商務通信禮儀培訓課件(編輯修改稿)
2025-02-05 11:58 本頁面
【文章內容簡介】 國內商務信函的內容主要包括開頭、正文、結尾、署名和日期 5個部分。 1．開頭 商務信函的開頭包括稱謂和問候兩個部分。稱謂是寫信人對收信人的稱呼，應在信紙的第一行頂格寫，其后應加冒號；問候語應在稱謂的下一行空兩個書寫，常自成一段。 2．正文 正文是信函的核心部分，用于敘述商業(yè)往來中的實質性問題。 3．結尾 結尾可寫明希望對方答復信函的要求，如“特此函達，尚望函復”等。同時，也可寫上表示祝愿或敬意的話，如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。 其中，祝愿或敬意的話應分為兩行書寫，“此致”或“敬祝”可緊隨正文，也可另起一段空兩格寫，“敬禮”或“健康”則應轉行頂格書寫。 4．署名 即寫信人簽名。在以單位名義發(fā)出的商務信函上署名時，應寫明單位名稱、具體部門名稱和寫信人的姓名。對于重要的信函，則還應加蓋公章。署名通常寫在結尾右下方的后半行的位置。 5．日期 日期一般寫在署名下一行或同一行偏右下方的位置。商務信函的日期不可遺漏。 （二）涉外商務信函的內容及其格式 涉外商務信函的內容主要包括信頭、信文和信尾 3個部分。 1．信頭 信頭一般包括寄信人地址、發(fā)信日期、封內地址和事由。 （ 1）寄信人地址 寄信人地址應寫在信紙右上方的位置，其書寫格式與信封上寄信人地址的格式相同。若商務組織專門印制了信紙，則便不必再寫寄信人地址。 （ 2）寫信日期 寫信日期應寫在寄信人地址下一行的左邊（頂格寫），其書寫格式有以下兩種： ① “日 ― 月 ― 年”格式，如 10 June 2023； ②“月 ― 日 ― 年”格式，如 June 10， 2023。 其中，序數(shù)詞和月份均不能使用縮寫形式。 （ 3）封內地址 封內地址即寫在信函中的收信人地址，應寫在寫信日期下一行的左邊（頂格寫），其寫法同信封上收信人地址的寫法相同。 （ 4）事由 事由即信函的主題，如“ Delayed arrival of your product（關于延遲到貨）”，應寫在封內地址下一行的左邊（頂格寫）。 2．信文 信文一般包括稱呼、開頭語、正文和結束語。信文部分的內容均應從信紙左邊頂格寫。 （ 1）稱呼 即對收信人的稱呼，其寫法通常為“ Dear Mr/Mrs/Miss/Ms”后加收信人姓名，其后應加逗號，并獨立成段。 （ 2）開頭語 開頭語通常用于敘述寫信的目的、收到信函的日期或做必要的自我介紹，其內容簡單明了，并與正文分開，自成一段。 （ 3）正文 正文是信函的主體，其內容與國內商務信函的正文內容基本相同。 （ 4）結束語 結束語通常只有一句話，用于總結正文所談的事項或提示對收信人的要求，其通常自成一段。 3．信尾 信尾主要包括敬辭、簽名和附件。信尾部分的內容也應從信紙左邊頂格寫。 （ 1）敬辭 敬辭是結束信函時的一種客套語，如“ Yours Sincerely”、“ Yours Affectionately”、“ Yours”等。敬辭后應加逗號，其應寫在結束語下方，并與結束語隔開一行。 （ 2）簽名 涉外信函尊重“見字如見面”的傳統(tǒng)，因而簽名最好采用手寫體。簽名應為寫信人的全名，應寫在敬辭的下方。簽名的下方最好寫上寫信人的職位。 （ 3）附件 若信中有附件，則應在簽名的左下方標明“ Enc”或“ Encs”，并寫上附件名稱，如“ （附寄目錄冊 1份）”或“ list 2（附寄價格單 2份）”等。 三、商務信函的禮儀要求 （一）用語規(guī)范 禮貌： 應多使用禮貌用語，處處體現(xiàn)出對收信人的尊重或體諒，切勿使用指責、諷刺、貶低或懷疑對方的詞匯或句子； 簡潔： 商務場合十分重視效率，因而商務信函的語言務必簡潔明了，切勿使用長句冗詞和不必要的修辭語； 準確： 為避免引起誤解或被人利用，商務信函的語言必須通俗易懂、準確無誤，切勿詞不達意、指代不明或模棱兩可。 （二）內容完整
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