【文章內(nèi)容簡介】 如不是，按照前一項(xiàng)新品目的規(guī)定處理。 ② Source List管理 Source List的期間設(shè)定與合同相同。 3) 生成P/O ① 確認(rèn)執(zhí)行審議書上記錄的P/R號碼，并利用其生成P/O。 ② P/O必須與合同審議書上記錄的內(nèi)容和條件相一致， 如果在生成P/O前，發(fā)生了變動事項(xiàng)，必須在修改合同審議書并再次獲得批準(zhǔn)后 再以此為依據(jù)生成P/O. 但，如果價(jià)格發(fā)生變動，必須根據(jù)申請部門的要求，對P/R進(jìn)行變更后， 依據(jù)變更后的P/R生成P/O. ③ 在P/O Sheet上得標(biāo)明以下文字,實(shí)物必須與Invoice一起發(fā)送，在Invoice上必須標(biāo)明 產(chǎn)品P/O號碼、P/O Item號碼、器材編碼、Description、數(shù)量. ④ 為了使用以入庫基準(zhǔn)為根據(jù)的ERS處理I/V(生成憑單)，在P/O中需選擇GRBased I/V, ERS, GR功能。但，即使是采用分件生成憑單的法人也得采用以入庫為基準(zhǔn)的貨款支付規(guī)定，因此得選擇GRBased I/V功能。4) 發(fā)送P/O① 向企業(yè)發(fā)送將已獲得審批者批準(zhǔn)的P/O Sheet打印并獲得管理者簽字后，將其發(fā)送給企業(yè)。② 向倉庫管理者發(fā)送將已獲得批準(zhǔn)的P/O Sheet復(fù)印件2份在當(dāng)日內(nèi)發(fā)送給倉庫負(fù)責(zé)人，在入庫時(shí)作確認(rèn)用。. 采購部門審批者應(yīng)進(jìn)行以下工作。1) 批準(zhǔn)P/O確認(rèn)是否與合同審議書內(nèi)容一致后予以批準(zhǔn)。. 倉庫管理負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)以下內(nèi)容。1) 在接到的2份P/O Sheet上蓋上印有“企業(yè)負(fù)責(zé)人、倉庫負(fù)責(zé)人、采購負(fù)責(zé)人、采購部門管理者”確認(rèn)欄的圖章后另做保管，以備入庫時(shí)確認(rèn)用。2) 將接到的P/O Sheet的內(nèi)容登記在倉庫管理臺帳上。. 文件保管期限P/O須保管5年。第12條 (入庫及出庫(器材管理))1. 入庫(G/R). 倉庫負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。1) 負(fù)責(zé)所有MRO的接收工作2) 在從企業(yè)接收實(shí)物時(shí)，將一起接收的發(fā)貨清單與P/O內(nèi)容進(jìn)行比較，確認(rèn)是否有問題。3) 如果沒有問題，企業(yè)負(fù)責(zé)人及倉庫負(fù)責(zé)人在接收的2張P/O Sheet上寫上接收日期并簽名。4) 在SAP R/3中以P/O號碼為基準(zhǔn)，對所接收的數(shù)量做入庫處理。此時(shí)將系統(tǒng)生成的Material Document號碼登記在倉庫管理臺帳上。5) 將貨物按產(chǎn)品分類分別放在事前指定的位置，以便查找。6) 通過Single及電話通知采購申請負(fù)責(zé)人貨物已到，讓其馬上來收領(lǐng)。7) 將接收的發(fā)貨清單與企業(yè)負(fù)責(zé)人、倉庫負(fù)責(zé)人已確認(rèn)過的1張P/O Sheet在第二天早上9點(diǎn)之前交給采購負(fù)責(zé)人。. 采購負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。1) 按發(fā)行的P/O的交貨期，確認(rèn)貨物入庫狀態(tài)，避免發(fā)生交貨延遲。2) 以從倉庫負(fù)責(zé)人處接收的發(fā)貨清單和簽過字的P/O Sheet為根據(jù)，確認(rèn)系統(tǒng)是否已做G/R處理。確認(rèn)發(fā)貨清單上的交貨日期與入庫處理日期，避免發(fā)生入庫遲延。3) 簽過字的P/O Sheet和發(fā)貨清單將作為核查和支付貨款的憑證，所以應(yīng)另加保管。但在生成個(gè)別憑單時(shí)，將其交給當(dāng)日I/V主管部門――財(cái)會部門。4) 每周六以倉庫管理臺帳和SAP R/3的G/R清單、庫存數(shù)據(jù)為依據(jù)實(shí)施實(shí)物核查作業(yè)。. 文件保管期限 與入庫相關(guān)的文件及倉庫管理臺帳須保管5年。2. 出庫(G/I). 采購申請負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。1) 接收貨物① 如為一般消耗品和S/P，在得到倉庫負(fù)責(zé)人入庫結(jié)束的通知后馬上接收貨物。此時(shí)，申請負(fù)責(zé)人在倉庫管理臺帳上簽字后，由倉庫負(fù)責(zé)人在申請部門管理臺帳上簽字。② 如為定期消耗品，針對所需數(shù)量填寫“定期消耗品申請書”，獲得審批者批準(zhǔn)后，在申請部門管理臺帳上登記后，將“定期消耗品申請書”復(fù)印件交給倉庫負(fù)責(zé)人，收領(lǐng)貨物。此時(shí)，申請負(fù)責(zé)人在倉庫管理臺帳上簽字后，由倉庫負(fù)責(zé)人在申請部門管理臺帳上簽字。2) 貨物管理對于收領(lǐng)的貨物，在部門內(nèi)指定地點(diǎn)保管、使用，使用時(shí)對日期、數(shù)量及使用者進(jìn)行登記、管理。. 倉庫負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。1) 轉(zhuǎn)交貨物① 如為一般消耗品和S/P，在轉(zhuǎn)交貨物時(shí)，讓申請負(fù)責(zé)人在倉庫管理臺帳上簽字，倉庫負(fù)責(zé)人則在申請部門管理臺帳上簽字。但，實(shí)物轉(zhuǎn)交數(shù)量要與P/R申請數(shù)量一致。② 如為定期消耗品，必須接收“定期消耗品申請書”并以其為依據(jù)轉(zhuǎn)交貨物，“定期消耗品申請書”另行保管。此時(shí)，申請負(fù)責(zé)人在倉庫管理臺帳上簽字，倉庫負(fù)責(zé)人則在申請部門管理臺帳上簽字。③ 實(shí)物必須以先入先出原則管理。2) 出庫管理 如為定期消耗品，在轉(zhuǎn)交貨物后馬上在系統(tǒng)中做出庫處理，其內(nèi)容必須與倉庫管理臺帳的內(nèi)容相一致。. 采購負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。1) 如為定期消耗品，確認(rèn)每日的庫存情況，不發(fā)生庫存低于規(guī)定數(shù)量的現(xiàn)象。2) 每周六以倉庫管理臺帳和SAP R/3的G/I清單、庫存數(shù)據(jù)為依據(jù)實(shí)施實(shí)物核查作業(yè)。. 文件保管期限 與出庫相關(guān)的文件須保管5年。3. 器材管理. 倉庫庫存管理采購負(fù)責(zé)人和倉庫負(fù)責(zé)人每周六須以以下內(nèi)容為依據(jù)核查倉庫庫存，如有出入，分析發(fā)生出入的原因，向采購部門管理者報(bào)告。* 相關(guān)記錄1) 發(fā)送給倉庫的P/O Sheet、有入庫簽名的P/O Sheet2) 系統(tǒng)入、出庫現(xiàn)況3) 定期消耗品申請書4) 倉庫管理臺帳5) 申請部門管理臺帳. 工程庫存管理采購負(fù)責(zé)人和現(xiàn)場負(fù)責(zé)人每周六須以以下內(nèi)容為依據(jù)核查倉庫庫存，如有出入，分析發(fā)生出入的原因，向相關(guān)部門管理者報(bào)告。* 相關(guān)記錄1) 申請部門管理臺帳2) 各部門使用日記3) 倉庫管理臺帳第13條 (生成憑單和支付貨款)1. 生成憑單. 采購負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。1) 生成憑單(A/P)根據(jù)各法人的貨款支付規(guī)定，在規(guī)定日期以系統(tǒng)入庫現(xiàn)況為基準(zhǔn)，使用ERS生成憑單并打印，附上憑證報(bào)批。但，采用分件個(gè)別生成憑單的法人，在生成憑單前要先確認(rèn)以下憑證，以在接收Invoice的當(dāng)天支付為原則。* 憑證① 合同審議書復(fù)印件② 有入庫簽名的P/O Sheet③ Invoice. 采購部門審批者應(yīng)進(jìn)行以下工作。1) 確認(rèn)是否有入庫疏漏先確認(rèn)SAP R/3 G/R清單，檢查是否有入庫或I/V疏漏。2) 憑單批準(zhǔn)① 確認(rèn)打印出來的憑單和附上的憑證是否有問題。② 獲得批準(zhǔn)的憑證應(yīng)馬上交給財(cái)會負(fù)責(zé)人。1) 解除A/P憑單的Block確認(rèn)從采購部門接收的憑單后，在SAP R/3中將該憑單的Block解除。2) 報(bào)批結(jié)算將標(biāo)有Block已被解除的確認(rèn)用清單打印出來，附上憑單向財(cái)會部門審批者報(bào)批。. 財(cái)會部門審批者應(yīng)進(jìn)行以下工作。確認(rèn)報(bào)批憑單的附件和A/P Block解除是否有問題后予以批準(zhǔn)。. 文件報(bào)告期限憑單與憑證等附件須保管5年。2. 貨款支付. 財(cái)會負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行以下工作。1) 支付貨款根據(jù)針對