【文章內容簡介】 MI，如果都有， 那絕對是呼叫中心。 主要的就是強調構建了方式。 “Call Center CRM”階段； CRM是客戶關系管理，為什么要把 CRM跟 Call Center捆綁在一起？實際上在海外這是兩個完全不同的領域。在中國為什么要把它捆綁在一起呢？ 第一，中國起步本身相對較晚，有后發(fā)優(yōu)勢；另外，呼叫中心已經有效的把很多跟本企業(yè)有關的數(shù)據(jù)，全部集中到一個數(shù)據(jù)系統(tǒng)里面，只要把 CRM導入，就可以很有效的把這些數(shù)據(jù)加以利用。 2001年到 2020年這個階段有個最大的特點，是中國的企業(yè)真正開始引入呼叫中心應用。 中 國最早有呼叫中心的企業(yè)有幾個？ 1996年，海爾， 2000年，聯(lián)想。 2001年底，有一個數(shù)據(jù)是非常驚人的，當年中國呼叫中心座席數(shù)達到了 ，接近10萬個，第一次突破 109億元人民幣。這里面主要的新生力量是新興的電子商務公司。 2020年開始； 到了這個時候，客戶變得越來越重要，所以稱 “Customer Care Management” 。 如何迎接客戶關懷時代的來臨？從 2020年開始，市場進一步的繁榮，越來越多的企業(yè)，越來越多的形態(tài)都在用呼叫中心，而且已經變得千差萬別！ 像飯桶網， 訂餐可以打電話；家里面的嬰兒奶粉，也有專門的呼叫中心；上海有十余家出租車公司都有自己的招商熱線，毫無疑問呼叫中心的應用已經越來越廣。 呼叫中心有自建型的，有外包型的。自建型主要用于自有客戶的服務，外包型的通過局部和整體的系統(tǒng)設備人員等等的租賃，為其他企業(yè)提供服務。 客戶服務的服務類型，毫無疑問有 “ 呼入方式（ Inbound） ” 和 “ 呼出方式（ Outbound） ”的，當然最多的是 “ 呼入方式（ Inbound） ” 和 “ 呼出方式（ Outbound） ” 混合的。有 “ 呼入方式（ Inbound） ” 的電話服務，也有 “ 呼出方式（ Outbound） ” 的電話營銷， “ 呼出方式（ Outbound） ” 還可以做服務的回訪。 所以，涉及到呼叫中心一些主要的技術運用，比方在呼入方面，可以做一些客戶服務，客戶關系管理，查帳、資源熱線，投訴熱線，呼出方面還可以做預約，整體資料庫，客戶回訪，客戶關系管理，催繳。 【自檢 21】 相對于傳統(tǒng)的商業(yè)模式，呼叫中心哪些先天的優(yōu)勢？ ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ 見參考答案 21 第三講 呼叫中心運營管理綜述（下） 呼叫中心的管理其實是一個很復雜的藝術，因為沒有特別難的地方，管理學的理論都能涉及，都能夠幫上忙，但又不能解決所有的問題。 呼叫中心的管理藝術 那么，呼叫中心的管理藝術究竟是什么？ Call Center 管理的藝術是于各個時段安排適當?shù)?人力及系統(tǒng)資源，處理經準確預算的工作量，為客戶提供優(yōu)良、高水平的客戶服務。 這里有幾個關鍵詞： 第一個詞是時段，各個時段；第二個詞是資源，安排適當?shù)娜肆拖到y(tǒng)資源；第三個詞是工作量，處理經準確預算的工作量；第四個詞是服務，為客戶提供優(yōu)質高水平的服務。 呼叫中心設立的目的，就是企業(yè)希望透過一個雙向互動的技術系統(tǒng)，能夠為它的客戶帶來很便捷的方式，找到服務的提供方，進而在這個過程中去提高客戶的滿意度，提升服務的黏性，因此，呼叫中心最終要提供一個優(yōu)質、高水平的客戶服務。 （一）什么是優(yōu)質高水平的客戶服務 什 么是優(yōu)質高水平的客戶服務？如果一個電話打進來，振鈴響到第五聲沒有人接，客戶在響到第四聲的時候忍不住把電話給掛斷了，你認為這是個優(yōu)質高水平的服務嗎？但在有些情況下這就是優(yōu)質高水平的客戶服務。為什么？因為所有的服務都是有服務指標的，只要定義在服務指標范圍之上，就是優(yōu)質高水平的客戶服務。 優(yōu)質高水平的客戶服務就是定義在服務指標之上的，因為所有的服務都是有成本的。呼叫中心的電話并不是在任何時候都是平均數(shù)量地打進來的，通常都在白天的上午有一個時段，下午有一個時段，這兩個時段的呼叫量比較大，到了夜晚的時候，呼入電話相對 比較少。也有反過來的，游戲公司的呼叫中心，是在夜晚兩點鐘以后進入話務高峰，因為那個時段在網上玩游戲的最多。因此，要根據(jù)客戶的活動頻率和范圍特點，發(fā)現(xiàn)話務量高峰和低谷。 【 案例 】 電視購物公司買了某一個衛(wèi)星電視頻道的購物的時段，每一個小時放 5分鐘，每個小時放一次。結果只要在電視上一放， 5分鐘之內的電話立刻就爆滿，接下來 5～ 10分鐘依然電話不斷，再過完 10分鐘之后，沒有電話了。因為電視購物某種程度上有一些沖動購物的特點在里面。 另外，電視購物往往沒有一個好記的號碼，過了這個時段觀眾就不記得號碼了。但并不是呼 叫中心在人員排班的時候，每個人一小時上 15分鐘，然后放假回家，下一個再換 15分鐘，顯然，從排班的角度來說就不科學。如何協(xié)調這個關系，如何配制系統(tǒng)，在各個不同的時段配制人力資源，保證每一個時段達到所 設置的 “ 優(yōu)質高水平服務 ” 指標之上，這就是呼叫中心管理的最核心的藝術。 （二）呼叫中心管理的五環(huán)組織 不同的呼叫中心有不同的配制，都會有五塊業(yè)務量：業(yè)務發(fā)展市場部、運營部、培訓部、技術部和質檢部。 【 案例 】 有一個可能是中國最小的呼叫中心，它只有三個座席，是一家世界著名的糖尿病治療儀器的供應商，叫做 “ 生命 熱線 ” 。因為糖尿病人要在他身上帶一個棒，埋在皮下，通過測定血糖的含量，去補充胰島素，如果血糖含量高了，就自動的補一點胰島素進去，如果血糖低了，胰島素就不往里走。所以，這真的是一條生命熱線，因為任何時候如果病人的棒壞了，都需要及時的把電話打進來，這三個座席的呼叫中心就是二十四小時服務的，它提供的服務確實是很好的，這家呼叫中心也會有自己的部門，也有發(fā)展部，市場部、運營部、培訓部，質檢部。 運營部負責所有話務的排班，知道什么時候高峰，什么時候低谷，要能夠在高峰的時候整合足夠的資源配合它，在低谷的時候安排一些休息、 培訓和其他的工作，要能夠協(xié)調相關的技術部門，讓它按照呼叫中心技術系統(tǒng)的要求提供相應的呼叫中心技術的系統(tǒng)； 質檢部對呼叫中心每一通電話進行全程的記錄，抽取一定的樣本，對呼叫中心的服務質量以及客戶的來話類別進行監(jiān)聽和分別； 培訓部門是因為有不同的業(yè)務類型的變化，有不同的新業(yè)務的增加，需要有一個專門的培訓部門，不但能夠把一個人從不懂呼叫中心變得懂呼叫中心，而且在工作的過程當中，不停的進行業(yè)務知識的更新和個人職業(yè)能力的提升，所以要有一個培訓的過程。 對于所有的呼叫中心來講，所有的業(yè)務都是來自于業(yè)務部門，企業(yè)里面的銷 售部門、產品部門和總監(jiān)辦是業(yè)務部門。對于一個外包型的呼叫中心，毫無疑問，它幾乎 100%的業(yè)務都是來自于外部，它要跟客戶簽訂協(xié)議，在協(xié)議里面規(guī)定好，我們的服務指標是白天的 16個小時，達到多少秒以內接聽達到百分之多少以上，有一個指標。夜晚的 8個小時，我們的服務指標相應的調低，因為夜晚電話量相對會比較少，以節(jié)省成本。 從運營管理的角度來講，通常呼叫中心會有一個運營總監(jiān)，會負責跟呼叫中心運營有關的所有相關事務，如果說以 24小時倒班的呼叫中心來算，通常會有早班、中班和夜班，比如，早班是早晨八點到中午的十二點，中班是中 午的十二點到下午的四點，晚班是下午的四點到晚上的十二點，夜班是從十二點開始到第二天早上八點。 【 案例 】 有一個香港的呼叫中心是這么排班的，早班叫 “ Day Shift” ，下午班叫 “ Night Shift” ，夜班叫 “ Over Night Shift” ，一天三個班。當然除了這一天三個班以外，會加一個 “ Shift” ，這是一個加班。為什么說一天要分三個班還要有加班呢？話務量排班的曲線表明，一天中話務量分布一定是個正弦波，在這個過程當中，話務量不停的疊加，最后形成一個正弦波。 早上的某個時段開始到某個時段，這是第一 個班，中午會有第二個班，晚上會有第三個班，一天 24個小時，每 8個小時一個班，到中午的時候會有一個高峰時段，可能有四五個小時話務量特別多。所以，在這個過程當中要安排一個加班，請一些有經驗的兼職人員來彌補這個時段的話務量多的人手。比如有個人曾經在呼叫中心工作過，現(xiàn)在做全職母親，她就可以兼?zhèn)€職貼補家用，每天中午去接幾個小時的電話。這就是話務排班。 所以，從每個班開始，每個班的主管下面會管若干個技能組，對于一個企業(yè)資源型呼叫中心，可能有呼入的電話咨詢，呼入的電話受理，有呼入的投訴，有呼出的產品營銷，還有 呼出的什么， 它可能有若干個組。 （三）呼叫中心運營管理架構 圖 31呼叫中心運營管理架構 呼入和呼出的不同，人的配置往往不一樣。有些人的性格比較溫和，比較適合去做服務，因為不會跟客戶產生太大的沖突。有些人說話很唐突，但是她沒有任何心理障礙。前一種人有的有心理障礙： “ 哎呀，萬一我把這個電話打過去，他先罵我一頓怎么辦？他拒絕我，掛我電話怎么辦？ ” 但是后一種人沒有障礙，她是先做，做完之后開始想。 所以，就會有不同的技能組，每個技能組都有自己的組長，都有自己的高級座席代表、座席代表，有序的形成呼叫中心運營的人員 體系。 呼叫中心管理的演變 （一）管理要素的轉變 呼叫中心的管理最初很粗，是對座席的管理，最早管座位，后來變成管話務量。同樣是一個座位，最后一看報表，一個人今天接了 250個電話，另一個人今天接了 150個電話，接 150個電話的好象比接 250個電話的還忙。但是，最后分析發(fā)現(xiàn)，那 150個電話存掉了 100個， 250個電話只存掉了 80個。接了 250個電話，接完之后沒有效果，所以，看服務水平還要有管理的整頓。 所以，從呼叫中心整個運營管理的演變過程當中，最初是對座席的管理，接下來是對話務量進行管理，再進一步 是對服務水平進行管理。 【 案例 】 某呼叫中心幫助一個通訊企業(yè)外包呼叫中心的業(yè)務，最初簽定合同的時候，是以一個座席每個月多少錢為標底，就是技術系統(tǒng)的折舊加上人員的工資福利，加上運營管理，包了十個座席，一個座席每個月按 1萬元計算，因此一個月計 10萬元的費用。 做了一段時間，甲方開始提出意見，覺得八個座席就夠了，只愿意付 8萬元的費用。因此，就商量了一個更細的辦法，看究竟接了多少個電話，因為一個人可能一天能接 300個電話，但是有質量就 150個，那么， 究竟是讓她接 200個電話，還是接 150個或者 300個呢？ 這就 有個 “ 質 ” 和 “ 量 ” 匹配的考量，而且電話量又預示著一些成本，打一個電話有一個電信的成本，因此第二階段的合同就是以話務量作為考量，每打出一個電話收多少錢。 隔了一段時間，甲方又開始提出新的想法。當時電話打出去是做一個手機滿意度的調查，應該問四個問題， “ 先生您好，我是某某公司回訪組的，想占用您兩分鐘，看一下您的手機使用情況，目前對我們想法怎么樣？ ” ，客戶就會說 “ 我沒空 ” ！掛了電話，因為那時手機是雙向收費，這是很大的障礙。 因此，甲方又提出意見說：你電話是打了，也確實是接了，但是這四個問題有的只回答了一個，有的一個 都沒有回答，這種效果也收錢，是不是有點不合理？所以，呼叫中心又變成以服務水準來管理。什么服務水準來管理呢？不但打了電話，而且打通了，打通了之后，客戶還把四個問題回答完了，憑一份完成的問卷來收客戶多少錢。 曾經有過一個最苛刻的問卷，某個海外的藥廠生產了一種治療心臟病人的糖尿病藥，這是什么概念呢？據(jù)說有些心臟病治療會導致糖尿病的復發(fā)，這兩個治療方法好象是相互矛盾的。那家工廠就專門為這批人群生產了一種藥，專門為有心臟病史的人治療糖尿病，它當時提出的要求是在北京 10個城區(qū)，每個城區(qū)找10個年齡在 60歲到 65歲之間， 有一年以上心臟病和糖尿病病史的人。這個電話量就非常大，為完成這項工作搜集了很多的數(shù)據(jù)。 這就是呼叫中心管理的一個演變的過程，呼叫中心管理的演變以前也是單一化的，很多都有現(xiàn)場的督導、電話監(jiān)聽，現(xiàn)在變成多媒體化了，有很多復合的手段來對管理要素進行變換。 比如有很多管理軟件可以對某一個人和每一個組甚至呼叫中心的整個群體的某項指標去測評，然后去看在某些時段、某些項目上忽然偏高或降低的背后的原因。 呼叫中心的理規(guī)劃 呼叫中心管理的變化從原先的人工化開始逐漸向自動化轉變，已經有越來越多的技術手段能夠配合我們對呼 叫中心進行管理，從呼叫中心管理規(guī)劃的角度來講，有一個總的藍圖。比如：一個企業(yè)自建型的成本中心，目的是通過有效成本，在可控制的成本之下，提供給 90%以上的客戶一個接觸的方式，這種方式的頻率大約每個月二次，每次平均通話三分鐘。 因此，就涉及到幾個方面的問題： 領導策略 在這個過程當中，面對哪些群體，提供什么服務，服務的滿意程度到什么程度。比如說中國移動全球動和動感地帶，服務程度就不一樣的，同樣打一個 10086進去，可能全球通通了動感地帶的沒通，因為本身是兩個價值含量不一致的服務群體。 資訊的管理 要很清 楚有多少客戶，這些客戶分布在哪里，分別有什么樣的狀況。比如說有個客戶買了一款汽車