【導(dǎo)讀】深圳市移動通信局-----------------------------------------------------------------------------------------1. 辦公自動化系統(tǒng)需求分析說明書------------------------------------------------------------------------1. 二辦公自動化系統(tǒng)平臺的選擇------------------------------------------------------------1. 第二部分公文處理系統(tǒng)---------------------------------------------------------------------------4. 2業(yè)務(wù)流程圖及環(huán)節(jié)說明--------------------------------------------------------------4. 局收文流程圖說明-----------------------------------------------------------5. 科收文業(yè)務(wù)流程圖：--------------------------------------------------------6. 3系統(tǒng)功能要求---------------------------------------------------------------------------7. 科發(fā)文環(huán)節(jié)的處理----------------------------------------------------------10

　　

【正文】 動通信局辦公自動化系統(tǒng)需求說明書 19 科級工作報告環(huán)節(jié)說明： 序號 流程環(huán)節(jié) 崗位名稱 功能操作 1 起草 工作報告人 起草一份工作報告，提供多種編輯手段 發(fā)送下一處理人 2 批閱 相關(guān)科領(lǐng)導(dǎo) 查看工作報告 3呈批件查詢 提供表單界面，采用組合查詢和模糊查詢等手段對移動通信局的工作請示和工作報告進(jìn)行查詢。 4接口 與其它子系統(tǒng)的接口參照如下表格加以描述： 序號 模塊名稱 功能要求 1 組織結(jié)構(gòu) 從組織結(jié)構(gòu)中取得有關(guān)的人員或部門名稱 5文檔格式 移動通信局呈批件分為工作請示和工作報告兩種。 工作請示 工作報 告 工作請示題頭，發(fā)文單位，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，擬稿人，核稿人，擬稿部門，總頁數(shù)，發(fā)送單位，事由，正文，發(fā)送單位，局名 工作報告題頭，發(fā)文單位，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，擬稿人，核稿人，擬稿部門，總頁數(shù)，發(fā)送單位，事由，正文，發(fā)送單位，局名 深圳市移動通信局辦公自動化系統(tǒng)需求說明書 20 第三部分 會議管理 一 概述 會議管理是指移動通信局內(nèi)從起草會議通知、科長審核、局領(lǐng)導(dǎo)審批到最后發(fā)會議通知，會議結(jié)束后填寫會議紀(jì)要以及歸檔的整個過程。 二 業(yè)務(wù)流程圖及環(huán)節(jié)說明 局會議流程圖 圖 1 局會議流程圖 起草 發(fā)會議通知 起草會議紀(jì)要 審核會議紀(jì)要 召集人 審核 會議通知 會議通知 簽發(fā) 會議紀(jì)要 歸檔 科領(lǐng)導(dǎo) 局領(lǐng)導(dǎo) 召集人 局領(lǐng)導(dǎo) 深圳市移動通信局辦公自動化系統(tǒng)需求說明書 21 局會議環(huán)節(jié)說明： 序號 流程環(huán)節(jié) 崗位名稱 功能操作 1 起草 會議召集人 起草一份會議通知，提供多種編輯手段 發(fā)送下一處理人 2 審核 相關(guān)科領(lǐng)導(dǎo) 對會議通知進(jìn)行審 核 3 簽發(fā) 局領(lǐng)導(dǎo) 簽發(fā)會議通知 4 發(fā)會議通知 會議召集人 將會議通知發(fā)給會議參加人 5 起草會議紀(jì)要 會議召集人 起草會議紀(jì)要 6 審核會議紀(jì)要 局領(lǐng)導(dǎo) 審核會議紀(jì)要 7 歸檔 相關(guān)科室 將會議通知歸檔 科會議通知流程圖： 圖 2 科會議流程圖 科會議通知環(huán)節(jié)說明： 序號 流程環(huán)節(jié) 崗位名稱 功能操作 1 起草 會議召集人 起草一份會議通知 2 審核 相關(guān)科領(lǐng)導(dǎo) 對會議通知進(jìn)行審核 起草 召集人 審核 會議通知 會議通知 科領(lǐng)導(dǎo) 發(fā)會議通知 起草會議紀(jì)要 審核會議紀(jì)要 會議紀(jì)要 歸檔 召集人 科領(lǐng)導(dǎo) 深圳市移動通信局辦公自動化系統(tǒng)需求說明書 22 3 發(fā)會議通知 會 議召集人 將會議通知發(fā)給會議參加人 4 起草會議紀(jì)要 會議召集人 起草會議紀(jì)要 5 審核會議紀(jì)要 相關(guān)科領(lǐng)導(dǎo) 審核會議紀(jì)要 6 歸檔 相關(guān)科室 將會議通知歸檔 三 系統(tǒng)功能需求 會議通知查詢 提供表單界面，采用組合查詢和模糊查詢等手段對移動通信局的會議通知進(jìn)行查詢。 會議通知統(tǒng)計 按年份、時間段等統(tǒng)計條件對移動通信局的會議通知進(jìn)行統(tǒng)計。 四 接口 與其它子系統(tǒng)的接口參照如下表格加以描述： 序號 模塊名稱 功能要求 1 組織結(jié)構(gòu) 從組織結(jié)構(gòu)中取得有關(guān)的人員或部門名稱 五 文檔格式 會議通知的要 素如下所示： 簽發(fā)人，會議名稱，時間，地點，召集部門，會議內(nèi)容，參加人員，備注，局及部門名稱 深圳市移動通信局辦公自動化系統(tǒng)需求說明書 23 第四部分 工作指派 一 概述 工作指派是指移動通信局領(lǐng)導(dǎo)對具體的工作任務(wù)進(jìn)行指派，要求下級領(lǐng)導(dǎo)或員工去辦理，并將工作結(jié)果向指派領(lǐng)導(dǎo)匯報。 二 業(yè)務(wù)流程圖及環(huán)節(jié)說明 工作指派流程圖 圖 11 工作指派流程圖 工作指派環(huán)節(jié)說明： 序號 流程環(huán)節(jié) 崗位名稱 功能操作 1 指派工作 有關(guān)領(lǐng)導(dǎo) 起草一份工作指派 2 填寫階段工作報告 工作指派執(zhí)行人 填寫階段工作報告 指派工作 填寫階段工作報告 任務(wù)單 完成 工作總結(jié) 工作報告 上報 領(lǐng)導(dǎo) 執(zhí)行人 執(zhí)行 人 執(zhí)行人 領(lǐng)導(dǎo) 未完成 完成 深圳市移動通信局辦公自動化系統(tǒng)需求說明書 24 3 工作總結(jié) 工作指派執(zhí)行人 完成工 作指派后，寫工作總結(jié) 4 上報 工作指派執(zhí)行人 將工作總結(jié)提交給工作指派領(lǐng)導(dǎo) 三 工作指派的查詢 提供表單界面，采用組合查詢和模糊查詢等手段對移動通信局的工作指派進(jìn)行查詢。 深圳市移動通信局辦公自動化系統(tǒng)需求說明書 25 第五部分 檔案管理 一 概述 檔案管理是 移動通信局按照國家、省和市等檔案管理的要求，將移動通信局所發(fā)的紅頭文件、會議通知、收到的省局文件、市電信局文件等重要文件統(tǒng)一保存、分類組卷、立卷歸檔、劃分保管期限、檔案注銷等一整套管理方法。同時，檔案管理還提供檔案查詢和檔案借閱的功能。 二 案卷定義 所有檔案將按一定的類目進(jìn)行保管，案卷定義就是 設(shè)置檔案的類目。移動通信局的檔案目錄一般分為兩級，分別稱之為 一級目錄和二級目錄。案卷定義還需設(shè)置檔案的保管期限種類，如長期，永久，短期等。 三 文件的排列 文件的排列采用以下幾種方式： ? 分年度 不同年度的文件分開排列。 ? 分機構(gòu)（作者） 按文件形成機構(gòu)的級別，將文件材料按上級、本級、下級及平級機關(guān)分開排列（作為本局發(fā)文附件的除外）。 ? 分保管期限 按文件劃分的保管期限區(qū)分，分別排列組卷，一個案卷內(nèi)的文件的保管期限要一致。 ? 分字號 按文件所編字號的區(qū)別，將同一字號的文件按順序排列。未編字號的按發(fā)文“機構(gòu)或（作者） — 時間”順序排列，同一個會議形成的文件材料應(yīng)排在一起。 四 文件組卷 組卷就是將一組具有有機聯(lián)系的文件組成保管單位（案卷）。組卷有以下兩種方法，結(jié)合本局的具體情況，可以采用其中的一種方法組卷： ? 同一年代，同一字號，按文件順序組卷，劃同一保管期限。 ? 同一年代，同一字號，按保管期限不同，分別組卷。 五 案卷編號 一個全宗內(nèi)每年的文書案卷按三種保管期限分開排列，每種保管期限的案卷按內(nèi)部機構(gòu)所編發(fā)文字號順序排列，案卷排好后，按編制目錄的形式編案卷順序號。 企業(yè)管理類檔案編號圖例如下： 深圳市移動通信局辦公自動化系統(tǒng)需求說明書 26 ? 保管期限代號：“ 1”代表永久，“ 2”代表長期，“ 3”代表短期，“ 0”代表永久、長期、短期一個大流水，“ 12”代表永久、長期連排，“ 23”代表長期、短期連排 ? 目錄代號：從機構(gòu)成立年度起，每年一個目錄號，順序流水，如第一年目錄號為“ 1”，第二年目錄號為“ 2”，如此類推 ? 填寫時，“ ”填寫在目錄欄內(nèi)，“ 001”填在案卷號欄內(nèi)。 六 案卷目錄 以表格的形式列出所有的案卷名稱及其一些特性，格式如下： 案 卷 目 錄 案卷號 題 名 年 度 頁 數(shù) 期 限 存 放 列 / 柜 備 注 檔 案 室 編 檔 案 館 編 各條目的說明如下： 案卷號：給案卷設(shè)置的編號，如 145 題名：該類案卷的一個 描述性的總體的標(biāo)題 年度：案卷的組卷年份 頁數(shù)：該案卷的頁數(shù) 期限：該案卷的保管期限 注：打印案卷目錄時，以 10 行為一頁進(jìn)行分頁 七 卷內(nèi)文件目錄 卷內(nèi)文件目錄列出了卷內(nèi)文件的列表，其格式如下表所示： 卷 內(nèi) 文 件 目 錄 卷 號 順 序 號 署 名 文件號 日 期 標(biāo) 題 張 數(shù) 期 限 類 目 各條目的說明如下： 順序號：該案卷內(nèi)文件編號，從 1 開始 署名：指該文的責(zé)任單位，對于發(fā)文為擬稿單位，對于收文為來文單位，如省管局 文件號：該文件的編號，如粵郵電（ 96） 63 號 A12 . 1— 0 0 1 案卷順序號 目錄號（年度代號，“ 1”代表第一個年度的目錄） 保管期限代號（ 12 代表永久、長期） 大類代號（企業(yè)管理類） 深圳市移動通信局辦公自動化系統(tǒng)需求說明書 27 日期：為發(fā)文日期，如 1996 標(biāo)題：該文件的標(biāo)題，如 ”轉(zhuǎn)發(fā)電信總局關(guān)于全國電報業(yè)務(wù)管理研討會會議紀(jì)要的通知 ”。標(biāo)題的長度為 50 字左右。 張數(shù)：文件的頁數(shù) 期限 ： 文件的保管期限 類目：文件的分類，如： 注：打印卷內(nèi)文件目錄時，以 10 行為一頁進(jìn)行分頁。 八 案卷 的查詢 檔案管理系統(tǒng)提供給用戶案卷查詢的功能。用戶可方便地查詢所有已封卷的文件，了解到案卷的案卷號、年度、保管期限、署名、案卷題名和文件標(biāo)題等要素。 九 案卷的借閱 當(dāng)用戶需要借閱檔案時，首先要填寫檔案借閱單，交科長或局長批準(zhǔn)以后，方可借閱所需的檔案。借閱單的要素包括：借閱人，借閱的起止時間，卷號，案卷名。當(dāng)借閱申請單被批準(zhǔn)后，用戶將能打開相應(yīng)的案卷，查看所需的文件。當(dāng)借閱期限到達(dá)后，用戶將失去該權(quán)限。 十 案卷的統(tǒng)計 根據(jù)案卷的年度，卷數(shù)，案卷的保存期限（永久、長期、短期）等來進(jìn)行統(tǒng)計。