【文章內(nèi)容簡介】 ，全國上線OracleSSCn 實施策略較為穩(wěn)??；n 共享服務(wù)在 Oracle系統(tǒng)運轉(zhuǎn)穩(wěn)定后試點上線，其運作效率受 Oracle系統(tǒng)的影響較小；n 在業(yè)務(wù)規(guī)模相對較小的區(qū)域試點，對財務(wù)共享中心壓力較小，且整體實施風(fēng)險較?。粌?yōu)點優(yōu)點n 財務(wù)共享服務(wù)全國實施的進度相對較慢；n 四川和廣東分公司 Oracle系統(tǒng)上線需進行較多培訓(xùn)和支持；n 四川和廣東分公司正式實施共享之前，可能出現(xiàn)財務(wù)關(guān)鍵人物的流失。缺點缺點財務(wù)共享中心上線策略?根據(jù) 2023年 4月 8日，中英人壽高管委員會討論決定：?中英人壽財務(wù)共享服務(wù)中心將采用選擇一的方式進行上線。中英人壽財務(wù)共享服務(wù)中心將采用選擇一的方式進行上線。建立財務(wù)共享服務(wù)中心的主要障礙及應(yīng)對措施風(fēng)險風(fēng)險 相應(yīng)的策略相應(yīng)的策略實施財務(wù)共享服務(wù)中心時可能遇到的困難和阻力被低估? 建立包括公司高管的項目管理委員 ， 及時匯報項目的進展和主要內(nèi)容，在項目實施過程中獲得高層的支持；? 全國推廣前，選擇單位進行方案試點；? 選擇業(yè)務(wù)經(jīng)驗豐富員工作為項目小組成員；? 要求共享服務(wù)中心員工具備服務(wù)精神，在運行初期，需要延長工作時間，以保證整個服務(wù)質(zhì)量；? 在共享服務(wù)實施之前，在下屬公司提前推廣部分新的管理制度與規(guī)定。財務(wù)共享服務(wù)中有關(guān)法律和稅務(wù)的問題? 共享實施之前，與業(yè)務(wù)所在地稅務(wù)機關(guān)進行及時的溝通，就憑證保留在總部的情況取得其認可；? 在稅務(wù)機關(guān)就有關(guān)稅務(wù)涉及問題進行備案現(xiàn)有關(guān)鍵員工離職，造成服務(wù)水準降低 ? 及時與關(guān)鍵員工進行溝通，討論其未來的職業(yè)發(fā)展道路財務(wù)共享服務(wù)中心建立初期，人員操作與技能未能達到要求? 與公司人力資源部協(xié)調(diào)，確保能夠及時招聘到符合要求的員工 ? 安排充分的員工系統(tǒng)操作與流程培訓(xùn)? 共享成立初期，安排有經(jīng)驗人員進行輔導(dǎo)和監(jiān)督，并對單據(jù)進行大規(guī)模的復(fù)核，減少錯誤的發(fā)生附錄一?附錄一：附錄一：?現(xiàn)狀分析現(xiàn)狀分析財務(wù)現(xiàn)狀分析框架組織組織 /職能職能組織架構(gòu)組織架構(gòu) 職能分配職能分配aa匯報管理匯報管理流程流程績效標準績效標準 服務(wù)水平約服務(wù)水平約定定客戶中客戶中心心全球化結(jié)全球化結(jié)構(gòu)構(gòu)人員人員呼叫中心呼叫中心系統(tǒng)系統(tǒng)杠桿杠桿 ERP系系統(tǒng)統(tǒng)商務(wù)智商務(wù)智能能 因特網(wǎng)因特網(wǎng) /局局域網(wǎng)技術(shù)域網(wǎng)技術(shù)財務(wù)現(xiàn)狀分析財務(wù)現(xiàn)狀分析我們對于中英共享的現(xiàn)狀評估將從組織、流程與人員三個方面入手，以期了解現(xiàn)狀，并對共我們對于中英共享的現(xiàn)狀評估將從組織、流程與人員三個方面入手，以期了解現(xiàn)狀，并對共享實施的基礎(chǔ)和風(fēng)險進行評估。享實施的基礎(chǔ)和風(fēng)險進行評估。評價財務(wù)共享實施基礎(chǔ) 分析財務(wù)運行效率與未 來改進重點 確定方案設(shè)計考慮風(fēng)險1 2 3組織分析－部門架構(gòu)與報告線n 總公司財務(wù)單元基本按照兩級管理，部門下屬員工直屬匯報給部門主管，并在業(yè)務(wù)上接受部門主管的領(lǐng)導(dǎo)。整體的管理報告線比較明確n 而分公司在財務(wù)組織和崗位的分配上差異很大? 不同的財務(wù)崗位設(shè)置? 因工作負荷不均勻，只能因人配崗? 業(yè)務(wù)管理線和人事匯報線? 基本不設(shè)置財務(wù)管理部付款管理固定資產(chǎn)管理稅務(wù)管理帳務(wù)管理保單相關(guān)收款公共關(guān)系管理資金管理編制財務(wù)報告預(yù)算編制與管控財務(wù)狀況分析制度建設(shè)風(fēng)險管理會計稅務(wù)部 財務(wù)管理部分公司財務(wù)部保費出納專員出納會計總帳會計 稅務(wù)會計 管理會計 財務(wù)分析員保費出納助理會計稅務(wù)部 財務(wù)管理部總公司財務(wù)部 主要發(fā)現(xiàn)主要發(fā)現(xiàn)組織分析－財務(wù)運行成本 各分公司 財務(wù)運行成本類型分析 人均財務(wù)運行成本分析 n 從財務(wù)部運行成本來看，人力費用平均占總費用的 80%，是費用最主要部分；n 分公司人均財務(wù)運行成本約為 10萬 /人 /年，但總部由于人員素質(zhì)較高，成本也高。主要發(fā)現(xiàn)主要發(fā)現(xiàn)主要發(fā)現(xiàn)單位：元流程分析－職能分配（集團層面 ）n 總分公司各自具備完整的會計和資金收付職能，支公司的會計職能已經(jīng)集中在分公司核算；n 總公司、分公司、支公司擁有獨立的帳簿，完成轄內(nèi)會計業(yè)務(wù)的小循環(huán)；n 各級公司間的信息傳遞主要通過報表報送的方式進行；n 目前已實現(xiàn)的 “收支兩條線 ”的資金管理方式是總公司財務(wù)管理職能的重要方式?？偣?出納會計其他會計人員分公司 出納會計其他會計人員支公司 出納其他會計人員會計核算費用報銷會計憑證編制總帳報表固定資產(chǎn)管理會計科目、帳戶管理資金管理付款資金調(diào)撥銀行帳戶管理采購會計核算費用報銷會計憑證編制總帳報表固定資產(chǎn)管理會計科目、帳戶管理資金管理收付款資金調(diào)撥銀行帳戶管理采購資金管理收付款資金調(diào)撥銀行帳戶管理會計報賬業(yè)務(wù)系統(tǒng)主要發(fā)現(xiàn)主要發(fā)現(xiàn)流程分析－職能分配（機構(gòu)層面） 分公司（包括所轄支公司） 主要財務(wù)職能崗位時間分布統(tǒng)計數(shù)據(jù)來源： 《中英人壽 Oracle財務(wù)系統(tǒng)和共享服務(wù)實施調(diào)研問卷》中財務(wù)人員對自己的崗位職責(zé)描述和相應(yīng)工作時間估計 總共： 15FTE（單位： FTE） 對照中英人壽目前的 “分公司財務(wù)職能單元組織架構(gòu)圖 ”，我們發(fā)現(xiàn)：n部分預(yù)定財務(wù)職能缺位如會計稅務(wù)部的固定資產(chǎn)管理、財務(wù)管理部的預(yù)算編制與管控，工作量并不飽合n崗位職能分布失衡財務(wù)管理相關(guān)職能投入的人工時間過少，在 15FTE中僅占 ， 即 %；而會計帳務(wù)相關(guān)職能占用了大量人工時間，如帳務(wù)和資金收付方面的工作，分別占比 %和 %n單人跨多職能現(xiàn)象普遍財務(wù)部人員所實際負責(zé)的職能均比較綜合，所以實際工作中基本無法按照組織結(jié)構(gòu)圖中規(guī)定的專業(yè)職能設(shè)置崗位主要發(fā)現(xiàn)主要發(fā)現(xiàn)流程分析－職能分配（機構(gòu)間對比）各分公司 主要財務(wù) 崗位 工作量分布統(tǒng)計 數(shù)據(jù)來源： 《中英人壽 Oracle財務(wù)系統(tǒng)和共享服務(wù)實施調(diào)研問卷》中財務(wù)人員對自己的崗位職責(zé)描述和相應(yīng)工作時間估計 總共： 55FTE（單位： FTE）n部分分公司財務(wù)崗位缺失 如有的分公司沒有設(shè)合規(guī)遵循崗、稅務(wù)崗，而有的分公司沒有設(shè)預(yù)算崗，可能和該分公司成立時間、規(guī)模和人員數(shù)量有關(guān) n會計出納崗位占據(jù)大量人工時間 由于各分公司規(guī)模和業(yè)務(wù)特點不同，所以在會計核算和資金收付方面的人員比例從 50%到 75%不等，但這兩部分職能仍然是分公司財務(wù)部門的主要職能 n部分崗位在各分公司間分布差異大 如預(yù)算崗，在有的分公司占用人員比例大于 20％，而在有的分公司該崗位缺失 主要發(fā)現(xiàn)主要發(fā)現(xiàn)主要發(fā)現(xiàn)流程分析－年度處理量分析167。 業(yè)務(wù)憑證隨著業(yè)務(wù)類型增多，呈穩(wěn)步上升的態(tài)勢。如未來改成 “日清月結(jié) ”的模式，該類憑證數(shù)量將形態(tài)將完全不同；167。 費用報銷憑證在 12月會有 60%增長；167。 公司內(nèi)部代收代支業(yè)務(wù)呈上升趨勢，內(nèi)部往來的核對隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展發(fā)展；167。 一般會計憑證在年末決算時數(shù)量增長較快。分公司整體會計憑證類型分析分公司整體會計憑證類型分析數(shù)據(jù)來源2023年 1月至 2023年 12月廣州分公司財務(wù)會計帳簿記錄。按照分錄數(shù)而不是憑證數(shù)量進行統(tǒng)計。流程分析－月度處理量分析（以費用報銷為例） 2023年年 11月每日費用報銷處理量分布圖月每日費用報銷處理量分布圖各分公司處理費用報銷方式存在一定的差異：167。 報銷處理頻率部分公司采用集中處理的方式，尤其是在月末反映明顯。而部分公司處理均衡。未來在共享模式下，將有效調(diào)節(jié)處理的不均衡，同時也利用平衡系統(tǒng)的運行壓力。167。 報銷處理的單據(jù)起始期間單據(jù)處理起始期間存在差異，而本質(zhì)在于各地關(guān)帳時間不統(tǒng)一，這也是未來共享實施時，需要在流程和操作上需要統(tǒng)一的重要一環(huán)。高峰期數(shù)據(jù)來源： 2023年 11月各分公司財務(wù)會計帳簿記錄。分公司的數(shù)據(jù)為合并了支公司數(shù)據(jù)的結(jié)果報銷與付款流程分析－報銷類型分析167。 員工費用金額所占比例較小，僅為 8％，但其報銷頻次占 49％167。 部門費用金額所占比例較大，達到 82％167。 借支申請金額所占比例較小，僅為 10％預(yù)支款項報銷 /還款的周期：167。 30天內(nèi)： 46%167。 60天內(nèi)： 73%167。 90天以上： 14%注：此處分析將借支單獨列出，后面分析將不對借支與報銷進行單獨區(qū)分以下對費用借支 /報銷的分析數(shù)據(jù)來自總公司、廣州分公司和中山支公司 2023年 11月份的所有費用報銷憑證，共 965張，其中借支分析應(yīng)用的樣本為這三家公司 2023年 7月至 12月的所有借支交易報銷與付款流程分析－周期分析167。 審批周期：支公司最長，為 10天，分公司與總公司相近167。 付款周期：支公司付款最快，僅為 ，分公司與總公司相近167。 整體周期：總、分、支公司的整體報銷審批與付款周期相近，在 11~12天之間注：由于實際樣本限制，上述付款周期樣本庫少于審批周期樣本庫167。分公司費用主要由本級審批，占總筆數(shù)的 85%以上，而支公司費用主要由上級（分公司）審批，占總筆數(shù) 75%以上167?？偡种Ч镜馁M用審批模式?jīng)Q定了支公司的審批流程較長(頻次 ) 支公司審批 分公司審批 總公司審批分公司費用% %支公司費用% % %報銷與付款流程分析－金額區(qū)間分析167。大額費用報銷（大于 10,000元）在金額上占總費用的 90％以上，但是其交易筆數(shù)只占總數(shù)的 13%左右，該類費用的審批天數(shù)較長，平均需要 8天以上，最多達到 58天。167。總分公司在不同金額權(quán)限類報銷頻次上的呈比較正常的分布，中間管理層的審批任務(wù)量相對較大人員分析數(shù)據(jù)來源： 《中英人壽 Oracle財務(wù)系統(tǒng)和共享服務(wù)實施調(diào)研問卷》中財務(wù)人員基本情況描述和工作性質(zhì)描述 n 公司整體財務(wù)人員的構(gòu)成比較多元化，平均具有會計專業(yè)資格人員比例約42%，這和一般公司財務(wù)人員 5060%的會計職稱比例不盡相同 n 總公司具有會計專業(yè)資格人員比例為47%，財務(wù)人員的學(xué)歷和專業(yè)能力水平是全公司最高的，但是當(dāng)前其執(zhí)行的職能仍主要集中在會計核算方面，所以如何更好的利用好這些高素質(zhì)的員工，是總公司財務(wù)職能轉(zhuǎn)變的一個關(guān)鍵目標 n 分公司財務(wù)人員的會計專業(yè)特點最不明顯，具有會計專業(yè)資格人員比例只有 37%，平均財務(wù)服務(wù)年限比例也最低，這和其年輕化的年齡結(jié)構(gòu)有一定關(guān)系，但會影響未來分公司作為重要的會計管理中心的職能的執(zhí)行 主要發(fā)現(xiàn)總、分、支公司財務(wù)人員素質(zhì)指標 統(tǒng)計 （程序化）（本科及以上 ）（ 3年以上 ）（ 2年以上 ）（各級會計師資格和注會資格 ）附錄二附錄二：附錄二：財務(wù)共享涉及流程高層設(shè)計財務(wù)共享涉及流程高層設(shè)計共享模式下財務(wù)流程167。 財務(wù)核算流程財務(wù)核算流程167。 資金結(jié)算流程資金結(jié)算流程167。 會計帳薄管理流程會計帳薄管理流程167。 系統(tǒng)維護流程系統(tǒng)維護流程業(yè)務(wù)憑證核算流程－總體原則與假設(shè)167。 業(yè)務(wù)憑證的財務(wù)核算要求為業(yè)務(wù)憑證的財務(wù)核算要求為 “日清月結(jié)日清月結(jié) ”；；167。 業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)按日傳遞；業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)按日傳遞；167。 團險系統(tǒng)完成改造，實現(xiàn)與財務(wù)系統(tǒng)的對接；團險系統(tǒng)完成改造，實現(xiàn)與財務(wù)系統(tǒng)的對接；167。 財務(wù)部門負責(zé)核對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)范圍包括：業(yè)務(wù)系統(tǒng)的總帳以及財務(wù)系統(tǒng)；財務(wù)部門負責(zé)核對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)范圍包括：業(yè)務(wù)系統(tǒng)的總帳以及財務(wù)系統(tǒng)；167。 如業(yè)務(wù)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)存在錯誤，應(yīng)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中對數(shù)據(jù)調(diào)整完畢，重新通過接口如業(yè)務(wù)系統(tǒng)中數(shù)據(jù)存在錯誤，應(yīng)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中對數(shù)據(jù)調(diào)整完畢，重新通過接口導(dǎo)入財務(wù)系統(tǒng)，不允許直接在財務(wù)系統(tǒng)的總帳中進行調(diào)整。導(dǎo)入財務(wù)系統(tǒng)，不允許直接在財務(wù)系統(tǒng)的總帳中進行調(diào)整。業(yè)務(wù)憑證核算流程－業(yè)務(wù)憑證基礎(chǔ)信息維護關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程步驟職能分配 說明支 /中支 分 總 SSC業(yè)務(wù)憑證基礎(chǔ)信息維護基礎(chǔ)信息更新申請 √167。 由總公司會計稅務(wù)部提出基礎(chǔ)信息更新的申請，并獲取相應(yīng)的審批財務(wù)系統(tǒng)信息維護 √167。 由財務(wù)共享服務(wù)中心負責(zé)業(yè)務(wù)憑證基礎(chǔ)信息在財務(wù)系統(tǒng)端的維護 業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息維護 √167。 由總公司會計稅務(wù)部負責(zé)業(yè)務(wù)憑證基礎(chǔ)信息在業(yè)務(wù)系統(tǒng)端的維護 業(yè)務(wù)財務(wù)映射關(guān)系維護 √167。 由總公司會計稅務(wù)部負責(zé)業(yè)務(wù)財務(wù)映射關(guān)系的維護業(yè)務(wù)憑證核算流程－業(yè)務(wù)憑證核算關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程步驟職能分配 說明支 /中支 分 總 SSC日結(jié)準備錯誤預(yù)查 √167。 總公司會計稅務(wù)部 /運營管理崗在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中對TB的數(shù)據(jù)進行檢查產(chǎn)生日結(jié)清單 √ 167。 總公司會計稅務(wù)部 /運營管理崗在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中生成日結(jié)清單，并對數(shù)據(jù)進行檢查產(chǎn)生日結(jié)數(shù)據(jù)文件 √167。 總公司會計稅務(wù)部 /運營管理崗在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中運行請求向財務(wù)系統(tǒng)報送數(shù)據(jù)文件接收數(shù)據(jù) √ 167。 總公司會計稅務(wù)部 /運營管理崗在財務(wù)系統(tǒng)中運行請求接收數(shù)