檔案員職責及檔案管理制度(參考版)
2024-09-21 19:03本頁面
【正文】 如確因工作需要，外借或向社會公布檔案資料時，必須經(jīng)分管檔案工作的領(lǐng)導批準后，方可辦理手續(xù)。 深層次的編研工作，由檔案部門或組織專門寫作班子集中進行編寫。檔案人員應根據(jù)檔案史料的形成過程，堅持做到經(jīng)常不斷的搞好編研和開發(fā)，以滿足各方面利用檔案史料的需要。 14 檔案室要定期對檔案統(tǒng)計資料進行歸納整理，定期對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行必要的綜合、分析和研究，從而及時發(fā)現(xiàn)問題，糾正錯誤，更 好地認識和了解檔案管理的現(xiàn)狀，掌握發(fā)展規(guī)律，分析發(fā)展趨勢，提高管理水平。 第 16 頁 共 17 頁 統(tǒng)計數(shù)字要準確無誤，情況要真實，結(jié)論要正確，各項數(shù)字一律用阿拉伯數(shù)字書寫，字跡工整、清楚、不得潦草和模糊。檔案室要建立檔案工作統(tǒng)計臺帳，認真細致地做好檔案收進、移出、整理、鑒定、銷毀、搶救、清理、保管的數(shù)量、狀況及結(jié)構(gòu)的登記和統(tǒng)計，還要做好 檔案檢索、編研和利用情況的登記和統(tǒng)計。 十四、檔案統(tǒng)計制度 檔案統(tǒng)計要符合《中華人民共和國統(tǒng)計法》及其他有關(guān)法規(guī)、規(guī)章要求。 銷毀檔案時，必須注意保密，監(jiān)銷人員在檔案尚未安全毀掉時不得離開現(xiàn)場。 第 15 頁 共 17 頁 經(jīng)過鑒定，對延長保管期限的檔案或文件材料要重新組卷，要達到劃定保管期限準確，保管單位質(zhì)量達到標準規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整，檔案部門要及時向領(lǐng)導匯報，責成有關(guān)科室或責任人負責修改、補充。 鑒定工作結(jié)束后，要寫出鑒定報告，在保管單位備考表中注明鑒定意見，由鑒定小組負責人簽名并注明日期，對無保存價值需要銷毀的檔案及文件材料，要造出清冊，提出銷毀報告，經(jīng)分管領(lǐng)導批準，并報送有關(guān)檔案部門備案 ，然后方可銷毀。 十 三、檔案鑒定銷毀制度 成立檔案鑒定小組，鑒定小組由分管領(lǐng)導任組長，成員由檔案人員及有關(guān)部門的人員組成。 12 定期進行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作，發(fā)現(xiàn)問題，及時報告。 不準攜帶屬于國家秘密的文件、檔案、資料的物品外出開會、參觀、學習、游覽、探親、訪友和辦私事，如確因工作需要，須經(jīng)保密部門審查批準，同時指定專人保管。 不準借閱秘密檔案資料。 不準私自或在無保密保障的情況下復制、使用、存放、銷毀國家秘密的文件、檔案、資料和物品。 檔案庫房設施應符合 “ 十防 ” 的要求，要安裝鐵門（防盜門）鐵窗，凡遇重大節(jié)日應提前對庫房的安全保密設施進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。 保密文件材料、檔案的密級劃分、變更和解密，必須按照國家有關(guān)制度 和規(guī)定辦理。 建立實物檔案登記和統(tǒng)計制度，每年檢查一次，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。 實物檔案的借出，必須經(jīng)領(lǐng)導批準，按規(guī)定辦理借出手續(xù)，如果展出，要對展出實物檔案定期進行檢查。錦旗、匾牌、字畫、印章、榮譽證書、獎杯。 十 一、實物檔案管理制度 實物檔案要及時移交檔案室歸檔，實行集中統(tǒng)一管理，確保其完整、準確、系統(tǒng)、安全，以備開發(fā)和利用。 對收藏的聲像檔案要根據(jù)具體情況定期檢查。 聲像檔案管理員應隨時收集、征集零散的具有保存價 值的照片、錄相帶。 十、聲像檔案管理制度 對聲像檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保其完整、系統(tǒng)、安全，以備管理使用。 調(diào)閱會計檔案，須由分管財務的領(lǐng)導批準和財務主管陪同借閱。 檔案室接收保管的會計檔案，原則上應保持原卷、冊的封裝，個別需要拆裝、整理的，應會同財務科經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清職責。 九、會計檔案管理制度 每年形成的會計檔案，包括會計憑證、會計帳薄、會計報表等會計核算專業(yè)材料，均應由財務人員按歸檔要求，負責
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