【文章內(nèi)容簡介】 些以非結(jié)構(gòu)化或半結(jié)構(gòu)化為特征的“文檔型”數(shù)據(jù)的處理， Lotus Domino/Notes還提供了全文搜索、版本控制、文檔鏈接等等信息檢索、處理手段。 ? 交互式的 Web 服務(wù)器。 Lotus Domino/Notes 完全支持 Inter 標(biāo)準(zhǔn)，可以發(fā)布或瀏覽Web 信息。所有的應(yīng)用系統(tǒng)信息都可以在安全機(jī)制的控制下，動態(tài)發(fā)布給 Inter 或Intra 用戶，同時通過 Inter/Intra 收集信息。 ? 網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用開發(fā)工具與實施工具。 Lotus Domino/Notes 提供了一整套集成的、面向網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的開發(fā)工具。它包含有多個層次的開發(fā)手段，提供初學(xué)者到專業(yè)編程人員適應(yīng)不同應(yīng)用需求的開發(fā)手段，如宏公式語言與 LotusScript。 通過這些編程開發(fā)工具以及相關(guān)的軟件產(chǎn)品或工具，開發(fā)者還可以集成企業(yè)的其它信息來源，如通過 ODBC 標(biāo)準(zhǔn)或Notespump 產(chǎn)品與關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)雙向交換數(shù)據(jù)。需要特別提出的是，開發(fā)出來的Domino/Notes 應(yīng)用是通過 Domino/Notes 本身的手段通過網(wǎng)絡(luò)安裝到每一個服務(wù)器上的，客戶端基本不需要相應(yīng)修改什么，因此 Domino/Notes 解決了困擾應(yīng)用系統(tǒng)管理員的項目實施、管理問題。 利用 Domino/Notes 建立的企業(yè)信息集成系統(tǒng)，完全符合本系統(tǒng)對郵件與群件平臺的要求。具有以下鮮明的特點： ? 集成性 。最 終用戶使用的郵件與群件應(yīng)用系統(tǒng)是一套統(tǒng)一的應(yīng)用系統(tǒng)，使用同一套應(yīng)用軟件。在相同的、唯一的界面下，用戶可以獲得郵件信息、辦公信息、專業(yè)應(yīng)用信息、關(guān)系數(shù)據(jù)庫信息、 Inter 信息等各個方面的信息。這種集成能力是在軟件平臺一級獲得的，而不是通過二次開發(fā)“強加”上去的。 這大大減少開發(fā)的工作量，提高了應(yīng)用系統(tǒng)的可靠性。而且對最終用戶來說，不需要在幾個客戶端軟件或是應(yīng)用程序之間、幾個服務(wù)器系統(tǒng)或數(shù)據(jù)源之間來回切換。 ? 開發(fā)快捷、實施容易 。應(yīng)用系統(tǒng)的推出與使用是投資得以回報的關(guān)鍵。電子郵件功能是Domino/Notes 的基本功能，移動通信局在開始系統(tǒng)實施的很短時間內(nèi)，就可以在全省的范圍內(nèi)建立起電子郵件網(wǎng)，馬上見到效益。而群件系統(tǒng)的應(yīng)用或者辦公自動化應(yīng)用則可以利用 Notes/Domino 的快速開發(fā)、實施能力在較短的時間內(nèi)實現(xiàn)。這非常適應(yīng)辦公自動化需求多變、繁雜的特點。 ? 管理容易、機(jī)制完整 。由于采用單一的軟件系統(tǒng)，所有的應(yīng)用開發(fā)都建立在統(tǒng)一的平臺深圳市移動通信局辦公自動化系統(tǒng)需求說明書 3 之上，主要的維護(hù)工作集中在應(yīng)用管理一級，管理工作的難度與工作量大大降低。對于安全性管理、系統(tǒng)可靠性管理等重要工作，管理人員可以使用 Notes/Domino 完備的管理手段。如果管理人 員希望借助其他軟硬件系統(tǒng)如網(wǎng)管系統(tǒng)，實現(xiàn)統(tǒng)一的管理，Notes/Domino 提供這樣的手段和接口，如基于 SNMP 網(wǎng)管協(xié)議的 Notes View 軟件；或者使用 Windows NT 的用戶管理手段。 ? 保有費用低 。應(yīng)用系統(tǒng)的保有費用包含了購買費用、管理維護(hù)費用、應(yīng)用開發(fā)實施費用、系統(tǒng)集成費用等等。由于采用了功能強大的單一產(chǎn)品，本系統(tǒng)的總體保有費用在各方面都會降低。同時由于 Notes/Domino 的可開發(fā)特點，本系統(tǒng)的后續(xù)增值空間巨大。 ? 適應(yīng)企業(yè)級、跨企業(yè)級的應(yīng)用 。建立在 Notes/Domino 之上的移動通信局企業(yè)信 息系統(tǒng)，是一個分布式的客戶機(jī)／服務(wù)器系統(tǒng)。可以根據(jù)業(yè)務(wù)量的大小選擇不同規(guī)模檔次的服務(wù)器系統(tǒng)（如 UNIX 或 PC， SMP 或單 CPU 的服務(wù)器），同時還可以利用 Notes/Domino群集技術(shù)提高系統(tǒng)的吞吐量和高可靠性。 ? 開放性 。 Lotus 積極參加 Inter/Intra 標(biāo)準(zhǔn)的制定，同時在自己的產(chǎn)品中遵循支持標(biāo)準(zhǔn)的原則。 Notes/Domino 支持幾乎所有的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)、郵件與報文傳送標(biāo)準(zhǔn)、安全性標(biāo)準(zhǔn)、編程開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)。本系統(tǒng)是一個內(nèi)部互連的，又是一個可以與 Inter 互連的系統(tǒng)，并且隨著技術(shù)的不斷更新， 本系統(tǒng)也將采納最新的技術(shù)成果，是有生命力的系統(tǒng)。 ? 可以獲得廠商的豐富經(jīng)驗與支持 。 Notes/Domino 是一個成熟的產(chǎn)品，在國內(nèi)外電子郵件與群件領(lǐng)域始終居于領(lǐng)先地位， Lotus 以及代理商具備豐富的成功經(jīng)驗。省移動通信局企業(yè)信息集成系統(tǒng)的建設(shè)可以充分利用這一寶貴的資源。 深圳市移動通信局辦公自動化系統(tǒng)需求說明書 4 第二部分 公文處理系統(tǒng) 公文處理系統(tǒng)是移動通信局辦公自動化系統(tǒng)的核心組成部分，由收文、發(fā)文和呈批件三個部分組成。 一 收文 1 概述 收文處理是指移動通信局對本局、上級局、下級局、電信局以及其它外單位的正式公文、傳真電報、信函、通知等進(jìn) 行登記、批示、閱辦、閱處、閱知、歸檔等處理的整個過程。收文根據(jù)收文級別和收文處理流程的不同，分為局級收文和科級收文。局級收文由辦公室秘書辦登記、分發(fā)、保存；科級收文由各科室自己登記、分發(fā)、保存。收文處理系統(tǒng)可以實現(xiàn)以下功能： ? 收到電子公文，自動生成處理單和相關(guān)的文件內(nèi)容 ? 收到實物收文，提供手工錄入和掃描文件引入的方法 ? 提供對收文進(jìn)行統(tǒng)計和查詢的功能 ? 對文件的處理進(jìn)行跟蹤和催辦 2 業(yè)務(wù)流程圖及環(huán)節(jié)說明 局收文業(yè)務(wù)流程圖： 移動通信局局級收文處理流程如下所示： 深圳市移動通信局辦公自動化系統(tǒng)需求說明書 5 圖 1 局收文處理流程 局收文流程圖說明 序號 流程環(huán)節(jié) 崗位名稱 功能操作 1 登記 辦公室 對收到的實物公文能提供手工錄入或其它錄入方法，對電子公文能夠自動進(jìn)行登記 確定收文文號，將來文提交給相應(yīng)的局長進(jìn)行批示 修改收文文件處理單：只能對自己錄入的內(nèi)容進(jìn)行修改 2 批示 局領(lǐng)導(dǎo) 對文件進(jìn)行批示 簽名及日期 3 辦公室秘書辦 辦公室 根據(jù)批示意見，將文件分發(fā)給閱處、閱辦和閱知，進(jìn)行處理 4 閱辦 相應(yīng)部門 根據(jù)批示進(jìn)行 承辦，并給出承辦意見 秘書辦 登記 批示 分發(fā) 閱知 閱辦 閱處 歸檔 收文、處理單 收文、處理單 局 領(lǐng)導(dǎo) 收文、處理單 呈報、分發(fā) 收文、處理單 收文、處理單 收文、處理單 科信息 管理員 檔案室 秘書辦 深圳市移動通信局辦公自動化系統(tǒng)需求說明書 6 5 閱處 相應(yīng)部門 根據(jù)批示進(jìn)行協(xié)辦，并給出協(xié)辦意見 6 閱知 相 關(guān) 部門或人員 簽字 7 歸檔 相應(yīng)部門 生成公文辦理完畢標(biāo)志 將文檔提交給檔案管理部門 科收文業(yè)務(wù)流程圖： 圖 2 科收文流程圖 科收文環(huán)節(jié)說明： 序號 流程環(huán)節(jié) 崗位名稱 功能操作 1 登記 科信息管理員 對收文進(jìn)行登記、確定收文文號，將來文提交給相應(yīng)的科長進(jìn)行批示 2 批示 科領(lǐng)導(dǎo) 對收文進(jìn)行處理，提 出相應(yīng)的處理意見 3 分發(fā) 科信息管理員 根據(jù)批示意見，將文件分發(fā)給相應(yīng)的科內(nèi)人員進(jìn)行閱處、閱辦和閱知 登記 批示 分發(fā) 閱知 閱辦 閱處 歸檔 收文、處理單 收文、處理單 科 領(lǐng)導(dǎo) 收文、處理單 收文、處理單 收文、處理單 科信息 管理員 科檔案管理員 科信息 管理員 深圳市移動通信局辦公自動化系統(tǒng)需求說明書 7 4 閱辦 科內(nèi)人員 根據(jù)批示科內(nèi)人員進(jìn)行承辦，并給出承辦意見 5 閱處 科內(nèi)人員 根據(jù)批示科內(nèi)人員進(jìn)行協(xié)辦，并給出協(xié)辦意見 6 閱知 科內(nèi)人員 簽字 7 歸檔 科檔案管理員 生成文檔處理結(jié)束標(biāo)志 將文檔提交給科檔案管理員歸檔 流程附加說明 ? 在收文處理過程中，所有要局領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批示的文件都需經(jīng)過辦公室秘書辦中轉(zhuǎn)，局長批示的文都是直接返回到辦公室秘書辦。秘書辦分發(fā)的文件也需要經(jīng)各科室的信息管理員中轉(zhuǎn)，由科室信 息管理員呈報該科室領(lǐng)導(dǎo)審閱。其業(yè)務(wù)過程可以描述如下： 圖 2 秘書辦中轉(zhuǎn) 圖 3 秘書辦與科信息管理員關(guān)系 圖 4 科信息管理員中轉(zhuǎn) ? 歸檔可分為兩種情況：一種為送交檔案室進(jìn)行管理，這是一種真正意義上的歸檔；另外一種為部門作為資料保存一段時間。 局檔案由辦公室檔案管理員保管；科文件資料由科信息管理員保管。 ? 退回：處理時可對文件持否定意見，則文件退回給相關(guān)處理人 ? 對文件流程的監(jiān)視和處理 a． 催辦：對超時的文件進(jìn)行催辦 b． 回收：對誤發(fā)的文件可以對當(dāng)前處理人的文件進(jìn)行回收 3系統(tǒng)功能要求 收文查詢 提供表單界面，采用組合查詢和模糊查詢等手段對移動通信局的收文進(jìn)行查詢。 條件 文件的要素（單一或組合） 批示 登記、呈報、分發(fā) 分發(fā) 秘書辦 呈報、分發(fā) 科信息 sd管理員 呈報 科信息 gl管理員 秘書辦 局領(lǐng)導(dǎo) 批閱 科領(lǐng)導(dǎo) 深圳市移動通信局辦公自動化系統(tǒng)需求說明書 8 收文統(tǒng)計 提供按年份、按時間段、按部門等多種統(tǒng)計手段對移動通信局的收文進(jìn)行統(tǒng)計。 條件 按時間段，文種，承辦部門，收文日期，來文單位等 4接口 與其它子系統(tǒng)的接口參照如下表格加以描述： 序號 模塊名稱 功能要求 1 發(fā)文 將發(fā)文自動轉(zhuǎn)化為收文，將發(fā)文的相關(guān)要素自動寫入到收文中的對應(yīng)要素中去 2 檔案 將要歸檔的收文轉(zhuǎn)到檔案庫中去 3 組織結(jié)構(gòu) 從組織結(jié)構(gòu)中取得有關(guān)的人員或部門名稱 5 文檔格式 移動通信局的收文分為電子收文和實物收文。收文處理包括以下要素： 年份，收文日期，份數(shù)，來文單位，收文文號，來文文號，文件呈辦意見，領(lǐng)導(dǎo)批示，閱辦部門，閱處部門，閱者簽名，辦理情況，相關(guān)的文件 深圳市移動通信局辦公自動化系統(tǒng)需求說明書 9