【正文】 4 即使有成功的感覺，也要不斷地推動(dòng)自己。4 懂得選擇，學(xué)習(xí)說“不”。 對(duì)于信件，一般而言，都得回函。3 擬定每日當(dāng)行的具體計(jì)劃，并遵行其優(yōu)先順序；可能的話，也不防盡早完成。為了平衡起見，要留直一個(gè)時(shí)間給“特別計(jì)劃”；因此，也才容易制定預(yù)期的工作時(shí)間表。2 周末時(shí)不思考公事。2 一次專心做一件事。2 自己要打算“隨時(shí)都有充分的時(shí)間去做重要的事。1 為了達(dá)成目標(biāo)，每天都要確實(shí)將計(jì)劃付諸行動(dòng)。1 經(jīng)常使用“八十對(duì)二十的法則。 任何東西都有固定的放置位子。 拖延一下那些不重要事，許多所謂的問題會(huì)隨著時(shí)間而逐漸消逝或解決。而為自求多福，希望您能從建立正確職業(yè)觀念，且著手塑建良好工作中人際關(guān)系，方克有功。(十三) 上級(jí)交辦事項(xiàng)，最好不要擅自更改。(九) 發(fā)揮女性親和力。(五) 一個(gè)積極的人應(yīng)有一、二項(xiàng)休閑與興趣。五、 積極人生(一) 目前小姐扮演的角色是良師、益友也是同仁。 事業(yè)發(fā)展的四階段：第一階段：學(xué)徒接受他人指示而工作，擔(dān)任一位或多位師父的幫手?？颇浚耗涣沤巧ㄎ慌c職責(zé)講師：吳蓓蘭一、 如何成為上司的得力助手你要做個(gè)稱職的得力左右手早上的準(zhǔn)備工作△ 上班前之準(zhǔn)備工作──迅速快樂地出門（1） 早上要早起──漱洗要清潔、迅速（2） 適度的運(yùn)動(dòng)（3） 營(yíng)養(yǎng)豐富的早餐──保持充沛的體力（4） 穿著大方，適度化妝（5） 以輕松快樂的心情向家人道別從從容容地出門，而非匆匆忙忙地出門△ 到達(dá)公司后（1） 遇到上司，同事親切地打招呼（2） 提早十分鐘至公司最為恰當(dāng)（3） 清理辦公桌，茶水慶在上班以前準(zhǔn)備好如何做個(gè)稱職的得力助手一、 保持辦公室環(huán)境的整齊清潔a打掃桌椅、柜子、茶幾等b桌歷、日歷要翻到當(dāng)日二、 信件的分類與整理分類folder的制作三、 上司抵達(dá)前的準(zhǔn)備工作a上司辦公室桌的整理b準(zhǔn)備茶水c呈批之文件處理d當(dāng)天行事計(jì)劃表之準(zhǔn)備四、 上司抵達(dá)后a面帶笑容地向上司道“早安”b口頭報(bào)告當(dāng)天之行事行程c善用“Today things to do”表格，展開一天的工作接一指示或命令時(shí)一、 上司呼喚時(shí)二、 上司指示或說明內(nèi)容時(shí)，不可中途插嘴三、 務(wù)必養(yǎng)成邊聽，邊記摘要的習(xí)慣四、 上司交待后，應(yīng)再?gòu)?fù)述其要項(xiàng)五、 有所質(zhì)問或意見時(shí)，應(yīng)馬上問清楚六、 無(wú)法辦理時(shí)，應(yīng)立刻向上司說明，再靜待上司裁決處理七、 接到其他部門上司的指示時(shí)，應(yīng)如何處置一位成功助理所應(yīng)具備的條件A注意外表的修飾*打扮出成功的形象B態(tài)度方面──溫和、熱誠(chéng)、親切C儀態(tài)方面──自然大方、不做作、文雅D談吐方面──聲音溫和──正確、易懂──敬語(yǔ)常掛嘴上一位成功助理所應(yīng)具備的條件A注意外表的修飾*打扮出成功的形象B態(tài)度方面──溫和、熱誠(chéng)、親切C儀態(tài)方面──自然大方、不做作、文雅D談吐方面──聲音溫和 ──正確、易懂 ──敬語(yǔ)常掛嘴上 （謝謝、對(duì)不起、麻煩你了） ──簡(jiǎn)潔E完美的人格──積極、敬業(yè)、責(zé)任感、保密、 謹(jǐn)慎、細(xì)心、耐心、有創(chuàng)意。更重要的，是不可以忘事，即使是一件小事，也要追蹤，才不失秘書的職責(zé)?！蓖c聰覺得，要當(dāng)個(gè)好秘書，有沒有那個(gè)心來(lái)幫助老板是很重要的，即使是很瑣碎的事。凡事不要太強(qiáng)求，童與聰強(qiáng)調(diào)要做自己能做的事，既然這是自己的工作，就認(rèn)命了，把它做好。童與聰認(rèn)為：“說穿了，其實(shí)秘書就是個(gè)通才。因?yàn)橐绾瓮黄普Z(yǔ)言的障礙，童與聰認(rèn)為提升認(rèn)同感是很重要的。童與聰自認(rèn)為生活圈子小，不把自己弄得很復(fù)雜，“生活簡(jiǎn)單就是美！”童興聰所追求的，正是一個(gè)簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的生活。 摘要記錄：要注意對(duì)方的名字正確寫法，電話號(hào)碼?！?你與你的老板應(yīng)互相協(xié)定，看他要你如何替他接電話。嘴離話筒一寸遠(yuǎn)，用自然的語(yǔ)調(diào)講話，聽筒貼著耳朵，以便聽清楚。 茶水的準(zhǔn)備：● 平時(shí)準(zhǔn)備需周全：茶具應(yīng)無(wú)破損，飲料是否足夠● 注意儀容，手和頭發(fā)要清潔，衣服應(yīng)無(wú)污點(diǎn)，絲襪應(yīng)無(wú)破損● 態(tài)度應(yīng)誠(chéng)心誠(chéng)意，面帶微笑● 茶或咖啡不要太滿：杯盤分開放，進(jìn)入室內(nèi)先敲門● 上茶順序：客人優(yōu)先，公司上后上● 盡量整個(gè)茶盤先放旁邊的桌子，再一杯杯的端出● 奉茶應(yīng)從每人的正面或右斜面輕輕放下● 客人走向應(yīng)馬上收拾干凈二、 坐車禮儀 有司機(jī)：后座右手為首座，左手次之，中間最次之?！?說話較慢、聲音較柔□ 比較畏縮，即使是在提出要求或表達(dá)意見時(shí)也是如此。自然我們也不必特意地表示“不在乎”的樣子，對(duì)上司不要卑屈，不要阿諛，要保持自己獨(dú)立的人格。公司里因你的存在而一團(tuán)和氣，氣氛融洽，你自然而然會(huì)得到上司的信任和喜歡。要不斷地研究、改進(jìn)對(duì)自己負(fù)責(zé)的工作，平時(shí)要不斷研究、改進(jìn)，以便能多向上司提出具體意見?；卮鹎宄?，做事明快回答上司的問題時(shí)，或和上司一起討論問題時(shí)，說明要清楚、有條理、有見地，表現(xiàn)出你的口才和學(xué)識(shí)，不要支吾其詞，模棱兩可，令人無(wú)所適從，做事也要明快、干凈利落。不要對(duì)上司存有害怕或畏懼的心理，男人在辦公室或別的地方，都喜歡看見迷人和儀態(tài)安祥的女人。對(duì)你的工作具有信心你要?jiǎng)e人對(duì)你有信心，先要對(duì)自己有信心，要忠實(shí)地衡量自己的能力，充實(shí)女秘書的各項(xiàng)素養(yǎng)，把你的素養(yǎng)毫不保留地應(yīng)用在工作中。(2) 每星期做全周工作計(jì)劃(3) 設(shè)定預(yù)計(jì)工作完成時(shí)間(4) 在工作空檔，計(jì)劃全日尚未過完時(shí)間（彈性）(5) 如發(fā)現(xiàn)自己在拖延，問自己逃避何事，將大計(jì)劃分?jǐn)?shù)個(gè)小工作，個(gè)個(gè)擊破。(3) 可作為了解機(jī)關(guān)或公司歷史的參考：介紹一個(gè)機(jī)關(guān)或公司的概況，必須要敘述其沿革，以見其發(fā)展的軌跡與成就，而要真切地了解其沿革，唯有參考其檔案，以獲得正確的資料。(4) 富有彈性檔案的分類上立案上要富有彈性，以適應(yīng)業(yè)務(wù)的擴(kuò)充或臨時(shí)的變動(dòng)。WHAT TO SAY ON THE TELEPHONE WHEN…1. YOU PLACE SOMEONE ON HOLDSituationA customer is in the middle of a very long story, and your other lines are ringing off the hook. You must place him on hold.2. YOUR MANAGER IS NOT INSituationA client calls and your supervisor is not in. He is on vacation for two weeks.3. YOUR MANAGER IS IN BUT NOT TAKING CALLSSituation:Your manager is behind in his paperwork and instructs you not to take calls for the next four hours. A customer calls and insists on talking with him.4. THE CALLER REFUSES TO GIVE YOU A NAMESituation:You begin the screening process on a call, and the person refuses to give you his name. You have specific instructions from your supervisor that you are to get the person’s name before transferring calls.5. YOU MUST KNOW WHY THE PERSON IS CALLINGSituation:You have the person’s name, and now must find out why he is calling.6. THE CALLER SAYS,”YOUR MANAGER HAS THE NUMBER”Situation:You are instructed to get telephone numbers from people when they leave messages. Nine times out of ten, they say,”he has the number.”7. A CALL HAS NOT BEEN RETURNEDSituation:A customer calls and says,”This is the third time I’ve called ’ve been calling for hasn’t he called me back? Are you sure you’re giving him my messages?”8. THE CALLER WANTS SOMETHING THAT IS NOT YOUR JOB TO HANDLE Situation:A customer calls and ask you to help him enroll in a seminar your pany is giving thd following week. You have noting to do with the seminar,and know nothing about it.9. THEY SAY THEY WERE PROMISED SOMETHING WOULD HAPPEN THAT DIDN’TSituation:A customer is calling to plain that a salesman who works for your pany promised that instruction booklets for the product you sell would arrive the day after the contract was singned. The instruction booklets have not arrived, and the customer has been unable to use your product for over a week.如何提升工作效率與效能講義所刊內(nèi)容，非經(jīng)全友管理顧問有限公司同意，禁止任意翻印、轉(zhuǎn)載為任何形式如何提升工作效率與效能一、 高效率的檔案管理技巧二、 如何為上司與自己管理時(shí)間三、 會(huì)議管理技巧四、 行程安排技巧一、 高效率的檔案管理技巧 檔案管理(1) 檔案歸檔的方法按字順序以編號(hào)分檔依地理位置分檔依日期順序歸檔依數(shù)字分檔(2) 如何減低檔案管理的工作量 盡量維持辦公桌的整齊建立特定的整理檔案的時(shí)間表建立一個(gè)“暫持存放”的系統(tǒng)寄放不需馬上歸檔的文件如果同時(shí)替一人以上工作，應(yīng)分開存放要?dú)w檔的文件桌上應(yīng)放一個(gè)“文件籃”應(yīng)隨時(shí)準(zhǔn)確接受新科技隨時(shí)改進(jìn)自己的檔案管理系統(tǒng)“雙重”歸檔如何追蹤“傳閱”的文件如何剪報(bào) 檔案管理的原則理想的檔案管理原則是：正確、簡(jiǎn)明、經(jīng)濟(jì)及富有彈性，茲分別簡(jiǎn)述如下：(1) 正確：良好的檔案管理，是希望能做到調(diào)閱某一檔案時(shí)，就能迅速地找到，因此檔案的分類及存放要正確，取用后歸檔也要正確地放回原處，不可紊亂。有健康的身體，才能有健全的身心，開朗的心胸，樂觀活潑的個(gè)性，以面對(duì)任何困難，化解任何困局，創(chuàng)造嶄新的情勢(shì)，以利公司機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)之騰遠(yuǎn)發(fā)展。 健康秘書的業(yè)務(wù)包羅萬(wàn)象。文件必須重打，則是因主管做了很多變更，已改得面目全非了。秘書可能會(huì)顯出沮喪、失望與泄氣?？陀^性：客觀性是以超然的、無(wú)私的態(tài)度，來(lái)看整體性的情況后，才做出反應(yīng)。由秘書的業(yè)務(wù)來(lái)探討，秘書的責(zé)任感可歸納為四方面：─努力達(dá)成主管上司交待的任務(wù)。有責(zé)任感的秘書是非常敬業(yè)的。一般秘書都通曉公司業(yè)務(wù)，但有經(jīng)驗(yàn)的秘書，知道這一切都是公司的機(jī)密。當(dāng)主管有錯(cuò)時(shí)，避免批評(píng)，才能維持良好的人際關(guān)系。（命令式）佳：你明天打算來(lái)上班嗎？（尊重對(duì)方）圓滑性就是承擔(dān)責(zé)罵：秘書在打好信后，發(fā)現(xiàn)有個(gè)錯(cuò)誤，是主管的疏忽所致。使用考慮周到的詞句及體貼的舉止，秘書可使人不感窘困與難過。（考慮周到）─在主管處于山窮水盡時(shí)，提供他有效的策略；當(dāng)他感頭疼時(shí)，幫他倒一杯涼水。所以，考慮周到的資質(zhì)是需要訓(xùn)練與培養(yǎng)的。不管主喜不喜歡這封祝賀函，他一定會(huì)感激秘書的主動(dòng)性的。（業(yè)務(wù)性）第一方式：有位秘書把客戶來(lái)信給主管看時(shí)，通常把先前相關(guān)的通信資料附上，以利主管參考。沒有指使，便主動(dòng)地去做。所以秘書打電話到他家，間接得知他辦公室的電話號(hào)碼，再打給他的秘書，而獲得那份資料。秘書，甚至在心里頹喪時(shí)，必須保持樂觀的態(tài)度。秘書則必須能篩選電話，并把每通電話的重點(diǎn)記在便條紙上，以便主管回來(lái)，即可一目了然，這就是工作效率。有效率的秘書在收集資料做報(bào)告時(shí)，會(huì)向各可靠的來(lái)源獲得資訊并取下列的步驟：