【正文】 25 三 文件的排列 25 四 文件組卷 25 五 案卷編號 25 六 案卷目錄 26 七 卷內文件目錄 26 八 案卷的查詢 27 九 案卷的借閱 27 十 案卷的統(tǒng)計 27 深圳市移動通信局辦公自動化系統(tǒng)需求說明書 1 第一部分 序言 為了促進廣東省移動通信實現(xiàn)全面企業(yè)信息化，廣東省移動通信有限公司制定了管理信息系統(tǒng)（廣義）技術規(guī)范書。這次調查在深圳市移動通信局與 MDCL公司的 積極配合下圓滿完成，達到預期的調研目的，經(jīng)匯集和 整理調研結果，寫出本報告。 但 由于移動電話用戶的急劇增長，以及當前信息技術的迅猛發(fā)展，深圳市移動通信局的各級領導和員工們都覺得進行規(guī)范的、科學式的管 理的必要以及信息技術用于日常管理和辦公事務的必要性。辦公自動化系統(tǒng)是這一管理體系中最為重要的一個部分。 目前，辦公自動化技術的內涵及外延都發(fā)生了徹底地改變，在企業(yè)信息系統(tǒng)中各種綜合技術的引用使辦公人員可以綜合 處理業(yè)務和辦公信息，根據(jù)業(yè)務分析形成公文文檔和報告或根據(jù)辦公流程中的公文信息形成或修改業(yè)務系統(tǒng)信息。在電子郵件與群件市場 ，擁有最大的客戶群和最大的市場份額。 cc:Mail在全球的用戶數(shù)達到一千一百萬，是基于局域網(wǎng)的電子郵件系統(tǒng)產(chǎn)品之冠。 Lotus Notes/Domino 的主要功能可以概述為： ? 電子郵件與報文傳遞。 ? 文檔數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。 ? 交互式的 Web 服務器。 Lotus Domino/Notes 提供了一整套集成的、面向網(wǎng)絡應用的開發(fā)工具。 利用 Domino/Notes 建立的企業(yè)信息集成系統(tǒng)，完全符合本系統(tǒng)對郵件與群件平臺的要求。這種集成能力是在軟件平臺一級獲得的，而不是通過二次開發(fā)“強加”上去的。應用系統(tǒng)的推出與使用是投資得以回報的關鍵。 ? 管理容易、機制完整 。 ? 保有費用低 。 ? 適應企業(yè)級、跨企業(yè)級的應用 。 Lotus 積極參加 Inter/Intra 標準的制定，同時在自己的產(chǎn)品中遵循支持標準的原則。 Notes/Domino 是一個成熟的產(chǎn)品，在國內外電子郵件與群件領域始終居于領先地位， Lotus 以及代理商具備豐富的成功經(jīng)驗。收文根據(jù)收文級別和收文處理流程的不同，分為局級收文和科級收文。其業(yè)務過程可以描述如下： 圖 2 秘書辦中轉 圖 3 秘書辦與科信息管理員關系 圖 4 科信息管理員中轉 ? 歸檔可分為兩種情況：一種為送交檔案室進行管理，這是一種真正意義上的歸檔；另外一種為部門作為資料保存一段時間。 條件 按時間段，文種，承辦部門，收文日期，來文單位等 4接口 與其它子系統(tǒng)的接口參照如下表格加以描述： 序號 模塊名稱 功能要求 1 發(fā)文 將發(fā)文自動轉化為收文，將發(fā)文的相關要素自動寫入到收文中的對應要素中去 2 檔案 將要歸檔的收文轉到檔案庫中去 3 組織結構 從組織結構中取得有關的人員或部門名稱 5 文檔格式 移動通信局的收文分為電子收文和實物收文。 科發(fā)文流程圖 圖 6 科發(fā)文流程圖 注：黨委、工會、團委發(fā)文的流程與科發(fā)文的流程一致。 條件 文件的要素（單一或組合） 深圳市移動通信局辦公自動化系統(tǒng)需求說明書 13 發(fā)文統(tǒng)計 提供按年份、按時間段、按部門等多種統(tǒng)計手段對移動通信局的發(fā)文進行統(tǒng)計。 ? 實現(xiàn)呈批件的處理過程 ? 對呈批件的處理過程進行監(jiān)控和催辦 ? 對呈批件提供查詢和統(tǒng)計功能 ? 對呈批件提供掃描錄入的接口 2業(yè)務流程圖及環(huán)節(jié)說明： 局級工作請示流程圖： (見下頁 ) 深圳市移動通信局辦公自動化系統(tǒng)需求說明書 16 圖 8 局級工作請示流程圖 局級工作請示環(huán)節(jié)說明： 序號 流程環(huán)節(jié) 崗位名稱 功能操作 1 起草 工作請示人 起草一份工作請示，提供多種編輯手段 否 是 起草 審核、呈送 批示 請示人 工作請示 審核 科 領導 秘書辦 秘書辦 工作請示 是否會簽 會簽 工作請示 科 領導 局 領導 工作請示、批示 傳遞批示 工作請示、批示 辦理 呈送辦理結果 審批 辦理結果 請示人 秘書辦 局領導 歸檔 科信息管理員 深圳市移動通信局辦公自動化系統(tǒng)需求說明書 17 發(fā)送給相關領導處理 2 科長審核 相關科領導 對工作請示進行審核，修改，提出審核意見并署名 決定文件是否需會簽 發(fā)送下一處理環(huán)節(jié)或退回擬稿人 3 會簽 相關科領導 判斷是否滿足會簽條件 對滿足會簽要求的工作請示提出會簽意見并署名 發(fā)送下一處理人或退回 4 審核、呈送 辦公室秘書辦 對工作請示進行進一步審核 發(fā)送下一處理人或退回 5 審核 辦公室秘 書辦 可以對一些請示代局領導進行審批，直接將批示意見下達給申請科室 6 批示 相關局領導 對工作請示提出批示意見 7 辦理 工作請示人 具體辦理工作請示的內容 科級工作請示流程圖： 圖 9 科級工作請示流程圖 科級工作請示環(huán)節(jié)說明： 序號 流程環(huán)節(jié) 崗位名稱 功能操作 1 起草 工作請示人 起草一份工作請示，提供多種編輯手段 發(fā)送給下一處理人 2 批示 相關科領導 編輯工作請示的內容，提出批示意見并署名 發(fā)送給 下一出處理人或退回 3 辦理 工作請示人 具體辦理工作請示的內容 起草 批示 辦理 呈送辦理結果 請示人 科領導 工作請示 工作請示、批示 請示人 辦理結果 請示人 科領導 深圳市移動通信局辦公自動化系統(tǒng)需求說明書 18 局級工作報告流程圖： 圖 10 局級工作報告 局級工作報告環(huán)節(jié)說明： 序號 流程環(huán)節(jié) 崗位名稱 功能操作 1 起草 工作報告人 起草一份工作報告，提供多種編輯手段 發(fā)送給下一處理人 2 批閱 科長 對工作報告進行審核，修改，提出審核意見并署名 3 呈送局領導 科長或科信息管理員 將工作報告提交給局領導 科級工作報告流程圖： 圖 11 科級工作報告 起草 批閱 科領導 工作報告 擬稿人 局領導 呈送局領導 起草 批閱 科領導 工作報告 擬稿人 深圳市移動通信局辦公自動化系統(tǒng)需求說明書 19 科級工作報告環(huán)節(jié)說明： 序號 流程環(huán)節(jié) 崗位名稱 功能操作 1 起草 工作報告人 起草一份工作報告，提供多種編輯手段 發(fā)送下一處理人 2 批閱 相關科領導 查看工作報告 3呈批件查詢 提供表單界面，采用組合查詢和模糊查詢等手段對移動通信局的工作請示和工作報告進行查詢。 會議通知統(tǒng)計 按年份、時間段等統(tǒng)計條件對移動通信局的會議通知進行統(tǒng)計。同時，檔案管理還提供檔案查詢和檔案借閱的功能。 三 文件的排列 文件的排列采用以下幾種方式： ? 分年度 不同年度的文件分開排列。未編字號的按發(fā)文“機構或（作者） — 時間”順序排列，同一個會議形成的文件材料應排在一起。 五 案卷編號 一個全宗內每年的文書案卷按三種保管期限分開排列，每種保管期限的案卷按內部機構所編發(fā)文字號順序排列，案卷排好后，按編制目錄的形式編案卷順序號。 張數(shù)：文件的頁數(shù) 期限 ： 文件的保管期限 類目：文件的分類，如： 注：打印卷內文件目錄時，以 10 行為一頁進行分頁。借閱單的要素包括：借閱人，借閱的起止時間，卷號，案卷名。