【導(dǎo)讀】深圳市移動(dòng)通信局-----------------------------------------------------------------------------------------1. 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求分析說(shuō)明書(shū)------------------------------------------------------------------------1. 二辦公自動(dòng)化系統(tǒng)平臺(tái)的選擇------------------------------------------------------------1. 第二部分公文處理系統(tǒng)---------------------------------------------------------------------------4. 2業(yè)務(wù)流程圖及環(huán)節(jié)說(shuō)明--------------------------------------------------------------4. 局收文流程圖說(shuō)明-----------------------------------------------------------5. 科收文業(yè)務(wù)流程圖：--------------------------------------------------------6. 3系統(tǒng)功能要求---------------------------------------------------------------------------7. 科發(fā)文環(huán)節(jié)的處理----------------------------------------------------------10

　　

【正文】 動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說(shuō)明書(shū) 19 科級(jí)工作報(bào)告環(huán)節(jié)說(shuō)明： 序號(hào) 流程環(huán)節(jié) 崗位名稱(chēng) 功能操作 1 起草 工作報(bào)告人 起草一份工作報(bào)告，提供多種編輯手段 發(fā)送下一處理人 2 批閱 相關(guān)科領(lǐng)導(dǎo) 查看工作報(bào)告 3呈批件查詢(xún) 提供表單界面，采用組合查詢(xún)和模糊查詢(xún)等手段對(duì)移動(dòng)通信局的工作請(qǐng)示和工作報(bào)告進(jìn)行查詢(xún)。 4接口 與其它子系統(tǒng)的接口參照如下表格加以描述： 序號(hào) 模塊名稱(chēng) 功能要求 1 組織結(jié)構(gòu) 從組織結(jié)構(gòu)中取得有關(guān)的人員或部門(mén)名稱(chēng) 5文檔格式 移動(dòng)通信局呈批件分為工作請(qǐng)示和工作報(bào)告兩種。 工作請(qǐng)示 工作報(bào) 告 工作請(qǐng)示題頭，發(fā)文單位，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，擬稿人，核稿人，擬稿部門(mén)，總頁(yè)數(shù)，發(fā)送單位，事由，正文，發(fā)送單位，局名 工作報(bào)告題頭，發(fā)文單位，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，擬稿人，核稿人，擬稿部門(mén)，總頁(yè)數(shù)，發(fā)送單位，事由，正文，發(fā)送單位，局名 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說(shuō)明書(shū) 20 第三部分 會(huì)議管理 一 概述 會(huì)議管理是指移動(dòng)通信局內(nèi)從起草會(huì)議通知、科長(zhǎng)審核、局領(lǐng)導(dǎo)審批到最后發(fā)會(huì)議通知，會(huì)議結(jié)束后填寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要以及歸檔的整個(gè)過(guò)程。 二 業(yè)務(wù)流程圖及環(huán)節(jié)說(shuō)明 局會(huì)議流程圖 圖 1 局會(huì)議流程圖 起草 發(fā)會(huì)議通知 起草會(huì)議紀(jì)要 審核會(huì)議紀(jì)要 召集人 審核 會(huì)議通知 會(huì)議通知 簽發(fā) 會(huì)議紀(jì)要 歸檔 科領(lǐng)導(dǎo) 局領(lǐng)導(dǎo) 召集人 局領(lǐng)導(dǎo) 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說(shuō)明書(shū) 21 局會(huì)議環(huán)節(jié)說(shuō)明： 序號(hào) 流程環(huán)節(jié) 崗位名稱(chēng) 功能操作 1 起草 會(huì)議召集人 起草一份會(huì)議通知，提供多種編輯手段 發(fā)送下一處理人 2 審核 相關(guān)科領(lǐng)導(dǎo) 對(duì)會(huì)議通知進(jìn)行審 核 3 簽發(fā) 局領(lǐng)導(dǎo) 簽發(fā)會(huì)議通知 4 發(fā)會(huì)議通知 會(huì)議召集人 將會(huì)議通知發(fā)給會(huì)議參加人 5 起草會(huì)議紀(jì)要 會(huì)議召集人 起草會(huì)議紀(jì)要 6 審核會(huì)議紀(jì)要 局領(lǐng)導(dǎo) 審核會(huì)議紀(jì)要 7 歸檔 相關(guān)科室 將會(huì)議通知?dú)w檔 科會(huì)議通知流程圖： 圖 2 科會(huì)議流程圖 科會(huì)議通知環(huán)節(jié)說(shuō)明： 序號(hào) 流程環(huán)節(jié) 崗位名稱(chēng) 功能操作 1 起草 會(huì)議召集人 起草一份會(huì)議通知 2 審核 相關(guān)科領(lǐng)導(dǎo) 對(duì)會(huì)議通知進(jìn)行審核 起草 召集人 審核 會(huì)議通知 會(huì)議通知 科領(lǐng)導(dǎo) 發(fā)會(huì)議通知 起草會(huì)議紀(jì)要 審核會(huì)議紀(jì)要 會(huì)議紀(jì)要 歸檔 召集人 科領(lǐng)導(dǎo) 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說(shuō)明書(shū) 22 3 發(fā)會(huì)議通知 會(huì) 議召集人 將會(huì)議通知發(fā)給會(huì)議參加人 4 起草會(huì)議紀(jì)要 會(huì)議召集人 起草會(huì)議紀(jì)要 5 審核會(huì)議紀(jì)要 相關(guān)科領(lǐng)導(dǎo) 審核會(huì)議紀(jì)要 6 歸檔 相關(guān)科室 將會(huì)議通知?dú)w檔 三 系統(tǒng)功能需求 會(huì)議通知查詢(xún) 提供表單界面，采用組合查詢(xún)和模糊查詢(xún)等手段對(duì)移動(dòng)通信局的會(huì)議通知進(jìn)行查詢(xún)。 會(huì)議通知統(tǒng)計(jì) 按年份、時(shí)間段等統(tǒng)計(jì)條件對(duì)移動(dòng)通信局的會(huì)議通知進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。 四 接口 與其它子系統(tǒng)的接口參照如下表格加以描述： 序號(hào) 模塊名稱(chēng) 功能要求 1 組織結(jié)構(gòu) 從組織結(jié)構(gòu)中取得有關(guān)的人員或部門(mén)名稱(chēng) 五 文檔格式 會(huì)議通知的要 素如下所示： 簽發(fā)人，會(huì)議名稱(chēng)，時(shí)間，地點(diǎn)，召集部門(mén)，會(huì)議內(nèi)容，參加人員，備注，局及部門(mén)名稱(chēng) 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說(shuō)明書(shū) 23 第四部分 工作指派 一 概述 工作指派是指移動(dòng)通信局領(lǐng)導(dǎo)對(duì)具體的工作任務(wù)進(jìn)行指派，要求下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或員工去辦理，并將工作結(jié)果向指派領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。 二 業(yè)務(wù)流程圖及環(huán)節(jié)說(shuō)明 工作指派流程圖 圖 11 工作指派流程圖 工作指派環(huán)節(jié)說(shuō)明： 序號(hào) 流程環(huán)節(jié) 崗位名稱(chēng) 功能操作 1 指派工作 有關(guān)領(lǐng)導(dǎo) 起草一份工作指派 2 填寫(xiě)階段工作報(bào)告 工作指派執(zhí)行人 填寫(xiě)階段工作報(bào)告 指派工作 填寫(xiě)階段工作報(bào)告 任務(wù)單 完成 工作總結(jié) 工作報(bào)告 上報(bào) 領(lǐng)導(dǎo) 執(zhí)行人 執(zhí)行 人 執(zhí)行人 領(lǐng)導(dǎo) 未完成 完成 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說(shuō)明書(shū) 24 3 工作總結(jié) 工作指派執(zhí)行人 完成工 作指派后，寫(xiě)工作總結(jié) 4 上報(bào) 工作指派執(zhí)行人 將工作總結(jié)提交給工作指派領(lǐng)導(dǎo) 三 工作指派的查詢(xún) 提供表單界面，采用組合查詢(xún)和模糊查詢(xún)等手段對(duì)移動(dòng)通信局的工作指派進(jìn)行查詢(xún)。 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說(shuō)明書(shū) 25 第五部分 檔案管理 一 概述 檔案管理是 移動(dòng)通信局按照國(guó)家、省和市等檔案管理的要求，將移動(dòng)通信局所發(fā)的紅頭文件、會(huì)議通知、收到的省局文件、市電信局文件等重要文件統(tǒng)一保存、分類(lèi)組卷、立卷歸檔、劃分保管期限、檔案注銷(xiāo)等一整套管理方法。同時(shí)，檔案管理還提供檔案查詢(xún)和檔案借閱的功能。 二 案卷定義 所有檔案將按一定的類(lèi)目進(jìn)行保管，案卷定義就是 設(shè)置檔案的類(lèi)目。移動(dòng)通信局的檔案目錄一般分為兩級(jí)，分別稱(chēng)之為 一級(jí)目錄和二級(jí)目錄。案卷定義還需設(shè)置檔案的保管期限種類(lèi)，如長(zhǎng)期，永久，短期等。 三 文件的排列 文件的排列采用以下幾種方式： ? 分年度 不同年度的文件分開(kāi)排列。 ? 分機(jī)構(gòu)（作者） 按文件形成機(jī)構(gòu)的級(jí)別，將文件材料按上級(jí)、本級(jí)、下級(jí)及平級(jí)機(jī)關(guān)分開(kāi)排列（作為本局發(fā)文附件的除外）。 ? 分保管期限 按文件劃分的保管期限區(qū)分，分別排列組卷，一個(gè)案卷內(nèi)的文件的保管期限要一致。 ? 分字號(hào) 按文件所編字號(hào)的區(qū)別，將同一字號(hào)的文件按順序排列。未編字號(hào)的按發(fā)文“機(jī)構(gòu)或（作者） — 時(shí)間”順序排列，同一個(gè)會(huì)議形成的文件材料應(yīng)排在一起。 四 文件組卷 組卷就是將一組具有有機(jī)聯(lián)系的文件組成保管單位（案卷）。組卷有以下兩種方法，結(jié)合本局的具體情況，可以采用其中的一種方法組卷： ? 同一年代，同一字號(hào)，按文件順序組卷，劃同一保管期限。 ? 同一年代，同一字號(hào)，按保管期限不同，分別組卷。 五 案卷編號(hào) 一個(gè)全宗內(nèi)每年的文書(shū)案卷按三種保管期限分開(kāi)排列，每種保管期限的案卷按內(nèi)部機(jī)構(gòu)所編發(fā)文字號(hào)順序排列，案卷排好后，按編制目錄的形式編案卷順序號(hào)。 企業(yè)管理類(lèi)檔案編號(hào)圖例如下： 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說(shuō)明書(shū) 26 ? 保管期限代號(hào)：“ 1”代表永久，“ 2”代表長(zhǎng)期，“ 3”代表短期，“ 0”代表永久、長(zhǎng)期、短期一個(gè)大流水，“ 12”代表永久、長(zhǎng)期連排，“ 23”代表長(zhǎng)期、短期連排 ? 目錄代號(hào)：從機(jī)構(gòu)成立年度起，每年一個(gè)目錄號(hào)，順序流水，如第一年目錄號(hào)為“ 1”，第二年目錄號(hào)為“ 2”，如此類(lèi)推 ? 填寫(xiě)時(shí)，“ ”填寫(xiě)在目錄欄內(nèi)，“ 001”填在案卷號(hào)欄內(nèi)。 六 案卷目錄 以表格的形式列出所有的案卷名稱(chēng)及其一些特性，格式如下： 案 卷 目 錄 案卷號(hào) 題 名 年 度 頁(yè) 數(shù) 期 限 存 放 列 / 柜 備 注 檔 案 室 編 檔 案 館 編 各條目的說(shuō)明如下： 案卷號(hào)：給案卷設(shè)置的編號(hào)，如 145 題名：該類(lèi)案卷的一個(gè) 描述性的總體的標(biāo)題 年度：案卷的組卷年份 頁(yè)數(shù)：該案卷的頁(yè)數(shù) 期限：該案卷的保管期限 注：打印案卷目錄時(shí)，以 10 行為一頁(yè)進(jìn)行分頁(yè) 七 卷內(nèi)文件目錄 卷內(nèi)文件目錄列出了卷內(nèi)文件的列表，其格式如下表所示： 卷 內(nèi) 文 件 目 錄 卷 號(hào) 順 序 號(hào) 署 名 文件號(hào) 日 期 標(biāo) 題 張 數(shù) 期 限 類(lèi) 目 各條目的說(shuō)明如下： 順序號(hào)：該案卷內(nèi)文件編號(hào)，從 1 開(kāi)始 署名：指該文的責(zé)任單位，對(duì)于發(fā)文為擬稿單位，對(duì)于收文為來(lái)文單位，如省管局 文件號(hào)：該文件的編號(hào)，如粵郵電（ 96） 63 號(hào) A12 . 1— 0 0 1 案卷順序號(hào) 目錄號(hào)（年度代號(hào)，“ 1”代表第一個(gè)年度的目錄） 保管期限代號(hào)（ 12 代表永久、長(zhǎng)期） 大類(lèi)代號(hào)（企業(yè)管理類(lèi)） 深圳市移動(dòng)通信局辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需求說(shuō)明書(shū) 27 日期：為發(fā)文日期，如 1996 標(biāo)題：該文件的標(biāo)題，如 ”轉(zhuǎn)發(fā)電信總局關(guān)于全國(guó)電報(bào)業(yè)務(wù)管理研討會(huì)會(huì)議紀(jì)要的通知 ”。標(biāo)題的長(zhǎng)度為 50 字左右。 張數(shù)：文件的頁(yè)數(shù) 期限 ： 文件的保管期限 類(lèi)目：文件的分類(lèi)，如： 注：打印卷內(nèi)文件目錄時(shí)，以 10 行為一頁(yè)進(jìn)行分頁(yè)。 八 案卷 的查詢(xún) 檔案管理系統(tǒng)提供給用戶(hù)案卷查詢(xún)的功能。用戶(hù)可方便地查詢(xún)所有已封卷的文件，了解到案卷的案卷號(hào)、年度、保管期限、署名、案卷題名和文件標(biāo)題等要素。 九 案卷的借閱 當(dāng)用戶(hù)需要借閱檔案時(shí)，首先要填寫(xiě)檔案借閱單，交科長(zhǎng)或局長(zhǎng)批準(zhǔn)以后，方可借閱所需的檔案。借閱單的要素包括：借閱人，借閱的起止時(shí)間，卷號(hào)，案卷名。當(dāng)借閱申請(qǐng)單被批準(zhǔn)后，用戶(hù)將能打開(kāi)相應(yīng)的案卷，查看所需的文件。當(dāng)借閱期限到達(dá)后，用戶(hù)將失去該權(quán)限。 十 案卷的統(tǒng)計(jì) 根據(jù)案卷的年度，卷數(shù)，案卷的保存期限（永久、長(zhǎng)期、短期）等來(lái)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。