【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 料的形成、積累、整理、歸檔工作應(yīng)根據(jù)各崗位資料管理的職責(zé)要求，將工作的完成情況納入個(gè)人績(jī)效考核范圍。三、項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)對(duì)承包人資料的編制和整理工作進(jìn)行經(jīng)常性監(jiān)督檢查，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的不足項(xiàng)應(yīng)要求其限期改正；整改不符合要求的，對(duì)應(yīng)的分部分項(xiàng)工程不得進(jìn)行中間計(jì)量。第四節(jié) 資料管理制度一、發(fā)文制度項(xiàng)目監(jiān)理部對(duì)外發(fā)文主要分兩種形式：一是以公司總部名義對(duì)外的行政公文，二是以項(xiàng)目監(jiān)理部名義的一般業(yè)務(wù)函件或會(huì)議紀(jì)要（記錄）。本制度主要適用后者。發(fā)文是指制發(fā)文件的過(guò)程，包括交擬、擬制、審核、簽發(fā)、用印、登記、分發(fā)等過(guò)程。交擬：指總監(jiān)理工程師將撰寫(xiě)文稿的任務(wù)交給有關(guān)部門(mén)或撰稿人員，這是文件撰制的起點(diǎn)。一般情況下文稿遵照主管（主辦）者草擬原則。擬制：指承辦人根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖撰寫(xiě)公文的內(nèi)容。其基本要求是：符合國(guó)家方針、政策、法律、法令和有關(guān)規(guī)定；符合客觀實(shí)際；主旨鮮明準(zhǔn)確；詞章準(zhǔn)確、嚴(yán)密、簡(jiǎn)練、生動(dòng)；書(shū)寫(xiě)清楚整潔；講究實(shí)效；符合保密制度要求。擬制公文，對(duì)涉及其他部門(mén)或人員職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門(mén)或人員應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門(mén)或人員協(xié)商，取得一致意見(jiàn)后方可行文；如有分歧，主辦部門(mén)或人員的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時(shí)，主辦部門(mén)或人員可以列明各方理?yè)?jù)，提出建設(shè)性意見(jiàn)，并與有關(guān)部門(mén)或人員會(huì)簽后報(bào)請(qǐng)總監(jiān)理工程師協(xié)調(diào)或裁定。審核：指總監(jiān)理工程師或其授權(quán)人對(duì)擬制好的公文稿的審查。審核的重點(diǎn)是：是否確需行文；是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合有關(guān)規(guī)定等。簽發(fā)：指項(xiàng)目監(jiān)理部總監(jiān)理工程師對(duì)已審核的文稿進(jìn)行最后審定，由總監(jiān)理工程師簽發(fā)。用?。褐冈谛枰糜≌碌墓纳霞由w項(xiàng)目監(jiān)理部或總監(jiān)理工程師的印章。用印時(shí)首先檢查是否確系有效簽發(fā)公文，其次用印端正清楚并壓蓋發(fā)文單位名稱(chēng)和時(shí)間。登記和分發(fā)：是文件的登記和發(fā)送，所有文件按規(guī)定份數(shù)正式成文后統(tǒng)一交辦公室文員負(fù)責(zé)送發(fā)，無(wú)特殊情況任何人不得私自送發(fā)。項(xiàng)目監(jiān)理部向公司總部領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示工作均要求采用簽報(bào)形式。簽報(bào)的程序和要求按公司總部要求執(zhí)行。另外，發(fā)文涉及抄報(bào)、抄送機(jī)關(guān)的，對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)用“抄報(bào)”，對(duì)同級(jí)、下級(jí)和不相隸屬的機(jī)關(guān)單位均用“抄送”。二、收文制度收文指對(duì)收到文件的辦理過(guò)程，包括文件簽收、登記、審核、分理、批辦、催辦、辦復(fù)和傳閱等程序。項(xiàng)目監(jiān)理部文件傳遞在遵循公司總部有關(guān)規(guī)定的基礎(chǔ)上，具體處理過(guò)程如下：簽收和登記：是指收發(fā)人員收入外單位發(fā)來(lái)文件的工作，由辦公室文員負(fù)責(zé)辦理。其他人員無(wú)特殊情況不得不直接收受、批轉(zhuǎn)文件。如因特殊情況收受文件后應(yīng)立即交送文員，進(jìn)入正常的收辦文程序。收文基本程序是：將來(lái)件逐件清點(diǎn)，核對(duì)；對(duì)收進(jìn)文件進(jìn)行編號(hào)、登記，收文登記包括收文時(shí)間、收文編號(hào)、來(lái)文單位、來(lái)文文號(hào)、文件標(biāo)題或摘要、份數(shù)、密級(jí)、緊急程度和有無(wú)附件等項(xiàng)目。審核：收到承包人上報(bào)的需要辦理的文件，首先由辦公室文員進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門(mén)或地方職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。對(duì)不符合規(guī)定的文件，經(jīng)總監(jiān)理工程師批準(zhǔn)后，應(yīng)退回呈報(bào)單位并說(shuō)明理由。分理：經(jīng)審核，對(duì)符合規(guī)定的文件，文員應(yīng)貼附“文件處理表”進(jìn)行處理。首先，文員應(yīng)對(duì)處理文件提出分理意見(jiàn)并于當(dāng)日分送擬辦部門(mén)或擬辦人員，需要兩個(gè)以上部門(mén)或人員處理的文件應(yīng)當(dāng)明確主辦部門(mén)。一般情況下，所有上報(bào)文件應(yīng)報(bào)請(qǐng)總監(jiān)理工程師批示。批辦：是指總監(jiān)理工程師批示將文件交批辦部門(mén)或批辦人員辦理。批辦部門(mén)或人員收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)處理，提出批辦意見(jiàn)，不得延誤、推諉。凡涉及其它部門(mén)業(yè)務(wù)和職能的事項(xiàng)，由主辦部門(mén)主動(dòng)與其他部門(mén)協(xié)商處理；明確處理意見(jiàn)后，報(bào)總監(jiān)理工程師批示后執(zhí)行。催辦：指對(duì)公文承辦的檢查和督促。送領(lǐng)導(dǎo)批示或者交有關(guān)部門(mén)辦理的公文，辦公室文員要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。這一工作是為避免出現(xiàn)公文積壓、辦事拖拉的現(xiàn)象。催辦的方式靈活多樣，可通過(guò)面詢、電詢、便函催詢等形式。辦復(fù)：辦復(fù)是對(duì)公文承辦完畢后，將公文處理結(jié)果及時(shí)報(bào)告總監(jiān)理工程師。傳閱：是指對(duì)有關(guān)來(lái)文，按總監(jiān)理工程師批示意見(jiàn)需經(jīng)多個(gè)部門(mén)和監(jiān)理人員閱讀時(shí)組織的傳遞閱讀工作。傳閱要分清主次和先后次序，傳閱過(guò)程中既要防止漏閱現(xiàn)象，也不可出現(xiàn)公文旅行、停滯積壓的行為，另外，還要注意保密，防止公文遺失。三、資料歸檔制度文件全部處理完畢后，已處理文件及“文件處理表”均應(yīng)返還給辦公室文員。辦公室文員應(yīng)做好以下兩方面的工作：、對(duì)文件處理表進(jìn)行收集、整理，作為各監(jiān)理人員處理文件的原始憑證。資料主管工程師應(yīng)及時(shí)對(duì)來(lái)往文件原件（含發(fā)文稿及文件處理表）進(jìn)行整理和歸檔。任何個(gè)人均不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。歸檔范圍內(nèi)的文件要根據(jù)其相互聯(lián)系（如監(jiān)理工程師通知單和回復(fù)單）、特征和保存價(jià)值等不同類(lèi)別制定不同分類(lèi)大綱進(jìn)行整理，保證歸檔文件齊全、完整，能正確反映項(xiàng)目的主要工作情況，便于保管和利用。來(lái)文應(yīng)根據(jù)來(lái)文單位或文件類(lèi)別進(jìn)行歸檔編號(hào)和組卷，發(fā)文應(yīng)根據(jù)發(fā)文路徑的不同分別來(lái)組卷歸檔。四、資料借閱制度項(xiàng)目監(jiān)理部除應(yīng)不斷熟悉并建立健全資料管理的有關(guān)規(guī)定外，還應(yīng)建立完善的文件查閱登記制度。對(duì)于一般性文件，查閱時(shí)實(shí)行登記；對(duì)于有密級(jí)規(guī)定的重要文件，查閱時(shí)必須征得項(xiàng)目監(jiān)理部領(lǐng)導(dǎo)的同意。具體如下：項(xiàng)目監(jiān)理部設(shè)資料主管工程師、辦公室文員，負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理部的資料進(jìn)行管理。所有資料均入柜、上鎖，鑰匙由資料主管工程師保管，需要借閱資料的人員，應(yīng)先向資料主管工程師申請(qǐng)，資料主管工程師查證所借資料在柜后，借閱人登記簽字后方能借出資料。借閱人的借閱時(shí)限到期卻未歸還圖書(shū)的，資料主管工程師應(yīng)向其催要所借資料，借閱人因故不能按時(shí)歸還的，應(yīng)向資料主管工程師解釋原因，資料主管工程師作以記錄。借閱人具有保管好所借資料的義務(wù)，發(fā)生所借資料丟失或資料嚴(yán)重破損的情況，借閱人應(yīng)按新資料