【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 、會(huì)議記錄，都是公司檔案的一種，所以檔案可作為法令的依據(jù)。(3) 可作為了解機(jī)關(guān)或公司歷史的參考：介紹一個(gè)機(jī)關(guān)或公司的概況，必須要敘述其沿革，以見(jiàn)其發(fā)展的軌跡與成就，而要真切地了解其沿革，唯有參考其檔案，以獲得正確的資料。(3) 可作為研究時(shí)的參考：一個(gè)機(jī)關(guān)或公司的檔案，是研究時(shí)最直接最正確的原始資料，撰寫(xiě)公司有關(guān)的學(xué)術(shù)報(bào)告或業(yè)務(wù)報(bào)告，必須要運(yùn)用檔案。此外，一外機(jī)關(guān)或公司的檔案，其中必定有些秘密性，如果檔案的管理妥善完美，就通達(dá)到保密的功用，否則管理失當(dāng)，甚至發(fā)生丟失檔等事情，因而泄漏了公司的秘密，使公司的業(yè)務(wù)遭遇到重大的障礙或損害。二、 如何為上司與自己管理時(shí)間 如何提高效率(1) 例行性工作與執(zhí)行性工作處理程序如何計(jì)劃優(yōu)先順序Follow up System的建立(2) 拆閱信件的程序(3) 向上屬報(bào)告的方法(4) 交件呈送上屬的方法(5) 如何善用他人的時(shí)間(6) 一心二用(7) PERT（工作進(jìn)度評(píng)估術(shù)）(8) 能提高工作效率的辦公室文具 一些建議(1) 每日列出“應(yīng)做事項(xiàng)”及排列優(yōu)先順序。(2) 每星期做全周工作計(jì)劃(3) 設(shè)定預(yù)計(jì)工作完成時(shí)間(4) 在工作空檔，計(jì)劃全日尚未過(guò)完時(shí)間（彈性）(5) 如發(fā)現(xiàn)自己在拖延，問(wèn)自己逃避何事，將大計(jì)劃分?jǐn)?shù)個(gè)小工作，個(gè)個(gè)擊破。(6) 減少無(wú)生產(chǎn)力的活動(dòng)，如閑聊等(7) 保持座位整齊、有秩序(8) 每件物品及文件均有定位，可立即找到使用(9) 學(xué)習(xí)拒絕的技巧(10) 保持每日最有生產(chǎn)力的時(shí)間作有創(chuàng)意性的工作(11) 詢問(wèn)專家意見(jiàn)以減少時(shí)間的消耗 基本思考過(guò)程 你如何處理下列文件(1) 顧客寄來(lái)的一封欲訂購(gòu)產(chǎn)品的信件(2) 下周三公司經(jīng)理會(huì)議通知(3) 一本公司訂閱的雜志，內(nèi)有兩篇文章，你想詳細(xì)閱讀，但目前沒(méi)空讀(4) 購(gòu)買(mǎi)文具后所取得之發(fā)票(5) 某研究機(jī)構(gòu)寄來(lái)有關(guān)人事方面之問(wèn)卷表(6) 上司交下一份下月份開(kāi)會(huì)有關(guān)之資料(7) 一封要立即回復(fù)的信，但你有更急的事要行辦(8) 收到新書(shū)出版廣告，你想訂購(gòu)幾本，但目前尚無(wú)法決定(9) 一張結(jié)婚喜帖（下星期六宴客）(10) 外貿(mào)協(xié)會(huì)寄來(lái)之調(diào)查表，你必須從其他幾個(gè)部門(mén)獲取足夠資料，才能填寫(xiě)三、 會(huì)議管理技巧每一位秘書(shū)/助理人員都能成為安排會(huì)議與活動(dòng)的專家。了解會(huì)議/活動(dòng)的宗旨與目的設(shè)計(jì)流程（控制人、事、時(shí)、地、物）執(zhí)行與協(xié)調(diào)檢討與跟催 會(huì)議（活動(dòng)）的種類(1) 以性質(zhì)分定期/不定期、例行會(huì)議、公司內(nèi)部會(huì)議、經(jīng)銷(xiāo)商會(huì)議、會(huì)員會(huì)議(2) 以功能分解決問(wèn)題/討論會(huì)、教育訓(xùn)練、準(zhǔn)備資訊、收集資訊、動(dòng)腦會(huì)議、溝通感情(3) 以人數(shù)分5人—10人 小型會(huì)議50人—100人 中型會(huì)議100人—500人 大型會(huì)議500人以上 超大型會(huì)議(4) 以地域分（開(kāi)會(huì)的地點(diǎn)）公司內(nèi)召開(kāi)在國(guó)內(nèi)召開(kāi)在外國(guó)召開(kāi)時(shí)間進(jìn)度表/職責(zé)分配表（范例）會(huì)議/活動(dòng)名稱：會(huì)議/活動(dòng)性質(zhì)：200人國(guó)際性科技研討會(huì)（國(guó)外100人，國(guó)內(nèi)100人）開(kāi)會(huì)/活動(dòng)日期：1994年11月15日19日2月底以前：成立籌備委員會(huì)及秘書(shū)處設(shè)定主題邀請(qǐng)VIP講者宣傳、工作開(kāi)始─海報(bào)─通告經(jīng)費(fèi)籌募開(kāi)始接洽飯店/餐飲/交通勘察場(chǎng)地3月6月：宣傳工作經(jīng)費(fèi)籌募/制定預(yù)算發(fā)出海報(bào)/通告接受報(bào)名確定參與VIP論文審核決定初步議程與協(xié)力廠商簽約設(shè)定翻譯者/節(jié)目主持人7月10月宣傳工作經(jīng)費(fèi)/預(yù)算控制制作最后確定議程/節(jié)目繼續(xù)接受報(bào)名制作論文搞要集決定場(chǎng)地布置細(xì)節(jié)與視聽(tīng)設(shè)備需求制作現(xiàn)場(chǎng)所需工作檢索明細(xì)與協(xié)力廠商確認(rèn)細(xì)節(jié)確定一切VIP安排11月1日14日確定一切細(xì)節(jié)做好確認(rèn)工夫沙盤(pán)演練會(huì)議后/活動(dòng)后：結(jié)帳會(huì)議記錄/活動(dòng)紀(jì)實(shí)致謝函（VIP）甚至跟催工作（可另擬一明細(xì)）執(zhí)行者學(xué)術(shù)組學(xué)術(shù)組/秘書(shū)處宣傳組財(cái)務(wù)組接待組場(chǎng)地組宣傳組財(cái)務(wù)組宣傳組/秘書(shū)處注冊(cè)組學(xué)術(shù)組學(xué)術(shù)組學(xué)術(shù)組接待組/場(chǎng)地組學(xué)術(shù)組/節(jié)目組宣傳組財(cái)務(wù)組學(xué)術(shù)組/節(jié)目組注冊(cè)組宣傳組/學(xué)術(shù)組場(chǎng)地組秘書(shū)處秘書(shū)處秘書(shū)處籌備委員會(huì)/秘書(shū)處籌備委員會(huì)/秘書(shū)處財(cái)務(wù)組/秘書(shū)處學(xué)術(shù)組/宣傳組宣傳組/秘書(shū)處工作檢索明細(xì)（范例）場(chǎng)地：交通是否方便是否靠近機(jī)場(chǎng)是否有計(jì)程車(chē)/其它交通服務(wù)是否有足夠停車(chē)位附近是否有地方特色是否便于購(gòu)物是否有休閑設(shè)備是否有餐飲服務(wù)是否有郵局是否有銀行安全性可好聲譽(yù)可好（是否合適會(huì)議/活動(dòng)）視聽(tīng)設(shè)備是否理想服務(wù)是否有效率、親切外觀是否合適環(huán)境是否整齊清潔是否有良好的通訊設(shè)備（電話/傳真）是否能提供良好的后勤空間若是會(huì)議，隔間是否合適音效是否合適燈光是否合適會(huì)議名稱（定期會(huì)議）議程 上一次會(huì)議記錄的宣讀、修正、通過(guò) 報(bào)告事項(xiàng)*A *B 討論事項(xiàng)*A案由 可行方案 *B案由 可行方案 *C案由 可行方案 臨時(shí)動(dòng)議休會(huì)年 月 日 時(shí) 時(shí)15min10min10min30min20min15min15min 會(huì)議記錄(1) 會(huì)議名稱(2) 開(kāi)會(huì)/休會(huì) 日期、時(shí)間(3) 與會(huì)人員人數(shù)/名單（主席人名）(4) 報(bào)告/宣布事項(xiàng)(5) 提案/議案討論/內(nèi)容結(jié)論（決議之執(zhí)行、任務(wù)分配）(6) 臨時(shí)動(dòng)議討論內(nèi)容結(jié)論 會(huì)議記錄的用途與意義(1) 記錄(2) 行動(dòng)依據(jù)(3) 內(nèi)部溝通 流程管理(1) 時(shí)間進(jìn)度與職責(zé)分配請(qǐng)把從現(xiàn)在到開(kāi)會(huì)期間（平均）分成三—四個(gè)階段月 日前完成/進(jìn)行工作項(xiàng)目 執(zhí)行人會(huì)議/活動(dòng)后進(jìn)行工作項(xiàng)目 執(zhí)行人(2) 工作檢索明細(xì)會(huì)場(chǎng)用品 請(qǐng)為您的會(huì)議活動(dòng)做一個(gè)議程或節(jié)目表四、 行程安排技巧 行程的安排(1) 事前準(zhǔn)備：了解旅行社的特質(zhì)日期、時(shí)間交通工具、路線住宿安排抵達(dá)目的地行事表出國(guó)證件攜帶用品、資料、公司的信封、信紙、名片各地聯(lián)絡(luò)電話、電報(bào)(2) 出發(fā)當(dāng)日車(chē)輛安排檢查有無(wú)遺漏的東西送行人(3) 出發(fā)后與上司代理人配合來(lái)往信件處理辦公室例行的工作(4) 回來(lái)后出差報(bào)告出差費(fèi)用核報(bào) 為上司做行程的安排(1) 資料的搜集(2) 旅游中必備用品（參考用）CHECK LIST飛機(jī)票（火車(chē)票）旅館訂房確認(rèn)費(fèi)用（旅行支票、信用卡等）旅行支票、信用卡、號(hào)碼明細(xì)費(fèi)用填報(bào)表名片旅游證件辦公室資料/檔案（副本）辦公室文具商業(yè)旅游中拜訪客戶有關(guān)資料閱讀資料其它(3) 即將走前CHECK LIST通知要在你的上司離開(kāi)前必須見(jiàn)他的人弄清楚誰(shuí)是上司的代理人上司離開(kāi)期間會(huì)議/活動(dòng)的安排上司私人信件，事務(wù)的交待請(qǐng)轉(zhuǎn)達(dá)的特殊信件將上司帶走的檔案做一記錄(4) 離開(kāi)期間CHECK LIST回例行的文件/信件無(wú)法先回的文件/信件，先通知對(duì)方已收到文件/信件，等待上司回來(lái)再做答復(fù)電話留言記錄安排上司回來(lái)后的約會(huì)來(lái)往信件分類、記錄(5) 上司回來(lái)后，F(xiàn)ollowup的工作處理上司帶回來(lái)的資料/檔案電話、信件分類交與上司填報(bào)費(fèi)用旅游報(bào)告Follow up信件行李清關(guān)如何成為上司得力助手講義所刊內(nèi)容，非經(jīng)全友管理顧問(wèn)有限公司同意，禁止任意翻印、轉(zhuǎn)載為任何形式如何提升工作效率與效能如何成為上司得力助手一、 如何與上司相處二、 如何與同事相處三、 人際風(fēng)格的類型與運(yùn)用四、 上司需要什么樣的秘書(shū)五、 應(yīng)對(duì)之道實(shí)例解析一、 如何與上司相處 正確的工作心態(tài)上司也是人不要過(guò)分關(guān)切私事如何稱呼上司和上司出外吃飯愉快的性情不要泄露秘密傳播重要訊息互相尊重調(diào)整自己的個(gè)性以配合上司不以自己的私人問(wèn)題影響工作樂(lè)于接受額外的差遣你是替上司工作而非上司替你工作團(tuán)隊(duì)工作忠心你一定要喜歡你的上司 怎樣和上司相處女秘書(shū)如何才能贏得上司的信任和器重上司授權(quán)給女秘書(shū)的范圍，決定于女秘書(shū)本身的能力，女秘書(shū)往往期望上司能給予最大的自由，讓自己獨(dú)立處理各項(xiàng)事務(wù)，然而女秘書(shū)本身的能力素養(yǎng)，是上司考慮的最大因素。根據(jù)事實(shí)顯示，愈受老板器重的女秘書(shū)，所做自己裁決的事愈多。對(duì)你的工作具有信心你要?jiǎng)e人對(duì)你有信心，先要對(duì)自己有信心，要忠實(shí)地衡量自己的能力，充實(shí)女秘書(shū)的各項(xiàng)素養(yǎng)，把你的素養(yǎng)毫不保留地應(yīng)用在工作中。正確的判斷力“前事不忘，后事之師”，要不斷從經(jīng)驗(yàn)中吸取教訓(xùn)，作為判斷力的基礎(chǔ)。具有良好、正確的判斷力，對(duì)你的工作才能勝任愉快。要有勇氣你要毫不畏懼地把工作承接過(guò)來(lái)，一顯身手，發(fā)揮你行政管理方面的才能，面臨新的挑戰(zhàn)不要害怕，你要付出心力，絞盡腦汁，全力以赴。不要對(duì)上司存有害怕或畏懼的心理，男人在辦公室或別的地方，都喜歡看見(jiàn)迷人和儀態(tài)安祥的女人。交給你的工作，應(yīng)立即辦理你的工作要敏捷、迅速，而且做得很好，才能表現(xiàn)你為人處事的能力；如果交給你的工作不立即去做，上司就會(huì)認(rèn)為你怠慢、無(wú)意去做、或甚至于對(duì)你的熱誠(chéng)與工作能力，產(chǎn)生懷疑。私事、公事要分明在辦公室里要專心處理公務(wù)，不要做私人的事，不要把家中未完成的家事，帶到辦公室做，如打毛線等。辦公室中私人的電話令人討厭，要想辦法婉謝。回答清楚，做事明快回答上司的問(wèn)題時(shí)，或和上司一起討論問(wèn)題時(shí)，說(shuō)明要清楚、有條理、有見(jiàn)地，表現(xiàn)出你的口才和學(xué)識(shí)，不要支吾其詞，模棱兩可，令人無(wú)所適從，做事也要明快、干凈利落。依賴心不可太強(qiáng)一般說(shuō)來(lái)，女孩子的依賴心比較重，不敢獨(dú)立處理事務(wù)。當(dāng)起女秘書(shū)之后，凡是你能力上所能解決的業(yè)務(wù)，要自己來(lái)解決來(lái)處理，不要一件小事也要麻煩上司。要注意儀表女秘書(shū)雖然不是瓶花只供欣賞之用，但是女秘書(shū)的儀表相當(dāng)重要的。要不斷地研究、改進(jìn)對(duì)自己負(fù)責(zé)的工作，平時(shí)要不斷研究、改進(jìn)，以便能多向上司提出具體意見(jiàn)。要了解上司的情緒從上司那里得到工作的指示或命令，而盡全力去完成工作，這是理所當(dāng)然的，但是要了解上司的情緒，而不受上司情緒的影響，你的工作態(tài)度始終要一樣的熱忱。不要陽(yáng)奉陰違表面上服從而暗地里卻違反指示、命令或公司的宗旨，這種女秘書(shū)或女職員，不但得不到上司的喜歡，而且會(huì)招致上司的討厭，甚而被開(kāi)革。親切對(duì)同事態(tài)度要親切，不要妄自尊大、趾高氣揚(yáng)。公司里因你的存在而一團(tuán)和氣，氣氛融洽，你自然而然會(huì)得到上司的信任和喜歡。不要一味奉承上司要由衷地尊敬上司，而不唯唯諾諾地奉承上司，必要時(shí)能提出自己的意見(jiàn)，以供上司參考。一位正直英明的上司，是不喜歡事事奉承的女秘書(shū)的。對(duì)上司一味奉承和附和，并不一定能給上司良好的印象，因?yàn)槟闶紫染妥约旱娜烁窠档土耍悴荒苡眠@種卑微的身份，換取上司的重視，不要被上司的地位或權(quán)威所哧倒，以為除了諂媚和馴服之外，什么也不能作。自然我們也不必特意地表示“不在乎”的樣子，對(duì)上司不要卑屈，不要阿諛，要保持自己獨(dú)立的人格。上司在事務(wù)與工作上負(fù)著領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，可能他們?cè)趯W(xué)識(shí)與經(jīng)驗(yàn)上比較優(yōu)越，但是在必要的場(chǎng)合，我們不要害怕與他們有不同的觀點(diǎn)，只要態(tài)度是有禮的、謙恭的、忠實(shí)地說(shuō)出自己的見(jiàn)解，反而能夠比一味奉承諂媚、隨聲附和更得到上司的器重。 處理與上司的關(guān)系他/她的目標(biāo)他/她的壓力他/她的優(yōu)點(diǎn)及弱點(diǎn)他/她喜歡的工作態(tài)度二、 如何與同事相處 維持良好友善的友誼 樂(lè)與助人 不要嫉妒 不要貪小便宜 正確傳達(dá)訊息 不表露自己的好惡 誠(chéng)實(shí) 時(shí)間的安排 謹(jǐn)記自己的身份 對(duì)待同事要公平、公正、客觀三、 人際風(fēng)格的類型與運(yùn)用 人際風(fēng)格指標(biāo)（兩軸由兩種行為層面構(gòu)成，四個(gè)象限代表四個(gè)不同的人際風(fēng)格） 每種人際風(fēng)格的長(zhǎng)處分析型推理力強(qiáng)/一絲不茍嚴(yán)肅/按部就班/謹(jǐn)慎小心駕馭型獨(dú)立/坦率/果決實(shí)際/講求效率平易型態(tài)度合作/支持別人擅于外交/有耐心/忠誠(chéng)表現(xiàn)型外向/熱誠(chéng)/說(shuō)服力喜愛(ài)趣味/率真 行為果斷力與反應(yīng)力行為果斷力的指標(biāo)（本表代表一般傾向，實(shí)際狀況會(huì)因人而異。）果斷力較弱 果斷力較強(qiáng)在圖表中線左方的人傾向于： 在圖表中線右方的人傾向于：□ 動(dòng)作較慢而小心翼翼?！?說(shuō)話較慢、聲音較柔□ 比較畏縮，即使是在提出要求或表達(dá)意見(jiàn)時(shí)也是如此。□ 在表示意見(jiàn)、提出要求和下命令進(jìn)