【正文】 了無(wú)限的生機(jī)，同樣也為辦公自動(dòng)化帶來(lái)了新的概念，人們可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、電子郵件和其他人員進(jìn)行信息交換、協(xié)同工作，這是由個(gè)人辦公到協(xié)同工作的質(zhì)的飛躍。預(yù)計(jì)到本年度末， Notes/Domino深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說(shuō)明書(shū) 2 的用戶(hù)數(shù)將達(dá)到兩千萬(wàn)。Notes/Domino 的電子郵件與報(bào)文傳遞功能通常被稱(chēng)為 Notes Mail。所有的應(yīng)用系統(tǒng)信息都可以在安全機(jī)制的控制下，動(dòng)態(tài)發(fā)布給 Inter 或Intra 用戶(hù)，同時(shí)通過(guò) Inter/Intra 收集信息。最 終用戶(hù)使用的郵件與群件應(yīng)用系統(tǒng)是一套統(tǒng)一的應(yīng)用系統(tǒng)，使用同一套應(yīng)用軟件。而群件系統(tǒng)的應(yīng)用或者辦公自動(dòng)化應(yīng)用則可以利用 Notes/Domino 的快速開(kāi)發(fā)、實(shí)施能力在較短的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)。由于采用了功能強(qiáng)大的單一產(chǎn)品，本系統(tǒng)的總體保有費(fèi)用在各方面都會(huì)降低。本系統(tǒng)是一個(gè)內(nèi)部互連的，又是一個(gè)可以與 Inter 互連的系統(tǒng)，并且隨著技術(shù)的不斷更新， 本系統(tǒng)也將采納最新的技術(shù)成果，是有生命力的系統(tǒng)。收文處理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)以下功能： ? 收到電子公文，自動(dòng)生成處理單和相關(guān)的文件內(nèi)容 ? 收到實(shí)物收文，提供手工錄入和掃描文件引入的方法 ? 提供對(duì)收文進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和查詢(xún)的功能 ? 對(duì)文件的處理進(jìn)行跟蹤和催辦 2 業(yè)務(wù)流程圖及環(huán)節(jié)說(shuō)明 局收文業(yè)務(wù)流程圖： 移動(dòng)通信局局級(jí)收文處理流程如下所示： 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說(shuō)明書(shū) 5 圖 1 局收文處理流程 局收文流程圖說(shuō)明 序號(hào) 流程環(huán)節(jié) 崗位名稱(chēng) 功能操作 1 登記 辦公室 對(duì)收到的實(shí)物公文能提供手工錄入或其它錄入方法，對(duì)電子公文能夠自動(dòng)進(jìn)行登記 確定收文文號(hào)，將來(lái)文提交給相應(yīng)的局長(zhǎng)進(jìn)行批示 修改收文文件處理單：只能對(duì)自己錄入的內(nèi)容進(jìn)行修改 2 批示 局領(lǐng)導(dǎo) 對(duì)文件進(jìn)行批示 簽名及日期 3 辦公室秘書(shū)辦 辦公室 根據(jù)批示意見(jiàn)，將文件分發(fā)給閱處、閱辦和閱知，進(jìn)行處理 4 閱辦 相應(yīng)部門(mén) 根據(jù)批示進(jìn)行 承辦，并給出承辦意見(jiàn) 秘書(shū)辦 登記 批示 分發(fā) 閱知 閱辦 閱處 歸檔 收文、處理單 收文、處理單 局 領(lǐng)導(dǎo) 收文、處理單 呈報(bào)、分發(fā) 收文、處理單 收文、處理單 收文、處理單 科信息 管理員 檔案室 秘書(shū)辦 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說(shuō)明書(shū) 6 5 閱處 相應(yīng)部門(mén) 根據(jù)批示進(jìn)行協(xié)辦，并給出協(xié)辦意見(jiàn) 6 閱知 相 關(guān) 部門(mén)或人員 簽字 7 歸檔 相應(yīng)部門(mén) 生成公文辦理完畢標(biāo)志 將文檔提交給檔案管理部門(mén) 科收文業(yè)務(wù)流程圖： 圖 2 科收文流程圖 科收文環(huán)節(jié)說(shuō)明： 序號(hào) 流程環(huán)節(jié) 崗位名稱(chēng) 功能操作 1 登記 科信息管理員 對(duì)收文進(jìn)行登記、確定收文文號(hào)，將來(lái)文提交給相應(yīng)的科長(zhǎng)進(jìn)行批示 2 批示 科領(lǐng)導(dǎo) 對(duì)收文進(jìn)行處理，提 出相應(yīng)的處理意見(jiàn) 3 分發(fā) 科信息管理員 根據(jù)批示意見(jiàn)，將文件分發(fā)給相應(yīng)的科內(nèi)人員進(jìn)行閱處、閱辦和閱知 登記 批示 分發(fā) 閱知 閱辦 閱處 歸檔 收文、處理單 收文、處理單 科 領(lǐng)導(dǎo) 收文、處理單 收文、處理單 收文、處理單 科信息 管理員 科檔案管理員 科信息 管理員 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說(shuō)明書(shū) 7 4 閱辦 科內(nèi)人員 根據(jù)批示科內(nèi)人員進(jìn)行承辦，并給出承辦意見(jiàn) 5 閱處 科內(nèi)人員 根據(jù)批示科內(nèi)人員進(jìn)行協(xié)辦，并給出協(xié)辦意見(jiàn) 6 閱知 科內(nèi)人員 簽字 7 歸檔 科檔案管理員 生成文檔處理結(jié)束標(biāo)志 將文檔提交給科檔案管理員歸檔 流程附加說(shuō)明 ? 在收文處理過(guò)程中，所有要局領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批示的文件都需經(jīng)過(guò)辦公室秘書(shū)辦中轉(zhuǎn)，局長(zhǎng)批示的文都是直接返回到辦公室秘書(shū)辦。移動(dòng)通信局的發(fā)文分為正式的紅頭文件、傳真電報(bào)、內(nèi)部請(qǐng)示、內(nèi)部通知等幾種類(lèi)型。各種類(lèi)型的文檔格式如下： 內(nèi)部請(qǐng)示： 傳真電報(bào) 內(nèi)部通知 內(nèi)部請(qǐng)示題頭，發(fā)文單位，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，擬稿人，擬稿部門(mén)，核稿人，總頁(yè)數(shù)，發(fā)送單位，事由，正文，發(fā)出時(shí)間，移動(dòng)通信局局名 傳真電報(bào)題頭，發(fā)文單位，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，擬稿人，擬稿部門(mén)，核稿人，總頁(yè)數(shù)，發(fā)送單位，抄報(bào)，抄送，事由，正文，發(fā)出時(shí)間，移動(dòng)通信局局名 內(nèi)部通知題頭，發(fā)文單 位，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，擬稿人，核稿人，擬稿部門(mén)，總頁(yè)數(shù)，業(yè)字，聯(lián)系電話(huà)，收文單位，抄送，事由，正文，發(fā)出時(shí)間，移動(dòng)通信局局名 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說(shuō)明書(shū) 14 紅頭文件 擬稿單 位，擬稿人，擬稿時(shí)間（月 日），主送，抄送，抄報(bào)，承辦科室領(lǐng)導(dǎo)簽署，文件編號(hào)，秘密等級(jí)，校對(duì)，主題詞，會(huì)簽單位意見(jiàn)，核稿意見(jiàn)，局領(lǐng)導(dǎo)批示，附件，正文標(biāo)題，正文內(nèi)容，發(fā)文日期 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說(shuō)明書(shū) 15 三 呈 批件處理 1概述 呈批件是指移動(dòng)通信局內(nèi)起草一份請(qǐng)示文件，由科長(zhǎng)或局領(lǐng)導(dǎo)批示，提交相關(guān)部門(mén)具體辦理，并且回復(fù)辦理結(jié)果的的過(guò)程。 二 業(yè)務(wù)流程圖及環(huán)節(jié)說(shuō)明 工作指派流程圖 圖 11 工作指派流程圖 工作指派環(huán)節(jié)說(shuō)明： 序號(hào) 流程環(huán)節(jié) 崗位名稱(chēng) 功能操作 1 指派工作 有關(guān)領(lǐng)導(dǎo) 起草一份工作指派 2 填寫(xiě)階段工作報(bào)告 工作指派執(zhí)行人 填寫(xiě)階段工作報(bào)告 指派工作 填寫(xiě)階段工作報(bào)告 任務(wù)單 完成 工作總結(jié) 工作報(bào)告 上報(bào) 領(lǐng)導(dǎo) 執(zhí)行人 執(zhí)行 人 執(zhí)行人 領(lǐng)導(dǎo) 未完成 完成 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說(shuō)明書(shū) 24 3 工作總結(jié) 工作指派執(zhí)行人 完成工 作指派后，寫(xiě)工作總結(jié) 4 上報(bào) 工作指派執(zhí)行人 將工作總結(jié)提交給工作指派領(lǐng)導(dǎo) 三 工作指派的查詢(xún) 提供表單界面，采用組合查詢(xún)和模糊查詢(xún)等手段對(duì)移動(dòng)通信局的工作指派進(jìn)行查詢(xún)。 ? 分保管期限 按文件劃分的保管期限區(qū)分，分別排列組卷，一個(gè)案卷內(nèi)的文件的保管期限要一致。 六 案卷目錄 以表格的形式列出所有的案卷名稱(chēng)及其一些特性，格式如下： 案 卷 目 錄 案卷號(hào) 題 名 年 度 頁(yè) 數(shù) 期 限 存 放 列 / 柜 備 注 檔 案 室 編 檔 案 館 編 各條目的說(shuō)明如下： 案卷號(hào)：給案卷設(shè)置的編號(hào)，如 145 題名：該類(lèi)案卷的一個(gè) 描述性的總體的標(biāo)題 年度：案卷的組卷年份 頁(yè)數(shù)：該案卷的頁(yè)數(shù) 期限：該案卷的保管期限 注：打印案卷目錄時(shí)，以 10 行為一頁(yè)進(jìn)行分頁(yè) 七 卷內(nèi)文件目錄 卷內(nèi)文件目錄列出了卷內(nèi)文件的列表，其格式如下表所示： 卷 內(nèi) 文 件 目 錄 卷 號(hào) 順 序 號(hào) 署 名 文件號(hào) 日 期 標(biāo) 題 張 數(shù) 期 限 類(lèi) 目 各條目的說(shuō)明如下： 順序號(hào)：該案卷內(nèi)文件編號(hào)，從 1 開(kāi)始 署名：指該文的責(zé)任單位，對(duì)于發(fā)文為擬稿單位，對(duì)于收文為來(lái)文單位，如省管局 文件號(hào)：該文件的編號(hào)，如粵郵電（ 96） 63 號(hào) A12 . 1— 0 0 1 案卷順序號(hào) 目錄號(hào)（年度代號(hào)，“ 1”代表第一個(gè)年度的目錄） 保管期限代號(hào)（ 12 代表永久、長(zhǎng)期） 大類(lèi)代號(hào)（企業(yè)管理類(lèi)） 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說(shuō)明書(shū) 27 日期：為發(fā)文日期，如 1996 標(biāo)題：該文件的標(biāo)題，如 ”轉(zhuǎn)發(fā)電信總局關(guān)于全國(guó)電報(bào)業(yè)務(wù)管理研討會(huì)會(huì)議紀(jì)要的通知 ”。當(dāng)借閱期限到達(dá)后，用戶(hù)將失去該權(quán)限。用戶(hù)可方便地查詢(xún)所有已封卷的文件，了解到案卷的案卷號(hào)、年度、保管期限、署名、案卷題名和文件標(biāo)題等要素。組卷有以下兩種方法，結(jié)合本局的具體情況，可以采用其中的一種方法組卷： ? 同一年代，同一字號(hào)，按文件順序組卷，劃同一保管期限。移動(dòng)通信局的檔案目錄一般分為兩級(jí)，分別稱(chēng)之為 一級(jí)目錄和二級(jí)目錄。 工作請(qǐng)示 工作報(bào) 告 工作請(qǐng)示題頭，發(fā)文單位，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，擬稿人，核稿人，擬稿部門(mén)，總頁(yè)數(shù)，發(fā)送單位，事由，正文，發(fā)送單位，局名 工作報(bào)告題頭，發(fā)文單位，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，擬稿人，核稿人，擬稿部門(mén)，總頁(yè)數(shù)，發(fā)送單位，事由，正文，發(fā)送單位，局名 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說(shuō)明書(shū) 20 第三部分 會(huì)議管理 一 概述 會(huì)議管理是指移動(dòng)通信局內(nèi)從起草會(huì)議通知、科長(zhǎng)審核、局領(lǐng)導(dǎo)審批到最后發(fā)會(huì)議通知，會(huì)議結(jié)束后填寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要以及歸檔的整個(gè)過(guò)程。 ? 退回：處理時(shí) 可對(duì)文件持否定意見(jiàn)，則文件退回給相關(guān)處理人 ? 對(duì)文件流程的監(jiān)視和處理 a. 催辦：對(duì)超時(shí)的文件進(jìn)行催辦 b. 回收：對(duì)誤發(fā)的文件可以對(duì)當(dāng)前處理人的文件進(jìn)行回收 ? 歸檔可分為兩種情況：一種為送交檔案室進(jìn)行管理，這是一種真正意義上的歸檔；另外一種為部門(mén)作為資料保存一段時(shí)間。 ? 退回：處理時(shí)可對(duì)文件持否定意見(jiàn)，則文件退回給相關(guān)處理人 ? 對(duì)文件流程的監(jiān)視和處理 a． 催辦：對(duì)超時(shí)的文件進(jìn)行催辦 b． 回收：對(duì)誤發(fā)的文件可以對(duì)當(dāng)前處理人的文件進(jìn)行回收 3系統(tǒng)