【正文】 件 按時(shí)間 段，文種，主辦單位，發(fā)文日期等 4 接口 與其它子系統(tǒng)的接口參照如下表格加以描述： 序號(hào) 接口子系統(tǒng)名稱名稱 接口數(shù)據(jù) 1 收文 將發(fā)文自動(dòng)轉(zhuǎn)化為收文，將發(fā)文的相關(guān)要素自動(dòng)寫入到收文中的對(duì)應(yīng)要素中去 2 檔案 將要?dú)w檔的發(fā)文轉(zhuǎn)到檔案庫(kù)中去 3 組織結(jié)構(gòu) 從組織結(jié)構(gòu)中取得有關(guān)的人員或部門名稱 5 文檔格式 移動(dòng)通信局的發(fā)文分為正式的紅頭文件、內(nèi)部通知、內(nèi)部請(qǐng)示、傳真電報(bào)、內(nèi)部通知等。 擬稿 發(fā)文擬稿紙 文件內(nèi)容 簽發(fā) 發(fā)文擬稿紙 文件內(nèi)容 發(fā)布 發(fā)文擬稿紙 文件內(nèi)容 歸檔 科信息員 科信息員 科長(zhǎng) 科員 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說明書 10 科發(fā)文環(huán)節(jié)的處理 序號(hào) 流程環(huán)節(jié) 崗位名稱 功能操作 1 擬稿 有關(guān)人員 編輯正文（提供多種手段），填發(fā)文擬稿紙 2 簽發(fā) 相 關(guān) 科 領(lǐng)導(dǎo) 簽署意見并署名（以后任何人對(duì)此文件不在擁有編輯權(quán)限） 3 發(fā)布 科 發(fā) 文 崗位 如果文件需要字號(hào)則選字號(hào)，自動(dòng)生成文號(hào)及文頭，自動(dòng)生成相應(yīng)的文件版式；發(fā)送：按文件的主送、抄送、抄報(bào)、收文單位進(jìn)行發(fā)送；并對(duì)發(fā)送情況進(jìn)行監(jiān)控打印，能按正式的文件格式打印輸出，對(duì)文件進(jìn)行最后把關(guān) 4 歸檔（辦結(jié)） 歸檔崗位 生成文件處理結(jié)束標(biāo)志； 對(duì)需要檔案室保管的文件移交檔案庫(kù) 局發(fā)文流程圖 （見下頁） 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說明書 11 圖 7 局發(fā)文流程圖 局發(fā)文環(huán)節(jié)的處理 序號(hào) 流程環(huán)節(jié) 崗位名稱 操作功能 1 擬稿 有關(guān)人員 編輯正文（提供多種手段），填發(fā)文擬稿紙，發(fā)送下一處理環(huán)節(jié) 2 審核 科領(lǐng)導(dǎo) 修改編輯正文和發(fā)文擬稿紙，提出審核意見并署名（包擬稿 發(fā)文擬稿紙 文件內(nèi)容 發(fā)文擬稿紙 文件內(nèi)容 歸檔 檔案室 會(huì)簽科長(zhǎng) 科長(zhǎng) 擬稿人 科長(zhǎng)審核 發(fā)文擬稿紙 文件內(nèi)容 秘書辦 會(huì)簽 局長(zhǎng)簽發(fā) 是否會(huì)簽 是 否 發(fā)文擬稿紙 文件內(nèi)容 發(fā)布 發(fā)文擬稿紙 文件內(nèi)容 局領(lǐng)導(dǎo) 秘書辦 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說明書 12 括日期），決定文件是否需會(huì)簽；發(fā)送下一處理環(huán)節(jié)或退回?cái)M稿人 3 會(huì)簽 科領(lǐng)導(dǎo) 判斷是否滿足會(huì)簽條件 對(duì)滿足會(huì)簽要求的公文提出會(huì)簽意見并署名 發(fā)送下一處理人或退回 4 秘書辦 秘書辦 對(duì)文件進(jìn)行進(jìn)一步審核并署名（包括日期） 確定主題詞 需改 簽發(fā)人的，送相應(yīng)局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā) 5 局長(zhǎng)簽發(fā) 局領(lǐng)導(dǎo) 簽署意見并署名（此后任何人對(duì)此文件不在擁有編輯權(quán)限） 6 發(fā)布 秘書辦 如果文件需要字號(hào)則選字號(hào)，自動(dòng)生成文號(hào)及文頭，自動(dòng)生成相應(yīng)的文件版式；發(fā)送：按文件的主送、抄送、抄報(bào)、收文單位進(jìn)行發(fā)送；并對(duì)發(fā)送情況進(jìn)行監(jiān)控打印，能按正式的文件格式打印輸出，對(duì)文件進(jìn)行最后把關(guān) 7 歸 檔 （ 辦結(jié)） 歸檔崗位 生成文件處理結(jié)束標(biāo)志； 對(duì)需要檔案室保管的文件移交檔案庫(kù) 流程補(bǔ)充說明 ? 秘書辦環(huán)節(jié) 當(dāng)每次文件傳遞給局領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)出時(shí)都要經(jīng)過秘書辦，由秘書辦進(jìn)行相關(guān)處理。收文處理包括以下要素： 年份，收文日期，份數(shù)，來文單位，收文文號(hào)，來文文號(hào)，文件呈辦意見，領(lǐng)導(dǎo)批示，閱辦部門，閱處部門，閱者簽名，辦理情況，相關(guān)的文件 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說明書 9 二 發(fā)文 1 概述 發(fā)文處理是指移動(dòng)通信局對(duì)公文從擬稿、審核、簽發(fā)到發(fā)文、歸檔的整個(gè)處理過程。 局檔案由辦公室檔案管理員保管；科文件資料由科信息管理員保管。局級(jí)收文由辦公室秘書辦登記、分發(fā)、保存；科級(jí)收文由各科室自己登記、分發(fā)、保存。省移動(dòng)通信局企業(yè)信息集成系統(tǒng)的建設(shè)可以充分利用這一寶貴的資源。 Notes/Domino 支持幾乎所有的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)、郵件與報(bào)文傳送標(biāo)準(zhǔn)、安全性標(biāo)準(zhǔn)、編程開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)。建立在 Notes/Domino 之上的移動(dòng)通信局企業(yè)信 息系統(tǒng)，是一個(gè)分布式的客戶機(jī)／服務(wù)器系統(tǒng)。應(yīng)用系統(tǒng)的保有費(fèi)用包含了購(gòu)買費(fèi)用、管理維護(hù)費(fèi)用、應(yīng)用開發(fā)實(shí)施費(fèi)用、系統(tǒng)集成費(fèi)用等等。由于采用單一的軟件系統(tǒng)，所有的應(yīng)用開發(fā)都建立在統(tǒng)一的平臺(tái)深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說明書 3 之上，主要的維護(hù)工作集中在應(yīng)用管理一級(jí)，管理工作的難度與工作量大大降低。電子郵件功能是Domino/Notes 的基本功能，移動(dòng)通信局在開始系統(tǒng)實(shí)施的很短時(shí)間內(nèi)，就可以在全省的范圍內(nèi)建立起電子郵件網(wǎng)，馬上見到效益。 這大大減少開發(fā)的工作量，提高了應(yīng)用系統(tǒng)的可靠性。具有以下鮮明的特點(diǎn)： ? 集成性 。它包含有多個(gè)層次的開發(fā)手段，提供初學(xué)者到專業(yè)編程人員適應(yīng)不同應(yīng)用需求的開發(fā)手段，如宏公式語言與 LotusScript。 Lotus Domino/Notes 完全支持 Inter 標(biāo)準(zhǔn)，可以發(fā)布或?yàn)g覽Web 信息。 Lotus Domino/Notes 是一個(gè)文檔數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。 Lotus Domino/Notes 是客戶機(jī) /服務(wù)器結(jié)構(gòu)的報(bào)文傳遞系統(tǒng)。Lotus 正在將其在優(yōu)點(diǎn)推廣到基于廣域網(wǎng)的郵件、群件產(chǎn)品的開發(fā)與推廣之中，其中以 Lotus Notes/Domino 為代表，繼續(xù)保持了在這一領(lǐng)域的領(lǐng)先地位。累計(jì)到 1997 年第一季度末，全世界已有一千二百萬個(gè)客戶使用Lotus Notes/Domino，與去年同期比較，增長(zhǎng)率是 120%。因此，在企業(yè)信息系統(tǒng)的建設(shè)過程中，要改變以往以業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)為主的管理信息系統(tǒng) (MIS)的觀念及陳舊的辦公自動(dòng)化的概念，應(yīng)用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)計(jì)算技術(shù)，群件及工作流技術(shù)，構(gòu)造一個(gè)在企業(yè)信息系統(tǒng)中不可或缺的高效的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。計(jì)算機(jī) 進(jìn)入辦公室使辦公自動(dòng)化技術(shù)得到迅速的提高，計(jì)算機(jī)自動(dòng)排版、電子表格技術(shù)等減少了工作人員大量的排版和數(shù)字核算工作。在辦公自動(dòng)化方面，深圳市移動(dòng)通信局已經(jīng)制定了一套完整的規(guī)章制度，并且啟用了一套辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，引入現(xiàn)代化的管理意識(shí)，逐步普及工作中計(jì)算機(jī)化，有力地促進(jìn)了工作效率的提高，為將來過渡到無紙辦公奠定了基礎(chǔ)。 一 基本情況 深圳市移動(dòng)通信局地處我國(guó)經(jīng)濟(jì)最發(fā)達(dá)的經(jīng)濟(jì)地區(qū) — 深圳經(jīng)濟(jì)特區(qū)，員工素質(zhì)以及辦事效率都很高。 深圳市移動(dòng)通信局 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求分析說明書 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說明書 1 目錄 深圳市移動(dòng)通信局 1 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求分析說明書 1 第一部分 序言 1 一 基本情況 1 二 辦公自動(dòng)化系統(tǒng) 平臺(tái)的選擇 1 第二部分 公文處理系統(tǒng) 4 一 收文 4 1 概述 4 2 業(yè)務(wù)流程圖及環(huán)節(jié)說明 4 局收文業(yè)務(wù)流程圖： 4 局收文流程圖說明 5 科收文業(yè)務(wù)流程圖： 6 科收文環(huán)節(jié)說明： 6 流程附加說明 7 3 系統(tǒng)功能要求 7 收文查詢 7 收文統(tǒng)計(jì) 8 4 接口