檔案整理規(guī)則-文件收集(編輯修改稿)
2024-10-28 17:27 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 。 （17）本單位領導班子及成員的述職報告。 （18）政府采購過程中所形成的報告、標書、合同等。 ? ①用戶申請報告、項目要求、設計方案等反映采購要求的文件； ? ②招標通知、競標登記、競標單位的標書、競標會議議程、專家 名單、專家意見、競標結果，采購合同記載競標和采購合同鑒定 過程的文件材料； ? ③合同變更、設計更改、驗收意見，合同執(zhí)行報告、爭議處理等 記載合同管理執(zhí)行情況的文件材料。,“帳外文件”的收集,（1）收文的正件與附件是否齊全完整。 （2）收文與收文閱辦處理單是否齊全完整。 （3）發(fā)文的發(fā)文處理單、印件、定稿是否齊全完整。 （4）檢查已歸檔的文件簽發(fā)手續(xù)是否齊全，如印件是否蓋有單位印章，定稿與印件是否殘缺不全等，凡手續(xù)不全或缺頁的應補齊。 （5）本機關的請示與上級機關的批復，下級機關的請示與本機關的批復是否齊全完整。 如不完整，可依照下列方法處理。,第二部分 收集文件,對有批復缺請示的處理。 一般講，有批復肯定有請示，如缺請示文件，應認真查詢。一是找承辦請示事項的部門或個人查詢，二是找發(fā)出請示的單位查詢，找出請示后與批復一起歸檔。,第二部分 收集文件,對有請示缺批復的處理。 ①有批復但未歸檔。一是有關申請?zhí)碇霉潭ㄙY產(chǎn)、調拔經(jīng)費的批復文件，一般習慣于由財務部門或業(yè)務部門直接用批復原件去辦理劃拔、添置手續(xù)；辦理完后將批復原件和憑證一起歸入會計檔案，對此，應明確要求其在手續(xù)辦理完畢后將批復原件交文書處理人員歸檔，并提供批復復印件與會計憑證一并歸檔。二是批復文件未經(jīng)正式收文渠道傳遞，而由經(jīng)辦部門或經(jīng)辦人員直接取回后留存。對此應要回原件歸檔。 ②電話批復、口頭批復未形成文字，或未批復，但實際上已辦理，即成事實。此類請示文件在歸檔之前，應由承辦人員在請示文件上級注明辦理的具體情況，并加蓋公章后歸檔。,第二部分 收集文件,③直接在請示原件上批復的，將此份請示直接歸檔即可。 ④一個問題或一件事情，經(jīng)多次請示才予批復的，將批復文件所針對的最后一份請示隨批復一并歸檔，前幾次請示文件可不歸檔。 ⑤未批復也未辦理的請示文件，屬于正在辦理過程中的文件，可暫不歸檔，但必須妥善保管，以備查找。如此類請示文件較多，已沒有批復的可能，可單獨整理。,第二部分 收集文件,content,第一部分 歸檔文件整理工作概述,第二部分 收集文件,第三部分 區(qū)分歸檔范圍,第四部分 保管期限,目 錄,反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料。,其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。,機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料。,本機關需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料。,第三部分 區(qū)分歸檔范圍,? 區(qū)分歸檔范圍，就是將需要歸檔和不需要歸檔的文件材料區(qū)分開來。,需要 歸檔文件材料的范圍,上級機關的文件材料中，普發(fā)性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等。,本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來電、電話記錄，機關內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料。,不需要 歸檔文件材料的范圍,第三部分 區(qū)分歸檔范圍,同級機關的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料。,下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。,第三部分 區(qū)分歸檔范圍,不需要 歸檔文
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