【正文】 十 案卷的統(tǒng)計(jì) 根據(jù)案卷的年度，卷數(shù)，案卷的保存期限（永久、長(zhǎng)期、短期）等來(lái)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。當(dāng)借閱申請(qǐng)單被批準(zhǔn)后，用戶將能打開相應(yīng)的案卷，查看所需的文件。 九 案卷的借閱 當(dāng)用戶需要借閱檔案時(shí)，首先要填寫檔案借閱單，交科長(zhǎng)或局長(zhǎng)批準(zhǔn)以后，方可借閱所需的檔案。 八 案卷 的查詢 檔案管理系統(tǒng)提供給用戶案卷查詢的功能。標(biāo)題的長(zhǎng)度為 50 字左右。 企業(yè)管理類檔案編號(hào)圖例如下： 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說(shuō)明書 26 ? 保管期限代號(hào)：“ 1”代表永久，“ 2”代表長(zhǎng)期，“ 3”代表短期，“ 0”代表永久、長(zhǎng)期、短期一個(gè)大流水，“ 12”代表永久、長(zhǎng)期連排，“ 23”代表長(zhǎng)期、短期連排 ? 目錄代號(hào)：從機(jī)構(gòu)成立年度起，每年一個(gè)目錄號(hào)，順序流水，如第一年目錄號(hào)為“ 1”，第二年目錄號(hào)為“ 2”，如此類推 ? 填寫時(shí)，“ ”填寫在目錄欄內(nèi)，“ 001”填在案卷號(hào)欄內(nèi)。 ? 同一年代，同一字號(hào)，按保管期限不同，分別組卷。 四 文件組卷 組卷就是將一組具有有機(jī)聯(lián)系的文件組成保管單位（案卷）。 ? 分字號(hào) 按文件所編字號(hào)的區(qū)別，將同一字號(hào)的文件按順序排列。 ? 分機(jī)構(gòu)（作者） 按文件形成機(jī)構(gòu)的級(jí)別，將文件材料按上級(jí)、本級(jí)、下級(jí)及平級(jí)機(jī)關(guān)分開排列（作為本局發(fā)文附件的除外）。案卷定義還需設(shè)置檔案的保管期限種類，如長(zhǎng)期，永久，短期等。 二 案卷定義 所有檔案將按一定的類目進(jìn)行保管，案卷定義就是 設(shè)置檔案的類目。 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說(shuō)明書 25 第五部分 檔案管理 一 概述 檔案管理是 移動(dòng)通信局按照國(guó)家、省和市等檔案管理的要求，將移動(dòng)通信局所發(fā)的紅頭文件、會(huì)議通知、收到的省局文件、市電信局文件等重要文件統(tǒng)一保存、分類組卷、立卷歸檔、劃分保管期限、檔案注銷等一整套管理方法。 四 接口 與其它子系統(tǒng)的接口參照如下表格加以描述： 序號(hào) 模塊名稱 功能要求 1 組織結(jié)構(gòu) 從組織結(jié)構(gòu)中取得有關(guān)的人員或部門名稱 五 文檔格式 會(huì)議通知的要 素如下所示： 簽發(fā)人，會(huì)議名稱，時(shí)間，地點(diǎn)，召集部門，會(huì)議內(nèi)容，參加人員，備注，局及部門名稱 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說(shuō)明書 23 第四部分 工作指派 一 概述 工作指派是指移動(dòng)通信局領(lǐng)導(dǎo)對(duì)具體的工作任務(wù)進(jìn)行指派，要求下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或員工去辦理，并將工作結(jié)果向指派領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。 二 業(yè)務(wù)流程圖及環(huán)節(jié)說(shuō)明 局會(huì)議流程圖 圖 1 局會(huì)議流程圖 起草 發(fā)會(huì)議通知 起草會(huì)議紀(jì)要 審核會(huì)議紀(jì)要 召集人 審核 會(huì)議通知 會(huì)議通知 簽發(fā) 會(huì)議紀(jì)要 歸檔 科領(lǐng)導(dǎo) 局領(lǐng)導(dǎo) 召集人 局領(lǐng)導(dǎo) 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說(shuō)明書 21 局會(huì)議環(huán)節(jié)說(shuō)明： 序號(hào) 流程環(huán)節(jié) 崗位名稱 功能操作 1 起草 會(huì)議召集人 起草一份會(huì)議通知，提供多種編輯手段 發(fā)送下一處理人 2 審核 相關(guān)科領(lǐng)導(dǎo) 對(duì)會(huì)議通知進(jìn)行審 核 3 簽發(fā) 局領(lǐng)導(dǎo) 簽發(fā)會(huì)議通知 4 發(fā)會(huì)議通知 會(huì)議召集人 將會(huì)議通知發(fā)給會(huì)議參加人 5 起草會(huì)議紀(jì)要 會(huì)議召集人 起草會(huì)議紀(jì)要 6 審核會(huì)議紀(jì)要 局領(lǐng)導(dǎo) 審核會(huì)議紀(jì)要 7 歸檔 相關(guān)科室 將會(huì)議通知?dú)w檔 科會(huì)議通知流程圖： 圖 2 科會(huì)議流程圖 科會(huì)議通知環(huán)節(jié)說(shuō)明： 序號(hào) 流程環(huán)節(jié) 崗位名稱 功能操作 1 起草 會(huì)議召集人 起草一份會(huì)議通知 2 審核 相關(guān)科領(lǐng)導(dǎo) 對(duì)會(huì)議通知進(jìn)行審核 起草 召集人 審核 會(huì)議通知 會(huì)議通知 科領(lǐng)導(dǎo) 發(fā)會(huì)議通知 起草會(huì)議紀(jì)要 審核會(huì)議紀(jì)要 會(huì)議紀(jì)要 歸檔 召集人 科領(lǐng)導(dǎo) 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說(shuō)明書 22 3 發(fā)會(huì)議通知 會(huì) 議召集人 將會(huì)議通知發(fā)給會(huì)議參加人 4 起草會(huì)議紀(jì)要 會(huì)議召集人 起草會(huì)議紀(jì)要 5 審核會(huì)議紀(jì)要 相關(guān)科領(lǐng)導(dǎo) 審核會(huì)議紀(jì)要 6 歸檔 相關(guān)科室 將會(huì)議通知?dú)w檔 三 系統(tǒng)功能需求 會(huì)議通知查詢 提供表單界面，采用組合查詢和模糊查詢等手段對(duì)移動(dòng)通信局的會(huì)議通知進(jìn)行查詢。 4接口 與其它子系統(tǒng)的接口參照如下表格加以描述： 序號(hào) 模塊名稱 功能要求 1 組織結(jié)構(gòu) 從組織結(jié)構(gòu)中取得有關(guān)的人員或部門名稱 5文檔格式 移動(dòng)通信局呈批件分為工作請(qǐng)示和工作報(bào)告兩種。呈批件處理系統(tǒng)能夠提供以下功能。 條件 按時(shí)間 段，文種，主辦單位，發(fā)文日期等 4 接口 與其它子系統(tǒng)的接口參照如下表格加以描述： 序號(hào) 接口子系統(tǒng)名稱名稱 接口數(shù)據(jù) 1 收文 將發(fā)文自動(dòng)轉(zhuǎn)化為收文，將發(fā)文的相關(guān)要素自動(dòng)寫入到收文中的對(duì)應(yīng)要素中去 2 檔案 將要?dú)w檔的發(fā)文轉(zhuǎn)到檔案庫(kù)中去 3 組織結(jié)構(gòu) 從組織結(jié)構(gòu)中取得有關(guān)的人員或部門名稱 5 文檔格式 移動(dòng)通信局的發(fā)文分為正式的紅頭文件、內(nèi)部通知、內(nèi)部請(qǐng)示、傳真電報(bào)、內(nèi)部通知等。 3 系統(tǒng)功能要求 發(fā)文查詢 提供表單界面，采用組合查詢和模糊查詢等手段對(duì)移動(dòng)通信局的發(fā)文進(jìn)行查詢。 擬稿 發(fā)文擬稿紙 文件內(nèi)容 簽發(fā) 發(fā)文擬稿紙 文件內(nèi)容 發(fā)布 發(fā)文擬稿紙 文件內(nèi)容 歸檔 科信息員 科信息員 科長(zhǎng) 科員 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說(shuō)明書 10 科發(fā)文環(huán)節(jié)的處理 序號(hào) 流程環(huán)節(jié) 崗位名稱 功能操作 1 擬稿 有關(guān)人員 編輯正文（提供多種手段），填發(fā)文擬稿紙 2 簽發(fā) 相 關(guān) 科 領(lǐng)導(dǎo) 簽署意見(jiàn)并署名（以后任何人對(duì)此文件不在擁有編輯權(quán)限） 3 發(fā)布 科 發(fā) 文 崗位 如果文件需要字號(hào)則選字號(hào)，自動(dòng)生成文號(hào)及文頭，自動(dòng)生成相應(yīng)的文件版式；發(fā)送：按文件的主送、抄送、抄報(bào)、收文單位進(jìn)行發(fā)送；并對(duì)發(fā)送情況進(jìn)行監(jiān)控打印，能按正式的文件格式打印輸出，對(duì)文件進(jìn)行最后把關(guān) 4 歸檔（辦結(jié)） 歸檔崗位 生成文件處理結(jié)束標(biāo)志； 對(duì)需要檔案室保管的文件移交檔案庫(kù) 局發(fā)文流程圖 （見(jiàn)下頁(yè)） 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說(shuō)明書 11 圖 7 局發(fā)文流程圖 局發(fā)文環(huán)節(jié)的處理 序號(hào) 流程環(huán)節(jié) 崗位名稱 操作功能 1 擬稿 有關(guān)人員 編輯正文（提供多種手段），填發(fā)文擬稿紙，發(fā)送下一處理環(huán)節(jié) 2 審核 科領(lǐng)導(dǎo) 修改編輯正文和發(fā)文擬稿紙，提出審核意見(jiàn)并署名（包擬稿 發(fā)文擬稿紙 文件內(nèi)容 發(fā)文擬稿紙 文件內(nèi)容 歸檔 檔案室 會(huì)簽科長(zhǎng) 科長(zhǎng) 擬稿人 科長(zhǎng)審核 發(fā)文擬稿紙 文件內(nèi)容 秘書辦 會(huì)簽 局長(zhǎng)簽發(fā) 是否會(huì)簽 是 否 發(fā)文擬稿紙 文件內(nèi)容 發(fā)布 發(fā)文擬稿紙 文件內(nèi)容 局領(lǐng)導(dǎo) 秘書辦 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說(shuō)明書 12 括日期），決定文件是否需會(huì)簽；發(fā)送下一處理環(huán)節(jié)或退回?cái)M稿人 3 會(huì)簽 科領(lǐng)導(dǎo) 判斷是否滿足會(huì)簽條件 對(duì)滿足會(huì)簽要求的公文提出會(huì)簽意見(jiàn)并署名 發(fā)送下一處理人或退回 4 秘書辦 秘書辦 對(duì)文件進(jìn)行進(jìn)一步審核并署名（包括日期） 確定主題詞 需改 簽發(fā)人的，送相應(yīng)局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā) 5 局長(zhǎng)簽發(fā) 局領(lǐng)導(dǎo) 簽署意見(jiàn)并署名（此后任何人對(duì)此文件不在擁有編輯權(quán)限） 6 發(fā)布 秘書辦 如果文件需要字號(hào)則選字號(hào)，自動(dòng)生成文號(hào)及文頭，自動(dòng)生成相應(yīng)的文件版式；發(fā)送：按文件的主送、抄送、抄報(bào)、收文單位進(jìn)行發(fā)送；并對(duì)發(fā)送情況進(jìn)行監(jiān)控打印，能按正式的文件格式打印輸出，對(duì)文件進(jìn)行最后把關(guān) 7 歸 檔 （ 辦結(jié)） 歸檔崗位 生成文件處理結(jié)束標(biāo)志； 對(duì)需要檔案室保管的文件移交檔案庫(kù) 流程補(bǔ)充說(shuō)明 ? 秘書辦環(huán)節(jié) 當(dāng)每次文件傳遞給局領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)出時(shí)都要經(jīng)過(guò)秘書辦，由秘書辦進(jìn)行相關(guān)處理。發(fā)文處理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)以下功能： ? 實(shí)現(xiàn)發(fā)文的處理過(guò)程 ? 對(duì)發(fā)文的處理過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控和催辦 ? 對(duì)發(fā)文提供查詢和統(tǒng)計(jì)功能 ? 對(duì)發(fā)文提供掃描錄入的接口 2 業(yè)務(wù)流程圖及環(huán)節(jié)說(shuō)明 移動(dòng)通信局的發(fā)文分為科發(fā)文和局發(fā)文。收文處理包括以下要素： 年份，收文日期，份數(shù)，來(lái)文單位，收文文號(hào)，來(lái)文文號(hào)，文件呈辦意見(jiàn)，領(lǐng)導(dǎo)批示，閱辦部門，閱處部門，閱者簽名，辦理情況，相關(guān)的文件 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說(shuō)明書 9 二 發(fā)文 1 概述 發(fā)文處理是指移動(dòng)通信局對(duì)公文從擬稿、審核、簽發(fā)到發(fā)文、歸檔的整個(gè)處理過(guò)程。 條件 文件的要素（單一或組合） 批示 登記、呈報(bào)、分發(fā) 分發(fā) 秘書辦 呈報(bào)、分發(fā) 科信息 sd管理員 呈報(bào) 科信息 gl管理員 秘書辦 局領(lǐng)導(dǎo) 批閱 科領(lǐng)導(dǎo) 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說(shuō)明書 8 收文統(tǒng)計(jì) 提供按年份、按時(shí)間段、按部門等多種統(tǒng)計(jì)手段對(duì)移動(dòng)通信局的收文進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。 局檔案由辦公室檔案管理員保管；科文件資料由科信息管理員保管。秘書辦分發(fā)的文件也需要經(jīng)各科室的信息管理員中轉(zhuǎn)，由科室信 息管理員呈報(bào)該科室領(lǐng)導(dǎo)審閱。局級(jí)收文由辦公室秘書辦登記、分發(fā)、保存；科級(jí)收文由各科室自己登記、分發(fā)、保存。 一 收文 1 概述 收文處理是指移動(dòng)通信