接待工作ppt30頁)(編輯修改稿)
2025-03-27 13:34 本頁面
【文章內容簡介】 留出適當空隙，以便安排臨時性工作。日程安排應具體到來賓到達直至離開的全過程，一般以表格形式列出具體內容。日程表一式三份，并留附件及時通知有關方面，以便工作進行。 具體來說應當包括： ? （ 1）每日具體活動的安排。 ? （ 2）根據客人的實際情況或要求安排來賓的住宿地點、標準、房間數量等。 ? （ 3）宴請的時間、地點、規(guī)格、人數、次數。 ? （ 4）參觀游覽或娛樂等活動的時間、地點、人數、次數及陪同人員。 ? （ 5）接待期間交通工具的安排。 ? （ 6）接待期間安全保衛(wèi)工作，包括飲食衛(wèi)生、人身、財產安全等的安排。 確定接待經費 經費預算，即根據接待規(guī)格、人員數量，活動內容作出接待費用的預算。接待經費主要包括住宿費、餐飲費、勞務費（講課、作報告等費用）、交通費、工作經費（如租借會議室、打印資料、通訊等費用）、考察參觀娛樂費、紀念品費、其他費用等。 ? 有時，來賓的住宿費、交通費等由客人一方支付，秘書應將所需費用數目與日程安排表一起提前寄給對方。如果幾個單位聯合接待來賓，應分清所占比例。秘書應當嚴格執(zhí)行公司有關規(guī)定，不得擅自更改接待標準。 做好人員安排 ? 工作人員需要做好接待前的準備工作，接待中的聯絡溝通和協(xié)調服務工作。因此秘書要根據接待規(guī)格和活動內容確定工作人員構成和數量。具體來說，要確定每一個環(huán)節(jié)的工作人員，參加會見、會談的人員、人數，若有談判，還要確定擔任主談判的人員、其他談判人員、翻譯、后勤服務人員名單，大的項目還要有律師和會計的名單。通過合理的人員安排讓所有相關人員都準確知道自己在此次接待中的任務，提前安排好時間，保證接待工作順利進行。秘書可以制定相應表格，印發(fā)給相關人員。 注意事項：協(xié)調溝通 ? ? 接待計劃涉及本單位哪個部門，秘書要事先與之溝通，商定接待的時間、涉及內容、地點、人員等事項。 ? ? 日程安排初步定好后，要報給來訪一方，商量有何需要修改的地方。一般情況下要尊重來訪一方的意見，但對于實在難以辦到的要求，要如實向對方解釋清楚。接待安排有重大變化，如涉及上司會談、會見時間等內容需向上司匯報，請上司給予指示。秘書不能在沒有上司授權的情況下，擅自更改接待的內容。 ? 。 注意事項： 報請上司審批 ? 接待計劃是由秘書草擬的，但一定要經由上司審定批準才行。經雙方認可并經上司批準的接待計劃一般就不應再改動了 接待流程 ? 聯系接待單位 ? 發(fā)出邀請函 ? 安排接待人員 ? 迎賓 ? 宴請 ? 活動安排 ? 歡送 接待工作原則 ?無論是單位還是個人在接待來訪者時 , 都希望
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