【正文】 借閱單的要素包括：借閱人，借閱的起止時(shí)間，卷號(hào)，案卷名。 五 案卷編號(hào) 一個(gè)全宗內(nèi)每年的文書案卷按三種保管期限分開排列，每種保管期限的案卷按內(nèi)部機(jī)構(gòu)所編發(fā)文字號(hào)順序排列，案卷排好后，按編制目錄的形式編案卷順序號(hào)。 三 文件的排列 文件的排列采用以下幾種方式： ? 分年度 不同年度的文件分開排列。 會(huì)議通知統(tǒng)計(jì) 按年份、時(shí)間段等統(tǒng)計(jì)條件對(duì)移動(dòng)通信局的會(huì)議通知進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。 條件 文件的要素（單一或組合） 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說明書 13 發(fā)文統(tǒng)計(jì) 提供按年份、按時(shí)間段、按部門等多種統(tǒng)計(jì)手段對(duì)移動(dòng)通信局的發(fā)文進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。 條件 按時(shí)間段，文種，承辦部門，收文日期，來文單位等 4接口 與其它子系統(tǒng)的接口參照如下表格加以描述： 序號(hào) 模塊名稱 功能要求 1 發(fā)文 將發(fā)文自動(dòng)轉(zhuǎn)化為收文，將發(fā)文的相關(guān)要素自動(dòng)寫入到收文中的對(duì)應(yīng)要素中去 2 檔案 將要?dú)w檔的收文轉(zhuǎn)到檔案庫(kù)中去 3 組織結(jié)構(gòu) 從組織結(jié)構(gòu)中取得有關(guān)的人員或部門名稱 5 文檔格式 移動(dòng)通信局的收文分為電子收文和實(shí)物收文。收文根據(jù)收文級(jí)別和收文處理流程的不同，分為局級(jí)收文和科級(jí)收文。 Lotus 積極參加 Inter/Intra 標(biāo)準(zhǔn)的制定，同時(shí)在自己的產(chǎn)品中遵循支持標(biāo)準(zhǔn)的原則。 ? 保有費(fèi)用低 。應(yīng)用系統(tǒng)的推出與使用是投資得以回報(bào)的關(guān)鍵。 利用 Domino/Notes 建立的企業(yè)信息集成系統(tǒng)，完全符合本系統(tǒng)對(duì)郵件與群件平臺(tái)的要求。 ? 交互式的 Web 服務(wù)器。 Lotus Notes/Domino 的主要功能可以概述為： ? 電子郵件與報(bào)文傳遞。在電子郵件與群件市場(chǎng) ，擁有最大的客戶群和最大的市場(chǎng)份額。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是這一管理體系中最為重要的一個(gè)部分。這次調(diào)查在深圳市移動(dòng)通信局與 MDCL公司的 積極配合下圓滿完成，達(dá)到預(yù)期的調(diào)研目的，經(jīng)匯集和 整理調(diào)研結(jié)果，寫出本報(bào)告。 一 基本情況 深圳市移動(dòng)通信局地處我國(guó)經(jīng)濟(jì)最發(fā)達(dá)的經(jīng)濟(jì)地區(qū) — 深圳經(jīng)濟(jì)特區(qū)，員工素質(zhì)以及辦事效率都很高。計(jì)算機(jī) 進(jìn)入辦公室使辦公自動(dòng)化技術(shù)得到迅速的提高，計(jì)算機(jī)自動(dòng)排版、電子表格技術(shù)等減少了工作人員大量的排版和數(shù)字核算工作。累計(jì)到 1997 年第一季度末，全世界已有一千二百萬(wàn)個(gè)客戶使用Lotus Notes/Domino，與去年同期比較，增長(zhǎng)率是 120%。 Lotus Domino/Notes 是客戶機(jī) /服務(wù)器結(jié)構(gòu)的報(bào)文傳遞系統(tǒng)。 Lotus Domino/Notes 完全支持 Inter 標(biāo)準(zhǔn)，可以發(fā)布或?yàn)g覽Web 信息。具有以下鮮明的特點(diǎn)： ? 集成性 。電子郵件功能是Domino/Notes 的基本功能，移動(dòng)通信局在開始系統(tǒng)實(shí)施的很短時(shí)間內(nèi)，就可以在全省的范圍內(nèi)建立起電子郵件網(wǎng)，馬上見到效益。應(yīng)用系統(tǒng)的保有費(fèi)用包含了購(gòu)買費(fèi)用、管理維護(hù)費(fèi)用、應(yīng)用開發(fā)實(shí)施費(fèi)用、系統(tǒng)集成費(fèi)用等等。 Notes/Domino 支持幾乎所有的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)、郵件與報(bào)文傳送標(biāo)準(zhǔn)、安全性標(biāo)準(zhǔn)、編程開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)。局級(jí)收文由辦公室秘書辦登記、分發(fā)、保存；科級(jí)收文由各科室自己登記、分發(fā)、保存。收文處理包括以下要素： 年份，收文日期，份數(shù)，來文單位，收文文號(hào)，來文文號(hào)，文件呈辦意見，領(lǐng)導(dǎo)批示，閱辦部門，閱處部門，閱者簽名，辦理情況，相關(guān)的文件 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說明書 9 二 發(fā)文 1 概述 發(fā)文處理是指移動(dòng)通信局對(duì)公文從擬稿、審核、簽發(fā)到發(fā)文、歸檔的整個(gè)處理過程。 條件 按時(shí)間 段，文種，主辦單位，發(fā)文日期等 4 接口 與其它子系統(tǒng)的接口參照如下表格加以描述： 序號(hào) 接口子系統(tǒng)名稱名稱 接口數(shù)據(jù) 1 收文 將發(fā)文自動(dòng)轉(zhuǎn)化為收文，將發(fā)文的相關(guān)要素自動(dòng)寫入到收文中的對(duì)應(yīng)要素中去 2 檔案 將要?dú)w檔的發(fā)文轉(zhuǎn)到檔案庫(kù)中去 3 組織結(jié)構(gòu) 從組織結(jié)構(gòu)中取得有關(guān)的人員或部門名稱 5 文檔格式 移動(dòng)通信局的發(fā)文分為正式的紅頭文件、內(nèi)部通知、內(nèi)部請(qǐng)示、傳真電報(bào)、內(nèi)部通知等。 四 接口 與其它子系統(tǒng)的接口參照如下表格加以描述： 序號(hào) 模塊名稱 功能要求 1 組織結(jié)構(gòu) 從組織結(jié)構(gòu)中取得有關(guān)的人員或部門名稱 五 文檔格式 會(huì)議通知的要 素如下所示： 簽發(fā)人，會(huì)議名稱，時(shí)間，地點(diǎn)，召集部門，會(huì)議內(nèi)容，參加人員，備注，局及部門名稱 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說明書 23 第四部分 工作指派 一 概述 工作指派是指移動(dòng)通信局領(lǐng)導(dǎo)對(duì)具體的工作任務(wù)進(jìn)行指派，要求下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或員工去辦理，并將工作結(jié)果向指派領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。 ? 分機(jī)構(gòu)（作者） 按文件形成機(jī)構(gòu)的級(jí)別，將文件材料按上級(jí)、本級(jí)、下級(jí)及平級(jí)機(jī)關(guān)分開排列（作為本局發(fā)文附件的除外）。 企業(yè)管理類檔案編號(hào)圖例如下： 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說明書 26 ? 保管期限代號(hào)：“ 1”代表永久，“ 2”代表長(zhǎng)期，“ 3”代表短期，“ 0”代表永久、長(zhǎng)期、短期一個(gè)大流水，“ 12”代表永久、長(zhǎng)期連排，“ 23”代表長(zhǎng)期、短期連排 ? 目錄代號(hào)：從機(jī)構(gòu)成立年度起，每年一個(gè)目錄號(hào)，順序流水，如第一年目錄號(hào)為“ 1”，第二年目錄號(hào)為“ 2”，如此類推 ? 填寫時(shí)，“ ”填寫在目錄欄內(nèi)，“ 001”填在案卷號(hào)欄內(nèi)。當(dāng)借閱申請(qǐng)單被批準(zhǔn)后，用戶將能打開相應(yīng)的案卷，查看所需的文件。 九 案卷的借閱 當(dāng)用戶需要借閱檔案時(shí)，首先要填寫檔案借閱單，交科長(zhǎng)或局長(zhǎng)批準(zhǔn)以后，方可借閱所需的檔案。 ? 同一年代，同一字號(hào)，按保管期限不同，分別組卷。案卷定義還需設(shè)置檔案的保管期限種類，如長(zhǎng)期，永久，短期等。 二 業(yè)務(wù)流程圖及環(huán)節(jié)說明 局會(huì)議流程圖 圖 1 局會(huì)議流程圖 起草 發(fā)會(huì)議通知 起草會(huì)議紀(jì)要 審核會(huì)議紀(jì)要 召集人 審核 會(huì)議通知 會(huì)議通知 簽發(fā) 會(huì)議紀(jì)要 歸檔 科領(lǐng)導(dǎo) 局領(lǐng)導(dǎo) 召集人 局領(lǐng)導(dǎo) 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說明書 21 局會(huì)議環(huán)節(jié)說明： 序號(hào) 流程環(huán)節(jié) 崗位名稱 功能操作 1 起草 會(huì)議召集人 起草一份會(huì)議通知，提供多種編輯手段 發(fā)送下一處理人 2 審核 相關(guān)科領(lǐng)導(dǎo) 對(duì)會(huì)議通知進(jìn)行審 核 3 簽發(fā) 局領(lǐng)導(dǎo) 簽發(fā)會(huì)議通知 4 發(fā)會(huì)議通知 會(huì)議召集人 將會(huì)議通知發(fā)給會(huì)議參加人 5 起草會(huì)議紀(jì)要 會(huì)議召集人 起草會(huì)議紀(jì)要 6 審核會(huì)議紀(jì)要 局領(lǐng)導(dǎo) 審核會(huì)議紀(jì)要 7 歸檔 相關(guān)科室 將會(huì)議通知?dú)w檔 科會(huì)議通知流程圖： 圖 2 科會(huì)議流程圖 科會(huì)議通知環(huán)節(jié)說明： 序號(hào) 流程環(huán)節(jié) 崗位名稱 功能操作 1 起草 會(huì)議召集人 起草一份會(huì)議通知 2 審核 相關(guān)科領(lǐng)導(dǎo) 對(duì)會(huì)議通知進(jìn)行審核 起草 召集人 審核 會(huì)議通知 會(huì)議通知 科領(lǐng)導(dǎo) 發(fā)會(huì)議通知 起草會(huì)議紀(jì)要 審核會(huì)議紀(jì)要 會(huì)議紀(jì)要 歸檔 召集人 科領(lǐng)導(dǎo) 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說明書 22 3 發(fā)會(huì)議通知 會(huì) 議召集人 將會(huì)議通知發(fā)給會(huì)議參加人 4 起草會(huì)議紀(jì)要 會(huì)議召集人 起草會(huì)議紀(jì)要 5 審核會(huì)議紀(jì)要 相關(guān)科領(lǐng)導(dǎo) 審核會(huì)議紀(jì)要 6 歸檔 相關(guān)科室 將會(huì)議通知?dú)w檔 三 系統(tǒng)功能需求 會(huì)議通知查詢 提供表單界面，采用組合查詢和模糊查詢等手段對(duì)移動(dòng)通信局的會(huì)議通知進(jìn)行查詢。 3 系統(tǒng)功能要求 發(fā)文查詢 提供表單界面，采用組合查詢和模糊查詢等手段對(duì)移動(dòng)通信局的發(fā)文進(jìn)行查詢。 條件 文件的要素（單一或組合） 批示 登記、呈報(bào)、分發(fā) 分發(fā) 秘書辦 呈報(bào)、分發(fā) 科信息 sd管理員 呈報(bào) 科信息 gl管理員 秘書辦 局領(lǐng)導(dǎo) 批閱 科領(lǐng)導(dǎo) 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說明書 8 收文統(tǒng)計(jì) 提供按年份、按時(shí)間段、按部門等多種統(tǒng)計(jì)手段對(duì)移動(dòng)通信局的收文進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。 一 收文 1 概述 收文處理是指移動(dòng)通信局對(duì)本局、上級(jí)局、下級(jí)局、電信局以及其它外單位的正式公文、傳真電報(bào)、信函、通知等進(jìn) 行登記、批示、閱辦、閱處、閱知、歸檔等處理的整個(gè)過程。 ? 開放性 。如果管理人 員希望借助其他軟硬件系統(tǒng)如網(wǎng)管系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的管理，Notes/Domino 提供這樣的手段和接口，如基于 SNMP 網(wǎng)管協(xié)議的 Notes View 軟件；或者使用 Windows NT 的用戶管理手段。 ? 開發(fā)快捷、實(shí)施容易 。需要特別提出的是，開發(fā)出來的Domino/Notes 應(yīng)用是通過 Domino/Notes 本身的手段通過網(wǎng)絡(luò)安裝到每一個(gè)服務(wù)器上的，客戶端基本不需要相應(yīng)修改什么，因此 Domino/Notes 解決了困擾應(yīng)用系統(tǒng)管理員的項(xiàng)目實(shí)施、管理問題。對(duì)于這些以非結(jié)構(gòu)化或半結(jié)構(gòu)化為特征的“文檔型”數(shù)據(jù)的處理， Lotus Domino/Notes還提供了全文搜索、版本控制、文檔鏈接等等信息檢索、處理手段。其目的是跨越地域、部門之間的界限，使得企業(yè)工作人員傳遞、共享他們的信息與知識(shí)，從而提高群組的工作效率。自 1989 年 12 月發(fā)布第 版以來，已具備 8 年的發(fā)展歷史，積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，必須要建立一套完善的管理體系，加強(qiáng)人們的管理意識(shí)與效率觀念。 受廣東省移動(dòng)通信有限公司的委托，根據(jù)廣東省移動(dòng)通信有限公司管理信息系統(tǒng)技術(shù)規(guī)范的要求，對(duì)深圳市移動(dòng)通信局辦公系統(tǒng)進(jìn)行了現(xiàn)狀調(diào)研?？紤]到深圳市移動(dòng)通信局最具備實(shí)際操作條件和有著良好的運(yùn)行環(huán)境，廣東省移動(dòng)通信有限公司將深圳市移動(dòng)通信局作為一個(gè)重要的試點(diǎn)，在各方面提前進(jìn)行建設(shè)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展給計(jì)算機(jī)在各方面的應(yīng)用帶來