【正文】 了無限的生機，同樣也為辦公自動化帶來了新的概念，人們可以通過網(wǎng)絡(luò)、電子郵件和其他人員進行信息交換、協(xié)同工作，這是由個人辦公到協(xié)同工作的質(zhì)的飛躍。預(yù)計到本年度末， Notes/Domino深圳市移動通信局辦公自動化系統(tǒng)需求說明書 2 的用戶數(shù)將達到兩千萬。Notes/Domino 的電子郵件與報文傳遞功能通常被稱為 Notes Mail。所有的應(yīng)用系統(tǒng)信息都可以在安全機制的控制下，動態(tài)發(fā)布給 Inter 或Intra 用戶，同時通過 Inter/Intra 收集信息。最 終用戶使用的郵件與群件應(yīng)用系統(tǒng)是一套統(tǒng)一的應(yīng)用系統(tǒng)，使用同一套應(yīng)用軟件。而群件系統(tǒng)的應(yīng)用或者辦公自動化應(yīng)用則可以利用 Notes/Domino 的快速開發(fā)、實施能力在較短的時間內(nèi)實現(xiàn)。由于采用了功能強大的單一產(chǎn)品，本系統(tǒng)的總體保有費用在各方面都會降低。本系統(tǒng)是一個內(nèi)部互連的，又是一個可以與 Inter 互連的系統(tǒng)，并且隨著技術(shù)的不斷更新， 本系統(tǒng)也將采納最新的技術(shù)成果，是有生命力的系統(tǒng)。收文處理系統(tǒng)可以實現(xiàn)以下功能： ? 收到電子公文，自動生成處理單和相關(guān)的文件內(nèi)容 ? 收到實物收文，提供手工錄入和掃描文件引入的方法 ? 提供對收文進行統(tǒng)計和查詢的功能 ? 對文件的處理進行跟蹤和催辦 2 業(yè)務(wù)流程圖及環(huán)節(jié)說明 局收文業(yè)務(wù)流程圖： 移動通信局局級收文處理流程如下所示： 深圳市移動通信局辦公自動化系統(tǒng)需求說明書 5 圖 1 局收文處理流程 局收文流程圖說明 序號 流程環(huán)節(jié) 崗位名稱 功能操作 1 登記 辦公室 對收到的實物公文能提供手工錄入或其它錄入方法，對電子公文能夠自動進行登記 確定收文文號，將來文提交給相應(yīng)的局長進行批示 修改收文文件處理單：只能對自己錄入的內(nèi)容進行修改 2 批示 局領(lǐng)導(dǎo) 對文件進行批示 簽名及日期 3 辦公室秘書辦 辦公室 根據(jù)批示意見，將文件分發(fā)給閱處、閱辦和閱知，進行處理 4 閱辦 相應(yīng)部門 根據(jù)批示進行 承辦，并給出承辦意見 秘書辦 登記 批示 分發(fā) 閱知 閱辦 閱處 歸檔 收文、處理單 收文、處理單 局 領(lǐng)導(dǎo) 收文、處理單 呈報、分發(fā) 收文、處理單 收文、處理單 收文、處理單 科信息 管理員 檔案室 秘書辦 深圳市移動通信局辦公自動化系統(tǒng)需求說明書 6 5 閱處 相應(yīng)部門 根據(jù)批示進行協(xié)辦，并給出協(xié)辦意見 6 閱知 相 關(guān) 部門或人員 簽字 7 歸檔 相應(yīng)部門 生成公文辦理完畢標(biāo)志 將文檔提交給檔案管理部門 科收文業(yè)務(wù)流程圖： 圖 2 科收文流程圖 科收文環(huán)節(jié)說明： 序號 流程環(huán)節(jié) 崗位名稱 功能操作 1 登記 科信息管理員 對收文進行登記、確定收文文號，將來文提交給相應(yīng)的科長進行批示 2 批示 科領(lǐng)導(dǎo) 對收文進行處理，提 出相應(yīng)的處理意見 3 分發(fā) 科信息管理員 根據(jù)批示意見，將文件分發(fā)給相應(yīng)的科內(nèi)人員進行閱處、閱辦和閱知 登記 批示 分發(fā) 閱知 閱辦 閱處 歸檔 收文、處理單 收文、處理單 科 領(lǐng)導(dǎo) 收文、處理單 收文、處理單 收文、處理單 科信息 管理員 科檔案管理員 科信息 管理員 深圳市移動通信局辦公自動化系統(tǒng)需求說明書 7 4 閱辦 科內(nèi)人員 根據(jù)批示科內(nèi)人員進行承辦，并給出承辦意見 5 閱處 科內(nèi)人員 根據(jù)批示科內(nèi)人員進行協(xié)辦，并給出協(xié)辦意見 6 閱知 科內(nèi)人員 簽字 7 歸檔 科檔案管理員 生成文檔處理結(jié)束標(biāo)志 將文檔提交給科檔案管理員歸檔 流程附加說明 ? 在收文處理過程中，所有要局領(lǐng)導(dǎo)進行批示的文件都需經(jīng)過辦公室秘書辦中轉(zhuǎn)，局長批示的文都是直接返回到辦公室秘書辦。移動通信局的發(fā)文分為正式的紅頭文件、傳真電報、內(nèi)部請示、內(nèi)部通知等幾種類型。各種類型的文檔格式如下： 內(nèi)部請示： 傳真電報 內(nèi)部通知 內(nèi)部請示題頭，發(fā)文單位，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，擬稿人，擬稿部門，核稿人，總頁數(shù)，發(fā)送單位，事由，正文，發(fā)出時間，移動通信局局名 傳真電報題頭，發(fā)文單位，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，擬稿人，擬稿部門，核稿人，總頁數(shù)，發(fā)送單位，抄報，抄送，事由，正文，發(fā)出時間，移動通信局局名 內(nèi)部通知題頭，發(fā)文單 位，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，擬稿人，核稿人，擬稿部門，總頁數(shù)，業(yè)字，聯(lián)系電話，收文單位，抄送，事由，正文，發(fā)出時間，移動通信局局名 深圳市移動通信局辦公自動化系統(tǒng)需求說明書 14 紅頭文件 擬稿單 位，擬稿人，擬稿時間（月 日），主送，抄送，抄報，承辦科室領(lǐng)導(dǎo)簽署，文件編號，秘密等級，校對，主題詞，會簽單位意見，核稿意見，局領(lǐng)導(dǎo)批示，附件，正文標(biāo)題，正文內(nèi)容，發(fā)文日期 深圳市移動通信局辦公自動化系統(tǒng)需求說明書 15 三 呈 批件處理 1概述 呈批件是指移動通信局內(nèi)起草一份請示文件，由科長或局領(lǐng)導(dǎo)批示，提交相關(guān)部門具體辦理，并且回復(fù)辦理結(jié)果的的過程。 二 業(yè)務(wù)流程圖及環(huán)節(jié)說明 工作指派流程圖 圖 11 工作指派流程圖 工作指派環(huán)節(jié)說明： 序號 流程環(huán)節(jié) 崗位名稱 功能操作 1 指派工作 有關(guān)領(lǐng)導(dǎo) 起草一份工作指派 2 填寫階段工作報告 工作指派執(zhí)行人 填寫階段工作報告 指派工作 填寫階段工作報告 任務(wù)單 完成 工作總結(jié) 工作報告 上報 領(lǐng)導(dǎo) 執(zhí)行人 執(zhí)行 人 執(zhí)行人 領(lǐng)導(dǎo) 未完成 完成 深圳市移動通信局辦公自動化系統(tǒng)需求說明書 24 3 工作總結(jié) 工作指派執(zhí)行人 完成工 作指派后，寫工作總結(jié) 4 上報 工作指派執(zhí)行人 將工作總結(jié)提交給工作指派領(lǐng)導(dǎo) 三 工作指派的查詢 提供表單界面，采用組合查詢和模糊查詢等手段對移動通信局的工作指派進行查詢。 ? 分保管期限 按文件劃分的保管期限區(qū)分，分別排列組卷，一個案卷內(nèi)的文件的保管期限要一致。 六 案卷目錄 以表格的形式列出所有的案卷名稱及其一些特性，格式如下： 案 卷 目 錄 案卷號 題 名 年 度 頁 數(shù) 期 限 存 放 列 / 柜 備 注 檔 案 室 編 檔 案 館 編 各條目的說明如下： 案卷號：給案卷設(shè)置的編號，如 145 題名：該類案卷的一個 描述性的總體的標(biāo)題 年度：案卷的組卷年份 頁數(shù)：該案卷的頁數(shù) 期限：該案卷的保管期限 注：打印案卷目錄時，以 10 行為一頁進行分頁 七 卷內(nèi)文件目錄 卷內(nèi)文件目錄列出了卷內(nèi)文件的列表，其格式如下表所示： 卷 內(nèi) 文 件 目 錄 卷 號 順 序 號 署 名 文件號 日 期 標(biāo) 題 張 數(shù) 期 限 類 目 各條目的說明如下： 順序號：該案卷內(nèi)文件編號，從 1 開始 署名：指該文的責(zé)任單位，對于發(fā)文為擬稿單位，對于收文為來文單位，如省管局 文件號：該文件的編號，如粵郵電（ 96） 63 號 A12 . 1— 0 0 1 案卷順序號 目錄號（年度代號，“ 1”代表第一個年度的目錄） 保管期限代號（ 12 代表永久、長期） 大類代號（企業(yè)管理類） 深圳市移動通信局辦公自動化系統(tǒng)需求說明書 27 日期：為發(fā)文日期，如 1996 標(biāo)題：該文件的標(biāo)題，如 ”轉(zhuǎn)發(fā)電信總局關(guān)于全國電報業(yè)務(wù)管理研討會會議紀(jì)要的通知 ”。當(dāng)借閱期限到達后，用戶將失去該權(quán)限。用戶可方便地查詢所有已封卷的文件，了解到案卷的案卷號、年度、保管期限、署名、案卷題名和文件標(biāo)題等要素。組卷有以下兩種方法，結(jié)合本局的具體情況，可以采用其中的一種方法組卷： ? 同一年代，同一字號，按文件順序組卷，劃同一保管期限。移動通信局的檔案目錄一般分為兩級，分別稱之為 一級目錄和二級目錄。 工作請示 工作報 告 工作請示題頭，發(fā)文單位，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，擬稿人，核稿人，擬稿部門，總頁數(shù)，發(fā)送單位，事由，正文，發(fā)送單位，局名 工作報告題頭，發(fā)文單位，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，擬稿人，核稿人，擬稿部門，總頁數(shù)，發(fā)送單位，事由，正文，發(fā)送單位，局名 深圳市移動通信局辦公自動化系統(tǒng)需求說明書 20 第三部分 會議管理 一 概述 會議管理是指移動通信局內(nèi)從起草會議通知、科長審核、局領(lǐng)導(dǎo)審批到最后發(fā)會議通知，會議結(jié)束后填寫會議紀(jì)要以及歸檔的整個過程。 ? 退回：處理時 可對文件持否定意見，則文件退回給相關(guān)處理人 ? 對文件流程的監(jiān)視和處理 a. 催辦：對超時的文件進行催辦 b. 回收：對誤發(fā)的文件可以對當(dāng)前處理人的文件進行回收 ? 歸檔可分為兩種情況：一種為送交檔案室進行管理，這是一種真正意義上的歸檔；另外一種為部門作為資料保存一段時間。 ? 退回：處理時可對文件持否定意見，則文件退回給相關(guān)處理人 ? 對文件流程的監(jiān)視和處理 a． 催辦：對超時的文件進行催辦 b． 回收：對誤發(fā)的文件可以對當(dāng)前處理人的文件進行回收 3系統(tǒng)