【文章內(nèi)容簡介】 ，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時間填上以示負責(zé)。第16條 案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第五章檔案借閱、利用工作 第17條 企業(yè)內(nèi)檔案利用的方式（1）提供檔案原件。（2）提供檔案復(fù)印件。（3）提供文獻索引資料。第18條 借閱管理（1）凡需使用檔案者，均須填寫《文件出入登記表》，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱。（2）案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。（3）借閱期限不得超過7天，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（4）借閱檔案者應(yīng)愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。（5）外單位借閱檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱，且不得帶離檔案室。其摘抄內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。第六章 檔案銷毀管理第19條 對已失效的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報總經(jīng)理批準后，按規(guī)定銷毀。第20條 經(jīng)批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經(jīng)驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。第21條 銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監(jiān)銷，文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。第七章 附則第22條 本制度由行政管理部負責(zé)解釋、補充，由總經(jīng)理批準后實施。檔案管理制度一、為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。二、歸檔范圍公司的規(guī)劃、計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責(zé)。四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。五、“季度歸檔”及“歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。，由檔案管理員負責(zé)及時歸檔。、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室?！段臅⒕須w檔管理制度》實施檔案歸檔整理。六、《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。七、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借。秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準。總經(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。：① 愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。② 注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。八、。，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷毀。，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀檔案管理制度一、總則集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素。為規(guī)范集團檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。凡集團總部各部門、各分子公司在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規(guī)定定期向集團行政人事部提交備份，從而保證集團行政部作為集團檔案管理對口部門檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實性。集團總部行政人事部負責(zé)集團檔案管理、文書立卷的工作，并對各分子公司檔案管理工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)。各分子公司負責(zé)人應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責(zé)此項工作。二、歸檔范圍凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料（公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等）均屬歸檔范圍。公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料；資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料（含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等）政府、項目批文、合同；公司制度體系、會議紀要、內(nèi)部發(fā)文（包含總經(jīng)理批示后的各項工作流程、公司決定等）；工程進度計劃控制文件（含各業(yè)務(wù)單位往來函件等）、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙；各分子公司及集團總部各部門工作計劃及資金計劃；公司簽定的各類合同（含商品房買賣合同）；公司有效證照、證件、印章；1具有法律效力及保存價值的文件；1公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；1員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等；1集團、各分子公司獲得的社會榮譽資料；1其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料，上級領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。三、立卷歸檔要求集團行政人事部應(yīng)即時做好檔案歸檔分類保管；各分子公司應(yīng)在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向集團行政人事部提交備份。集團各部門應(yīng)及時向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)；各分子必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料。各分子公司向集團行政人事部提交備份檔案時，要嚴格履行移交手續(xù)，按文件材料分類造冊，隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單，注明移交人，待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點：（1）歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。（2）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開；文電應(yīng)全在一立卷。（3）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；（4）卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號。（5）按各類檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫：沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項內(nèi)；卷內(nèi)文件目錄放在卷目。（6）聲像材料應(yīng)用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責(zé)任者。四、檔案保管期限文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。確定集團檔案保管期限的原則（1）凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。（2）凡是反映公司一般活動，在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。（3）凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。五、檔案保密級別檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的密級由檔案提交人提議，行政人事部經(jīng)理核定密級。有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室；有密級檔案復(fù)制時，需經(jīng)辦公室主任（行政人事部經(jīng)理）及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準。有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經(jīng)辦公室主任（集團行政人事部經(jīng)理）及副總以上級領(lǐng)導(dǎo)批準。對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任（集團行政人事部經(jīng)理）鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。六、檔案的借閱各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準，然后