【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 些以非結(jié)構(gòu)化或半結(jié)構(gòu)化為特征的“文檔型”數(shù)據(jù)的處理， Lotus Domino/Notes還提供了全文搜索、版本控制、文檔鏈接等等信息檢索、處理手段。 ? 交互式的 Web 服務(wù)器。 Lotus Domino/Notes 完全支持 Inter 標(biāo)準(zhǔn)，可以發(fā)布或?yàn)g覽Web 信息。所有的應(yīng)用系統(tǒng)信息都可以在安全機(jī)制的控制下，動(dòng)態(tài)發(fā)布給 Inter 或Intra 用戶(hù)，同時(shí)通過(guò) Inter/Intra 收集信息。 ? 網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用開(kāi)發(fā)工具與實(shí)施工具。 Lotus Domino/Notes 提供了一整套集成的、面向網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的開(kāi)發(fā)工具。它包含有多個(gè)層次的開(kāi)發(fā)手段，提供初學(xué)者到專(zhuān)業(yè)編程人員適應(yīng)不同應(yīng)用需求的開(kāi)發(fā)手段，如宏公式語(yǔ)言與 LotusScript。 通過(guò)這些編程開(kāi)發(fā)工具以及相關(guān)的軟件產(chǎn)品或工具，開(kāi)發(fā)者還可以集成企業(yè)的其它信息來(lái)源，如通過(guò) ODBC 標(biāo)準(zhǔn)或Notespump 產(chǎn)品與關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)雙向交換數(shù)據(jù)。需要特別提出的是，開(kāi)發(fā)出來(lái)的Domino/Notes 應(yīng)用是通過(guò) Domino/Notes 本身的手段通過(guò)網(wǎng)絡(luò)安裝到每一個(gè)服務(wù)器上的，客戶(hù)端基本不需要相應(yīng)修改什么，因此 Domino/Notes 解決了困擾應(yīng)用系統(tǒng)管理員的項(xiàng)目實(shí)施、管理問(wèn)題。 利用 Domino/Notes 建立的企業(yè)信息集成系統(tǒng)，完全符合本系統(tǒng)對(duì)郵件與群件平臺(tái)的要求。具有以下鮮明的特點(diǎn)： ? 集成性 。最 終用戶(hù)使用的郵件與群件應(yīng)用系統(tǒng)是一套統(tǒng)一的應(yīng)用系統(tǒng)，使用同一套應(yīng)用軟件。在相同的、唯一的界面下，用戶(hù)可以獲得郵件信息、辦公信息、專(zhuān)業(yè)應(yīng)用信息、關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)信息、 Inter 信息等各個(gè)方面的信息。這種集成能力是在軟件平臺(tái)一級(jí)獲得的，而不是通過(guò)二次開(kāi)發(fā)“強(qiáng)加”上去的。 這大大減少開(kāi)發(fā)的工作量，提高了應(yīng)用系統(tǒng)的可靠性。而且對(duì)最終用戶(hù)來(lái)說(shuō)，不需要在幾個(gè)客戶(hù)端軟件或是應(yīng)用程序之間、幾個(gè)服務(wù)器系統(tǒng)或數(shù)據(jù)源之間來(lái)回切換。 ? 開(kāi)發(fā)快捷、實(shí)施容易 。應(yīng)用系統(tǒng)的推出與使用是投資得以回報(bào)的關(guān)鍵。電子郵件功能是Domino/Notes 的基本功能，移動(dòng)通信局在開(kāi)始系統(tǒng)實(shí)施的很短時(shí)間內(nèi)，就可以在全省的范圍內(nèi)建立起電子郵件網(wǎng)，馬上見(jiàn)到效益。而群件系統(tǒng)的應(yīng)用或者辦公自動(dòng)化應(yīng)用則可以利用 Notes/Domino 的快速開(kāi)發(fā)、實(shí)施能力在較短的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)。這非常適應(yīng)辦公自動(dòng)化需求多變、繁雜的特點(diǎn)。 ? 管理容易、機(jī)制完整 。由于采用單一的軟件系統(tǒng)，所有的應(yīng)用開(kāi)發(fā)都建立在統(tǒng)一的平臺(tái)深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說(shuō)明書(shū) 3 之上，主要的維護(hù)工作集中在應(yīng)用管理一級(jí)，管理工作的難度與工作量大大降低。對(duì)于安全性管理、系統(tǒng)可靠性管理等重要工作，管理人員可以使用 Notes/Domino 完備的管理手段。如果管理人 員希望借助其他軟硬件系統(tǒng)如網(wǎng)管系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的管理，Notes/Domino 提供這樣的手段和接口，如基于 SNMP 網(wǎng)管協(xié)議的 Notes View 軟件；或者使用 Windows NT 的用戶(hù)管理手段。 ? 保有費(fèi)用低 。應(yīng)用系統(tǒng)的保有費(fèi)用包含了購(gòu)買(mǎi)費(fèi)用、管理維護(hù)費(fèi)用、應(yīng)用開(kāi)發(fā)實(shí)施費(fèi)用、系統(tǒng)集成費(fèi)用等等。由于采用了功能強(qiáng)大的單一產(chǎn)品，本系統(tǒng)的總體保有費(fèi)用在各方面都會(huì)降低。同時(shí)由于 Notes/Domino 的可開(kāi)發(fā)特點(diǎn)，本系統(tǒng)的后續(xù)增值空間巨大。 ? 適應(yīng)企業(yè)級(jí)、跨企業(yè)級(jí)的應(yīng)用 。建立在 Notes/Domino 之上的移動(dòng)通信局企業(yè)信 息系統(tǒng)，是一個(gè)分布式的客戶(hù)機(jī)／服務(wù)器系統(tǒng)?？梢愿鶕?jù)業(yè)務(wù)量的大小選擇不同規(guī)模檔次的服務(wù)器系統(tǒng)（如 UNIX 或 PC， SMP 或單 CPU 的服務(wù)器），同時(shí)還可以利用 Notes/Domino群集技術(shù)提高系統(tǒng)的吞吐量和高可靠性。 ? 開(kāi)放性 。 Lotus 積極參加 Inter/Intra 標(biāo)準(zhǔn)的制定，同時(shí)在自己的產(chǎn)品中遵循支持標(biāo)準(zhǔn)的原則。 Notes/Domino 支持幾乎所有的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)、郵件與報(bào)文傳送標(biāo)準(zhǔn)、安全性標(biāo)準(zhǔn)、編程開(kāi)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)。本系統(tǒng)是一個(gè)內(nèi)部互連的，又是一個(gè)可以與 Inter 互連的系統(tǒng)，并且隨著技術(shù)的不斷更新， 本系統(tǒng)也將采納最新的技術(shù)成果，是有生命力的系統(tǒng)。 ? 可以獲得廠(chǎng)商的豐富經(jīng)驗(yàn)與支持 。 Notes/Domino 是一個(gè)成熟的產(chǎn)品，在國(guó)內(nèi)外電子郵件與群件領(lǐng)域始終居于領(lǐng)先地位， Lotus 以及代理商具備豐富的成功經(jīng)驗(yàn)。省移動(dòng)通信局企業(yè)信息集成系統(tǒng)的建設(shè)可以充分利用這一寶貴的資源。 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說(shuō)明書(shū) 4 第二部分 公文處理系統(tǒng) 公文處理系統(tǒng)是移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的核心組成部分，由收文、發(fā)文和呈批件三個(gè)部分組成。 一 收文 1 概述 收文處理是指移動(dòng)通信局對(duì)本局、上級(jí)局、下級(jí)局、電信局以及其它外單位的正式公文、傳真電報(bào)、信函、通知等進(jìn) 行登記、批示、閱辦、閱處、閱知、歸檔等處理的整個(gè)過(guò)程。收文根據(jù)收文級(jí)別和收文處理流程的不同，分為局級(jí)收文和科級(jí)收文。局級(jí)收文由辦公室秘書(shū)辦登記、分發(fā)、保存；科級(jí)收文由各科室自己登記、分發(fā)、保存。收文處理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)以下功能： ? 收到電子公文，自動(dòng)生成處理單和相關(guān)的文件內(nèi)容 ? 收到實(shí)物收文，提供手工錄入和掃描文件引入的方法 ? 提供對(duì)收文進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和查詢(xún)的功能 ? 對(duì)文件的處理進(jìn)行跟蹤和催辦 2 業(yè)務(wù)流程圖及環(huán)節(jié)說(shuō)明 局收文業(yè)務(wù)流程圖： 移動(dòng)通信局局級(jí)收文處理流程如下所示： 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說(shuō)明書(shū) 5 圖 1 局收文處理流程 局收文流程圖說(shuō)明 序號(hào) 流程環(huán)節(jié) 崗位名稱(chēng) 功能操作 1 登記 辦公室 對(duì)收到的實(shí)物公文能提供手工錄入或其它錄入方法，對(duì)電子公文能夠自動(dòng)進(jìn)行登記 確定收文文號(hào)，將來(lái)文提交給相應(yīng)的局長(zhǎng)進(jìn)行批示 修改收文文件處理單：只能對(duì)自己錄入的內(nèi)容進(jìn)行修改 2 批示 局領(lǐng)導(dǎo) 對(duì)文件進(jìn)行批示 簽名及日期 3 辦公室秘書(shū)辦 辦公室 根據(jù)批示意見(jiàn)，將文件分發(fā)給閱處、閱辦和閱知，進(jìn)行處理 4 閱辦 相應(yīng)部門(mén) 根據(jù)批示進(jìn)行 承辦，并給出承辦意見(jiàn) 秘書(shū)辦 登記 批示 分發(fā) 閱知 閱辦 閱處 歸檔 收文、處理單 收文、處理單 局 領(lǐng)導(dǎo) 收文、處理單 呈報(bào)、分發(fā) 收文、處理單 收文、處理單 收文、處理單 科信息 管理員 檔案室 秘書(shū)辦 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說(shuō)明書(shū) 6 5 閱處 相應(yīng)部門(mén) 根據(jù)批示進(jìn)行協(xié)辦，并給出協(xié)辦意見(jiàn) 6 閱知 相 關(guān) 部門(mén)或人員 簽字 7 歸檔 相應(yīng)部門(mén) 生成公文辦理完畢標(biāo)志 將文檔提交給檔案管理部門(mén) 科收文業(yè)務(wù)流程圖： 圖 2 科收文流程圖 科收文環(huán)節(jié)說(shuō)明： 序號(hào) 流程環(huán)節(jié) 崗位名稱(chēng) 功能操作 1 登記 科信息管理員 對(duì)收文進(jìn)行登記、確定收文文號(hào)，將來(lái)文提交給相應(yīng)的科長(zhǎng)進(jìn)行批示 2 批示 科領(lǐng)導(dǎo) 對(duì)收文進(jìn)行處理，提 出相應(yīng)的處理意見(jiàn) 3 分發(fā) 科信息管理員 根據(jù)批示意見(jiàn)，將文件分發(fā)給相應(yīng)的科內(nèi)人員進(jìn)行閱處、閱辦和閱知 登記 批示 分發(fā) 閱知 閱辦 閱處 歸檔 收文、處理單 收文、處理單 科 領(lǐng)導(dǎo) 收文、處理單 收文、處理單 收文、處理單 科信息 管理員 科檔案管理員 科信息 管理員 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說(shuō)明書(shū) 7 4 閱辦 科內(nèi)人員 根據(jù)批示科內(nèi)人員進(jìn)行承辦，并給出承辦意見(jiàn) 5 閱處 科內(nèi)人員 根據(jù)批示科內(nèi)人員進(jìn)行協(xié)辦，并給出協(xié)辦意見(jiàn) 6 閱知 科內(nèi)人員 簽字 7 歸檔 科檔案管理員 生成文檔處理結(jié)束標(biāo)志 將文檔提交給科檔案管理員歸檔 流程附加說(shuō)明 ? 在收文處理過(guò)程中，所有要局領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批示的文件都需經(jīng)過(guò)辦公室秘書(shū)辦中轉(zhuǎn)，局長(zhǎng)批示的文都是直接返回到辦公室秘書(shū)辦。秘書(shū)辦分發(fā)的文件也需要經(jīng)各科室的信息管理員中轉(zhuǎn)，由科室信 息管理員呈報(bào)該科室領(lǐng)導(dǎo)審閱。其業(yè)務(wù)過(guò)程可以描述如下： 圖 2 秘書(shū)辦中轉(zhuǎn) 圖 3 秘書(shū)辦與科信息管理員關(guān)系 圖 4 科信息管理員中轉(zhuǎn) ? 歸檔可分為兩種情況：一種為送交檔案室進(jìn)行管理，這是一種真正意義上的歸檔；另外一種為部門(mén)作為資料保存一段時(shí)間。 局檔案由辦公室檔案管理員保管；科文件資料由科信息管理員保管。 ? 退回：處理時(shí)可對(duì)文件持否定意見(jiàn)，則文件退回給相關(guān)處理人 ? 對(duì)文件流程的監(jiān)視和處理 a． 催辦：對(duì)超時(shí)的文件進(jìn)行催辦 b． 回收：對(duì)誤發(fā)的文件可以對(duì)當(dāng)前處理人的文件進(jìn)行回收 3系統(tǒng)功能要求 收文查詢(xún) 提供表單界面，采用組合查詢(xún)和模糊查詢(xún)等手段對(duì)移動(dòng)通信局的收文進(jìn)行查詢(xún)。 條件 文件的要素（單一或組合） 批示 登記、呈報(bào)、分發(fā) 分發(fā) 秘書(shū)辦 呈報(bào)、分發(fā) 科信息 sd管理員 呈報(bào) 科信息 gl管理員 秘書(shū)辦 局領(lǐng)導(dǎo) 批閱 科領(lǐng)導(dǎo) 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說(shuō)明書(shū) 8 收文統(tǒng)計(jì) 提供按年份、按時(shí)間段、按部門(mén)等多種統(tǒng)計(jì)手段對(duì)移動(dòng)通信局的收文進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。 條件 按時(shí)間段，文種，承辦部門(mén)，收文日期，來(lái)文單位等 4接口 與其它子系統(tǒng)的接口參照如下表格加以描述： 序號(hào) 模塊名稱(chēng) 功能要求 1 發(fā)文 將發(fā)文自動(dòng)轉(zhuǎn)化為收文，將發(fā)文的相關(guān)要素自動(dòng)寫(xiě)入到收文中的對(duì)應(yīng)要素中去 2 檔案 將要?dú)w檔的收文轉(zhuǎn)到檔案庫(kù)中去 3 組織結(jié)構(gòu) 從組織結(jié)構(gòu)中取得有關(guān)的人員或部門(mén)名稱(chēng) 5 文檔格式 移動(dòng)通信局的收文分為電子收文和實(shí)物收文。收文處理包括以下要素： 年份，收文日期，份數(shù)，來(lái)文單位，收文文號(hào)，來(lái)文文號(hào)，文件呈辦意見(jiàn)，領(lǐng)導(dǎo)批示，閱辦部門(mén)，閱處部門(mén)，閱者簽名，辦理情況，相關(guān)的文件 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說(shuō)明書(shū) 9