【文章內容簡介】 、會議記錄，都是公司檔案的一種，所以檔案可作為法令的依據。(3) 可作為了解機關或公司歷史的參考：介紹一個機關或公司的概況，必須要敘述其沿革，以見其發(fā)展的軌跡與成就，而要真切地了解其沿革，唯有參考其檔案，以獲得正確的資料。(3) 可作為研究時的參考：一個機關或公司的檔案，是研究時最直接最正確的原始資料，撰寫公司有關的學術報告或業(yè)務報告，必須要運用檔案。此外，一外機關或公司的檔案，其中必定有些秘密性，如果檔案的管理妥善完美，就通達到保密的功用，否則管理失當，甚至發(fā)生丟失檔等事情，因而泄漏了公司的秘密，使公司的業(yè)務遭遇到重大的障礙或損害。二、 如何為上司與自己管理時間 如何提高效率(1) 例行性工作與執(zhí)行性工作處理程序如何計劃優(yōu)先順序Follow up System的建立(2) 拆閱信件的程序(3) 向上屬報告的方法(4) 交件呈送上屬的方法(5) 如何善用他人的時間(6) 一心二用(7) PERT（工作進度評估術）(8) 能提高工作效率的辦公室文具 一些建議(1) 每日列出“應做事項”及排列優(yōu)先順序。(2) 每星期做全周工作計劃(3) 設定預計工作完成時間(4) 在工作空檔，計劃全日尚未過完時間（彈性）(5) 如發(fā)現自己在拖延，問自己逃避何事，將大計劃分數個小工作，個個擊破。(6) 減少無生產力的活動，如閑聊等(7) 保持座位整齊、有秩序(8) 每件物品及文件均有定位，可立即找到使用(9) 學習拒絕的技巧(10) 保持每日最有生產力的時間作有創(chuàng)意性的工作(11) 詢問專家意見以減少時間的消耗 基本思考過程 你如何處理下列文件(1) 顧客寄來的一封欲訂購產品的信件(2) 下周三公司經理會議通知(3) 一本公司訂閱的雜志，內有兩篇文章，你想詳細閱讀，但目前沒空讀(4) 購買文具后所取得之發(fā)票(5) 某研究機構寄來有關人事方面之問卷表(6) 上司交下一份下月份開會有關之資料(7) 一封要立即回復的信，但你有更急的事要行辦(8) 收到新書出版廣告，你想訂購幾本，但目前尚無法決定(9) 一張結婚喜帖（下星期六宴客）(10) 外貿協(xié)會寄來之調查表，你必須從其他幾個部門獲取足夠資料，才能填寫三、 會議管理技巧每一位秘書/助理人員都能成為安排會議與活動的專家。了解會議/活動的宗旨與目的設計流程（控制人、事、時、地、物）執(zhí)行與協(xié)調檢討與跟催 會議（活動）的種類(1) 以性質分定期/不定期、例行會議、公司內部會議、經銷商會議、會員會議(2) 以功能分解決問題/討論會、教育訓練、準備資訊、收集資訊、動腦會議、溝通感情(3) 以人數分5人—10人 小型會議50人—100人 中型會議100人—500人 大型會議500人以上 超大型會議(4) 以地域分（開會的地點）公司內召開在國內召開在外國召開時間進度表/職責分配表（范例）會議/活動名稱：會議/活動性質：200人國際性科技研討會（國外100人，國內100人）開會/活動日期：1994年11月15日19日2月底以前：成立籌備委員會及秘書處設定主題邀請VIP講者宣傳、工作開始─海報─通告經費籌募開始接洽飯店/餐飲/交通勘察場地3月6月：宣傳工作經費籌募/制定預算發(fā)出海報/通告接受報名確定參與VIP論文審核決定初步議程與協(xié)力廠商簽約設定翻譯者/節(jié)目主持人7月10月宣傳工作經費/預算控制制作最后確定議程/節(jié)目繼續(xù)接受報名制作論文搞要集決定場地布置細節(jié)與視聽設備需求制作現場所需工作檢索明細與協(xié)力廠商確認細節(jié)確定一切VIP安排11月1日14日確定一切細節(jié)做好確認工夫沙盤演練會議后/活動后：結帳會議記錄/活動紀實致謝函（VIP）甚至跟催工作（可另擬一明細）執(zhí)行者學術組學術組/秘書處宣傳組財務組接待組場地組宣傳組財務組宣傳組/秘書處注冊組學術組學術組學術組接待組/場地組學術組/節(jié)目組宣傳組財務組學術組/節(jié)目組注冊組宣傳組/學術組場地組秘書處秘書處秘書處籌備委員會/秘書處籌備委員會/秘書處財務組/秘書處學術組/宣傳組宣傳組/秘書處工作檢索明細（范例）場地：交通是否方便是否靠近機場是否有計程車/其它交通服務是否有足夠停車位附近是否有地方特色是否便于購物是否有休閑設備是否有餐飲服務是否有郵局是否有銀行安全性可好聲譽可好（是否合適會議/活動）視聽設備是否理想服務是否有效率、親切外觀是否合適環(huán)境是否整齊清潔是否有良好的通訊設備（電話/傳真）是否能提供良好的后勤空間若是會議，隔間是否合適音效是否合適燈光是否合適會議名稱（定期會議）議程 上一次會議記錄的宣讀、修正、通過 報告事項*A *B 討論事項*A案由 可行方案 *B案由 可行方案 *C案由 可行方案 臨時動議休會年 月 日 時 時15min10min10min30min20min15min15min 會議記錄(1) 會議名稱(2) 開會/休會 日期、時間(3) 與會人員人數/名單（主席人名）(4) 報告/宣布事項(5) 提案/議案討論/內容結論（決議之執(zhí)行、任務分配）(6) 臨時動議討論內容結論 會議記錄的用途與意義(1) 記錄(2) 行動依據(3) 內部溝通 流程管理(1) 時間進度與職責分配請把從現在到開會期間（平均）分成三—四個階段月 日前完成/進行工作項目 執(zhí)行人會議/活動后進行工作項目 執(zhí)行人(2) 工作檢索明細會場用品 請為您的會議活動做一個議程或節(jié)目表四、 行程安排技巧 行程的安排(1) 事前準備：了解旅行社的特質日期、時間交通工具、路線住宿安排抵達目的地行事表出國證件攜帶用品、資料、公司的信封、信紙、名片各地聯(lián)絡電話、電報(2) 出發(fā)當日車輛安排檢查有無遺漏的東西送行人(3) 出發(fā)后與上司代理人配合來往信件處理辦公室例行的工作(4) 回來后出差報告出差費用核報 為上司做行程的安排(1) 資料的搜集(2) 旅游中必備用品（參考用）CHECK LIST飛機票（火車票）旅館訂房確認費用（旅行支票、信用卡等）旅行支票、信用卡、號碼明細費用填報表名片旅游證件辦公室資料/檔案（副本）辦公室文具商業(yè)旅游中拜訪客戶有關資料閱讀資料其它(3) 即將走前CHECK LIST通知要在你的上司離開前必須見他的人弄清楚誰是上司的代理人上司離開期間會議/活動的安排上司私人信件，事務的交待請轉達的特殊信件將上司帶走的檔案做一記錄(4) 離開期間CHECK LIST回例行的文件/信件無法先回的文件/信件，先通知對方已收到文件/信件，等待上司回來再做答復電話留言記錄安排上司回來后的約會來往信件分類、記錄(5) 上司回來后，Followup的工作處理上司帶回來的資料/檔案電話、信件分類交與上司填報費用旅游報告Follow up信件行李清關如何成為上司得力助手講義所刊內容，非經全友管理顧問有限公司同意，禁止任意翻印、轉載為任何形式如何提升工作效率與效能如何成為上司得力助手一、 如何與上司相處二、 如何與同事相處三、 人際風格的類型與運用四、 上司需要什么樣的秘書五、 應對之道實例解析一、 如何與上司相處 正確的工作心態(tài)上司也是人不要過分關切私事如何稱呼上司和上司出外吃飯愉快的性情不要泄露秘密傳播重要訊息互相尊重調整自己的個性以配合上司不以自己的私人問題影響工作樂于接受額外的差遣你是替上司工作而非上司替你工作團隊工作忠心你一定要喜歡你的上司 怎樣和上司相處女秘書如何才能贏得上司的信任和器重上司授權給女秘書的范圍，決定于女秘書本身的能力，女秘書往往期望上司能給予最大的自由，讓自己獨立處理各項事務，然而女秘書本身的能力素養(yǎng)，是上司考慮的最大因素。根據事實顯示，愈受老板器重的女秘書，所做自己裁決的事愈多。對你的工作具有信心你要別人對你有信心，先要對自己有信心，要忠實地衡量自己的能力，充實女秘書的各項素養(yǎng)，把你的素養(yǎng)毫不保留地應用在工作中。正確的判斷力“前事不忘，后事之師”，要不斷從經驗中吸取教訓，作為判斷力的基礎。具有良好、正確的判斷力，對你的工作才能勝任愉快。要有勇氣你要毫不畏懼地把工作承接過來，一顯身手，發(fā)揮你行政管理方面的才能，面臨新的挑戰(zhàn)不要害怕，你要付出心力，絞盡腦汁，全力以赴。不要對上司存有害怕或畏懼的心理，男人在辦公室或別的地方，都喜歡看見迷人和儀態(tài)安祥的女人。交給你的工作，應立即辦理你的工作要敏捷、迅速，而且做得很好，才能表現你為人處事的能力；如果交給你的工作不立即去做，上司就會認為你怠慢、無意去做、或甚至于對你的熱誠與工作能力，產生懷疑。私事、公事要分明在辦公室里要專心處理公務，不要做私人的事，不要把家中未完成的家事，帶到辦公室做，如打毛線等。辦公室中私人的電話令人討厭，要想辦法婉謝?；卮鹎宄鍪旅骺旎卮鹕纤镜膯栴}時，或和上司一起討論問題時，說明要清楚、有條理、有見地，表現出你的口才和學識，不要支吾其詞，模棱兩可，令人無所適從，做事也要明快、干凈利落。依賴心不可太強一般說來，女孩子的依賴心比較重，不敢獨立處理事務。當起女秘書之后，凡是你能力上所能解決的業(yè)務，要自己來解決來處理，不要一件小事也要麻煩上司。要注意儀表女秘書雖然不是瓶花只供欣賞之用，但是女秘書的儀表相當重要的。要不斷地研究、改進對自己負責的工作，平時要不斷研究、改進，以便能多向上司提出具體意見。要了解上司的情緒從上司那里得到工作的指示或命令，而盡全力去完成工作，這是理所當然的，但是要了解上司的情緒，而不受上司情緒的影響，你的工作態(tài)度始終要一樣的熱忱。不要陽奉陰違表面上服從而暗地里卻違反指示、命令或公司的宗旨，這種女秘書或女職員，不但得不到上司的喜歡，而且會招致上司的討厭，甚而被開革。親切對同事態(tài)度要親切，不要妄自尊大、趾高氣揚。公司里因你的存在而一團和氣，氣氛融洽，你自然而然會得到上司的信任和喜歡。不要一味奉承上司要由衷地尊敬上司，而不唯唯諾諾地奉承上司，必要時能提出自己的意見，以供上司參考。一位正直英明的上司，是不喜歡事事奉承的女秘書的。對上司一味奉承和附和，并不一定能給上司良好的印象，因為你首先就自己的人格降低了，你不能用這種卑微的身份，換取上司的重視，不要被上司的地位或權威所哧倒，以為除了諂媚和馴服之外，什么也不能作。自然我們也不必特意地表示“不在乎”的樣子，對上司不要卑屈，不要阿諛，要保持自己獨立的人格。上司在事務與工作上負著領導的責任，可能他們在學識與經驗上比較優(yōu)越，但是在必要的場合，我們不要害怕與他們有不同的觀點，只要態(tài)度是有禮的、謙恭的、忠實地說出自己的見解，反而能夠比一味奉承諂媚、隨聲附和更得到上司的器重。 處理與上司的關系他/她的目標他/她的壓力他/她的優(yōu)點及弱點他/她喜歡的工作態(tài)度二、 如何與同事相處 維持良好友善的友誼 樂與助人 不要嫉妒 不要貪小便宜 正確傳達訊息 不表露自己的好惡 誠實 時間的安排 謹記自己的身份 對待同事要公平、公正、客觀三、 人際風格的類型與運用 人際風格指標（兩軸由兩種行為層面構成，四個象限代表四個不同的人際風格） 每種人際風格的長處分析型推理力強/一絲不茍嚴肅/按部就班/謹慎小心駕馭型獨立/坦率/果決實際/講求效率平易型態(tài)度合作/支持別人擅于外交/有耐心/忠誠表現型外向/熱誠/說服力喜愛趣味/率真 行為果斷力與反應力行為果斷力的指標（本表代表一般傾向，實際狀況會因人而異。）果斷力較弱 果斷力較強在圖表中線左方的人傾向于： 在圖表中線右方的人傾向于：□ 動作較慢而小心翼翼?！?說話較慢、聲音較柔□ 比較畏縮，即使是在提出要求或表達意見時也是如此。□ 在表示意見、提出要求和下命令進