商務(wù)通信禮儀培訓(xùn)課件-文庫(kù)吧資料
2025-01-22 11:58本頁(yè)面
【正文】 語(yǔ) 結(jié)束語(yǔ)通常只有一句話，用于總結(jié)正文所談的事項(xiàng)或提示對(duì)收信人的要求，其通常自成一段。 （ 2）開(kāi)頭語(yǔ) 開(kāi)頭語(yǔ)通常用于敘述寫(xiě)信的目的、收到信函的日期或做必要的自我介紹，其內(nèi)容簡(jiǎn)單明了，并與正文分開(kāi)，自成一段。信文部分的內(nèi)容均應(yīng)從信紙左邊頂格寫(xiě)。 （ 4）事由 事由即信函的主題，如“ Delayed arrival of your product（關(guān)于延遲到貨）”，應(yīng)寫(xiě)在封內(nèi)地址下一行的左邊（頂格寫(xiě)）。 其中，序數(shù)詞和月份均不能使用縮寫(xiě)形式。若商務(wù)組織專(zhuān)門(mén)印制了信紙，則便不必再寫(xiě)寄信人地址。 1．信頭 信頭一般包括寄信人地址、發(fā)信日期、封內(nèi)地址和事由。商務(wù)信函的日期不可遺漏。署名通常寫(xiě)在結(jié)尾右下方的后半行的位置。在以單位名義發(fā)出的商務(wù)信函上署名時(shí)，應(yīng)寫(xiě)明單位名稱(chēng)、具體部門(mén)名稱(chēng)和寫(xiě)信人的姓名。 其中，祝愿或敬意的話應(yīng)分為兩行書(shū)寫(xiě)，“此致”或“敬?！笨删o隨正文，也可另起一段空兩格寫(xiě)，“敬禮”或“健康”則應(yīng)轉(zhuǎn)行頂格書(shū)寫(xiě)。 3．結(jié)尾 結(jié)尾可寫(xiě)明希望對(duì)方答復(fù)信函的要求，如“特此函達(dá)，尚望函復(fù)”等。稱(chēng)謂是寫(xiě)信人對(duì)收信人的稱(chēng)呼，應(yīng)在信紙的第一行頂格寫(xiě)，其后應(yīng)加冒號(hào)；問(wèn)候語(yǔ)應(yīng)在稱(chēng)謂的下一行空兩個(gè)書(shū)寫(xiě)，常自成一段。 二、商務(wù)信函的內(nèi)容及其格式 （一）國(guó)內(nèi)商務(wù)信函的內(nèi)容及其格式 國(guó)內(nèi)商務(wù)信函的內(nèi)容主要包括開(kāi)頭、正文、結(jié)尾、署名和日期 5個(gè)部分。 國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)信封的書(shū)寫(xiě)格式圖示： 2．注意事項(xiàng) ① 不要在寄信人的姓名前加 Mr.、 Miss等尊稱(chēng)，但在收信人的姓名前必須加上尊稱(chēng)，以示尊重。 （二）國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)信封的書(shū)寫(xiě) 1．基本格式 在信封正面的左上方或者信封背面的上方填寫(xiě)寄信人信息，在信封正面的中央偏右下方填寫(xiě)收信人信息。 ③ 收信人姓名應(yīng)以較大的字體書(shū)寫(xiě)，通常寫(xiě)為“先生收”或“小姐收”。 ② 收信人地址應(yīng)當(dāng)清楚具體，其通常應(yīng)依次包括收信人所在的省份、城市、地區(qū)、街道、門(mén)牌號(hào)、單位全稱(chēng)和具體部門(mén)。 1．基本格式 商務(wù)人員應(yīng)當(dāng)按照如下格式填寫(xiě)信封內(nèi)容：在信封的左上方填寫(xiě)收信人的郵政編碼和地址，中部填寫(xiě)收信人的姓名，右下方填寫(xiě)寄信人的地址、姓名和郵政編碼。 信函禮儀 是指商務(wù)人員在書(shū)寫(xiě)信封、撰寫(xiě)信件的過(guò)程中所應(yīng)遵守的禮儀規(guī)范。因而，商務(wù)人員不宜將手機(jī)號(hào)碼隨意告知他人、隨便打探他人的手機(jī)號(hào)碼或者未經(jīng)他人同意而將其手機(jī)號(hào)碼轉(zhuǎn)告其他人。在必要的時(shí)候，商務(wù)人員可以使用手機(jī)短信向交往對(duì)象預(yù)約重要電話、發(fā)送節(jié)日祝?；蛏埔獾墓ぷ魈嵝?，但切忌向交往對(duì)象發(fā)送低級(jí)趣味性或欺騙性短信，更不可利用短信傳遞商業(yè)秘密。 必要時(shí)，可暫時(shí)將手機(jī)關(guān)機(jī)或者委托他人代為保管，以示對(duì)在場(chǎng)交往對(duì)象的尊重或?qū)τ嘘P(guān)活動(dòng)的重視。 （四）注重場(chǎng)合 商務(wù)人員使用手機(jī)時(shí)應(yīng)選擇合適的場(chǎng)合，以免給他人帶來(lái)不便。 （三）鈴聲恰當(dāng) 商務(wù)人員應(yīng)盡量選用相對(duì)傳統(tǒng)的手機(jī)鈴聲，切勿選用過(guò)分怪異、夸張或個(gè)性的鈴聲。 （二）保持暢通 為了與外界保持聯(lián)絡(luò)，商務(wù)人員應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤地將手機(jī)號(hào)碼告知交往對(duì)象，并盡量保證手機(jī)的話費(fèi)和電池電量充足。 三、使用手機(jī)的禮儀 （一）置放到位 攜帶手機(jī)時(shí)，應(yīng)將其放在合乎禮儀且便于拿取的位置。 若接聽(tīng)的一方確有急事需要中止通話，則應(yīng)禮貌地向?qū)Ψ秸f(shuō)明原因，請(qǐng)求對(duì)方諒解，并告知對(duì)方自己一有時(shí)間便馬上回電。 在通話的過(guò)程中，還應(yīng)做好通話記錄，以避免遺忘或便于轉(zhuǎn)告。 ⑤ 若接聽(tīng)到發(fā)話人打錯(cuò)的電話，則應(yīng)友好地告知或提醒對(duì)方，而不可表露出憤怒或不耐煩的情緒。 ③ 若自己就是受話人，則應(yīng)禮貌地應(yīng)答發(fā)話人；若自己不是受話人，則應(yīng)禮貌地為對(duì)方轉(zhuǎn)接，并請(qǐng)其稍等一會(huì)兒，切不可在電話旁邊大聲叫喊受話人的名字。通常，在電話鈴響 2～ 3聲時(shí)接聽(tīng)最佳，這樣既不會(huì)讓發(fā)話人（即來(lái)電的一方）感到突然，也不會(huì)讓其久等。 （六）有序掛斷 掛斷電話時(shí)，通常應(yīng)遵循如下規(guī)則： ① 男士與女士通話時(shí)，由女士先掛斷，男士后掛斷； ② 同級(jí)別的人通話時(shí)，原則
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