【正文】 張數(shù)：文件的頁(yè)數(shù) 期限 ： 文件的保管期限 類目：文件的分類，如： 注：打印卷內(nèi)文件目錄時(shí)，以 10 行為一頁(yè)進(jìn)行分頁(yè)。同時(shí)，檔案管理還提供檔案查詢和檔案借閱的功能。 科發(fā)文流程圖 圖 6 科發(fā)文流程圖 注：黨委、工會(huì)、團(tuán)委發(fā)文的流程與科發(fā)文的流程一致。 Notes/Domino 是一個(gè)成熟的產(chǎn)品，在國(guó)內(nèi)外電子郵件與群件領(lǐng)域始終居于領(lǐng)先地位， Lotus 以及代理商具備豐富的成功經(jīng)驗(yàn)。 ? 管理容易、機(jī)制完整 。 Lotus Domino/Notes 提供了一整套集成的、面向網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的開發(fā)工具。 cc:Mail在全球的用戶數(shù)達(dá)到一千一百萬(wàn)，是基于局域網(wǎng)的電子郵件系統(tǒng)產(chǎn)品之冠。 但 由于移動(dòng)電話用戶的急劇增長(zhǎng)，以及當(dāng)前信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，深圳市移動(dòng)通信局的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和員工們都覺得進(jìn)行規(guī)范的、科學(xué)式的管 理的必要以及信息技術(shù)用于日常管理和辦公事務(wù)的必要性。在辦公自動(dòng)化方面，深圳市移動(dòng)通信局已經(jīng)制定了一套完整的規(guī)章制度，并且啟用了一套辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，引入現(xiàn)代化的管理意識(shí)，逐步普及工作中計(jì)算機(jī)化，有力地促進(jìn)了工作效率的提高，為將來過渡到無紙辦公奠定了基礎(chǔ)。Lotus 正在將其在優(yōu)點(diǎn)推廣到基于廣域網(wǎng)的郵件、群件產(chǎn)品的開發(fā)與推廣之中，其中以 Lotus Notes/Domino 為代表，繼續(xù)保持了在這一領(lǐng)域的領(lǐng)先地位。它包含有多個(gè)層次的開發(fā)手段，提供初學(xué)者到專業(yè)編程人員適應(yīng)不同應(yīng)用需求的開發(fā)手段，如宏公式語(yǔ)言與 LotusScript。由于采用單一的軟件系統(tǒng)，所有的應(yīng)用開發(fā)都建立在統(tǒng)一的平臺(tái)深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說明書 3 之上，主要的維護(hù)工作集中在應(yīng)用管理一級(jí)，管理工作的難度與工作量大大降低。省移動(dòng)通信局企業(yè)信息集成系統(tǒng)的建設(shè)可以充分利用這一寶貴的資源。 擬稿 發(fā)文擬稿紙 文件內(nèi)容 簽發(fā) 發(fā)文擬稿紙 文件內(nèi)容 發(fā)布 發(fā)文擬稿紙 文件內(nèi)容 歸檔 科信息員 科信息員 科長(zhǎng) 科員 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說明書 10 科發(fā)文環(huán)節(jié)的處理 序號(hào) 流程環(huán)節(jié) 崗位名稱 功能操作 1 擬稿 有關(guān)人員 編輯正文（提供多種手段），填發(fā)文擬稿紙 2 簽發(fā) 相 關(guān) 科 領(lǐng)導(dǎo) 簽署意見并署名（以后任何人對(duì)此文件不在擁有編輯權(quán)限） 3 發(fā)布 科 發(fā) 文 崗位 如果文件需要字號(hào)則選字號(hào)，自動(dòng)生成文號(hào)及文頭，自動(dòng)生成相應(yīng)的文件版式；發(fā)送：按文件的主送、抄送、抄報(bào)、收文單位進(jìn)行發(fā)送；并對(duì)發(fā)送情況進(jìn)行監(jiān)控打印，能按正式的文件格式打印輸出，對(duì)文件進(jìn)行最后把關(guān) 4 歸檔（辦結(jié)） 歸檔崗位 生成文件處理結(jié)束標(biāo)志； 對(duì)需要檔案室保管的文件移交檔案庫(kù) 局發(fā)文流程圖 （見下頁(yè)） 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說明書 11 圖 7 局發(fā)文流程圖 局發(fā)文環(huán)節(jié)的處理 序號(hào) 流程環(huán)節(jié) 崗位名稱 操作功能 1 擬稿 有關(guān)人員 編輯正文（提供多種手段），填發(fā)文擬稿紙，發(fā)送下一處理環(huán)節(jié) 2 審核 科領(lǐng)導(dǎo) 修改編輯正文和發(fā)文擬稿紙，提出審核意見并署名（包擬稿 發(fā)文擬稿紙 文件內(nèi)容 發(fā)文擬稿紙 文件內(nèi)容 歸檔 檔案室 會(huì)簽科長(zhǎng) 科長(zhǎng) 擬稿人 科長(zhǎng)審核 發(fā)文擬稿紙 文件內(nèi)容 秘書辦 會(huì)簽 局長(zhǎng)簽發(fā) 是否會(huì)簽 是 否 發(fā)文擬稿紙 文件內(nèi)容 發(fā)布 發(fā)文擬稿紙 文件內(nèi)容 局領(lǐng)導(dǎo) 秘書辦 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說明書 12 括日期），決定文件是否需會(huì)簽；發(fā)送下一處理環(huán)節(jié)或退回?cái)M稿人 3 會(huì)簽 科領(lǐng)導(dǎo) 判斷是否滿足會(huì)簽條件 對(duì)滿足會(huì)簽要求的公文提出會(huì)簽意見并署名 發(fā)送下一處理人或退回 4 秘書辦 秘書辦 對(duì)文件進(jìn)行進(jìn)一步審核并署名（包括日期） 確定主題詞 需改 簽發(fā)人的，送相應(yīng)局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā) 5 局長(zhǎng)簽發(fā) 局領(lǐng)導(dǎo) 簽署意見并署名（此后任何人對(duì)此文件不在擁有編輯權(quán)限） 6 發(fā)布 秘書辦 如果文件需要字號(hào)則選字號(hào)，自動(dòng)生成文號(hào)及文頭，自動(dòng)生成相應(yīng)的文件版式；發(fā)送：按文件的主送、抄送、抄報(bào)、收文單位進(jìn)行發(fā)送；并對(duì)發(fā)送情況進(jìn)行監(jiān)控打印，能按正式的文件格式打印輸出，對(duì)文件進(jìn)行最后把關(guān) 7 歸 檔 （ 辦結(jié)） 歸檔崗位 生成文件處理結(jié)束標(biāo)志； 對(duì)需要檔案室保管的文件移交檔案庫(kù) 流程補(bǔ)充說明 ? 秘書辦環(huán)節(jié) 當(dāng)每次文件傳遞給局領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)出時(shí)都要經(jīng)過秘書辦，由秘書辦進(jìn)行相關(guān)處理。 二 案卷定義 所有檔案將按一定的類目進(jìn)行保管，案卷定義就是 設(shè)置檔案的類目。 八 案卷 的查詢 檔案管理系統(tǒng)提供給用戶案卷查詢的功能。標(biāo)題的長(zhǎng)度為 50 字左右。 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說明書 25 第五部分 檔案管理 一 概述 檔案管理是 移動(dòng)通信局按照國(guó)家、省和市等檔案管理的要求，將移動(dòng)通信局所發(fā)的紅頭文件、會(huì)議通知、收到的省局文件、市電信局文件等重要文件統(tǒng)一保存、分類組卷、立卷歸檔、劃分保管期限、檔案注銷等一整套管理方法。發(fā)文處理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)以下功能： ? 實(shí)現(xiàn)發(fā)文的處理過程 ? 對(duì)發(fā)文的處理過程進(jìn)行監(jiān)控和催辦 ? 對(duì)發(fā)文提供查詢和統(tǒng)計(jì)功能 ? 對(duì)發(fā)文提供掃描錄入的接口 2 業(yè)務(wù)流程圖及環(huán)節(jié)說明 移動(dòng)通信局的發(fā)文分為科發(fā)文和局發(fā)文。 ? 可以獲得廠商的豐富經(jīng)驗(yàn)與支持 。這非常適應(yīng)辦公自動(dòng)化需求多變、繁雜的特點(diǎn)。 ? 網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用開發(fā)工具與實(shí)施工具。 Lotus 公司在電子郵件市場(chǎng)擁有豐富的經(jīng)驗(yàn)，其擁有的另外一項(xiàng)著名產(chǎn)品是 Lotus cc:Mail。 深圳市的移動(dòng)電話的用戶總數(shù)在全國(guó)的城市中名列前茅，人均擁有率居全國(guó)第一，辦公條件、管理手段和服務(wù)質(zhì)量在全國(guó)都是一流的。 現(xiàn)在，廣東省移動(dòng)通信公司決定建立覆蓋全省的管理信息系統(tǒng)，深圳市移動(dòng)通信局把爭(zhēng)創(chuàng)世界一流的移動(dòng)電話運(yùn)營(yíng)公司作為自己的奮斗目標(biāo)。 Lotus Notes/Domino 是電子郵件、文檔數(shù)據(jù)庫(kù)、快速應(yīng)用開發(fā)技術(shù)以及 Web技術(shù)為一體的電子郵件與群件平臺(tái)。 通過這些編程開發(fā)工具以及相關(guān)的軟件產(chǎn)品或工具，開發(fā)者還可以集成企業(yè)的其它信息來源，如通過 ODBC 標(biāo)準(zhǔn)或Notespump 產(chǎn)品與關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)雙向交換數(shù)據(jù)。對(duì)于安全性管理、系統(tǒng)可靠性管理等重要工作，管理人員可以使用 Notes/Domino 完備的管理手段。 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說明書 4 第二部分 公文處理系統(tǒng) 公文處理系統(tǒng)是移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的核心組成部分，由收文、發(fā)文和呈批件三個(gè)部分組成。 ? 退回：處理時(shí) 可對(duì)文件持否定意見，則文件退回給相關(guān)處理人 ? 對(duì)文件流程的監(jiān)視和處理 a. 催辦：對(duì)超時(shí)的文件進(jìn)行催辦 b. 回收：對(duì)誤發(fā)的文件可以對(duì)當(dāng)前處理人的文件進(jìn)行回收 ? 歸檔可分為兩種情況：一種為送交檔案室進(jìn)行管理，這是一種真正意義上的歸檔；另外一種為部門作為資料保存一段時(shí)間。移動(dòng)通信局的檔案目錄一般分為兩級(jí)，分別稱之為 一級(jí)目錄和二級(jí)目錄。用戶可方便地查詢所有已封卷的文件，了解到案卷的案卷號(hào)、年度、保管期限、署名、案卷題名和文件標(biāo)題等要素。 六 案卷目錄 以表格的形式列出所有的案卷名稱及其一些特性，格式如下： 案 卷 目 錄 案卷號(hào) 題 名 年 度 頁(yè) 數(shù) 期 限 存 放 列 / 柜 備 注 檔 案 室 編 檔 案 館 編 各條目的說明如下： 案卷號(hào)：給案卷設(shè)置的編號(hào)，如 145 題名：該類案卷的一個(gè) 描述性的總體的標(biāo)題 年度：案卷的組卷年份 頁(yè)數(shù)：該案卷的頁(yè)數(shù) 期限：該案卷的保管期限 注：打印案卷目錄時(shí)，以 10 行為一頁(yè)進(jìn)行分頁(yè) 七 卷內(nèi)文件目錄 卷內(nèi)文件目錄列出了卷內(nèi)文件的列表，其格式如下表所示： 卷 內(nèi) 文 件 目 錄 卷 號(hào) 順 序 號(hào) 署 名 文件號(hào) 日 期 標(biāo) 題 張 數(shù) 期 限 類 目 各條目的說明如下： 順序號(hào)：該案卷內(nèi)文件編號(hào)，從 1 開始 署名：指該文的責(zé)任單位，對(duì)于發(fā)文為擬稿單位，對(duì)于收文為來文單位，如省管局 文件號(hào)：該文件的編號(hào)，如粵郵電（ 96） 63 號(hào) A12 . 1— 0 0 1 案卷順序號(hào) 目錄號(hào)（年度代號(hào)，“ 1”代表第一個(gè)年度的目錄） 保管期限代號(hào)（ 12 代表永久、長(zhǎng)期） 大類代號(hào)（企業(yè)管理類） 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說明書 27 日期：為發(fā)文日期，如 1996 標(biāo)題：該文件的標(biāo)題，如 ”轉(zhuǎn)發(fā)電信總局關(guān)于全國(guó)電報(bào)業(yè)務(wù)管理研討會(huì)會(huì)議紀(jì)要的通知 ”。 二 業(yè)務(wù)流程圖及環(huán)節(jié)說明 工作指派流程圖 圖 11 工作指派流程圖 工作指派環(huán)節(jié)說明： 序號(hào) 流程環(huán)節(jié) 崗位名稱 功能操作 1 指派工作 有關(guān)領(lǐng)導(dǎo) 起草一份工作指派 2 填寫階段工作報(bào)告 工作指派執(zhí)行人 填寫階段工作報(bào)告 指派工作 填寫階段工作報(bào)告 任務(wù)單 完成 工作總結(jié) 工作報(bào)告