【文章內(nèi)容簡介】 的選擇并參與評審，并對供應(yīng)商名錄等資料進行匯總更新、建立保存檔案； 預(yù)算員：材料消耗量的評估。 財務(wù)中心：財務(wù)總監(jiān)負責(zé)審查采購合同、合格供應(yīng)商的評審； 總經(jīng)理：負責(zé)審查采購合 同； 技術(shù)總監(jiān)：負責(zé)審查采購合同、《項目設(shè)備、材料預(yù)算清單》； 技術(shù)部：對與環(huán)境、職業(yè)安全健康相關(guān)的材料及相關(guān)活動進行辨識和監(jiān)控，收集國家、地方政府、行業(yè)等與材料質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)安全健康有關(guān)法律法規(guī)； 工程部：工程部經(jīng)理審查《項目設(shè)備、材料預(yù)算清單》； 項目經(jīng)理：負責(zé)受檢材料的檢測和試驗及現(xiàn)場材料設(shè)備的統(tǒng)一管理。 采購流程圖 :(見附件 ) 程序 采購物品的分類 設(shè)備類：構(gòu)成工程的主要部份或關(guān)健部位、直接影響用戶的使用或安全性能、可能導(dǎo)致顧客嚴(yán)重投訴的物質(zhì)，如空調(diào)主機、風(fēng)機盤管 及風(fēng)柜、板式換 湖南創(chuàng)元空調(diào)有限公司 程 序 文 件 編 號 XZOP04 生效日期 主 題 工程物資采購控制程序 版 次 A 修改狀態(tài) 00 頁 碼 第 2 頁 共 6 頁 熱器、鍋爐、攝像機、電腦、自動道閘、 UPS 電源、水泵、車輛檢測器、聯(lián)網(wǎng)交換機、硬盤錄像機等，本文件簡稱 A 類。 主材類：構(gòu)成工程的關(guān)健部份的批量物質(zhì)，一般不影響工程的安全性能，即使有影響可采用取措施予以糾正的物質(zhì)。（也可理解為工程定額中沒有計價需單獨計價的物質(zhì)）如鋼管、型鋼、保溫材料、 PVC 管、 PPR 管、閥門、風(fēng)口、電線電纜、控制電纜、視頻電纜、網(wǎng)線、鋼管、橋架、配線箱、過線盒、暗盒、面板、 光纖、水晶頭、金屬波紋管，本文件簡稱為 B 類。 輔助材料類：構(gòu)成分部分項工程中非關(guān)健性的物質(zhì)，（也可理解為工程定額中已經(jīng)計 的物質(zhì)）如：機油、鐵絲、螺栓、 PVC 管件、電焊條、棉紗頭、線麻、鋼鋸條、瑪鋼件、記號筆、標(biāo)簽紙、線卡、管卡、熱縮管、螺絲、接線子、塑料棒、扎帶、水泥、砂子，本文件簡稱為 C 類。 采購申請 工程部應(yīng)在工程開工前，依據(jù)工程施工圖紙、工程施工預(yù)算、施工組織設(shè)計和工 程定額，編制《項目材料、設(shè)備預(yù)算清單》，明確物資名稱、品種、 規(guī)格、數(shù)量、單位、質(zhì)量。交項目經(jīng)理、技術(shù)總監(jiān)、設(shè)計師、工程部經(jīng)理、物流總監(jiān)審批后物流中心統(tǒng)計員錄入電腦以便查閱及成本管理。 工程部根據(jù)施工進度填寫《材料計劃申報單》。對于 A 類材料申報需交項目經(jīng)理、工程部經(jīng)理、設(shè)計師、技術(shù)總監(jiān)、物流總監(jiān)審核批準(zhǔn)；對 B、 C 類材申報需項目經(jīng)理、工程部經(jīng)理、物流總監(jiān)審核批準(zhǔn)。 物流中心根據(jù)《項目材料、設(shè)備預(yù)算清單》及《材料計劃申報單，確定主要材料、設(shè)備的采購周期、供應(yīng)商及《主要主材、設(shè)備合同》的 簽訂。 如需外協(xié)定做的成品需填寫《外協(xié)加工申報單》并附詳細圖紙，交工程部經(jīng)理、物流總監(jiān)審批后交物流中心。 采購信息的確認(rèn) 采購合同的評審 湖南創(chuàng)元空調(diào)有限公司 程 序 文 件 編 號 XZOP04 生效日期 主 題 工程物資采購控制程序 版 次 A 修改狀態(tài) 00 頁 碼 第 3 頁 共 6 頁 a 、評審內(nèi)容：主要材料、設(shè)備的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量（重量）、計量單位、包裝方式、質(zhì)量要求、供貨期、交貨方式、質(zhì)保期、是否正確、清晰； b、評審流程（方式）：根據(jù)《采購合同評審 /交底記錄表》 起草人 物流總監(jiān) 財務(wù)總監(jiān) 技術(shù)總監(jiān) 行政中心蓋章“采購合同評審表”行政中心、物流中心各存一份； c、物流中心負責(zé)建立合同臺帳。 《材料計劃申報單》的評審 a、評審內(nèi)容：主要材料、設(shè)備的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量（重量）、計量單位、包裝方式、質(zhì)量要求、供貨期、交貨方式、質(zhì)保期、是否正確、清晰； b、評審流程（方式）：項目部填寫《材料計劃申報單》經(jīng)工程部經(jīng)理復(fù)核交物流統(tǒng)計員檢索《項目預(yù)算總清單》并與 之比較，如果是在預(yù)算范圍內(nèi)且有庫存的，經(jīng)物流總監(jiān)審查后方可配送（配送單），如果沒有庫存的經(jīng)物流總監(jiān)審查后打印《材料設(shè)備采購單》及《配送單》方可采購 /配送；如果不在預(yù)算范圍內(nèi) 的需填寫《預(yù)算外材料、設(shè)備審批單》經(jīng)批準(zhǔn)后并修改《項目預(yù)算總清單》方可采購、配送。 采購詢比議價及跟蹤 采購員拿到確定后的《材料設(shè)備采購單》和與合格的供應(yīng)商對材料的質(zhì)量、價格、供貨時間作進一步的洽談溝通采購配送。 如果《材料設(shè)備采購單》發(fā)生變更（變更內(nèi)容見評審內(nèi)容 ）則要重新開具《材料設(shè)備采購單》。 對于《采購合同》的變更則需重新評審并做好備忘錄。 采購跟蹤：物流中心負責(zé)建立合同臺帳，對合同履行情況要定期進行追蹤反饋，并做好備忘錄。 采購物質(zhì)的出入庫 采購物質(zhì)的出庫 湖南創(chuàng)元空調(diào)有限公司 程 序 文 件 編 號 XZOP04 生效日期 主 題 工程物資采購控制程序 版 次 A 修改狀態(tài) 00 頁 碼 第 4 頁 共 6 頁 物流中心根據(jù)確認(rèn)后的《材料設(shè)備采購單》打印《材料配送單》，經(jīng)物流總監(jiān)審查合格后交采購員采購并配送 (此過程可與采購?fù)瑫r 進行即在《材料設(shè)備采購單》確認(rèn)后同時打印《材料配送單》 ) 。 采購物質(zhì)的入庫：項目部經(jīng)理驗收、簽字，采購 /配送員、物流總監(jiān)在《材料配送單》簽字方可入庫?！恫牧吓渌蛦巍芬皇饺?lián)，即物流、財務(wù)、項目部各存一份。 (電腦軟件為模擬倉庫先出庫后入庫 ) 對于工程竣工后工程所剩余材料進行盤點并列出清單后按本文件的 執(zhí)行。 采購物品的驗收 驗收標(biāo)準(zhǔn)：對 A 類材料必須要“出廠證”“合格證”“檢驗報告”，對于 B、 C 類材料驗收標(biāo)準(zhǔn)參見相關(guān)行業(yè)施工標(biāo)準(zhǔn)；對于 A 類材料需要設(shè)計 師、技術(shù)總監(jiān)驗收簽字， B、 C 類材料只需項目部指定相關(guān)人員驗收簽字。 主要材料、設(shè)備到達施工現(xiàn)場后通知項目經(jīng)理組織人員對材料、設(shè)備的外觀質(zhì)量、型號、包裝方式、附件進行驗收清點、如驗收合格在《材料配送單》上簽字，存工程項目部、物流中心、財務(wù)投資中心各存一份。 對于外協(xié)定購件 (如配電箱 )需設(shè)計人員和收貨人驗收簽字確認(rèn)。 主要材料、設(shè)備在初驗合格后，如因在使用過程中出現(xiàn)材料、設(shè)備質(zhì)量差、業(yè)主原因需更換工程主要設(shè)備、材料需將原已購設(shè)備退貨等問題，需填寫《材料、設(shè)備 \更換（退貨 ）（廠家技術(shù)支持）通知單》交工程部經(jīng)理審查后（對于 A 類材料需交設(shè)計師、技術(shù)總監(jiān)審查）交物流中心，物流中心根據(jù)審查后的《材料、設(shè)備 \更換（退貨）（廠家技術(shù)支持）通知單》打印《材料設(shè)備退貨單》，經(jīng)物流總監(jiān)批后交采購 /配送員辦理退貨手續(xù)。 采購物品消耗評估。 對于固定總價合同的工程在每次打印《材料出庫（配送）單》前，物流中心統(tǒng)計員應(yīng)對本工程已采購材料進行匯總，如果已采購材料量與申請采購 湖南創(chuàng)元空調(diào)有限公司 程 序 文 件 編 號 XZOP04 生效日期 主 題 工程物資采購控制 程序 版 次 A 修改狀態(tài) 00 頁 碼 第 5 頁 共 6 頁 量之和大于預(yù)算量，申請人應(yīng)備注理由方可采購。 對于竣工后方可辦理竣工結(jié)算的工程項目，最終結(jié)算工程數(shù)量須大于或者等于物流采購的量，否則要分析原因 .。 對供應(yīng)商的評定 資格審查 考察、樣本 /樣品報批 綜合評價 合格供應(yīng)商名冊 交易評估。 對有合作意向的物資供應(yīng)商，物流中心負責(zé)對其資格進行審查，審查內(nèi)容： (需填寫《物資供應(yīng)商資格預(yù)審表》 ) 體系認(rèn)證證書； 本組織對供方質(zhì)量管理體系進行審核的結(jié)果； 本組織及供方其它顧客的滿意程度調(diào)查； 供方產(chǎn)品的質(zhì)量、價格、交貨能力等情況； 供方的財務(wù)狀況及服務(wù)和支持能力。 物流中心、技術(shù)中心根據(jù)《物質(zhì)供應(yīng)商資格審查表》對物質(zhì)供應(yīng)商進行考查并對《物質(zhì)樣品 /樣本》進行分析，填寫《物質(zhì)供應(yīng)商綜合評價表》。 物流中心將《物質(zhì)供應(yīng)商綜合評價表》交管理者代表核準(zhǔn)確認(rèn)是否進入《合格供應(yīng)商名冊》。 物流中心、每月對《發(fā)生交易的合格供應(yīng)商》進行交易評估并填寫《交易評估表》，對不合格的供應(yīng)商發(fā)出《糾正通 知》，對不及時糾正的供應(yīng)商取消其供應(yīng)資格。 引用文件 相關(guān)記錄 《材料出庫配送單》 《項目設(shè)備、材料預(yù)算清單》 《材料計劃申報單》 《主要主材、設(shè)備合同》 《外協(xié)加工申報單》 《采購合同評審 /交底記錄表》《項目預(yù)算總清單》 《材料設(shè)備采購單》 《采購合同》 湖南創(chuàng)元空調(diào)有限公司 程 序 文 件 編 號 XZOP04 生效日期 主 題 工程物資采購控制程序 版 次 A 修改狀態(tài) 00 頁 碼 第 6 頁 共 6 頁 《預(yù)算外材料、設(shè)備審批單》 《材料 、設(shè)備 \更換（退貨）（廠家技術(shù)支持）通知單》 《材料設(shè)備退貨單》 《固定總價合同》 《材料出庫單》 《物資供應(yīng)商資格預(yù)審表》 《物質(zhì)供應(yīng)商資格審查表》 《物質(zhì)樣品 /