【文章內(nèi)容簡介】 話注意點(diǎn) ? 確認(rèn)電話信息，做好電話記錄 ? 轉(zhuǎn)接電話要遮住話筒 ? 慎重選擇理由 ? 選擇適當(dāng)時機(jī) 天冷，冷在風(fēng)里；人窮，窮在志上；企業(yè)苦，苦在觀念上。 有效籌劃和召開會議 南 晟 德 顧 問 機(jī) 構(gòu) NEW SYSTEM CONSULTING GROUP 天冷，冷在風(fēng)里；人窮，窮在志上；企業(yè)苦，苦在觀念上。 一個組織要不要開會？ ? 會議是一個有組織、有目的、有計劃、有針對性主題的溝通過程。 ? 公司目前現(xiàn)狀？ ? 會議效果、質(zhì)量如何？ ? 您的建議？ ? 天冷，冷在風(fēng)里；人窮，窮在志上；企業(yè)苦，苦在觀念上。 會議的作用 ? 是促使各項必要工作得 ? 以有效實(shí)施的途徑； ? 是集思廣益，實(shí)現(xiàn)決策民主化、科學(xué)化的重要工具； ? 增強(qiáng)凝聚力，培養(yǎng)團(tuán)隊精神； ? 增進(jìn)了解，發(fā)現(xiàn)人才； ? 突出領(lǐng)導(dǎo)功能，展示領(lǐng)導(dǎo)才華。 天冷，冷在風(fēng)里；人窮，窮在志上；企業(yè)苦，苦在觀念上。 會議的成本 ? 參加會議的人數(shù) X每人每小時的平均成本 ? =每小時總成本 X會議所需要時間 ? +籌備會議所需要時間、成本 ? +資料費(fèi)用 +餐飲 +電費(fèi) +場地設(shè)施租金+。 ? =？ ？ ？ ？ 天冷，冷在風(fēng)里；人窮，窮在志上；企業(yè)苦，苦在觀念上。 會議的收益 ? 您參加此次會議獲得了什么？ ? 其它與會者又獲得了什么？ ? 組織獲得了什么或創(chuàng)造出了什么？ ? 會議的預(yù)期成果是否令您滿意？ ? 收益 〉 成本 OR 收益 〈 成本 天冷，冷在風(fēng)里；人窮，窮在志上；企業(yè)苦，苦在觀念上。 會議的必要性 ? 會議不是萬能的，會議肯定不是越多越好，會議的成本。 ? 其它途徑：通告、傳閱、電子郵件、布告欄 天冷，冷在風(fēng)里；人窮，窮在志上；企業(yè)苦，苦在觀念上。 會議的實(shí)質(zhì)和原則 ? 實(shí)質(zhì)：溝通（視會議類型而不同） ? 原則： – 會而有議 – 議而有決 – 決而有行 – 行而有果 天冷，冷在風(fēng)里；人窮，窮在志上；企業(yè)苦，苦在觀念上。 會議的分類 出席型會議 （單向溝通） 參與型會議 （雙向溝通） 信息型 動員型 問題解決型 頭腦風(fēng)暴型 天冷，冷在風(fēng)里；人窮，窮在志上；企業(yè)苦，苦在觀念上。 會議的準(zhǔn)備 目的 計劃 與會者 明天上午 10： 00在會議室開會 請安排好你的日程表，并準(zhǔn)時參加以下會議： 日期：星期四 8月 8日 時間： AM10： 00—11： 30 地點(diǎn)：第一會議室 目的：關(guān)于質(zhì)量監(jiān)控措施的決定 附件：會議議程以及關(guān)于主題 A的報告 請在會議之前瀏覽該報告，并做好在會上討論的準(zhǔn)備 天冷，冷在風(fēng)里；人窮，窮在志上；企業(yè)苦，苦在觀念上。 會議的目的 ? 明確的目的有助于會議的籌劃 ? 使會議更加透明，且有助于將會議引導(dǎo)到進(jìn)行討論調(diào)控的軌道上來； ? 易于評價會議的效果 天冷，冷在風(fēng)里；人窮，窮在志上；企業(yè)苦，苦在觀念上。 會議的計劃（議程） ? 涉及哪些議題 ? 每個議題或每次討論的分配時間 ? 各個議題由誰來提出 ? 提前發(fā)放會議議程 天冷，冷在風(fēng)里；人窮，窮在志上；企業(yè)苦，苦在觀念上。 議程樣本 時間 議題 方式 提出者 成果 1： 15— 2： 00 市場營銷計劃 討論 2： 00— 2： 15 六月份經(jīng)營成果 發(fā)言 DDWong 2： 15— 2： 25 休息 2： 25— 3： 00 廣告活動 頭腦風(fēng)暴討論 制定新計劃 3： 00— 3： 10 配送措施 討論 決定誰做什么事 3： 10— 3： 20 會議結(jié)束 簽名 天冷，冷在風(fēng)里；人窮，窮在志上；企業(yè)苦，苦在觀念上。 會議與會者 ? 領(lǐng)導(dǎo)人 ? 會議主持人 ? 發(fā)言人 ? 記時員 ? 記錄員 天冷，冷在風(fēng)里；人窮，窮在志上；企業(yè)苦，苦在觀念上。 把握會議進(jìn)程 ? 按時開始 ? 遵循議程 ? 休息后馬上回來 ? 保證會議有條不紊的一般程序（問題解決型會議） – 界定需要解決的問題 – 對該問題進(jìn)行會診（魚刺圖） – 探討可行性方案 – 確定最終解決方案 ? 把握結(jié)束時機(jī) 天冷，冷在風(fēng)里；人窮，窮在志上；企業(yè)苦，苦在觀念上。 魚刺圖（要因分析法） 天冷，冷在風(fēng)里；人窮，窮在志上；企業(yè)苦，苦在觀念上。 頭腦風(fēng)暴型會議的程序 ? 用 10分鐘時間收集各種觀點(diǎn) ? 及時記錄各種觀點(diǎn) ? 其他人不許進(jìn)行批評與判斷 ? 與會者可以輪流發(fā)表自己的觀點(diǎn)，也可以自由發(fā)言 ? 可以在別人的觀點(diǎn)的加以補(bǔ)充和發(fā)揮 ? 此階段不允許討論 ? 各種觀點(diǎn)收集完畢，開始小組討論并達(dá)成一致解決方案。 天冷，冷在風(fēng)里；人窮，窮在志上；企業(yè)苦，苦在觀念上。 掌控會場紀(jì)律 ? 會場中經(jīng)常出現(xiàn)的不良現(xiàn)象： – 會前未充分準(zhǔn)備，輪到發(fā)言前忙于準(zhǔn)備而未認(rèn)真聽別人發(fā)言； – 會中接聽電話，收發(fā)短信，甚至玩游戲； – 打磕睡； – 會中有會，三二人私下開小會； – 未向主持人請示中途離場； – 走神、開小差； 天冷，冷在風(fēng)里；人窮，窮在志上；企業(yè)苦，苦在觀念上。 領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)技能 ? 觀察人們的一舉一動 ? 保持中立，至少保持客觀性 ? 塑造公平的參與氣氛（駕馭壟斷者） ? 重新表述散漫提出的問題和言語 ? 抓住要點(diǎn)（ 節(jié)奏、探究、民意測驗(yàn)，記錄 ） ? 協(xié)調(diào)不同觀點(diǎn) 天冷，冷在風(fēng)里；人窮，窮在志上；企業(yè)苦，苦在觀念上。 引導(dǎo)會議走向尾聲 ? 我們涉及了哪些要點(diǎn)？（與會者談心得體會） ? 我們確定了哪些任務(wù)？（明確內(nèi)容、責(zé)任人、截止日期） ? 總的來說我們實(shí)現(xiàn)了什么？（回應(yīng)會議的目的） 天冷，冷在風(fēng)里；人窮，窮在志上；企業(yè)苦，苦在觀念上。 會議跟蹤 ? 會議記錄 ? 跟蹤驗(yàn)證 天冷，冷在風(fēng)里；人窮，窮在志上；企業(yè)苦，苦在觀念上。 會議的評價與改善 序列 評估內(nèi)容 通常 有時 很少 1 會議按時召開 1 2 3 2 會議遵循議程 1 2 3 3 每個人都遵從會議制度 1 2 3 4 每個人都做了會前準(zhǔn)備 1 2 3 5 每個人都參與了會議 1 2 3 6 溝通是得體和有建設(shè)性的 1 2 3 7 會議遵循既定的問題解決程序 1 2 3 8 會議完成了既定的目標(biāo) 1 2 3 9 后續(xù)措施按時履行及匯報 1 2 3 10 會議的領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)是有效的 1 2 3 11 會議按時結(jié)束 1 2 3 天冷，冷在風(fēng)里；人窮，窮在志上；企業(yè)苦，苦在觀念上。 Time Management 第三章 天冷，冷在風(fēng)里；人窮，窮在志上；企業(yè)苦，苦在觀念上。 章節(jié)結(jié)構(gòu) ? 時間 時間管理 ? 目標(biāo) 計劃 ? 輕重緩急 ? 怎樣拒絕外界干擾 ? 文件時間管理 ? 學(xué)習(xí)時間管理 ? 生活時間管理 天冷，冷在風(fēng)里；人窮，窮在志上；企業(yè)苦，苦在觀念上。 第一講 職業(yè)人士必須學(xué)會時間管理 時間就是生命？ 時間有價？ 時間就是金錢 深圳速度 天冷，冷在風(fēng)里；人窮，窮在志上；企業(yè)苦，苦在觀念上。 三、如何正確理解時間管理 ? 是對資源的管理 ? 是對自我的行為管理 ,養(yǎng)成好習(xí)慣 ? 效率 =結(jié)果 /時間 天冷，冷在風(fēng)里；人窮，窮在志上；企業(yè)苦，苦在觀念上。 四代時間管理概念 備忘錄 時間計劃表 中長期計劃 平衡性計劃 測試 天冷，冷在風(fēng)里；人窮，窮在志上；企業(yè)苦，苦在觀念上。 第二講 目標(biāo) 計劃 天冷，冷在風(fēng)里；人窮，窮在志上；企業(yè)苦，苦在觀念上。 制訂目標(biāo) 人不能失去目標(biāo) 目標(biāo)的種類 正確目標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn) 做一個目標(biāo)指向的人 為什么人們不喜歡制定目標(biāo) 天冷，冷在風(fēng)里；人窮，窮在志上；企業(yè)苦，苦在觀念上。 二、科學(xué)計劃 天冷，冷在風(fēng)里；人窮，窮在志上；企業(yè)苦，苦在觀念上。 找出最重要的事情 “二八定律 ” －－重要的事情只占 20% 區(qū)分事情重要與否的標(biāo)準(zhǔn) 20080第三講 分清任務(wù)輕重緩急 天冷，冷在風(fēng)里；人窮，窮在志上；企業(yè)苦，苦在觀念上。 二、時間管理四象限”定律