【正文】 雖然領(lǐng)導(dǎo)不可能接見所有求見者，但是所有來訪者都必須受到秘書人員禮儀周全的接待。整潔是服飾美的根本。(4)服飾的選擇要與穿戴的時節(jié)相協(xié)調(diào)。人們追求服飾美，就是要借服飾之美來裝扮人自身，即利用服飾的質(zhì)地、色彩、圖案、造型和工藝等因素的變化引起他人的各種錯覺，從而美化自己。在社會生活中，我們每個人都扮演著不同的角色。人置身于不同的環(huán)境、不同的場合就應(yīng)該有不同的服飾穿戴，要注意所穿戴的服飾與外圍環(huán)境的和諧。服飾又是一種無聲的語言，它傳示著一個人的個性、身份、涵養(yǎng)及其心理狀態(tài)等多種信息，正如莎士比亞所說的：服飾往往可以表現(xiàn)人格。一個有風(fēng)度的人，必定諳知禮儀的重要，即使是氣質(zhì)粗獷、冷峻的人，他們一般也不會擇取無禮粗魯?shù)淖晕倚蜗?。風(fēng)度需要的是自知之明，審度自己，不埋沒，也不夸張。相異氣質(zhì)在一個人身上交織，能使他顯示出不同的風(fēng)度，更能引人注目。氣質(zhì)如同石，可雕可琢，未有盡時。走路忌走八字步，也不要多人一起并排行走，不要摟肩搭背。女性穿裙子或旗袍時要走成一條直線，使裙子或旗袍的下擺與腳的動作顯示出優(yōu)美的韻律感。(3)走姿最能體現(xiàn)出一個人的精神面貌的姿態(tài)就是走姿。一般認為坐時蹺起一條腿的人顯示出他相當(dāng)自信，個性懶散，不容易幻想，任何私人問題或煩惱都不能使之困擾，信心形之于外；坐時雙腿并攏，雙腳平放地上的人則表現(xiàn)出他坦率、開放和誠實的特征，具有潔癖和守時的習(xí)慣，喜歡有規(guī)律地生活，按照時間表行事會覺得比較自在；坐時雙腳前伸，雙腳在踝部叉起，則反映出坐者希望成為中心人物，有保守且近乎愚蠢的意志，凡事喜歡求穩(wěn)；坐時一腳盤在另一腳下則體現(xiàn)出男子的自信、豁達；女性則是膝蓋并攏，體現(xiàn)其莊重，矜持，并且落坐動作協(xié)調(diào)，聲音輕。身體重心落在兩腳正中。儀態(tài)是指人的舉止行為，站有站相，坐有坐相，溫文爾雅，從容大方，彬彬有禮已成為現(xiàn)代人的一種文明標態(tài)。因為，儀表端莊、穿戴整齊者比不修邊幅者更有教養(yǎng)，也更懂得尊敬別人，這已成了一般人的思維定勢。因此，適時適度地保護與美化手部是十分必要的，不容忽視。目前，女士面容的美化主要采取整容與化妝兩種方法。頭發(fā)整潔、發(fā)型大方是個人禮儀對發(fā)式美的最基本要求。儀容、儀表、儀態(tài)、服飾禮儀常識秘書人員為做好接待工作，要懂得一些儀容、儀表、儀態(tài)、服飾的禮儀常識。若一開始受到秘書人員真誠親切的接待，來訪者對將見到的領(lǐng)導(dǎo)也會抱著同樣的期待。(二)心理準備秘書人員接待禮儀的基本要素是誠心，只有站在對方立場，有一顆真誠的心，接待中能將心比心才能表現(xiàn)出優(yōu)雅感人的禮儀。堅決反對不顧大局，只想到個人利害得失。不僅要注意改善工作環(huán)境，還應(yīng)注意改善工作場所的人際環(huán)境。這些設(shè)備和桌椅一樣，應(yīng)裝置滑輪，便于移動。辦公桌應(yīng)美觀、實用。為使會客室內(nèi)顯得生氣盎然，可以在窗臺、屋角擺些盆景或花卉。二、做好接待工作物質(zhì)準備(一)學(xué)習(xí)目標會客室應(yīng)做好接待物質(zhì)準備。室內(nèi)通風(fēng)與空氣調(diào)節(jié)對提高接待工作效率十分重要。外部環(huán)境應(yīng)力求做到芳草鋪地，花木繁茂。會客室清潔、明亮、整齊、美觀，讓來訪者一走進來就感到這里工作有條不紊，充滿生氣。(二)接待工作環(huán)境準備會客室(辦公室)環(huán)境一般可劃分為硬環(huán)境和軟環(huán)境。l 做詳細的會議紀錄、l 整理會議紀要（例會和業(yè)務(wù)會議一般是有針對性的解決問題，會議紀要需要特別明確對事件的處理結(jié)果或工作推進計劃。 文內(nèi)使用簡稱時，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱，再注明簡稱。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“”，第四層為“（1）”。結(jié)尾通常采用下述形式：（1） 使用文件詞語，強調(diào)行文目的，如“特此報告”（2） 概括與深化主題，幫助收文人進一步理解全文（3） 陳述具體要求，如“上述要求，請予批準”（4） 發(fā)出號召，提出希望與要求（5） 說明文件生效、施行時間216。合理安排正文的表述次序，可使文檔內(nèi)容緊湊有序，綱目清楚，前后銜接緊密，方便收文人閱讀與正確理解。216。主題一般是說明事物、匯報工作、闡明政策中所表述的基本觀點和主張。 明確行文要求。要寫得及時，否則會延誤時機，嚴重時會造成公司的損失。比如寫一個準備開展一項活動的通知，就要圍繞為什么要開展這一活動和怎樣開展等來寫；從收文范圍來看，需明確收文對象，對需要了解而不需要直接處理事情的人可采用抄送形式；對于保密文件，一定要有明顯的保密標識符。秘書正式場合應(yīng)著整潔得體大方優(yōu)雅的職業(yè)裝。即使忘記了對方的姓名，也要委婉地“套”出或不動聲色地處理。在社交場合要主動、大方地與對方接觸、遞送名片、自我介紹。同樣微笑能使生疏變?yōu)橛H密，真誠的微笑能造成互相信任和親切友好的氣氛。 表情。（二） 培養(yǎng)謙虛而恭敬落落大方的態(tài)度 謙虛是指正確地看待自己，也正確地看待別人。 忠誠守信。（一） 培養(yǎng)良好的道德修養(yǎng) 禮儀是道德的一種外在表現(xiàn)形式，良好的道德會令人自然展示優(yōu)雅得體的舉止儀態(tài)，表現(xiàn)謙虛恭敬的態(tài)度。領(lǐng)導(dǎo)者要通過自身的行動影響他人，秘書是總經(jīng)理對外界面的口，必須協(xié)助總經(jīng)理做好以下幾項工作：（1） 要待人熱情，例如在總經(jīng)理開展某項活動之前，詳細了解該項活動所涉及的人員情況，包括姓名、身份、履歷等，以便領(lǐng)導(dǎo)掌握對方的信息，為開展熱情友好的交際活動創(chuàng)造條件。要在事務(wù)安排中，尤其是公司內(nèi)部活動中，使領(lǐng)導(dǎo)多接觸普通員工，了解情況，融于員工之中，才能使領(lǐng)導(dǎo)的形象得以升華。秘書可從以下幾方面來輔助領(lǐng)導(dǎo)塑造良好的形象。 參與要有度，參謀要有方（1） 參與決策調(diào)研，注重“多謀”，切忌“擅斷”。第三， 主動與總經(jīng)理交流思想，通過聽取領(lǐng)導(dǎo)的意見不斷調(diào)整自己的思維，在事務(wù)處理和文稿撰寫中更好地體現(xiàn)總經(jīng)理的思想。再次是和領(lǐng)導(dǎo)同步思維，多提供有份量的文稿。（一） 作好助手和參謀的工作 參與決策調(diào)研，提供有份量的信息。l 在業(yè)務(wù)合作中，適時提醒總經(jīng)理并為其安排與廠商的定期溝通活動或輕松的就餐，與廠商建立經(jīng)常性的溝通。（見電話禮儀、書信規(guī)范）（一）業(yè)務(wù)合作：l 作為總經(jīng)理與外界溝通的窗口，秘書應(yīng)以熱忱的態(tài)度與合作廠商建立起真誠信任的關(guān)系，但在處理事務(wù)時注意以公司利益為重，端正自己的位置，靈活處理。第三部分　溝通協(xié)調(diào)一、內(nèi)部溝通l 秘書要與所服務(wù)的總經(jīng)理建立經(jīng)常性的溝通，了解總經(jīng)理近期的工作重點、業(yè)務(wù)要點及管理方面的思想。六、突發(fā)來訪接待 部門時序總經(jīng)理秘書總經(jīng)理征求總經(jīng)理意見N NNNYNNN總經(jīng)理方便接待結(jié)束根據(jù)總經(jīng)理授意進行后續(xù)安排安排總經(jīng)理同來訪者見面為對方安排會議室，告訴對方需要等待的時間總經(jīng)理方便時告知來訪情況記下對方聯(lián)系方式，留下對方資料征求對方意見，幫助安排其他負責(zé)人見面主動另約見面時間結(jié)束Y轉(zhuǎn)交相關(guān)部門負責(zé)人處理留下來訪者的聯(lián)系方式和介紹資料告知來訪者相關(guān)部門負責(zé)人的聯(lián)系方式NY與部門業(yè)務(wù)有關(guān)？禮貌回絕N與公司業(yè)務(wù)有關(guān)？NY對來訪者熟悉？問清對方來訪目的開始接待突發(fā)來訪流程說明：l 問清對方來訪目的；l 對于總經(jīng)理熟悉且非常重要的客人，如果總經(jīng)理當(dāng)時有時間接待，應(yīng)該盡量安排，可以把來訪者帶到會議室，為對方準備飲料和報紙，并告訴對方大概要等多久，同時禮貌地暗示對方總經(jīng)理的下一個約會何時開始，請對方注意時間；l 對于總經(jīng)理熟悉且非常重要的客人，如果總經(jīng)理當(dāng)時不愿接待或不在辦公室，由秘書對情況做出解釋，讓來訪者覺得他隨時都會受到歡迎，同時征詢來訪者意見，主動和來訪者另約一個見面時間，或幫助他安排和相關(guān)負責(zé)人見面；留下來訪者的聯(lián)系方式和資料，待總經(jīng)理方便時轉(zhuǎn)告總經(jīng)理，如果需要可進行后續(xù)安排；l 對于與公司和部門毫不相關(guān)的來訪者，有禮貌地回絕；但如果自己不能確定，一定要征詢相關(guān)負責(zé)人的意見；l 對于與其它部門業(yè)務(wù)相關(guān)的來訪，可以告訴對方相關(guān)部門的聯(lián)系方式，留下對方的聯(lián)系方式和資料，轉(zhuǎn)交相關(guān)部門處理；l 對于確實應(yīng)由總經(jīng)理分管的來訪記下對方的聯(lián)系方式，告訴對方總經(jīng)理不能立刻接待他，并做出解釋。注意事項：15:1015:30 AMD update ( Mr. Raymond Lee) 216。并關(guān)注以下幾點：征詢GM是否參會開始接到參會邀請婉拒并請對方改請 N Y回復(fù)對方參會，并寫入日程表關(guān)注對方會議組織情況，并適時提出建議在會面前給GM提供背景材料提醒GM參會總經(jīng)理參會結(jié)束注意事項：l 會前為總經(jīng)理準備詳細的背景材料；l 會前了解會議的具體地點，如在不同辦公區(qū)，請注意把握出發(fā)參會時間；l 對會中決議，總經(jīng)理希望詳細了解的，及時跟進并反饋；外部會面會議備忘模版 Guest Meeting TableGuest’s Company: AMDGuest’s Name and PositionLegend’s Participant and PositionMr. Hector de J. Ruiz COOMr. Raymond Lee of Asia Sales amp。對會中達成的決議及時跟蹤，并反饋給GM；l 總經(jīng)理參加的會議開始接收通知回復(fù)或改請結(jié)束會后材料整理工作跟進反饋總經(jīng)理參會會前提醒會前協(xié)助準備回復(fù)邀請部門并準備材料確認時間 判斷與總經(jīng)理業(yè)務(wù)是否有關(guān) N Y與對方確認后 另行安排 時間沖突 請示總經(jīng)理 是否參加 N Y 注意：把握前往會議地點出發(fā)時間的安排。會前與GM及相關(guān)部門負責(zé)人明確會議內(nèi)容、議程和參加人；216。會務(wù)工作是秘書組織工作能力的綜合體現(xiàn)，它將多種繁雜事務(wù)匯集一身。 附件一：出差物品攜帶表名片若干日程表證件（身份證、護照、港澳通行證、邊防證等）筆記本電腦和ppt（保存在桌面）、ppt備份軟盤2張往返機票（將保險費保留在秘書手中）書面講話稿及素材2份活動或會議等背景材料出訪地聯(lián)系人通訊錄準備現(xiàn)金或信用卡注款備用筆等文具*準備一支彩色筆禮品*包裝應(yīng)急藥及常用藥品附件二：授權(quán)書模版文件編號OUR REF.：LCSDTB攜帶總經(jīng)理名片、必要的會議資料（報告稿件、會面?zhèn)渫?、采訪提綱）；216。每日及時核對本日及第二天的日程安排；216?；貒笙蜓埛街轮x。注意準備好各種證件及邀請函，并提醒總經(jīng)理攜帶；216。跟進業(yè)務(wù)后續(xù)事宜；（二） 國外出差出差國外與國內(nèi)出差安排順序及內(nèi)容大致相同，但在此要特別提醒您注意以下幾點：216。出差資料整理（包括資料、名片、會談備忘），根據(jù)需要轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)人員或存檔；216。配合總經(jīng)理授權(quán)人的工作，及時掌握公司及業(yè)務(wù)相關(guān)信息。（見范例）J 出差中 216。216。與出差地相關(guān)人員溝通，確定周到的日程安排（明確如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程時間、接待人員等信息。通過秘書的計劃，把總經(jīng)理出差在外的工作安排得緊張而有序，愉快而圓滿，這是秘書工作的目標，也是工作價值的一個體現(xiàn)?？刂萍s會時間，適時打斷，防止拖延，以免影響下面的日程；216。在兩個約會間留出機動時間，防止會議延長引起時間沖突，并給總經(jīng)理留出整理思路的時間；同時預(yù)留時間處理日常事務(wù)；216。明確事情的優(yōu)先級，在處理事務(wù)時注意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安排處理；216。而秘書的通常做法是將有計劃的事情預(yù)先填入擬好的日程表中，同時細致靈活地安排好突發(fā)隨機事件。作為秘書一定要細心觀察領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣和做事風(fēng)格，調(diào)整自己的工作方法，主動適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作節(jié)拍。秘書的職責(zé)是當(dāng)好“管家”按日程安排為領(lǐng)導(dǎo)做好各種必要的準備，并提醒領(lǐng)導(dǎo)實施。 必要文件進行存檔。2） 由秘書來待為處理的： A、轉(zhuǎn)給其他相關(guān)負責(zé)人。l 需請對方協(xié)助抄送時，務(wù)必在文件正文前加以說明，列明抄送范圍l 務(wù)必在傳真件首頁上標明總頁碼，并在每一頁文件上標注頁碼。l 如果對方喋喋不休，廢話連篇，可以說“請問您還有別的事嗎？”或“對不起，我還有急事要辦”等結(jié)束通話。l 如不能把握總經(jīng)理是否要和對方通話的情況下，不能隨便回答總經(jīng)理“在”或“不在”，可說“請您稍等一下，我去看看**總經(jīng)理是否在？”，然后請示總經(jīng)理是否轉(zhuǎn)接。不重要且不緊密問清概要，酌情處理l 若通話內(nèi)容較復(fù)雜，或有不清楚的地方，最后應(yīng)當(dāng)將要點重復(fù)一便，以免遺漏或有偏差?！眑 判斷W