第17章：秘書服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)工作標(biāo)準(zhǔn)-領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)(編輯修改稿)
2024-08-18 18:43 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 備用器材。 在參觀學(xué)習(xí)中，秘書要注意眼明、多思、善于分析情況。在參觀學(xué)習(xí)現(xiàn)場(chǎng)，秘書要眼看心想，靈活敏捷，善于觀察并盡可能進(jìn)行較深層次的思考，從現(xiàn)象中捕捉具有典型意義的經(jīng)驗(yàn)。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)提出的問題和對(duì)方的解釋要及時(shí)記錄，現(xiàn)場(chǎng)解答不了或解答得不完全而又比較重要的情況，事后要找有關(guān)人員了解。 在聽取經(jīng)驗(yàn)介紹時(shí)，一方面要做好記錄，另一方面注意索要對(duì)方有關(guān)的文字材料，發(fā)現(xiàn)情況有矛盾的地方，要進(jìn)行核實(shí)。在個(gè)別走訪時(shí)，秘書免不了與他人接觸， 言談要樸實(shí)、態(tài)度要謙虛和藹。有時(shí)對(duì)方也打聽本地、本單位的情況，要如實(shí)介紹，不要故弄玄虛或言不及義。 參觀學(xué)習(xí)返回后，認(rèn)真做好總結(jié)?？偨Y(jié)有時(shí)不一定秘書本人動(dòng)手，也可交給隨行的其他人員去搞，但總結(jié)材料呈送領(lǐng)導(dǎo)之前，秘書一定要認(rèn)真閱讀，看總結(jié)是否講清楚，如有關(guān)參觀學(xué)習(xí)所在地區(qū)、單位的基本情況、主要經(jīng)驗(yàn)。及在參觀學(xué)習(xí)中的主要感受，有無提出學(xué)習(xí)的主要措施和意見等內(nèi)容，如果不盡如意，秘書要補(bǔ)充完善。及時(shí)結(jié)算各種賬目。 三、視察工作時(shí)的服務(wù) 領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常就自己所分管的工作的某方面進(jìn)行視察， 秘書跟隨領(lǐng)導(dǎo)視察就成為一項(xiàng)經(jīng)常性的工作，做好領(lǐng)導(dǎo)視察時(shí)的服務(wù)工作，是秘書工作中的一項(xiàng)重要任務(wù)，這方面的工作經(jīng)驗(yàn)和方法是： 問清視察的內(nèi)容和指導(dǎo)思想、視察的對(duì)象和重點(diǎn)、視察的程序和時(shí)間安排、參加視察的陪同人員、要求被視察的單位提供什么情況、視察前需要查閱什么文件資料、或是需要召開什么預(yù)備會(huì)議等等。 掌握視察的要點(diǎn)和情況之后，要安排隨行有關(guān)人員或自己動(dòng)手針對(duì)不同的視察內(nèi)容和要求擬定出不同的視察方案，提請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審查確定。 方案批準(zhǔn)后，可安排視察前的小型預(yù)備會(huì)議，印發(fā)視察方案和日程安排。如果需要分組，可根 據(jù)陪同人員的具體情況和領(lǐng)導(dǎo)的意見，分成幾個(gè)小組，并確定小組帶隊(duì)人員，明確各組的視察范圍、重點(diǎn)和程序。提前通知被視察單位安排有關(guān)事宜，檢點(diǎn)配備各組的視察記錄人、聯(lián)絡(luò)人，及食宿交通等問題。 視察中，要注意分別將視察程序、時(shí)間通知各被視察單位。視察過程中，領(lǐng)導(dǎo)可能做出臨時(shí)性的安排，甚至改變?cè)械娜粘?，并有可能提出更新一步的安排。秘書要及時(shí)將這些變化中的細(xì)致的情況通知各小組或陪同人員。必要時(shí)組織臨時(shí)碰頭會(huì)做一個(gè)安排；檢查落實(shí)被視察單位的準(zhǔn)備情況，及被訪人員的動(dòng)向和聯(lián)絡(luò)辦法。做好記錄和有關(guān)主要資料的收集， 并注意隨時(shí)掌握各視察組的進(jìn)度，不要失掉聯(lián)系，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。 視察后應(yīng)做到：指定專人及時(shí)匯集各陪伺人員或各視察小組的情況小結(jié)；及時(shí)審查其整理寫好的視察報(bào)告初稿，并提交領(lǐng)導(dǎo)審定；安排印發(fā)視察報(bào)告；及時(shí)了解視察報(bào)告所提問題的解決落實(shí)情況。 這類視察活動(dòng)有時(shí)以一名領(lǐng)導(dǎo)為主，有時(shí)有多位領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)進(jìn)行 (但也有一名為主的領(lǐng)導(dǎo) )，為主領(lǐng)導(dǎo)的秘書還要注意加強(qiáng)與其他各位領(lǐng)導(dǎo)的秘書的聯(lián)絡(luò)與協(xié)調(diào)，并將為主領(lǐng)導(dǎo)的意圖特別是變化中的意圖、思路和想法首先通知到其他各位領(lǐng)導(dǎo)。 管 理 工 具 1 秘書工作條例 第一章 秘書的任務(wù) 第一條 秘書的任務(wù)是代替公司經(jīng)理處理那些可以由其他人完成的工作和為經(jīng)理的工作做好準(zhǔn)備。這些工作不論大小，都應(yīng)看做是經(jīng)理的重要工作來接受。 為使經(jīng)理的工作得以順利進(jìn)行，對(duì)經(jīng)理的工作進(jìn)行計(jì)劃和準(zhǔn)備是秘書的主要職責(zé)。 第二條 本公司秘書的工作有很多項(xiàng)內(nèi)容，簡(jiǎn)單地表示如下： 、文件整理 第三條 以上工作的內(nèi)容以及分量根據(jù)經(jīng)理的意圖和各項(xiàng)工作的具體內(nèi)容決定。 第二章 秘書的工作內(nèi)容 第四條 傳達(dá)事務(wù) 傳達(dá)事務(wù)的工作內(nèi)容具體如下： 來訪者形形色色，既有政府官員、大公司的經(jīng)理，也有普通的職員，另外還有預(yù)約會(huì)見的申請(qǐng)人，報(bào)紙雜志的記者等。他們有的是有要緊的事情，有的是遞交文件，也有的僅僅是問候。秘書要有區(qū)別對(duì)待來訪者的能力。 與對(duì)方會(huì)見時(shí)，在未充分了解以往交際關(guān)系的情況下，聽取了姓名和所要求后，通常是請(qǐng)對(duì)方稍候，而不直接說經(jīng)理在或不在、見還是不見。對(duì)應(yīng)該會(huì)見的人，應(yīng)直接轉(zhuǎn)達(dá)對(duì)方的意圖，并引其進(jìn)入會(huì)客室或經(jīng)理辦公室，不論對(duì)方要求見面還是僅僅預(yù)約。對(duì) 不宜會(huì)見的人，在請(qǐng)示經(jīng)理后以“不在”、“正在開會(huì)”或“工作很忙”等為由，拒絕對(duì)方，或是將個(gè)人意見報(bào)經(jīng)理后接受答復(fù)。 接聽電話時(shí)一定要先聲明“這里是公司”或“這里是經(jīng)理室”，然后記下對(duì)方的姓名、工作單位、有什么事情，根據(jù)對(duì)方情況，不妨礙時(shí)可明確回答，但一般不說經(jīng)理是否在。 需要轉(zhuǎn)達(dá)時(shí)要正確聽取對(duì)方的身份和要轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容，根據(jù)情況問清楚并準(zhǔn)確、迅速地轉(zhuǎn)達(dá)。 收到的郵件或送來的文件首先要區(qū)別是要直接送呈經(jīng)理的，還是需秘書再進(jìn)行處置和整理的，或者是私用文書 (這些區(qū)分的 范圍需事先請(qǐng)示經(jīng)理 )，需經(jīng)理辦理的要直接送交經(jīng)理。 如遇經(jīng)理正在出差途中，而不能確定是否應(yīng)將郵件送至出差地時(shí)可與副經(jīng)理協(xié)商。經(jīng)理不在時(shí)如果有與經(jīng)理直接有關(guān)的留言、電報(bào)、快遞，可用電話告知。 第五條 日常運(yùn)轉(zhuǎn)工作 這項(xiàng)工作的具體內(nèi)容涉及出席會(huì)議、旅行、參加宴會(huì)、拜訪、起草文件等各方面。 對(duì)所確定的經(jīng)理應(yīng)處理的事項(xiàng)如會(huì)見、出席高層職員會(huì)、總會(huì)等會(huì)議的日期和時(shí)間進(jìn)行記錄整理，并隨時(shí)進(jìn)行調(diào)查，協(xié)助經(jīng)理制定出的日程表。 日程計(jì)劃應(yīng)記入每月日程表必要時(shí)在上面記下預(yù)定內(nèi)容和變更情況。 安排 有些工作需要特別的準(zhǔn)備和安排，這些工作通常都有一定的時(shí)間限制，因此必須提前做好適當(dāng)?shù)臏?zhǔn)備。 第六條 用品的整理 秘書應(yīng)將經(jīng)理工作中所需的文件資料、各項(xiàng)用品及備用品事先準(zhǔn)備齊全。這一工作根據(jù)經(jīng)理具體執(zhí)行公務(wù)情況的不同而有所不同。 平常經(jīng)常
公司管理相關(guān)推薦
鄂ICP備17016276號(hào)-1