎(jiǎng)懲初步方案；無(wú)論是公司未來(lái)的產(chǎn)品開發(fā)計(jì)劃，還是商業(yè)運(yùn)作設(shè)計(jì)等等，所有這些，都是決策層掌握的事情，作為一個(gè)秘書，就必須守口如瓶。 為了嚴(yán)守機(jī)密，秘書應(yīng)有非常豐富的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，具有高度的職業(yè)敏感，頭腦中有一把尺子，隨時(shí)衡量各種信息的價(jià)值以及與各方面的厲害關(guān)系。 保密二字，一定要警鐘長(zhǎng)鳴 三 、秘書與上司匯報(bào)工作的溝通誤區(qū) [案例 ] 張斌是某科研機(jī)構(gòu)的工作人員，業(yè)務(wù)一流，但不拘小節(jié)。單位飲業(yè)務(wù)關(guān)系派他去某國(guó)進(jìn)修，提高業(yè)務(wù)水平。 進(jìn)修回國(guó)后去領(lǐng)導(dǎo)處匯報(bào)工作，因領(lǐng)導(dǎo)正處理其他事務(wù)，請(qǐng)他去稍等片刻。張斌做了片刻，覺得無(wú)聊，于是就大大咧咧地翻閱起了辦公室的報(bào)紙雜志。上司處理事情完畢，見他背心短褲妥協(xié)，不由眉頭一皺，但很快恢復(fù)正常了，與他交談起來(lái)。至此 之后，單位有很多就修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，但上司沒(méi)有再批準(zhǔn)張斌去了。 從這則案例我們可以看出，作為秘書，在與上司匯報(bào)工作的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)陷入誤區(qū)，從而導(dǎo)致與上司的溝通不能有效進(jìn)行，進(jìn)而影響上司對(duì)自己的印象。因此，秘書必須掌握與上司匯報(bào)工作的 溝通誤區(qū)，從而與上司進(jìn)行有效成功的溝通。 （一 ） 重點(diǎn)不突出 秘書經(jīng)常需要向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，不做準(zhǔn)備的請(qǐng)示匯報(bào)，是對(duì)上司有失尊重的行為，這樣既浪費(fèi)了上司的時(shí)間，對(duì)于提高辦事效率是不利的。因此，在實(shí)際的辦公室事務(wù)中，秘書向上司匯報(bào)工作之前，都要做好充分的準(zhǔn)備，無(wú)論是事先約定的還是臨 時(shí)安 排的，在見上司之前，都要想好匯報(bào)的措辭及要點(diǎn)，做到有備而淺談秘書與上司的溝通技巧 11 來(lái)。如果要匯報(bào)的內(nèi)容較多，可以事先擬好匯報(bào)提綱，選好事例。 秘書實(shí)際與向上司匯報(bào)工作中，重點(diǎn)不突出，表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)： 一是 “ 散 ” 。即匯報(bào)的主題不突出，事無(wú)巨細(xì)，面面俱到。既沒(méi)有匯報(bào)主線，也沒(méi)有匯報(bào)層次，而是記 “ 流水賬 ” ，把自己掌握的情況與簡(jiǎn)單地羅列、堆砌起來(lái)，一股腦兒地?cái)⑹鍪挛锝?jīng)過(guò)，或者為了照顧各方面關(guān)系，把每個(gè)單位都表?yè)P(yáng)一下，使人感到啰啰嗦嗦，不得要領(lǐng)，不知所云。使得領(lǐng)導(dǎo)無(wú)法清晰的了解匯報(bào)人所闡