【正文】 功能要求 收文查詢 提供表單界面，采用組合查詢和模糊查詢等手段對移動通信局的收文進行查詢。 深圳市移動通信局辦公自動化系統(tǒng)需求說明書 4 第二部分 公文處理系統(tǒng) 公文處理系統(tǒng)是移動通信局辦公自動化系統(tǒng)的核心組成部分，由收文、發(fā)文和呈批件三個部分組成?？梢愿鶕?jù)業(yè)務(wù)量的大小選擇不同規(guī)模檔次的服務(wù)器系統(tǒng)（如 UNIX 或 PC， SMP 或單 CPU 的服務(wù)器），同時還可以利用 Notes/Domino群集技術(shù)提高系統(tǒng)的吞吐量和高可靠性。對于安全性管理、系統(tǒng)可靠性管理等重要工作，管理人員可以使用 Notes/Domino 完備的管理手段。而且對最終用戶來說，不需要在幾個客戶端軟件或是應(yīng)用程序之間、幾個服務(wù)器系統(tǒng)或數(shù)據(jù)源之間來回切換。 通過這些編程開發(fā)工具以及相關(guān)的軟件產(chǎn)品或工具，開發(fā)者還可以集成企業(yè)的其它信息來源，如通過 ODBC 標(biāo)準(zhǔn)或Notespump 產(chǎn)品與關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)雙向交換數(shù)據(jù)。 Notes 的數(shù)據(jù)庫不僅可以包含結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)信息，而且還可以存儲、管理關(guān)系型數(shù)據(jù)庫或者其它數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)無法存儲與管理的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。 Lotus Notes/Domino 是電子郵件、文檔數(shù)據(jù)庫、快速應(yīng)用開發(fā)技術(shù)以及 Web技術(shù)為一體的電子郵件與群件平臺。 二 辦公自動化系統(tǒng)平臺的選擇 Lotus Notes/Domino 是業(yè)界公認(rèn)的群件“鼻祖”和事實標(biāo)準(zhǔn)。 現(xiàn)在，廣東省移動通信公司決定建立覆蓋全省的管理信息系統(tǒng)，深圳市移動通信局把爭創(chuàng)世界一流的移動電話運營公司作為自己的奮斗目標(biāo)。該規(guī)范全面闡述了廣東省移動通信有限公司信息化建設(shè)的原則、目標(biāo)、周期、概預(yù)算方面的問題，是信息化建設(shè)的綱要。 深圳市的移動電話的用戶總數(shù)在全國的城市中名列前茅，人均擁有率居全國第一，辦公條件、管理手段和服務(wù)質(zhì)量在全國都是一流的。 Inter 技術(shù)的迅猛發(fā)展使人們可以在世界任意地方進行交流、協(xié)作，徹底改變了人們對辦公自動化的認(rèn)識。 Lotus 公司在電子郵件市場擁有豐富的經(jīng)驗，其擁有的另外一項著名產(chǎn)品是 Lotus cc:Mail。 Notes Mail提供最終用戶一個非常簡單易學(xué)的郵件系統(tǒng)，其中還包含日歷與日程管理的功能；同時還提供可以與應(yīng)用系統(tǒng)集成的、以支持工作流應(yīng)用為特點的群件應(yīng)用開發(fā)能力。 ? 網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用開發(fā)工具與實施工具。在相同的、唯一的界面下，用戶可以獲得郵件信息、辦公信息、專業(yè)應(yīng)用信息、關(guān)系數(shù)據(jù)庫信息、 Inter 信息等各個方面的信息。這非常適應(yīng)辦公自動化需求多變、繁雜的特點。同時由于 Notes/Domino 的可開發(fā)特點，本系統(tǒng)的后續(xù)增值空間巨大。 ? 可以獲得廠商的豐富經(jīng)驗與支持 。秘書辦分發(fā)的文件也需要經(jīng)各科室的信息管理員中轉(zhuǎn)，由科室信 息管理員呈報該科室領(lǐng)導(dǎo)審閱。發(fā)文處理系統(tǒng)可以實現(xiàn)以下功能： ? 實現(xiàn)發(fā)文的處理過程 ? 對發(fā)文的處理過程進行監(jiān)控和催辦 ? 對發(fā)文提供查詢和統(tǒng)計功能 ? 對發(fā)文提供掃描錄入的接口 2 業(yè)務(wù)流程圖及環(huán)節(jié)說明 移動通信局的發(fā)文分為科發(fā)文和局發(fā)文。呈批件處理系統(tǒng)能夠提供以下功能。 深圳市移動通信局辦公自動化系統(tǒng)需求說明書 25 第五部分 檔案管理 一 概述 檔案管理是 移動通信局按照國家、省和市等檔案管理的要求，將移動通信局所發(fā)的紅頭文件、會議通知、收到的省局文件、市電信局文件等重要文件統(tǒng)一保存、分類組卷、立卷歸檔、劃分保管期限、檔案注銷等一整套管理方法。 ? 分字號 按文件所編字號的區(qū)別，將同一字號的文件按順序排列。標(biāo)題的長度為 50 字左右。 十 案卷的統(tǒng)計 根據(jù)案卷的年度，卷數(shù)，案卷的保存期限（永久、長期、短期）等來進行統(tǒng)計。 八 案卷 的查詢 檔案管理系統(tǒng)提供給用戶案卷查詢的功能。 四 文件組卷 組卷就是將一組具有有機聯(lián)系的文件組成保管單位（案卷）。 二 案卷定義 所有檔案將按一定的類目進行保管，案卷定義就是 設(shè)置檔案的類目。 4接口 與其它子系統(tǒng)的接口參照如下表格加以描述： 序號 模塊名稱 功能要求 1 組織結(jié)構(gòu) 從組織結(jié)構(gòu)中取得有關(guān)的人員或部門名稱 5文檔格式 移動通信局呈批件分為工作請示和工作報告兩種。 擬稿 發(fā)文擬稿紙 文件內(nèi)容 簽發(fā) 發(fā)文擬稿紙 文件內(nèi)容 發(fā)布 發(fā)文擬稿紙 文件內(nèi)容 歸檔 科信息員 科信息員 科長 科員 深圳市移動通信局辦公自動化系統(tǒng)需求說明書 10 科發(fā)文環(huán)節(jié)的處理 序號 流程環(huán)節(jié) 崗位名稱 功能操作 1 擬稿 有關(guān)人員 編輯正文（提供多種手段），填發(fā)文擬稿紙 2 簽發(fā) 相 關(guān) 科 領(lǐng)導(dǎo) 簽署意見并署名（以后任何人對此文件不在擁有編輯權(quán)限） 3 發(fā)布 科 發(fā) 文 崗位 如果文件需要字號則選字號，自動生成文號及文頭，自動生成相應(yīng)的文件版式；發(fā)送：按文件的主送、抄送、抄報、收文單位進行發(fā)送；并對發(fā)送情況進行監(jiān)控打印，能按正式的文件格式打印輸出，對文件進行最后把關(guān) 4 歸檔（辦結(jié)） 歸檔崗位 生成文件處理結(jié)束標(biāo)志； 對需要檔案室保管的文件移交檔案庫 局發(fā)文流程圖 （見下頁） 深圳市移動通信局辦公自動化系統(tǒng)需求說明書 11 圖 7 局發(fā)文流程圖 局發(fā)文環(huán)節(jié)的處理 序號 流程環(huán)節(jié) 崗位名稱 操作功能 1 擬稿 有關(guān)人員 編輯正文（提供多種手段），填發(fā)文擬稿紙，發(fā)送下一處理環(huán)節(jié) 2 審核 科領(lǐng)導(dǎo) 修改編輯正文和發(fā)文擬稿紙，提出審核意見并署名（包擬稿 發(fā)文擬稿紙 文件內(nèi)容 發(fā)文擬稿紙 文件內(nèi)容 歸檔 檔案室 會簽科長 科長 擬稿人 科長審核 發(fā)文擬稿紙 文件內(nèi)容 秘書辦 會簽 局長簽發(fā) 是否會簽 是 否 發(fā)文擬稿紙 文件內(nèi)容 發(fā)布 發(fā)文擬稿紙 文件內(nèi)容 局領(lǐng)導(dǎo) 秘書辦 深圳市移動通信局辦公自動化系統(tǒng)需求說明書 12 括日期），決定文件是否需會簽；發(fā)送下一處理環(huán)節(jié)或退回擬稿人 3 會簽 科領(lǐng)導(dǎo) 判斷是否滿足會簽條件 對滿足會簽要求的公文提出會簽意見并署名 發(fā)送下一處理人或退回 4 秘書辦 秘書辦 對文件進行進一步審核并署名（包括日期） 確定主題詞 需改 簽發(fā)人的，送相應(yīng)局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā) 5 局長簽發(fā) 局領(lǐng)導(dǎo) 簽署意見并署名（此后任何人對此文件不在擁有編輯權(quán)限） 6 發(fā)布 秘書辦 如果文件需要字號則選字號，自動生成文號及文頭，自動生成相應(yīng)的文件版式；發(fā)送：按文件的主送、抄送、抄報、收文單位進行發(fā)送；并對發(fā)送情況進行監(jiān)控打印，能按正式的文件格式打印輸出，對文件進行最后把關(guān) 7 歸 檔 （ 辦結(jié)） 歸檔崗位 生成文件處理結(jié)束標(biāo)志； 對需要檔案室保管的文件移交檔案庫 流程補充說明 ? 秘書辦環(huán)節(jié) 當(dāng)每次文件傳遞給局領(lǐng)導(dǎo)，進出時都要經(jīng)過秘書辦，由秘書辦進行相關(guān)處理。 局檔案由辦公室檔案管理員保管；科文件資料由科信息管理員保管。省移動通信局企業(yè)信息集成系統(tǒng)的建設(shè)可以充分利用這一寶貴的資源。建立在 Notes/Domino 之上的移動通信局企業(yè)信 息系統(tǒng)，是一個分布式的客戶機／服務(wù)器系統(tǒng)。由于采用單一的軟件系統(tǒng)，所有的應(yīng)用開發(fā)都建立在統(tǒng)一的平臺深圳市移動通信局辦公自動化系統(tǒng)需求說明書 3 之上，主要的維護工作集中在應(yīng)用管理一級，管理工作的難度與工作量大大降低。 這大大減少開發(fā)的工作量，提高了應(yīng)用系統(tǒng)的可靠性。它包含有多個層次的開發(fā)手段，提供初學(xué)者到專業(yè)編程人員適應(yīng)不同應(yīng)用需求的開發(fā)手段，如宏公式語言與 LotusScript。 Lotus Domino/Notes 是一個文檔數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。Lotus 正在將其在優(yōu)點推廣到基于廣域網(wǎng)的郵件、群件產(chǎn)品的開發(fā)與推廣之中，其中以 Lotus Notes/Domino 為代表，繼續(xù)保持了在這一領(lǐng)域的領(lǐng)先地位。因此，在企業(yè)信息系統(tǒng)的建設(shè)過程中，要改變以往以業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)為主的管理信息系統(tǒng) (MIS)的觀念及陳舊的辦公自動化的概念，應(yīng)用先進的網(wǎng)絡(luò)計算技術(shù)，群件及工作流技術(shù)，構(gòu)造一個在企業(yè)信息系統(tǒng)中不可或缺的高效的辦公自動化系統(tǒng)。在辦公自動化方面，深圳市移動通信局已經(jīng)制定了一套完整的規(guī)章制度，并且啟用了一套辦公自動化系統(tǒng)，引入現(xiàn)代化的管理意識，逐步普及工作中計算機化，有力地促進了工作效率的提高，為將來過渡到無紙辦公奠定了基礎(chǔ)。 深圳市移動通信局 辦公自動化系統(tǒng)需求分析說明書 深圳市移動通信局辦公自動化系統(tǒng)需求說明書 1 目錄 深圳市移動通信局 1 辦公自動化系統(tǒng)需求分析說明書 1 第一部分 序言 1 一 基本情況 1 二 辦公自動化系統(tǒng) 平臺的選擇 1 第二部分 公文處理系統(tǒng) 4 一 收文