【文章內(nèi)容簡介】 如不是，按照前一項新品目的規(guī)定處理。 ② Source List管理 Source List的期間設定與合同相同。 3) 生成P/O ① 確認執(zhí)行審議書上記錄的P/R號碼，并利用其生成P/O。 ② P/O必須與合同審議書上記錄的內(nèi)容和條件相一致， 如果在生成P/O前，發(fā)生了變動事項，必須在修改合同審議書并再次獲得批準后 再以此為依據(jù)生成P/O. 但，如果價格發(fā)生變動，必須根據(jù)申請部門的要求，對P/R進行變更后， 依據(jù)變更后的P/R生成P/O. ③ 在P/O Sheet上得標明以下文字,實物必須與Invoice一起發(fā)送，在Invoice上必須標明 產(chǎn)品P/O號碼、P/O Item號碼、器材編碼、Description、數(shù)量. ④ 為了使用以入庫基準為根據(jù)的ERS處理I/V(生成憑單)，在P/O中需選擇GRBased I/V, ERS, GR功能。但，即使是采用分件生成憑單的法人也得采用以入庫為基準的貨款支付規(guī)定，因此得選擇GRBased I/V功能。4) 發(fā)送P/O① 向企業(yè)發(fā)送將已獲得審批者批準的P/O Sheet打印并獲得管理者簽字后，將其發(fā)送給企業(yè)。② 向倉庫管理者發(fā)送將已獲得批準的P/O Sheet復印件2份在當日內(nèi)發(fā)送給倉庫負責人，在入庫時作確認用。. 采購部門審批者應進行以下工作。1) 批準P/O確認是否與合同審議書內(nèi)容一致后予以批準。. 倉庫管理負責人負責以下內(nèi)容。1) 在接到的2份P/O Sheet上蓋上印有“企業(yè)負責人、倉庫負責人、采購負責人、采購部門管理者”確認欄的圖章后另做保管，以備入庫時確認用。2) 將接到的P/O Sheet的內(nèi)容登記在倉庫管理臺帳上。. 文件保管期限P/O須保管5年。第12條 (入庫及出庫(器材管理))1. 入庫(G/R). 倉庫負責人應進行以下工作。1) 負責所有MRO的接收工作2) 在從企業(yè)接收實物時，將一起接收的發(fā)貨清單與P/O內(nèi)容進行比較，確認是否有問題。3) 如果沒有問題，企業(yè)負責人及倉庫負責人在接收的2張P/O Sheet上寫上接收日期并簽名。4) 在SAP R/3中以P/O號碼為基準，對所接收的數(shù)量做入庫處理。此時將系統(tǒng)生成的Material Document號碼登記在倉庫管理臺帳上。5) 將貨物按產(chǎn)品分類分別放在事前指定的位置，以便查找。6) 通過Single及電話通知采購申請負責人貨物已到，讓其馬上來收領。7) 將接收的發(fā)貨清單與企業(yè)負責人、倉庫負責人已確認過的1張P/O Sheet在第二天早上9點之前交給采購負責人。. 采購負責人應進行以下工作。1) 按發(fā)行的P/O的交貨期，確認貨物入庫狀態(tài)，避免發(fā)生交貨延遲。2) 以從倉庫負責人處接收的發(fā)貨清單和簽過字的P/O Sheet為根據(jù)，確認系統(tǒng)是否已做G/R處理。確認發(fā)貨清單上的交貨日期與入庫處理日期，避免發(fā)生入庫遲延。3) 簽過字的P/O Sheet和發(fā)貨清單將作為核查和支付貨款的憑證，所以應另加保管。但在生成個別憑單時，將其交給當日I/V主管部門――財會部門。4) 每周六以倉庫管理臺帳和SAP R/3的G/R清單、庫存數(shù)據(jù)為依據(jù)實施實物核查作業(yè)。. 文件保管期限 與入庫相關的文件及倉庫管理臺帳須保管5年。2. 出庫(G/I). 采購申請負責人應進行以下工作。1) 接收貨物① 如為一般消耗品和S/P，在得到倉庫負責人入庫結(jié)束的通知后馬上接收貨物。此時，申請負責人在倉庫管理臺帳上簽字后，由倉庫負責人在申請部門管理臺帳上簽字。② 如為定期消耗品，針對所需數(shù)量填寫“定期消耗品申請書”，獲得審批者批準后，在申請部門管理臺帳上登記后，將“定期消耗品申請書”復印件交給倉庫負責人，收領貨物。此時，申請負責人在倉庫管理臺帳上簽字后，由倉庫負責人在申請部門管理臺帳上簽字。2) 貨物管理對于收領的貨物，在部門內(nèi)指定地點保管、使用，使用時對日期、數(shù)量及使用者進行登記、管理。. 倉庫負責人應進行以下工作。1) 轉(zhuǎn)交貨物① 如為一般消耗品和S/P，在轉(zhuǎn)交貨物時，讓申請負責人在倉庫管理臺帳上簽字，倉庫負責人則在申請部門管理臺帳上簽字。但，實物轉(zhuǎn)交數(shù)量要與P/R申請數(shù)量一致。② 如為定期消耗品，必須接收“定期消耗品申請書”并以其為依據(jù)轉(zhuǎn)交貨物，“定期消耗品申請書”另行保管。此時，申請負責人在倉庫管理臺帳上簽字，倉庫負責人則在申請部門管理臺帳上簽字。③ 實物必須以先入先出原則管理。2) 出庫管理 如為定期消耗品，在轉(zhuǎn)交貨物后馬上在系統(tǒng)中做出庫處理，其內(nèi)容必須與倉庫管理臺帳的內(nèi)容相一致。. 采購負責人應進行以下工作。1) 如為定期消耗品，確認每日的庫存情況，不發(fā)生庫存低于規(guī)定數(shù)量的現(xiàn)象。2) 每周六以倉庫管理臺帳和SAP R/3的G/I清單、庫存數(shù)據(jù)為依據(jù)實施實物核查作業(yè)。. 文件保管期限 與出庫相關的文件須保管5年。3. 器材管理. 倉庫庫存管理采購負責人和倉庫負責人每周六須以以下內(nèi)容為依據(jù)核查倉庫庫存，如有出入，分析發(fā)生出入的原因，向采購部門管理者報告。* 相關記錄1) 發(fā)送給倉庫的P/O Sheet、有入庫簽名的P/O Sheet2) 系統(tǒng)入、出庫現(xiàn)況3) 定期消耗品申請書4) 倉庫管理臺帳5) 申請部門管理臺帳. 工程庫存管理采購負責人和現(xiàn)場負責人每周六須以以下內(nèi)容為依據(jù)核查倉庫庫存，如有出入，分析發(fā)生出入的原因，向相關部門管理者報告。* 相關記錄1) 申請部門管理臺帳2) 各部門使用日記3) 倉庫管理臺帳第13條 (生成憑單和支付貨款)1. 生成憑單. 采購負責人應進行以下工作。1) 生成憑單(A/P)根據(jù)各法人的貨款支付規(guī)定，在規(guī)定日期以系統(tǒng)入庫現(xiàn)況為基準，使用ERS生成憑單并打印，附上憑證報批。但，采用分件個別生成憑單的法人，在生成憑單前要先確認以下憑證，以在接收Invoice的當天支付為原則。* 憑證① 合同審議書復印件② 有入庫簽名的P/O Sheet③ Invoice. 采購部門審批者應進行以下工作。1) 確認是否有入庫疏漏先確認SAP R/3 G/R清單，檢查是否有入庫或I/V疏漏。2) 憑單批準① 確認打印出來的憑單和附上的憑證是否有問題。② 獲得批準的憑證應馬上交給財會負責人。1) 解除A/P憑單的Block確認從采購部門接收的憑單后，在SAP R/3中將該憑單的Block解除。2) 報批結(jié)算將標有Block已被解除的確認用清單打印出來，附上憑單向財會部門審批者報批。. 財會部門審批者應進行以下工作。確認報批憑單的附件和A/P Block解除是否有問題后予以批準。. 文件報告期限憑單與憑證等附件須保管5年。2. 貨款支付. 財會負責人應進行以下工作。1) 支付貨款根據(jù)針對