檔案員職責(zé)及檔案管理制度(編輯修改稿)
2024-09-21 19:03 本頁面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 （ 1）歸檔工作，必須保證歸檔文件材料的種類、稿本、份數(shù)以及每件文件的頁數(shù)均須齊全完整。 6 （ 2）、凡歸檔的文件材料，須在 “ 保持文件之間的歷史聯(lián) ”的同時(shí)按文件的保存時(shí)間（即永久、長(zhǎng)期、短期）組成保管單位（案卷）編目歸檔。 （ 3）、歸檔文件材料正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批示、轉(zhuǎn)發(fā)文件的批文與原文、多種文字形成的同一文件不得分開立卷。歸檔的文件材料一般一式一份，本單位發(fā)文、基建項(xiàng)目檔 案按上級(jí)要求制定份數(shù)。 （ 4）卷內(nèi)文件排列有序。一般按責(zé)任者 —— 問題 —— 時(shí)間排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重 第 8 頁 共 17 頁 要文件的歷次稿件依次排在定稿之后；結(jié)論、決定、判決性的文件材料在前依據(jù)材料在后。 （ 5）卷內(nèi)文件，應(yīng)安排列順序逐件逐頁編所在頁號(hào)或件號(hào)。即：裝訂的卷，在有文字的每頁文件的右上角編全卷文件統(tǒng)一的順序頁號(hào)；不裝訂的卷，應(yīng)在每份文件首頁右上角加蓋檔號(hào)章，在章內(nèi)填上順序件號(hào)。圖表和聲像材料，應(yīng)在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號(hào)。應(yīng)用文字標(biāo)出所攝聲像的人、物名稱、身份（或職務(wù)）及其活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和攝錄者。 （ 6）凡歸檔案卷，不論永久、長(zhǎng)期和短期，均須按規(guī)定格式逐卷填寫內(nèi)文件目錄。 填寫目錄時(shí)，不得隨便改變和簡(jiǎn)化文件題名。填寫卷內(nèi)文件目錄的字跡要工整；卷內(nèi)文件目錄置于卷首。 7 （ 7）凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書針、別針、大頭針 ……等金屬物；如有破損者，應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱；如有字跡擴(kuò)散褪變者，應(yīng)復(fù)制，復(fù)制件與原件一并歸檔。 歸檔的文件材料必須整齊、清潔、字跡清楚，便于利用。 （ 8）歸檔文件材料的卷皮 、卷盒和卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷目錄等，必須符合檔案部門規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并按規(guī)定格式和要求填寫清楚。粘貼裝訂要符合檔案技術(shù)保護(hù)要求。 （ 9）自己撰寫的歸檔文字材料，必須用碳素墨水和黑墨水 第 9 頁 共 17 頁 書寫，禁止圓珠筆、復(fù)寫紙書寫。 （ 10）歸檔的文件材料必須層次分明，符合形成規(guī)律。必須完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的反映真實(shí)的歷史過程。 歸檔手續(xù) 移交檔案時(shí)要認(rèn)真履行交接手續(xù)，填寫檔案移交登記表，一式兩份，經(jīng)清點(diǎn)無誤，雙方簽字后，各自保管一份，以備查找、負(fù)責(zé)。 六、檔案復(fù)制制度 要遵循保密原則，未開放或涉及保密的檔案不得復(fù)制。 復(fù)制檔案中的內(nèi)容，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。 破損的檔案，檔案員要及時(shí)修改和復(fù)制。 對(duì)利用較多的檔案，可復(fù)制數(shù)份，以利用使用，并保護(hù)原檔案，減少檔案的磨損。 七、檔案查借閱制度 8 因單位、家庭、個(gè)人工作、生活需要的，都可借閱已開放檔案，但原則上只能在閱文室內(nèi)查閱，確實(shí)要借出的檔案，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽批，方可辦理借閱手續(xù)，借閱時(shí)間一般不超過一周。 查找利用檔案者，一律憑單位介紹信、個(gè)人身份證或其 第 10 頁 共 17 頁 他有效證件，辦理登記手續(xù)后，方可查閱。 查閱檔案者，要愛護(hù)檔案，嚴(yán)禁在檔案材料上畫圖、劃線、折疊、涂改、撕頁、拆卷等。借閱的檔案要妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、遺失。不準(zhǔn)將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不準(zhǔn)將檔案保密內(nèi)容外泄。 查閱檔案時(shí)，禁止吸煙、喝水、防止燒毀、水漬檔案。 借閱者歸還檔案時(shí)，應(yīng)填寫利用效果信息反饋，認(rèn)真履行交接簽字手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)有撕毀、遺失、涂改和損壞現(xiàn)象，要給予行政處分或罰款。情節(jié)特別嚴(yán)重者，按照《 檔案法》有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。 復(fù)制、抄錄檔案資料，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，抄錄復(fù)制的檔案由檔案員核對(duì)無誤，加蓋公章，方可有效。
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