第17章：秘書(shū)服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)工作標(biāo)準(zhǔn)-領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)-資料下載頁(yè)
2025-07-13 18:43本頁(yè)面
【導(dǎo)讀】決好了為領(lǐng)導(dǎo)的日常工作服好務(wù)的問(wèn)題。秘書(shū)要擺正自己的位置，努力保持與領(lǐng)導(dǎo)者之間的和諧關(guān)系?；镜娜蝿?wù)是為領(lǐng)導(dǎo)服好務(wù)。員的一切努力往往會(huì)成為無(wú)效勞動(dòng)。所謂和諧，即兩者之間的默契、合拍統(tǒng)一。秘書(shū)具有的特性之一的中介性決定了秘書(shū)的參謀、助手的作用。想影響，在一定條件下采納秘書(shū)的正確意見(jiàn)和方案。依存性決定了秘書(shū)應(yīng)在工。作方法上和某些生活習(xí)慣上也力求與領(lǐng)導(dǎo)保持和諧。秘書(shū)要善于學(xué)習(xí)，適應(yīng)領(lǐng)。搞好領(lǐng)導(dǎo)工作、生活諸方面的服務(wù)。一致，成為領(lǐng)導(dǎo)的貼心人，得到領(lǐng)導(dǎo)的信任。其次是要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的行為作出一。手段、時(shí)機(jī)和方案。的了解，從而酌情處理、形成默契。要掌握領(lǐng)導(dǎo)者動(dòng)機(jī)的激勵(lì)規(guī)律，適時(shí)地實(shí)施參謀。舉動(dòng)，或者是對(duì)某個(gè)愿望的追求。秘書(shū)能夠適時(shí)地準(zhǔn)確地把握時(shí)機(jī)啟動(dòng)“興奮。即首次同領(lǐng)導(dǎo)接觸，首次完成任務(wù)，要力爭(zhēng)給領(lǐng)導(dǎo)留下好印象。在心理學(xué)上稱(chēng)之為“首次效應(yīng)”。即通過(guò)各種條件造成秘書(shū)同領(lǐng)導(dǎo)者思想、心理的相互諧調(diào)。
【正文】 ，應(yīng)在信封內(nèi)再放入一張白紙更為妥帖。 信封的正面右側(cè)寫(xiě)收件人地址、中間寫(xiě)收件人姓名，應(yīng)有尊敬的稱(chēng)呼。收件人姓名下方可寫(xiě)“足下”、“秘書(shū)”等字樣表示尊重，也可以根據(jù)信件內(nèi)容寫(xiě)上“親啟”、“親閱”、“急件”等字樣。信封背面封口處通常用“”符號(hào)或“封”、“緘”等字。 、準(zhǔn)確，文字寫(xiě)得正確、易讀。 第 二條 英文信件的處理 秘書(shū)到機(jī)要室發(fā)出英文信件時(shí)，應(yīng)依照以下方法進(jìn)行： ，有時(shí)也可使用淺色調(diào)。信的結(jié)構(gòu)分為書(shū)頭 (Heading)、起句 (Opening)、正文 (Body)、結(jié)句 (Ending)、收件人地址(Address)和署名 (Signature)六部分。 （ 1）書(shū)頭 (Heading) 將發(fā)信人的住址、日期寫(xiě)在左上角，日期也可寫(xiě)在右上角。商業(yè)信件和公用信件標(biāo)識(shí)一般寫(xiě)在右上或中間處。 (2)起句 (Opening) 一般在信件開(kāi)頭寫(xiě)上“ Dear”。美式信件多采用 My Dear、 或 My Tanka等形式，而在英國(guó)使用“ My”是親近的表現(xiàn)，對(duì)地位高的一方應(yīng)用“ Sir”。 (3)正文 (Body) 直接寫(xiě)主要內(nèi)容。 (4)結(jié)句 (Ending) 在正文內(nèi)容結(jié)束后寫(xiě)上 Yours sincerely,Yours truly，更親切時(shí)可用Lovingly faithfully。對(duì)不認(rèn)識(shí)的人通常用 Yours faithfully。 (5)收件人地址 (Address) 在社交用信件中，收件人姓名已寫(xiě)在信封上，因此正文中可省略。而公務(wù)信件應(yīng)在信紙第一頁(yè)的左下方寫(xiě)上收件人姓名。 (6)署名 (Signature) 署名要使用全稱(chēng)，以示正式和尊重如用 TYamada，就不如用TaroYamada。 信封的格式如下所示： Kobayasi 2 Taisido Setagaya Tokyo Japan 另外，信封中還有一些常用詞，比如轉(zhuǎn)送 (Please forward)、親啟(Private)、加急 (Immediate)、把轉(zhuǎn)交 (Kindly forwardedby Mr )等。 第三條 祝詞及禮儀信件的處理 秘書(shū)經(jīng)常要為各種各樣的典禮、儀式寫(xiě)祝辭。祝辭的要領(lǐng)是簡(jiǎn)短， 但重要的內(nèi)容不能遺忘。公司備有祝辭禮儀大全，秘書(shū)可增刪后使用。 第四條 郵寄物品的處理 秘書(shū)必須了解有關(guān)郵寄物品如信件、電報(bào)、包裹的常識(shí)。 (1)第一種郵件 (信件 ) ①定形郵件 重量分 25g、 50～ 100g、 100～ 250g、 250～ 500g、 1kg、 2kg、 3kg、4kg。 ②簡(jiǎn)便信件 (2)第二種郵件 (明信片 ) ①明信片 元 ②賀年卡 元 ③往返明信片 元 ④小盒明信片 元 (3)第三種郵件 通報(bào)、公報(bào)、每月發(fā)行三次以上的報(bào)紙和推銷(xiāo)商發(fā)出的郵件 。 (4)第四種郵件 (免封裝郵件 ) ①函授教育 ②盲文郵件 (免費(fèi) ) (1)掛號(hào)信 ①現(xiàn)金。 ②非現(xiàn)金。 ③簡(jiǎn)單掛號(hào)。 第五條 旅行安排 秘書(shū)必須為上司做好安排旅程，購(gòu)買(mǎi)車(chē)票等工作。 應(yīng)先寫(xiě)出日程安排，發(fā)往所到之地和公司內(nèi)有關(guān)部門(mén)。 購(gòu)買(mǎi)票據(jù)時(shí)應(yīng)注意下列事項(xiàng)： (1)乘車(chē)票、臥鋪票 ,特快票購(gòu)買(mǎi)最好提前預(yù)定。 (2)購(gòu)來(lái)的車(chē)票是幾號(hào)車(chē)，座位號(hào)等要記下來(lái)，以便和迎接的分公司聯(lián)系。 (3)對(duì)常用的飛機(jī)航班和火車(chē)時(shí)刻應(yīng)事先準(zhǔn)備一張表。 第六條 禮品的回贈(zèng) 接受經(jīng)理購(gòu)買(mǎi)禮 品的旨意時(shí)，應(yīng)先詢(xún)問(wèn)預(yù)算，確認(rèn)送禮目的，在被問(wèn)到“買(mǎi)什么好”的時(shí)候，秘書(shū)要懂得一定的商品知識(shí)。為此秘書(shū)平時(shí)要很好閱讀百貨商店的介紹，有空還應(yīng)該到一些專(zhuān)賣(mài)店進(jìn)行調(diào)查。并問(wèn)清受禮方的愛(ài)好、年齡等。 第七條 就餐禮儀 ，喝湯時(shí)不能吸，飯后最好不使用牙簽。 ，刀、叉分放盤(pán)子兩側(cè)表示還要繼續(xù)用，若用餐完畢要將刀叉一并放在盤(pán)子右側(cè)，此時(shí)侍者會(huì)撤下盤(pán)子。 第八條 服飾要求 ，不能染上臟物。對(duì)女秘書(shū)來(lái)說(shuō)，重要的是表現(xiàn)內(nèi)在美，提高修養(yǎng)。有好的修養(yǎng)，對(duì)服裝的鑒賞 力就會(huì)提高。 。 ：散步時(shí)不要戴耳飾，參加宴會(huì)時(shí)，套裙下不可穿短襪和低跟鞋。 ，不可以同時(shí)使用三種同樣的色彩。 管 理 工 具 3 總辦文員管理制度 第一條 總臺(tái)及各樓層值班人員， 統(tǒng)稱(chēng)總辦文員。 第二條 總辦文員上班需著工作裝、化淡妝。 第三條 總辦文員要按以下程序工作： 8： 15到公司，穿工作服，檢查打卡機(jī)，掛領(lǐng)導(dǎo)值班牌，開(kāi)空調(diào)機(jī) (夏天 )； 8： 20，站立迎候員工上班，主動(dòng)遞送卡片， 8:30收卡。 第四條 總辦文員對(duì)待員工或其他客人要禮貌大方、熱情周到。對(duì)來(lái)找高層管理者的客人，要問(wèn)清事先有無(wú)預(yù)約，并主動(dòng)通知被找者。 第五條 各樓層的文員，應(yīng)視本樓層的具體情況，參照總臺(tái)的工作程序做好工作。文員要保持會(huì)議室的整潔，早晚各檢查一次。會(huì)議室開(kāi)會(huì)時(shí)，應(yīng)事先做好清潔工作，并主動(dòng)給參 加會(huì)議的人員倒茶水。會(huì)議結(jié)束后，立即清理會(huì)議室。 第六條 值班文員應(yīng)推遲 30分鐘下班，各樓層文員下班前應(yīng)先關(guān)好空調(diào)機(jī)并檢查各辦公室，發(fā)現(xiàn)里面沒(méi)有人時(shí)，應(yīng)鎖門(mén)關(guān)燈，做到人離燈滅。如有員工確因工作需要須加班離開(kāi)時(shí)應(yīng)通知總臺(tái)。當(dāng)天值班的總臺(tái)文員，也應(yīng)在員工下班后巡邏樓層，確保安全后，方可離開(kāi)。 第七條 總辦文員如違反本制度，視情節(jié)給予其批評(píng)，或處 50元以上 100元以下罰款處理。屢教不改的，扣除當(dāng)月獎(jiǎng)金直至給予辭退處理。
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