xxxx煤炭建設(shè)項(xiàng)目文件收集整理辦法(編輯修改稿)
2025-01-20 10:50 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 檔職責(zé)分工也要明確。每份文件的流轉(zhuǎn)過程，必須是可控的，在每個(gè)環(huán)節(jié)上，必須有明確的責(zé)任人。 （三）收集歸檔過程控制要到位 ? 做到文件材料的形成與工程進(jìn)展同步 ? 注意平時(shí)積累和保管 ? 開展預(yù)立卷 ? 嚴(yán)格過程控制 ? 影響過程控制的因素 做到文件材料的形成與工程進(jìn)展同步 –施工單位隨時(shí)記錄，及時(shí)報(bào)審； –監(jiān)理要按規(guī)定程序?qū)徟? –業(yè)主、設(shè)計(jì)單位要及時(shí)答復(fù)。 注意文件平時(shí)的積累和保管 –要確定專人 –配置專用的庫(kù)房、裝具 –平時(shí)收發(fā)文件都要有登記 開展預(yù)立卷 預(yù)立卷工作 是項(xiàng)目文件材料隨時(shí)收集積累最有效的形式。立卷人員，隨時(shí)將辦理完畢的文件材料按照所編的組卷?xiàng)l款，歸入相應(yīng)的卷盒（袋）或卷夾 明確預(yù)立卷的部門及人員 。 工程項(xiàng)目在實(shí)施之前，就應(yīng)由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人指定專人或兼管人員負(fù)責(zé)本范圍內(nèi)文件材料進(jìn)行收集、積累、做好平時(shí)立卷工作。待項(xiàng)目告一段落或結(jié)束后，在檔案部門或檔案人員的指導(dǎo)下，調(diào)整立卷后歸檔。 嚴(yán)格過程控制 ? 建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理要采取有效的控制措施： – 健全制度 – 宣傳教育 – 督促檢查 – 行政處分 – 經(jīng)濟(jì)懲罰 影響過程控制的因素 –借口 –缺乏責(zé)任心 –能力不足 –制度不完善 –忽略過程控制 –缺乏監(jiān)督 五、文件材料的整理 五、文件材料的整理 ?整理就是分類的過程！ ? （一）文件整理的目的 ? （二）文件形成單位負(fù)責(zé)整理 ? （三）文件材料的整理 （一）整理整理的目的 ?存放有序 ?底數(shù)清楚 ?利用方便 （二）文件形成單位負(fù)責(zé)整理 ? 誰(shuí)形成誰(shuí)負(fù)責(zé) （三）文件材料的整理 ?案卷組織 ?案卷和案卷內(nèi)科技文件排列 ?案卷編目 ?案卷裝訂 ?聲像材料整理 案卷組織 ?組卷原則 ?組卷要求 ?組卷準(zhǔn)備 ?組卷方法 ?組卷應(yīng)注意的幾個(gè)問題 組卷原則 –遵循科技文件的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)科技文件的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)，便于檔案的保管和利用。 ? 反映項(xiàng)目及其管理活動(dòng)的真實(shí)情況 ? 卷內(nèi)文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確 ? 卷內(nèi)文件材料的載體和書寫材料要符合耐久性要求 ? 卷內(nèi)文件有一個(gè)相對(duì)數(shù)量界限 ? 卷內(nèi)文件不得重份 組卷要求 組卷準(zhǔn)備 ? 正確判斷項(xiàng)目文件 （記載和反應(yīng)項(xiàng)目活動(dòng)的、各種類型的文件） —項(xiàng)目文件與行政文件的區(qū)分 ? 明確整理范圍 （根據(jù)職責(zé)范圍、合同約定、歸檔范圍的要求確定） ? 按照歸檔范圍全部收集并進(jìn)行了預(yù)立卷 ? 確定整理方法 項(xiàng)目文件與行政文件的區(qū)分： ? 項(xiàng)目文件 是在工程建設(shè)活動(dòng)中產(chǎn)生、全面記錄和反映工程立項(xiàng)審批、工程準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)施工及竣工驗(yàn)收各基本建設(shè)程序的工作內(nèi)容、對(duì)建成后的工程管理、維護(hù)及改擴(kuò)建具有重要查考價(jià)值的各種不同載體形式文件的總稱。 ? 行政文件 是指在工程建設(shè)過程中反映各參建單位在日程行政和黨務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件，這些文件按文書檔案整理要求進(jìn)行整理，不需要向建設(shè)單位及運(yùn)營(yíng)管理單位移交。 組卷步驟與方法 ? 組卷 就是分類的過程，就是將建設(shè)項(xiàng)目文件不斷分類組合的過程。 ? 組卷的步驟 : 第一步 按時(shí)間（階段）分類 。 第二步 不同階段采用不同的分類方法組卷。 ? 組卷通常采用的方法： 按結(jié)構(gòu)、程序、專業(yè)、子項(xiàng)、區(qū)域、問題、時(shí)間、作者、名稱組卷。 第一步 按時(shí)間（階段）分類 ? 準(zhǔn) 備階段類， ? 項(xiàng)目施工階段類， ? 項(xiàng)目試運(yùn)行階段類， ? 項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段類。 第二步 不同階段采用不同的分類方法 準(zhǔn)備階段類再按問題分類組卷 項(xiàng)目施工階段類 ： (施工文件、監(jiān)理文件 ),再按項(xiàng)目劃分分類組卷 ——依據(jù)工程劃分整理 項(xiàng)目試運(yùn)行階段類再按問題分類組卷 項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段類再按專業(yè)或問題分類組卷。 ? 組卷應(yīng)注意的幾個(gè)問題 依據(jù)工程劃分整理： ? (1)分清工程內(nèi)容 —依據(jù)單項(xiàng)、單位、分部、分項(xiàng)工程劃分標(biāo)準(zhǔn)作為施工階段文件分類組卷的依據(jù)。 ? (2)同一單項(xiàng)工程先分清單位工程；同一單位工程再進(jìn)一步分清分部工程；同一分部工程再進(jìn)一步分清分項(xiàng)工程；同一分項(xiàng)工程中再按不同工序
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