歸檔文件整理流程課件(編輯修改稿)
2025-01-19 17:54 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 ，日期在后的文件排列在 后；或者按文件的重要程度排列，相對重要 的文件放在前面，其它的文件放在后面 。 不同事由內(nèi)的歸檔文件排列： ? 按形成時(shí)間的先后順續(xù)進(jìn)行排列 ? 按事由的重要程度進(jìn)行排列 ? 按事由具有的共同屬性分別集中排列 ? 《規(guī)則》強(qiáng)調(diào)指出，“會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列”。這里的“成套性”是指某些事由形成的文件彼此間聯(lián)系比較松散，但這些事由間則有著較密切的聯(lián)系。例如一次會(huì)議往往包括許多事由，它們形成的文件在時(shí)間上可能跨度很大，但表現(xiàn)出較強(qiáng)的系統(tǒng)性，利用時(shí)需要相互參照、查證，集中排列更方便檢索。統(tǒng)計(jì)報(bào)表、內(nèi)部刊物等在形式上較為特殊，成套利用的情況也較普遍，因此也宜于集中排列。 第四步：歸檔文件編號 ? 件號 ? 室編件號： ? 歸檔文件在分類方案的最低一級類目內(nèi)的排列順序號 ? 在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件的排列順序從“ 1”開始標(biāo)注 ? 館編件號（ 進(jìn)檔案館后由檔案館統(tǒng)一編制） 編號項(xiàng)目 ? 必備項(xiàng)目 ： ? 全宗號：檔案館對其接收范圍內(nèi)各立檔單位所編制的代號 ? 年度：歸檔文件形成年度。采用公元紀(jì)年，以 4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如 2023 ? 保管期限：分為永久、 30年、 10年 ? 件號：室編件號 ? 選擇項(xiàng)目： 機(jī)構(gòu)（問題） ? 各單位檔案部門可設(shè)置其他一些選擇項(xiàng)目 蓋章 ? 歸檔章的項(xiàng)目： ? 全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、室編件號、館編件號 ? 歸檔章格式 ? 長 45mm,寬 16mm，等分成 6小塊 ? 帶 *號為可選項(xiàng) （全宗號） （年度） （室編件號） *（機(jī)構(gòu)或問題） （保管期限） （館編件號） 28 315 22 2023 16 辦公室 30年 實(shí)際填寫為： 蓋章位置： 首頁上端空白處，不要蓋在文字上 第五步：歸檔文件的編目 ? 依據(jù)分類方案和室編件號編制歸檔文件目錄 ? 歸檔文件目錄的項(xiàng)目 ? 件號 ：檔案室填寫室編件號 ? 責(zé)任者 ：填寫全稱或通用簡稱，如：拜城縣檔案局 ? 如文件未注明責(zé)任者，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容、形式等特征加以考證并填寫 ? 文號： 即發(fā)文的字號，一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號組成，如：拜檔發(fā) [2023]24號 題 名 ： ? 即文件標(biāo)題。是重要的檢索途徑。完整的題名由責(zé)任者、問題、文種 3部分組成，如：國家檔案局關(guān)于加強(qiáng)檔案安全保管的通知 ? 正題名能夠反映文件內(nèi)容時(shí)，副題名一般不錄。并列題名，需要時(shí)可一并抄錄。文件的附件，如需要可在正件題名后抄錄附件題名，外加“（ ）”，如：關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)我縣精神文明建設(shè)的決定（附：市民公約） ? 題名應(yīng)全面揭示文件內(nèi)容，如不能，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充，并在新加內(nèi)容外加“ [ ]”，如：拜城縣檔案局通報(bào)，重新擬寫為：拜城縣檔案局 [關(guān)于
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