【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 6。會(huì)中協(xié)助放映PPT，并時(shí)刻關(guān)注會(huì)場(chǎng)內(nèi)情況，隨機(jī)應(yīng)變；216。對(duì)會(huì)中達(dá)成的決議及時(shí)跟蹤，并反饋給GM；l 總經(jīng)理參加的會(huì)議開(kāi)始接收通知回復(fù)或改請(qǐng)結(jié)束會(huì)后材料整理工作跟進(jìn)反饋總經(jīng)理參會(huì)會(huì)前提醒會(huì)前協(xié)助準(zhǔn)備回復(fù)邀請(qǐng)部門并準(zhǔn)備材料確認(rèn)時(shí)間 判斷與總經(jīng)理業(yè)務(wù)是否有關(guān) N Y與對(duì)方確認(rèn)后 另行安排 時(shí)間沖突 請(qǐng)示總經(jīng)理 是否參加 N Y 注意：把握前往會(huì)議地點(diǎn)出發(fā)時(shí)間的安排。（二）外部會(huì)面安排l 總經(jīng)理主持的外部會(huì)面接受會(huì)面請(qǐng)求 NO 婉拒或該請(qǐng)他人 注意：講明原因，以 免對(duì)方誤解 注意：在收到會(huì)面請(qǐng)求時(shí)，經(jīng)與部門相關(guān)負(fù)責(zé)人及GM商討決定， 同時(shí)提供背景材料以供GM做出判斷Y與對(duì)方確認(rèn)時(shí)間、 地點(diǎn)、人員、議程，并落實(shí)我方人員、地點(diǎn)擬定meeting agenda, ppt 修改（中英文標(biāo)準(zhǔn)版、及業(yè)務(wù)回顧） 發(fā)會(huì)議通知，并落實(shí)參會(huì)人員會(huì)前準(zhǔn)備工作 會(huì)中服務(wù) 會(huì)中達(dá)成共識(shí)的跟蹤反饋 結(jié)束 注意事項(xiàng)：l 綜合考慮各種因素，選擇合適的會(huì)面地點(diǎn)、預(yù)定會(huì)議室；l 注意準(zhǔn)備電子或紙制的歡迎牌、激光筆；l 會(huì)前與對(duì)方溝通是否需準(zhǔn)備翻譯，如需要，提前確認(rèn)；l 根據(jù)來(lái)訪公司的習(xí)慣及來(lái)訪者的級(jí)別準(zhǔn)備禮物；l 在與來(lái)訪公司溝通中確認(rèn)是否需安排車輛接送，如需要注意把握接送時(shí)間，并通知對(duì)方確切的會(huì)面時(shí)間及地點(diǎn)；l 考慮是否需要在會(huì)面時(shí)錄音或拍照，并提前準(zhǔn)備；l 如需安排參觀，提前與行政后勤部聯(lián)系，填寫參觀申請(qǐng)，安排參觀陪同人；l 會(huì)前給總經(jīng)理提供相關(guān)背景材料，如需要請(qǐng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人與總經(jīng)理溝通洽談事宜；l 在會(huì)前擬制meeting agenda（見(jiàn)模版）l 在制作PPT時(shí)根據(jù)各部門情況、來(lái)訪者的需求酌情修改添加內(nèi)容，注意內(nèi)容的及時(shí)更新，并根據(jù)來(lái)訪者需求制作中/英文；初次會(huì)面PPT應(yīng)包括：聯(lián)想總體情況及業(yè)務(wù)情況介紹；再次會(huì)面應(yīng)注意：有針對(duì)性的業(yè)務(wù)回顧（可請(qǐng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門提供資料）。l 幫總經(jīng)理準(zhǔn)備名片，并提醒會(huì)面時(shí)攜帶；l 提前30分鐘進(jìn)行，調(diào)試設(shè)備，擺放材料，迎接客人，注意對(duì)待客人謙和有禮的態(tài)度；l 提醒總經(jīng)理參會(huì)，在GM同意后陪同參會(huì)，參會(huì)中協(xié)助放映ppt，并關(guān)注會(huì)場(chǎng)內(nèi)情況，隨機(jī)應(yīng)變，靈活處理各種情況； l 會(huì)面結(jié)束后，代總經(jīng)理或陪同送客人離去；之后整理筆記本電腦等儀器設(shè)備；l 總經(jīng)理參加的外部會(huì)面總經(jīng)理參加其他部門組織、主持的會(huì)面，秘書(shū)的工作可能就不像前面介紹的那樣繁多。但應(yīng)從較專業(yè)的角度協(xié)助安排。并關(guān)注以下幾點(diǎn)：征詢GM是否參會(huì)開(kāi)始接到參會(huì)邀請(qǐng)婉拒并請(qǐng)對(duì)方改請(qǐng) N Y回復(fù)對(duì)方參會(huì)，并寫入日程表關(guān)注對(duì)方會(huì)議組織情況，并適時(shí)提出建議在會(huì)面前給GM提供背景材料提醒GM參會(huì)總經(jīng)理參會(huì)結(jié)束注意事項(xiàng)：l 會(huì)前為總經(jīng)理準(zhǔn)備詳細(xì)的背景材料；l 會(huì)前了解會(huì)議的具體地點(diǎn)，如在不同辦公區(qū)，請(qǐng)注意把握出發(fā)參會(huì)時(shí)間；l 對(duì)會(huì)中決議，總經(jīng)理希望詳細(xì)了解的，及時(shí)跟進(jìn)并反饋；外部會(huì)面會(huì)議備忘模版 Guest Meeting TableGuest’s Company: AMDGuest’s Name and PositionLegend’s Participant and PositionMr. Hector de J. Ruiz COOMr. Raymond Lee of Asia Sales amp。 MarketingMr. Kelvin KwokSales Director of AsiaMr. Thomson ChanMarketing Director of AsiaMr. Perry ChanCountry Manager of ChinaMr. Jack LeeAssistant Sales ManagerMr. ――― Vice President of Legend Computer system General Manager of Desktop business DivisionMr. ――― Vice President of Legend Computer system General Manager of Notebook business DivisionMr. ――― General Manager of Material Management Division of DTBMiss. ――― Manager of Material Management Division of DTBMr. ――― InterpreterAppointed Time Period: 15:00 pm16:00 pm, June 2, 2000Venue : Phoenix hall at Erbiao building of Legend Computer Systems LimitedMeeting Agenda: 216。15:0015:05 Introduction 216。15:0515:10 AMD Introduction (Mr. Perry Chan) 216。15:1015:30 AMD update ( Mr. Raymond Lee) 216。15:3015:45 Legend update (Mr. ――) 216。15:4516:00 Discussion about cooperation between AMD and Legend四、媒體采訪 時(shí)序總經(jīng)理總經(jīng)理秘書(shū)品牌市場(chǎng)部Y開(kāi)始接到采訪申請(qǐng)品推安排?整理品推提供的采訪提綱NN轉(zhuǎn)交品推處理Y安排總經(jīng)理采訪？征求總經(jīng)理意見(jiàn)接受采訪結(jié)束接受采訪？結(jié)束采訪前一天采訪前一星期提醒總經(jīng)理著裝了解記者需求，為記者提供相關(guān)資料Y修改審閱配合品推整理采訪問(wèn)題答案N根據(jù)日程進(jìn)行安排落實(shí)品推陪同人員及記者的聯(lián)系方式NY結(jié)束通知總經(jīng)理收看與記者聯(lián)系，落實(shí)播出或見(jiàn)報(bào)時(shí)間總經(jīng)理接受采訪檢查設(shè)備準(zhǔn)備電話設(shè)備采訪結(jié)束采訪前20分鐘提醒總經(jīng)理出發(fā)與品推陪同人聯(lián)系，再次落實(shí)時(shí)間檢查采訪場(chǎng)地Y定車接待記者預(yù)定會(huì)議室NY電話采訪？采訪在公司？N媒體采訪流程說(shuō)明：接受采訪l 聯(lián)想電腦公司的采訪由品牌推廣部統(tǒng)一安排，集團(tuán)采訪由企業(yè)傳訊部統(tǒng)一安排；除此之外的采訪需求必須轉(zhuǎn)交品牌推廣部處理； 對(duì)直接聯(lián)系的記者要特別禮貌，要向?qū)Ψ秸f(shuō)明公司采訪規(guī)定，請(qǐng)對(duì)方理解；應(yīng)記下記者的聯(lián)系方式，必要時(shí)可幫助對(duì)方聯(lián)系品推接口人；l 從品推得到采訪提綱；l 將整理好的采訪提綱和背景資料呈送總經(jīng)理審閱，征求總經(jīng)理意見(jiàn)；l 對(duì)總經(jīng)理接受的采訪可根據(jù)日程進(jìn)行安排，適合安排在一起的采訪盡量安排在一起；對(duì)總經(jīng)理不接受的采訪經(jīng)總經(jīng)理授意后可向品推推薦其他人接受采訪，必要時(shí)可幫助品推人員進(jìn)行溝通聯(lián)絡(luò)。采訪準(zhǔn)備（采訪前一周）l 落實(shí)品推采訪陪同人和記者的聯(lián)系方式，出現(xiàn)意外情況時(shí)可進(jìn)行聯(lián)系；l 配合品推幫助總經(jīng)理整理采訪問(wèn)題的答案，呈送總經(jīng)理審閱并適時(shí)修改；對(duì)于常見(jiàn)問(wèn)題的回答應(yīng)該有所備份并及時(shí)更新；l 了解記者需求并進(jìn)行準(zhǔn)備：對(duì)于需要攝像或拍照的采訪對(duì)光線和電源會(huì)有要求，在預(yù)定采訪場(chǎng)地時(shí)應(yīng)該注意；有些記者會(huì)要求得到公司、部門簡(jiǎn)介或總經(jīng)理的簡(jiǎn)歷和照片，可事先為記者提供；對(duì)公司簡(jiǎn)介、部門介紹、總經(jīng)理簡(jiǎn)歷和照片應(yīng)分別準(zhǔn)備電子版和打印版；采訪準(zhǔn)備（采訪前一天）l 幫助總經(jīng)理準(zhǔn)備好采訪提綱和問(wèn)題答案；l 對(duì)于需要攝像或拍照的采訪注意提醒總經(jīng)理著裝和發(fā)型；l 如果是電話采訪要向行政后勤部通訊處事先借好電話會(huì)議設(shè)備；如果采訪在公司外進(jìn)行要事先定車； 如果采訪在公司內(nèi)進(jìn)行要事先預(yù)定會(huì)議室，并根據(jù)采訪需要注意采光電源；采訪當(dāng)天l 采訪前20分鐘必須與品推陪同人聯(lián)系，落實(shí)采訪時(shí)間；l 如果是電話采訪需要檢查會(huì)議設(shè)備；到采訪時(shí)間后接入記者打來(lái)的電話或幫助總經(jīng)理?yè)芡ㄓ浾唠娫?；l 如果采訪在公司外應(yīng)該及時(shí)提醒總經(jīng)理出發(fā)；l 如果采訪在公司內(nèi)應(yīng)該檢查采訪場(chǎng)地； 如果采訪在公司內(nèi)，記者到后應(yīng)由秘書(shū)先行接待，了解場(chǎng)地是否合適，對(duì)方是否需要其它背景資料； 安排停當(dāng)后請(qǐng)總經(jīng)理出面接受采訪；送記者離開(kāi)，并了解播出或見(jiàn)報(bào)時(shí)間；采訪結(jié)束l 與記者溝通，及時(shí)了解播出或見(jiàn)報(bào)的確切時(shí)間；l 通知總經(jīng)理收看，或收集采訪報(bào)紙呈送總經(jīng)理；必要時(shí)可通知公司全體或部門員工收看。注意事項(xiàng)： 對(duì)記者的界面要非常友好。五、大型活動(dòng)（一） 陪同總經(jīng)理參加的大型活動(dòng)： 部門時(shí)序總經(jīng)理秘書(shū)總經(jīng)理預(yù)定車輛安排日程Y征求總經(jīng)理意見(jiàn)了解活動(dòng)議程N(yùn)活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)前一天接受活動(dòng)邀請(qǐng)結(jié)束整理業(yè)務(wù)資料和名片關(guān)注總經(jīng)理需要，為總經(jīng)理?yè)躐{帶好活動(dòng)議程、名片等資料提醒總經(jīng)理應(yīng)參與哪幾項(xiàng)活動(dòng)開(kāi)始陪同總經(jīng)理參加的大型活動(dòng)流程說(shuō)明： 接受活動(dòng)邀請(qǐng)l 得到活動(dòng)議程，判斷重要程度，征詢總經(jīng)理意見(jiàn)；l 對(duì)于總經(jīng)理同意參加的活動(dòng)事先安排日程； 活動(dòng)前一天的準(zhǔn)備工作l 做好準(zhǔn)備工作，如預(yù)定車輛等；l 提醒總經(jīng)理應(yīng)該參與活動(dòng)的那幾項(xiàng)； 活動(dòng)當(dāng)天l 著大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時(shí)間要佩帶胸卡；l 帶好活動(dòng)議程、名片等資料；l 活動(dòng)中關(guān)注總經(jīng)理的需要，注意保持在總經(jīng)理的視線內(nèi)，在必要時(shí)為總經(jīng)理?yè)躐{； 活動(dòng)后l 整理業(yè)務(wù)資料和名片。（二）參與支持的大型活動(dòng)： 部門時(shí)序總經(jīng)理秘書(shū)總經(jīng)理征求總經(jīng)理意見(jiàn)總經(jīng)理審閱Y活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)前三星期接受活動(dòng)邀請(qǐng)根據(jù)總經(jīng)理授意跟進(jìn)工作結(jié)束根據(jù)錄音整理講話稿整理業(yè)務(wù)資料和名片配合演示PPT，做好錄音帶好活動(dòng)議程、名片等資料參加分工演練N修改協(xié)助總經(jīng)理準(zhǔn)備發(fā)言稿、PPT、主持詞等安排日程N(yùn)Y了解活動(dòng)議程開(kāi)始參與支持的大型活動(dòng)流程說(shuō)明： 接受活動(dòng)邀請(qǐng)l 得到活動(dòng)議程，判斷重要程度，征詢總經(jīng)理的意見(jiàn)；l 如果總經(jīng)理同意參加活動(dòng)，安排好日程； 活動(dòng)前三星期l 參加分工會(huì)，明確總經(jīng)理和自己的職責(zé)，了解其他人職責(zé)，將總經(jīng)理日程細(xì)化落實(shí)； 如果講話稿、PPT是由秘書(shū)準(zhǔn)備的，要給自己留出修改時(shí)間；l 幫助總經(jīng)理準(zhǔn)備PPT、發(fā)言稿、主持詞等，經(jīng)總經(jīng)理審閱后修改定稿；定稿的PPT和發(fā)言稿要交給會(huì)議組織者；l 參加彩排；對(duì)重大活動(dòng)中需要配合演示的PPT一定要反復(fù)演練； 活動(dòng)當(dāng)天l 參加外部活動(dòng)時(shí)，秘書(shū)應(yīng)著端莊大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時(shí)間要佩帶胸卡；l 帶好如下物品：拷好資料的筆記本電腦和兩張備份軟盤、名片、激光筆、激光筆電池、簽字筆、錄音機(jī)、磁帶、麥克風(fēng)、紙巾、潤(rùn)喉片等；l 活動(dòng)中配合演示PPT，做好錄音；l 活動(dòng)中配合接待公司或外部領(lǐng)導(dǎo)，活動(dòng)期間要保持在總經(jīng)理的視線之內(nèi)，在關(guān)注自己總經(jīng)理需求的同時(shí)也關(guān)注其他總經(jīng)理的需求；l 在突發(fā)緊急情況下不要慌亂，首先要關(guān)注自己總經(jīng)理的需求或部署，可能情況下主動(dòng)分擔(dān)會(huì)務(wù)人員的工作； 活動(dòng)后l 整理業(yè)務(wù)資料和名片；l 根據(jù)錄音整