【正文】 施能力在較短的時間內實現(xiàn)。而且對最終用戶來說，不需要在幾個客戶端軟件或是應用程序之間、幾個服務器系統(tǒng)或數(shù)據源之間來回切換。最 終用戶使用的郵件與群件應用系統(tǒng)是一套統(tǒng)一的應用系統(tǒng)，使用同一套應用軟件。 通過這些編程開發(fā)工具以及相關的軟件產品或工具，開發(fā)者還可以集成企業(yè)的其它信息來源，如通過 ODBC 標準或Notespump 產品與關系數(shù)據庫系統(tǒng)雙向交換數(shù)據。所有的應用系統(tǒng)信息都可以在安全機制的控制下，動態(tài)發(fā)布給 Inter 或Intra 用戶，同時通過 Inter/Intra 收集信息。 Notes 的數(shù)據庫不僅可以包含結構化的數(shù)據信息，而且還可以存儲、管理關系型數(shù)據庫或者其它數(shù)據庫系統(tǒng)無法存儲與管理的非結構化數(shù)據。Notes/Domino 的電子郵件與報文傳遞功能通常被稱為 Notes Mail。 Lotus Notes/Domino 是電子郵件、文檔數(shù)據庫、快速應用開發(fā)技術以及 Web技術為一體的電子郵件與群件平臺。預計到本年度末， Notes/Domino深圳市移動通信局辦公自動化系統(tǒng)需求說明書 2 的用戶數(shù)將達到兩千萬。 二 辦公自動化系統(tǒng)平臺的選擇 Lotus Notes/Domino 是業(yè)界公認的群件“鼻祖”和事實標準。計算機網絡技術的發(fā)展給計算機在各方面的應用帶來了無限的生機，同樣也為辦公自動化帶來了新的概念，人們可以通過網絡、電子郵件和其他人員進行信息交換、協(xié)同工作，這是由個人辦公到協(xié)同工作的質的飛躍。 現(xiàn)在，廣東省移動通信公司決定建立覆蓋全省的管理信息系統(tǒng)，深圳市移動通信局把爭創(chuàng)世界一流的移動電話運營公司作為自己的奮斗目標。考慮到深圳市移動通信局最具備實際操作條件和有著良好的運行環(huán)境，廣東省移動通信有限公司將深圳市移動通信局作為一個重要的試點，在各方面提前進行建設。該規(guī)范全面闡述了廣東省移動通信有限公司信息化建設的原則、目標、周期、概預算方面的問題，是信息化建設的綱要。 受廣東省移動通信有限公司的委托，根據廣東省移動通信有限公司管理信息系統(tǒng)技術規(guī)范的要求，對深圳市移動通信局辦公系統(tǒng)進行了現(xiàn)狀調研。 深圳市的移動電話的用戶總數(shù)在全國的城市中名列前茅，人均擁有率居全國第一，辦公條件、管理手段和服務質量在全國都是一流的。為了實現(xiàn)這一目標，必須要建立一套完善的管理體系，加強人們的管理意識與效率觀念。 Inter 技術的迅猛發(fā)展使人們可以在世界任意地方進行交流、協(xié)作，徹底改變了人們對辦公自動化的認識。自 1989 年 12 月發(fā)布第 版以來，已具備 8 年的發(fā)展歷史，積累了豐富的經驗。 Lotus 公司在電子郵件市場擁有豐富的經驗，其擁有的另外一項著名產品是 Lotus cc:Mail。其目的是跨越地域、部門之間的界限，使得企業(yè)工作人員傳遞、共享他們的信息與知識，從而提高群組的工作效率。 Notes Mail提供最終用戶一個非常簡單易學的郵件系統(tǒng)，其中還包含日歷與日程管理的功能；同時還提供可以與應用系統(tǒng)集成的、以支持工作流應用為特點的群件應用開發(fā)能力。對于這些以非結構化或半結構化為特征的“文檔型”數(shù)據的處理， Lotus Domino/Notes還提供了全文搜索、版本控制、文檔鏈接等等信息檢索、處理手段。 ? 網絡應用開發(fā)工具與實施工具。需要特別提出的是，開發(fā)出來的Domino/Notes 應用是通過 Domino/Notes 本身的手段通過網絡安裝到每一個服務器上的，客戶端基本不需要相應修改什么，因此 Domino/Notes 解決了困擾應用系統(tǒng)管理員的項目實施、管理問題。在相同的、唯一的界面下，用戶可以獲得郵件信息、辦公信息、專業(yè)應用信息、關系數(shù)據庫信息、 Inter 信息等各個方面的信息。 ? 開發(fā)快捷、實施容易 。這非常適應辦公自動化需求多變、繁雜的特點。如果管理人 員希望借助其他軟硬件系統(tǒng)如網管系統(tǒng)，實現(xiàn)統(tǒng)一的管理，Notes/Domino 提供這樣的手段和接口，如基于 SNMP 網管協(xié)議的 Notes View 軟件；或者使用 Windows NT 的用戶管理手段。同時由于 Notes/Domino 的可開發(fā)特點，本系統(tǒng)的后續(xù)增值空間巨大。 ? 開放性 。 ? 可以獲得廠商的豐富經驗與支持 。 一 收文 1 概述 收文處理是指移動通信局對本局、上級局、下級局、電信局以及其它外單位的正式公文、傳真電報、信函、通知等進 行登記、批示、閱辦、閱處、閱知、歸檔等處理的整個過程。秘書辦分發(fā)的文件也需要經各科室的信息管理員中轉，由科室信 息管理員呈報該科室領導審閱。 條件 文件的要素（單一或組合） 批示 登記、呈報、分發(fā) 分發(fā) 秘書辦 呈報、分發(fā) 科信息 sd管理員 呈報 科信息 gl管理員 秘書辦 局領導 批閱 科領導 深圳市移動通信局辦公自動化系統(tǒng)需求說明書 8 收文統(tǒng)計 提供按年份、按時間段、按部門等多種統(tǒng)計手段對移動通信局的收文進行統(tǒng)計。發(fā)文處理系統(tǒng)可以實現(xiàn)以下功能： ? 實現(xiàn)發(fā)文的處理過程 ? 對發(fā)文的處理過程進行監(jiān)控和催辦 ? 對發(fā)文提供查詢和統(tǒng)計功能 ? 對發(fā)文提供掃描錄入的接口 2 業(yè)務流程圖及環(huán)節(jié)說明 移動通信局的發(fā)文分為科發(fā)文和局發(fā)文。 3 系統(tǒng)功能要求 發(fā)文查詢 提供表單界面，采用組合查詢和模糊查詢等手段對移動通信局的發(fā)文進行查詢。呈批件處理系統(tǒng)能夠提供以下功能。 二 業(yè)務流程圖及環(huán)節(jié)說明 局會議流程圖 圖 1 局會議流程圖 起草 發(fā)會議通知 起草會議紀要 審核會議紀要 召集人 審核 會議通知 會議通知 簽發(fā) 會議紀要 歸檔 科領導 局領導 召集人 局領導 深圳市移動通信局辦公自動化系統(tǒng)需求說明書 21 局會議環(huán)節(jié)說明： 序號 流程環(huán)節(jié) 崗位名稱 功能操作 1 起草 會議召集人 起草一份會議通知，提供多種編輯手段 發(fā)送下一處理人 2 審核 相關科領導 對會議通知進行審 核 3 簽發(fā) 局領導 簽發(fā)會議通知 4 發(fā)會議通知 會議召集人 將會議通知發(fā)給會議參加人 5 起草會議紀要 會議召集人 起草會議紀要 6 審核會議紀要 局領導 審核會議紀要 7 歸檔 相關科室 將會議通知歸檔 科會議通知流程圖： 圖 2 科會議流程圖 科會議通知環(huán)節(jié)說明： 序號 流程環(huán)節(jié) 崗位名稱 功能操作 1 起草 會議召集人 起草一份會議通知 2 審核 相關科領導 對會議通知進行審核 起草 召集人 審核 會議通知 會議通知 科領導 發(fā)會議通知 起草會議紀要 審核會議紀要 會議紀要 歸檔 召集人 科領導 深圳市移動通信局辦公自動化系統(tǒng)需求說明書 22 3 發(fā)會議通知 會 議召集人 將會議通知發(fā)給會議參加人 4 起草會議紀要 會議召集人 起草會議紀要 5 審核會議紀要 相關科領導 審核會議紀要 6 歸檔 相關科室 將會議通知歸檔 三 系統(tǒng)功能需求 會議通知查詢 提供表單界面，采用組合查詢和模糊查詢等手段對移動通信局的會議通知進行查詢。 深圳市移動通信局辦公自動化系統(tǒng)需求說明書 25 第五部分 檔案管理 一 概述 檔案管理是 移動通信局按照國家、省和市等檔案管理的要求，將移動通信局所發(fā)的紅頭文件、會議通知、收到的省局文件、市電信局文件等重要文件統(tǒng)一保存、分類組卷、立卷歸檔、劃分保管期限、檔案注銷等一整套管理方法。案卷定義還需設置檔案的保管期限種類，如長期，永久，短期等。 ? 分字號 按文件所編字號的區(qū)別，將同一字號的文件按順序排列。 ? 同一年代，同一字號，按保管期限不同，分別組卷。標題的長度為 50 字左右。 九 案卷的借閱 當用戶需要借閱檔案時，首先要填寫檔案借閱單，交科長或局長批準以后，方可借閱所需的檔案。 十 案卷的統(tǒng)計 根據案卷的年度，卷數(shù)，案卷的保存期限（永久、長期、短期）等來進行統(tǒng)計。當借閱申請單被批準后，用戶將能打開相應的案卷，查看所需的文件。 八 案卷 的查詢 檔案管理系統(tǒng)提供給用戶案卷查詢的功能。 企業(yè)管理類檔案編號圖例如下： 深圳市移動通信局辦公自動化系統(tǒng)需求說明書 26 ? 保管期限代號：“ 1”代表永久，“ 2”代表長期，“ 3”代表短期，“ 0”代表永久、長期、短期一個大流水，“ 12”代表永久、長期連排，“ 23”代表長期、短期連排 ? 目錄代號：從機構成立年度起，每年一個目錄號，順序流水，如第一年目錄號為“ 1”，第二年目錄號為“ 2”，如此類推 ? 填寫時，“ ”填寫在目錄欄內，“ 001”填在案卷號欄內。 四 文件組卷 組卷就是將一組具有有機聯(lián)系的文件組成保管單位（案卷）。 ? 分機構（作者） 按文件形成機構的級別，將文件材料按上級、本級、下級及平級機關分開排列（作為本局發(fā)文附件的除外）。 二 案卷定義 所有檔案將按一定的類目進行保管，案卷定義就是 設置檔案的類目。 四 接口 與其它子系統(tǒng)的接口參照如下表格加以描述： 序號 模塊名稱 功能要求 1 組織結構 從組織結構中取得有關的人員或部門名稱 五 文檔格式 會議通知的要 素如下所示： 簽發(fā)人，會議名稱，時間，地點，召集部門，會議內容，參加人員，備注，局及部門名稱 深圳市移動通信局辦公自動化系統(tǒng)需求說明書 23 第四部分 工作指派 一 概述 工作指派是指移動通信局領導對具體的工作任務進行指派，要求下級領導或員工去辦理，并將工作結果向指派領導匯報。 4接口 與其它子系統(tǒng)的接口參照如下表格加以描述： 序號 模塊名稱 功能要求 1 組織結構 從組織結構中取得有關的人員或部門名稱 5文檔格式 移動通信局呈批件分為工作請示和工作報告兩種。 條