【文章內(nèi)容簡介】 s have not arrived, and the customer has been unable to use your product for over a week. 如何提升工作效率與效能 講義所刊內(nèi)容，非經(jīng)全友管理顧問有限公司同意，禁止任意翻印、轉(zhuǎn)載為任何形式 如何提升工作效率與效能 一、 高效率的檔案管理技巧 二、 如何為上司與自己管理時間 三、 會議管理技巧 四、 行程安排技巧 一、 高效率的檔案管理技巧 檔案管理 (1)檔案歸檔的方法 按字順序 以編號分檔 依地理位置分檔 依日期順序歸檔 依數(shù)字分檔 (2)如何減低檔案管理的工作量 盡量維持辦公桌的整齊 建立特定的整理檔案的時間表 建立一個“暫持存放”的系統(tǒng)寄放不需馬上歸檔的文件 如果同時替一人以上工作，應(yīng)分開存放要?dú)w檔的文件 桌上應(yīng)放一個“文 件籃” 應(yīng)隨時準(zhǔn)確接受新科技 隨時改進(jìn)自己的檔案管理系統(tǒng) “雙重”歸檔 如何追蹤“傳閱”的文件 如何剪報(bào) 檔案管理的原則 理想的檔案管理原則是：正確、簡明、經(jīng)濟(jì)及富有彈性，茲分別簡述如下： (1)正確： 良好的檔案管理，是希望能做到調(diào)閱某一檔案時，就能迅速地找到，因此檔案的分類及存放要正確，取用后歸檔也要正確地放回原處，不可紊亂。 (2)簡明 檔案管理須力求簡單明了，其分類也要簡明，放置的位置及使用的方法，讓公司里的有關(guān)人員都能清楚與了解，使上司或其他同事也隨時可取用參考。 (3)經(jīng)濟(jì)： 檔案管理人員的多寡，視實(shí)際需要而定， 不宜太多，以節(jié)省開支；檔案所占的位置愈小愈好，以免浪費(fèi)空間，因此檔案要確定。保存年限，適時的銷毀（即處理掉）清理已失時效者。 (4)富有彈性 檔案的分類上立案上要富有彈性，以適應(yīng)業(yè)務(wù)的擴(kuò)充或臨時的變動。如以人事的檔案為例，若機(jī)關(guān)或公司規(guī)模小，人事十分單純，分類就不心太精細(xì)，而公司擴(kuò)棄人員增加后便須詳細(xì)劃分，分為任用、訓(xùn)練、考核、薪資、升遷、請假、退休、辭職等類。 檔案的重要性 (1)處理業(yè)務(wù)的參考 一個機(jī)關(guān)或公司的檔案，可以供業(yè)務(wù)承辦人員在處理業(yè)務(wù)時作為了解案情及立意遣詞的參考或援引；以期在業(yè)務(wù)處理上不會發(fā)生矛盾分歧的 現(xiàn)象，回復(fù)信件也不致于重復(fù)。 (2)可作為法令的依據(jù) 一個機(jī)關(guān)或公司業(yè)務(wù)的計(jì)劃與施行，必定要牽涉到許多國家的法令或公司本身的規(guī)章或會議的決議，而法令、規(guī)章、會議記錄，都是公司檔案的一種，所以檔案可作為法令的依據(jù)。 (3)可作為了解機(jī)關(guān)或公司歷史的參考： 介紹一個機(jī)關(guān)或公司的概況，必須要敘述其沿革，以見其發(fā)展的軌跡與成就，而要真切地了解其沿革，唯有參考其檔案，以獲得正確的資料。 (3)可作為研究時的參考： 一個機(jī)關(guān)或公司的檔案，是研究時最直接最正確的原始資料，撰寫公司有關(guān)的學(xué)術(shù)報(bào)告或業(yè)務(wù)報(bào)告，必須要運(yùn)用檔案。 此外，一外機(jī)關(guān)或 公司的檔案，其中必定有些秘密性，如果檔案的管理妥善完美，就通達(dá)到保密的功用，否則管理失當(dāng)，甚至發(fā)生丟失檔等事情，因而泄漏了公司的秘密，使公司的業(yè)務(wù)遭遇到重大的障礙或損害。 二、 如何為上司與自己管理時間 如何提高效率 (1)例行性工作與執(zhí)行性工作處理程序 如何計(jì)劃 優(yōu)先順序 Follow up System的建立 (2)拆閱信件的程序 (3)向上屬報(bào)告的方法 (4)交件呈送上屬的方法 (5)如何善用他人的時間 (6)一心二用 (7)PERT（工作進(jìn)度評估術(shù)） (8)能提高工作效率的辦公室文具 一些建議 (1)每日列出“應(yīng)做事項(xiàng)”及排列優(yōu)先順序。 (2)每星期做全周工作計(jì)劃 (3)設(shè)定預(yù)計(jì)工作完成時間 (4)在工作空檔，計(jì)劃全日尚未過完時間（彈性） (5)如發(fā)現(xiàn)自己在拖延，問自己逃避何事，將大計(jì)劃分?jǐn)?shù)個小工作，個個擊破。 (6)減少無生產(chǎn)力的活動，如閑聊等 (7)保持座位整齊、有秩序 (8)每件物品及文件均有定位，可立即找到使用 (9)學(xué)習(xí)拒絕的技巧 (10)保持每日最有生產(chǎn)力的時間作有創(chuàng)意性的工作 (11)詢問專家意見以減少時間的消耗 基本思考過程 你如何處理下列文件 (1)顧客寄來的一封欲訂購產(chǎn)品的信件 (2)下周三公司經(jīng)理會議通知 (3)一本公司訂閱的雜志，內(nèi)有兩篇文章，你想詳細(xì)閱讀，但目前沒空讀 (4)購買文具后所取得之發(fā)票 (5)某研究機(jī)構(gòu)寄來有關(guān)人事 方面之問卷表 (6)上司交下一份下月份開會有關(guān)之資料 (7)一封要立即回復(fù)的信，但你有更急的事要行辦 (8)收到新書出版廣告，你想訂購幾本，但目前尚無法決定 (9)一張結(jié)婚喜帖（下星期六宴客） (10)外貿(mào)協(xié)會寄來之調(diào)查表，你必須從其他幾個部門獲取足夠資料，才能填寫 三、 會議管理技巧 每一位秘書 /助理人員都能成為安排會議與活動的專家。 了解會議 /活動的宗旨與目的 設(shè)計(jì)流程（控制人、事、時、地、物） 執(zhí)行與協(xié)調(diào) 檢討與跟催 會議（活動）的種類 (1)以性質(zhì)分 定期 /不定期、例行會議、公司內(nèi)部會議、經(jīng)銷商會議、會員會議 (2)以功能分 解決問題 /討論會、 教育訓(xùn)練、準(zhǔn)備資訊、收集資訊、動腦會議、溝通感情 (3)以人數(shù)分 5人 — 10人 小型會議 50人 — 100人 中型會議 100人 — 500人 大型會議 500人以上 超大型會議 (4)以地域分（開會的地點(diǎn)） 公司內(nèi)召開 在國內(nèi)召開 在外國召開 時間進(jìn)度表 /職責(zé)分配表（范例） 會議 /活動名稱： 會議 /活動性質(zhì)： 200人國際性科技研討會（國外 100人，國內(nèi) 100人） 開會 /活動日期： 1994年 11月 15日 19日 2月底以前： 成立籌備委員會及秘書處 設(shè)定主題 邀請 VIP講者 宣傳、工作開始 ─海報(bào) ─通告 經(jīng)費(fèi)籌募開始 接洽飯店 /餐飲 /交通 勘察場地 3月 6月： 宣傳工作 經(jīng)費(fèi)籌募 /制定預(yù)算 發(fā)出海報(bào) /通告 接受報(bào)名 確定參與 VIP 論文審核 決定初步議程 與協(xié)力廠商簽約 設(shè)定翻譯者 /節(jié)目主持人 7月 10月 宣傳工作 經(jīng)費(fèi) /預(yù)算控制 制作最后確定議程 /節(jié)目 繼續(xù)接受報(bào)名 執(zhí)行者 學(xué)術(shù)組 學(xué)術(shù)組 /秘書處 宣傳組 財(cái)務(wù)組 接待組 場地組 宣傳組 財(cái)務(wù)組 宣傳組 /秘書處 注冊組 學(xué)術(shù)組 學(xué)術(shù)組 學(xué)術(shù)組 接待組 /場地組 學(xué)術(shù)組 /節(jié)目組 宣傳組 財(cái)務(wù)組 學(xué)術(shù)組 /節(jié)目組 注冊組 制作論文搞要集 決定場地布置細(xì)節(jié)與視聽設(shè)備需求 制作現(xiàn)場所需工作檢索明細(xì) 與協(xié)力廠商確認(rèn)細(xì)節(jié) 確定一切 VIP安排 11月 1日 14日 確定一切細(xì)節(jié) 做好確認(rèn)工夫 沙盤演練 會議后 /活動后： 結(jié)帳 會議記錄 /活動紀(jì)實(shí) 致謝 函（ VIP） 甚至跟催工作（可另擬一明細(xì)） 宣傳組 /學(xué)術(shù)組 場地組 秘書處 秘書處 秘書處 籌備委員會 /秘書處 籌備委員會 /秘書處 財(cái)務(wù)組 /秘書處 學(xué)術(shù)組 /宣傳組 宣傳組 /秘書處 工作檢索明細(xì)（范例） 場地： 交通是否方便 是否靠近機(jī)場 是否有計(jì)程車 /其它交通服務(wù) 是否有足夠停車位 附近是 否有地方特色 是否便于購物 是否有休閑設(shè)備 是否有餐飲服務(wù) 是否有郵局 是否有銀行 安全性可好 聲譽(yù)可好（是否合適會議 /活動） 視聽設(shè)備是否理想 服務(wù)是否有效率、親切 外觀是否合適 環(huán)境是否整齊清潔 是否有良好的通訊設(shè)備（電話 /傳真） 是否能提供良好的后勤空間 若是會議，隔間是否合適 音效是否合適 燈光是否合適 會議名稱（定期會議）議程 上一次會議記錄的宣讀、修正、通過 年 月 日 時 時 15min 報(bào)告事項(xiàng) *A *B 討論事項(xiàng) *A案由 可行方案 *B案由 可行方案 *C案由 可行方案 臨時動議 休會 10min 10min 30min 20min 15min 15min 會議記錄 (1)會議名稱 (2)開會 /休會 日期、時間 (3)與會人員人數(shù) /名單（主席人名） (4)報(bào)告 /宣布事項(xiàng) (5)提案 /議案 討論 /內(nèi)容 結(jié)論（決議之執(zhí)行、任務(wù)分配） (6)臨時動議 討論內(nèi)容 結(jié)論 會議記錄的用途與意義 (1)記錄 (2)行動依據(jù) (3)內(nèi)部溝通 流程管理 (1)時間進(jìn)度與職責(zé)分配 請把從現(xiàn)在到開會期間（平均）分成三 — 四個階段 月 日前 完成 /進(jìn)行工作項(xiàng)目 執(zhí)行人 會議 /活動后 進(jìn)行工作項(xiàng)目 執(zhí)行人 (2)工作檢索明細(xì) 會場用品 請為您的會議活動做一個議程或節(jié)目表 四、 行程安排技巧 行程的安排 (1)事前準(zhǔn)備： 了解旅行社的特質(zhì) 日期、時間 交通工具、路線 住宿安排 抵達(dá)目的地行事表 出國證件 攜帶用品、資料、公司的信封、信紙、名片 各地聯(lián)絡(luò)電話、電報(bào) (2)出發(fā) 當(dāng)日 車輛安排 檢查有無遺漏的東西 送行人 (3)出發(fā)后 與上司代理人配合 來往信件處理 辦公室例行的工作 (4)回來后 出差報(bào)告 出差費(fèi)用核報(bào) 為上司做行程的安排 (1)資料的搜集 (2)旅游中必備用品（參考用） CHECK LIST 飛機(jī)票（火車票） 旅館訂房確認(rèn) 費(fèi)用（旅行支票、信用卡等） 旅行支票、信用卡、號碼明細(xì) 費(fèi)用填報(bào)表 名片 旅游證件 辦公室資料 /檔案（副本） 辦公室文具 商業(yè)旅游中拜訪客戶有關(guān)資料 閱讀資料 其它 (3)即將走前 CHECK LIST 通知要在你的上司離開前必須見他的人 弄清楚誰是上司的代理人 上司離開期 間會議 /活動的安排 上司私人信件，事務(wù)的交待 請轉(zhuǎn)達(dá)的特殊信件 將上司帶走的檔案做一記錄 (4)離開期間 CHECK LIST 回例行的文件 /信件 無法先回的文件 /信件，先通知對方已收到文件 /信件，等待上司回來再做答復(fù) 電話留言記錄 安排上司回來后的約會 來往信件分類、記錄 (5)上司回來后， Followup的工作 處理上司帶回來的資料 /檔案 電話、信件分類交與上司 填報(bào)費(fèi)用 旅游報(bào)告 Follow up信件 行李清關(guān) 如何成為上司得力助手 講義所刊內(nèi)容，非經(jīng)全友管理顧問有限公司同意，禁止任意翻印、轉(zhuǎn)載為任何形式 如 何提升工作效率與效能 如何成為上司得力助手 一、 如何與上司相處 二、 如何與同事相處 三、 人際風(fēng)格的類型與運(yùn)用 四、 上司需要什么樣的秘書 五、 應(yīng)對之道實(shí)例解析 一、 如何與上司相處 正確的工作心態(tài) 上司也是人 不要過分關(guān)切私事 如何稱呼上司 和上司出外吃飯 愉快的性情 不要泄露秘密 傳播重要訊息 互相尊重 調(diào)整自己的個性以配合上司 不以自己的私人問題影響工作 樂于接受額外的差遣 你是替上司工作而非上司替你工作 團(tuán)隊(duì)工作 忠心 你一定要喜歡你的上司 怎樣和上司相處 女秘書如何才能贏得上司的信任和器重 上司授權(quán)給女秘書的范圍，決定于女 秘書本身的能力，女秘書往往期望上司能給予最大的自由，讓自己獨(dú)立處理各項(xiàng)事務(wù)，然而女秘書本身的能力素養(yǎng)，是上司考慮的最大因素。根據(jù)事實(shí)顯示，愈受老板器重的女秘書，所做自己裁決的事愈多。 對你的工作具有信心 你要別人對你有信心，先要對自己有信心，要忠實(shí)地衡量自己的能力，充實(shí)女秘書的各項(xiàng)素養(yǎng)，把你的素養(yǎng)毫不保留地應(yīng)用在工作中。 正確的判斷力 “前事不忘，后事之師”，要不斷從經(jīng)驗(yàn)中吸取教訓(xùn)，作為判斷力的基礎(chǔ)。具有良好、正確的判斷力，對你的工作才能勝任愉快。 要有勇氣 你要毫不畏懼地把工作承接過來，一顯身手，發(fā)揮你行 政管理方面的才能，面臨新的挑戰(zhàn)不要害怕，你要付出心力，絞盡腦汁，全力以赴。不要對上司存有害怕或畏懼的心理，