【文章內(nèi)容簡介】 ) 發(fā)生 重大環(huán)境 、 健康 安全 事故時； e) 經(jīng)過管理評審認為 原有方案未能達到預期效果時 有變更的需要時 。 f) 管理方案的制訂 安 全 處 、環(huán)保處 根據(jù)環(huán)境、健康安全目標 、 指標編制《管理方案》，包括 : a) 公司的環(huán)境 、健康安全 目標和指標 。 b) 實現(xiàn)環(huán)境、健康安全目標和指標的方法措施與技術手段。 c) 資金、資源需求。 d) 預期效果和結果確認 e) 啟動日期和完成期限 f) 執(zhí)行部門和負責人 安 全 處 、環(huán)保處 編制完成的《管理方案》提交至管理者代表審查，由總經(jīng)理批準。 環(huán)境、健康安全《管理方案》批準后，由 安 全 處 、環(huán)保處 進行文件控制，并分發(fā)到各個相關部門執(zhí)行。 6 環(huán)境、健康安全《管理方案》 方案的執(zhí)行 各 部門 領導 為環(huán)境、健康安全《管理方案》方案執(zhí)行第一負責人，確保 管理方案 的 實施 。安環(huán)處 必須確認方案進度狀況并記錄在《方案進度管理表》中，當發(fā)現(xiàn)異常情況及需要協(xié)助處理時，及時 報告管理者代表或總經(jīng)理 。 環(huán)境、健康安全 管理方案執(zhí)行過程中 未按進度安排進行（尤其是延期時），應按《糾正與預防措施管理程序》要求進行 處置 。 在 管理 體系內(nèi)審時，對所有方案的實施狀況進行審核。 TM/Q/E/O 0220xx/A/0 20 文件控制程序 TM Q/E/O 0302/20xx/A/0 目的 制定本程序 確保公司各職能部門和生產(chǎn)現(xiàn)場都使用有效的文件，對有關文件進行控制。 適用范圍 適用于與管理體系運行有關的文件控制。 職責 安全處 負責外來文件與公司 行政 公文管理工作。 安全處 負責 管理體系管理手冊、程序文件和 技術文件的管理。 各部門負責自行使用文件的管理 。 工作過程 文件的分類、編號、標識 文件分為如下幾類： a) 管理手冊和程序文件； b) 技術性文件； c) 其他管理文件。 文件的編號 a) 管理手冊編號： TM／ Q/E/O 01— ΧΧΧΧ /Χ /Χ 修改狀態(tài)，用數(shù)字表示，“ 0”為未修改狀態(tài) 文件版本，用大寫字母表示，“ A”為初始版本 文件發(fā)布年份 體系文件序號： 1=管 理手冊； 2=程序文件； 3=三層次文件 管理體系代號： Q=質(zhì)量； E=環(huán)境； O=安全 企業(yè)代號： “ 天馬 ” 的 大寫 拼音字頭 注：如果外來文件或引用文件本身有編號，則不再進行編號。 TM/Q/E/O 0220xx/A/0 21 b) 程序文件 編號： TM／ Q/E/OΧΧ 02— ΧΧΧΧ /Χ /Χ 修改狀態(tài)，用數(shù)字表示，“ 0”為未修改狀態(tài) 文件版本，用大寫字母表示，“ A”為初始版本 文件發(fā)布年份 2=程序文件 程序文件序號 ，兩位數(shù)字表示 管理體系代號： Q=質(zhì)量； E=環(huán)境； O=安全 企業(yè)代號： “ 天馬 ” 的 大寫 拼音字頭 c) 管理文件、技術文件等三層次文件的編號貴： TM／ ΧΧ ΧΧ 03— ΧΧΧΧ /Χ /Χ 修改狀態(tài)，用數(shù)字表示，“ 0”為未修改狀態(tài) 文件版本，用大寫字母表示，“ A”為初始版本 文件發(fā)布年份 3=管理文件 文件序號 ，兩位數(shù)字表示 （也可以在數(shù)字前加字母） 部門 代號 ，用 部門名稱前兩字拼音首位 字母表示 企業(yè)代號： “ 天馬 ” 的 大寫 拼音字頭 文件的標識 a) 編號 b) 分發(fā)號 c) 受控狀態(tài)：受控版本蓋“ 受控 ”印章，非受控版本不蓋章。 文件的編制 管理手冊和程序文件由管理者代表組織 編寫組 負責編制。 安全處 組織 各廠、各部門 部門編制公司技術文件。 各職能部門負責編制本部門的技術文件或管理文件。 文件的評審與批準 管理手冊、程序文件由管理者代表審核，總經(jīng)理批準發(fā)布。 公司公文由主管領導審核，總經(jīng)理批準簽發(fā)。 作業(yè)文件由各部門負責人審核 、公司主管領導批準實施。 體系文件發(fā)布前，由管理者代表組織各部門負責人對文件進行評審。 技術文件由 生產(chǎn) 處 負責組織評審。 TM/Q/E/O 0220xx/A/0 22 文件的發(fā)放 文件的發(fā)放由 各部門 填寫《文件發(fā)放回收登記表》，并按文件的發(fā)放范圍發(fā)放。 文件接收人在《文件發(fā)放登記表》上簽名，領取注有分發(fā)號的文件，每份文件都 根據(jù)使用人編 有不同的分發(fā)號，便于追溯。 當使用文件破損嚴重，影響使用時，應到 辦公室 辦理更換手續(xù)，交回破損文件，補發(fā)新文件。新文件的分發(fā)號仍沿用原文件的分發(fā)號， 辦公室 將破損 文件按規(guī)定程序銷毀。 文件丟失時，應按辦理申請領用手續(xù)，但必須在領用申請中寫明丟失原因。 安全處 在補發(fā)文件時應給予新的分發(fā)號，并注明丟失文件的分發(fā)號作廢，必要時將文件的作廢發(fā)分號通知各部門，防止誤用。 文件的編目 與體系運行相關的文件一律列入《受控文件清單》中，存入軟盤的文件均應有備份，以軟盤貯存的文件也應進行標識； 安全處 匯總編制全公司的文件清單，各部門編制本部門的文件清單。 需臨時借閱文件的人員，填寫《文件借閱登記表》。借閱者應在指定日期歸還文件，到期不歸還，文件 管理員負責收回，防止文件丟失或損壞。 安全處 定期全面檢查各類使用文件的有效性，包括各使用者手中的文件，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確?，F(xiàn)場獲得適用文件的有效版本。 外來文件的控制 直接引用的各類外部文件列入《外來文件清單》。外部文件包括國家法律、法規(guī)、行業(yè)標準規(guī)范、其他外單位提供的技術文件、圖紙等。 安全處 每年初核查所使用的國際標準、國家標準、部頒標準、行業(yè)標準等外來文件是否 齊全并 為有效版本，及時更換過期文件，并發(fā)布現(xiàn)行有效標準版本清單。 安全處 負責 收集、 核查企 業(yè)所執(zhí)行的有關國家及地方等法律、法規(guī)性文件以及公司文件 ，確保齊全并 有效 。 ，每年適時發(fā)布現(xiàn)行有效文件清單。 安全處 負責收集、核查國家、省、地、市、縣的環(huán)境保護、安全生產(chǎn)、職業(yè)病控制等法律法規(guī)文件，確保齊全并有效。 文件的更改 文件需要更改時，應由文件更改提出人或提出部門負責人填寫《文件更改審批 表 》，說明更改 原因和 內(nèi)容。 文件更改的審核、批準應由原文件審批人執(zhí)行，當原審批人不在職時可由接替其崗位的人員審批。 、更改人，并按《文件發(fā)放回 收登記表》的名單發(fā)放修改后TM/Q/E/O 0220xx/A/0 23 的文件，同時收回作廢的舊文件。必要時對重要更改還應發(fā)放《通知單》告知文件使用人。 文件的更改方式 少量文字更改采用劃改 方式修改 ；局部頁面的更改采用換頁 方式 更改；大量條款及重大內(nèi)容的更改，采用換版 方式更改 。 文件的換版與作廢 文件經(jīng)多次更改（修改狀態(tài)從 0到 9） 時 進行換版。原版文件作廢，換發(fā)新版本。 作廢的文件由 安全處 按《文件發(fā)放回收登記表》收回，并填寫《文件銷毀審批單》，負責人批準后統(tǒng)一銷毀；作業(yè)文件與管理文件作廢后由文件使用部門自 行銷毀 。 需作資料保留的作廢文件，由 安全處 在控制章的編號欄內(nèi)加蓋“作廢”印章后可留用。 記錄 《文件發(fā)放回收登記表》 《受控文件清單》 《外來文件清單》 《來文登記及處理表》 《文件借閱登記表》 《文件 /記錄發(fā)放 /更改 /銷毀申請審批單》 TM/Q/E/O 0220xx/A/0 24 記錄控制程序 TM Q/E/O 0402/20xx/A/0 目的 為了驗證管理體系的有效運行，對與管理體系運行有關的記錄進行控 制。 適用范圍 適用于本公司管理體系運行全過程的所有相關記錄的控制。 職責 全 處 負責組織 三個 管理體系運行記錄的歸口管理。 各部門分別負責本部門范圍內(nèi)記錄的管理，并按規(guī)定對記錄進行歸檔、標識、保存及過期記錄處理，并確保記錄的有效控制。 工作過程 記錄的審定 各部門根據(jù)有關規(guī)定及工作實際負責設計相關的記錄式樣并報 辦公室 審定后在 技術中心和安環(huán)處 備案。審定內(nèi)容包括：記錄的適用性、式樣、規(guī)格、傳遞路線、增減或變動，并負責進行統(tǒng)一編號，編制《記錄清單》，并注明名稱、編號、 規(guī)定保存期、使用部門。各部門編制本部門的記錄清單。 記錄編號： TM Q/E/0 04/ / 形成年代 記錄表格序號 ，也可以在前面加字母 04 為 記錄表格 部門代號 管理體系代號 Q=質(zhì)量 E=環(huán)境 O=職業(yè)健康 企業(yè)代號 安全處 負責管理體系運行記錄的 增減或變動。 凡編入記錄清單的記錄，為公司固定使用的統(tǒng)一記錄，各部門不得隨意增減或變動，需要增加、廢除、改動內(nèi)容的記錄，使用部門必須及時到 安全處 審定備案登記。 記錄的填寫、收集、整理和保管 所有記錄使用部門指定專人進行填寫和保管。 記錄的填寫必須正確、完整、字跡清晰、如實反映客觀實際，對于寫錯之處，不能涂改，只能劃改，并由相應的更改人蓋章（簽字）確認。 記錄保管方式要便于存取、檢索，保管環(huán)境要適宜，防止損壞、變質(zhì)和丟失。 各記錄使用、保存部 門負責按《記錄清單》上規(guī)定的保存期限收集保存好記錄。 屬計算機單獨儲存的記錄要復制備份并進行標識，以防原始記錄的丟失。 TM/Q/E/O 0220xx/A/0 25 必要時，記錄可提供給顧客或其代表評價時查閱。 對上述過程定期或隨機進行監(jiān)督檢查。 記錄的處理 對超過保存期的記錄，采用燒毀、切碎等方式銷毀。 記錄的形式 記錄可以是文字或表格形式，也可以采用電子媒體或照片等，但都必須保證保存合理和易于查閱。 TM/Q/E/O 0220xx/A/0 26 信息交流與溝通程序 TM E/O 0502/20xx/A/0 目的 為了建立和明確信息交流與溝通的渠道，規(guī)范信息交流與溝通活動，保證 質(zhì)量管理體系、環(huán)境管理體系和職業(yè)健康管理體系的 相關信息得到及時、準確、有效地傳遞、處理、反饋，確保管理體系有效運行和持續(xù)改進，特制定本程序。 適用范圍 適用于公司各部門之間有關質(zhì)量管理、環(huán)境管理 、職業(yè)健康管理 等內(nèi)部信息的傳遞、溝通、處理、反饋，以及與外部各相關方的信息交流、溝通與協(xié)商活動。 職責 辦公室 是 公司 信息交流、溝通與協(xié)商活動的綜合管理部門，負責程序的實施并明確交流渠道。 安全處 負責三個 管理體系的信息交流、溝通與協(xié)商活動，并與辦公室協(xié)調(diào)。 各部門負責相應業(yè)務范圍內(nèi)的信息交流、溝通與協(xié)商、反饋活動。 緊急狀態(tài)下的信息交流、溝通與協(xié)商由相關部門直接傳遞到公司主管領導。 工作過程 總則 溝通、交流與協(xié)商途徑 通過公司 口頭或書面文件，以及其它一切可以利用的通訊宣傳工具，也可以通過例會、簡報刊、布告欄、等發(fā)文方式來實現(xiàn)；與外部溝通可通過傳真、電話、信函、上網(wǎng) 、 發(fā)電子郵件等方式來實現(xiàn)。 信息可分為內(nèi)部信息和外部信息。 信息內(nèi)容必須準確可靠， 所有重要信息活動必須予以記錄。 內(nèi)部信息交流、溝通與協(xié)商