時(shí)間管理培訓(xùn)演示(二)(編輯修改稿)
2025-01-27 17:20 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 理周期 了解你的 “ 興奮 ” 和 “ 低潮 ” 時(shí)間段 ，把需要?jiǎng)?chuàng)造力和智慧的重要工作或活動(dòng)安排在你精力旺盛的時(shí)間來(lái)做 。 日常的或單調(diào)的事務(wù)則應(yīng)放在精力不太旺盛時(shí)處理 。 2．今天抽取一些時(shí)間為明天最重要的工作做些準(zhǔn)備 查看你的檔案 ， 審查時(shí)間期限 ， 或突出關(guān)鍵事件 ， 這樣當(dāng)你第二天開(kāi)始工作時(shí) ，你將節(jié)省不少時(shí)間 。 3．獎(jiǎng)勵(lì)自己的有效使用工作時(shí)間。 4．不必太追求完美 如果你已完成當(dāng)天任務(wù)的 90%，你就算成功了。 5．將你的計(jì)劃放在一個(gè)易于取放的地方 把你要完成的目標(biāo)粘貼到你隨時(shí)可以看見(jiàn)的地方 。 視線(xiàn)之內(nèi)應(yīng)該永遠(yuǎn)有一幅掛歷或臺(tái)歷打開(kāi)著置于你的桌面之上 。 不時(shí)用它檢查你一天的工作是否達(dá)到了目標(biāo) 。 三、控制浪費(fèi)時(shí)間因素的技巧 1．給約會(huì)限定時(shí)間以保證你自己能在既定的會(huì)面時(shí)間內(nèi)集中精力。 2．合并同類(lèi)項(xiàng)： 盡可能將相似的任務(wù)進(jìn)行綜合與合并 。 3．把諸如回電話(huà)、收發(fā) EMAIL、約會(huì)、案頭工作等相似的活動(dòng)集中到一個(gè)時(shí)間段處理。 例如 ， 將所有的電話(huà)安排在每天計(jì)劃好的某個(gè)時(shí)間一起打；在一上班 、 午休后 、 下班前各留 15分鐘處理 EMAIL， 余時(shí)不看 。 4．利用意料之外的空閑時(shí)間 下列多種因素會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)意料之外的空閑時(shí)間：旅行延遲 、 會(huì)議取消 、約會(huì)延遲 。 這些時(shí)間經(jīng)常會(huì)被浪費(fèi)掉 。 要養(yǎng)成利用這些空余時(shí)間處理事務(wù)的習(xí)慣 。 利用空閑時(shí)間的建議 5分鐘 10分鐘 30分鐘 安排一個(gè)約會(huì) 打一個(gè)簡(jiǎn)短的電話(huà) 瀏覽刊物 、 雜志和 寫(xiě)張便條 為某次會(huì)議準(zhǔn)備議題 安排你的每周計(jì)劃 更新代辦單 閱讀并回復(fù)電子郵件 撰寫(xiě)一份報(bào)告提綱 安排即將來(lái)臨的旅行 填寫(xiě)一份開(kāi)支報(bào)告 5．利用授權(quán) 授權(quán)能夠讓你在你所擁有的時(shí)間內(nèi)擴(kuò)大你能夠完成的工作范圍 。 仔細(xì)檢查你希望授權(quán)出去的工作 ， 并為此挑選適合的人員 。如果你沒(méi)有直接下屬 ， 你也許可以將此項(xiàng)工作與某位同事進(jìn)行交換 。 你在授權(quán)工作時(shí)務(wù)必要講清楚你的預(yù)期結(jié)果和參與程度 。要給予授權(quán)對(duì)象完成任務(wù)所需要的權(quán)限 。 6．文件處理原則 努力做到每次只處理一份文件 ， 一份文件只處理一次 ， 處理完的文件即時(shí)或歸檔 、 或傳遞 ， 或扔掉 。 7．消除無(wú)效
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