【正文】 第四階段：贊助人 確立組織發(fā)展方 向，并行使權(quán)力。 三、 職涯規(guī)劃： 事業(yè)生涯的角色轉(zhuǎn)換： 確立每一階段的自我發(fā)展，及早培養(yǎng)相對的能力與視野，才能在金字塔組織中，達(dá)到個人的目標(biāo)與理想。 童與聰除了擔(dān)任中華民國秘書總會會長，也 教授各種秘書課程，除此之外，生活就是簡簡單單，完全符合自己的理想。在這樣情況下，自己就得好好做計(jì)劃，分出優(yōu)先順序。 生活簡單符合理想 “老板平時(shí)很少打擾我的生活，除非是碰到一些生活上需要與房東溝通的問題，產(chǎn)生語言障礙時(shí)；但基本上，他們公私都分得很清楚。而這樣態(tài)度，是雙方面的。尤其是女主管，壓力更大，身為秘書如果能保持著同情心，自己工作起來也覺得比較舒暢。 態(tài)度重要多替別人想 與外國老板共事，通常都與他們保持適當(dāng)距離，無形的代溝很容易產(chǎn)生。 再半年就屆滿三十年，童興聰在這個她生命中最喜歡的工作待了這么久，卻依然留戀不已。 檢查打進(jìn)來的電話： 大多數(shù)老板都會高興秘書替他把電話的來意先弄清楚，有的事情是你可以替老板處理的，替他節(jié)省時(shí)間最好的方法是以友善親切的語氣詞句“請問是那一位？”我好告訴 XX先生，這樣一說，對方大都會很愿意的說出名字和事由。對方掛斷后輕輕 將話筒放回去。 ● 有錯誤或延遲，應(yīng)立刻向?qū)Ψ街虑?，?yīng)立刻把話講清楚，用文雅的口氣直接向話筒說話。 ● 在走路時(shí)：應(yīng)讓客人走在內(nèi)側(cè) ● 走樓梯時(shí)：上樓跟在客人后面，下樓走在客人前面 ● 電梯：先進(jìn)去按“開”鈕，出來時(shí)按“閉”鈕，讓客人先出去 ● 開門：門向外開的情形下，拉開門后自己站在門外，讓客人先進(jìn)；門向內(nèi)推的情形下，推開門后自己先進(jìn)去，再請客人進(jìn)去。） 果斷力較弱 果斷力較強(qiáng) 在圖表中線左方的人傾向于： 在圖表中線右方的人傾向于： □ 動作較慢而小心翼翼。對上司一味奉承和附和，并不一定能給上司良好的印象，因?yàn)槟闶紫染妥约旱娜烁窠档土?，你不能用這種卑微的身份，換取上司的重視，不要被上司的地位或權(quán)威所哧倒，以為除了諂媚和馴服之外，什么也不能作。 親切 對同事態(tài)度要親切，不要妄自尊大、趾高氣揚(yáng)。 要注意儀表 女秘書雖然不是瓶花只供欣賞之用，但是女秘書的儀表相當(dāng)重要的。辦公室中私人的電話令人討厭，要想辦法婉謝。 要有勇氣 你要毫不畏懼地把工作承接過來，一顯身手，發(fā)揮你行 政管理方面的才能，面臨新的挑戰(zhàn)不要害怕，你要付出心力，絞盡腦汁，全力以赴。根據(jù)事實(shí)顯示，愈受老板器重的女秘書，所做自己裁決的事愈多。 二、 如何為上司與自己管理時(shí)間 如何提高效率 (1)例行性工作與執(zhí)行性工作處理程序 如何計(jì)劃 優(yōu)先順序 Follow up System的建立 (2)拆閱信件的程序 (3)向上屬報(bào)告的方法 (4)交件呈送上屬的方法 (5)如何善用他人的時(shí)間 (6)一心二用 (7)PERT（工作進(jìn)度評估術(shù)） (8)能提高工作效率的辦公室文具 一些建議 (1)每日列出“應(yīng)做事項(xiàng)”及排列優(yōu)先順序。 (2)可作為法令的依據(jù) 一個機(jī)關(guān)或公司業(yè)務(wù)的計(jì)劃與施行，必定要牽涉到許多國家的法令或公司本身的規(guī)章或會議的決議，而法令、規(guī)章、會議記錄，都是公司檔案的一種，所以檔案可作為法令的依據(jù)。保存年限，適時(shí)的銷毀（即處理掉）清理已失時(shí)效者。由此，可見健康對于秘書工作的重要了。因此，秘書人才必須要有健康的身體。 客觀性可使秘書在采取任何反應(yīng)前，心平氣和的研析情境。這是個良性的建議。有時(shí)候，工作受到批評，文件要重打；或建議被拒絕了。 ─發(fā)揮協(xié)調(diào)的功能并以本身工作態(tài)度作為其他職員之表率一不遲到、不早退、坦誠待人、盡忠職守。責(zé)任感亦是一種使命感，一種使命去承擔(dān)完滿達(dá)成主管所托付的任務(wù)。 責(zé)任感： 主管通常把責(zé)任感列為秘書條件之首。對于初任的秘書，謹(jǐn)慎性則意味著只把機(jī)密性的業(yè)務(wù)保密。 圓滑性就是避免批評： 少說“我早就告訴你！”也不要說“我知道我是對的！”就是你很肯定，也不要說這些話，以免傷了對方的自尊心。（命令式） 佳：你介意現(xiàn)在幫我打字嗎？（客氣） — 不妥：你明天要來上班。 圓滑性 圓滑性使秘書建立并維持和諧的工作關(guān)系。 以下的例子，顯示出如何恰當(dāng)?shù)乇憩F(xiàn)考慮周到： ─如果認(rèn)為主管可能會急需 要你的幫助時(shí)，就留在自己的位置上。如果一個人不能考慮別人，便僅僅只會依本性來做，因?yàn)槿丝偸窍瓤紤]到自己。秘書把報(bào)導(dǎo)剪下并附上自己先擬的祝賀函，一起呈給主管。（服務(wù)性） — 為主管分憂解勞。 主動性 主動性即是能預(yù)見該做的事。秘書由檔案里得知資料來自當(dāng)?shù)氐膶I(yè)協(xié)會會長，就決定去找這位會長，但即發(fā)現(xiàn)電話簿沒登記。主管有時(shí)會指派難以完成的任務(wù)。例如，主管出差，他希望秘書作電話記錄。如果能力都相同的話，那差別就在于做事有無工作效率。所以，秘書決定去電告知主管，但首先準(zhǔn)備客戶的齊全資料，以備主管詢問。 《情況二》 主管感冒在家。 《情況一》 主管交待秘書去寫一封信。 當(dāng)你需要采取行動時(shí)，研析一切情況一調(diào)查、綜合、分析 以判斷是否有未考慮到的因素，值得再斟酌。例如，是否有錯要改、有問題要問、有業(yè)務(wù)待改進(jìn)、或程序要變動等。思考就是控制心思；即是，集中精神。 好判斷力： 每位主管都要求秘書有好的判斷力。你會懷疑，如果沒發(fā)現(xiàn)任何錯誤，而一再檢查，是否很費(fèi)時(shí)。 但要如何才能算是準(zhǔn)確性呢？即是每件細(xì)節(jié)都很精確。每打一定，每寫一字，都有可能錯。秘書對時(shí)間及速度的重視是可理解的，但如果不具備以下五項(xiàng)的資質(zhì)，經(jīng)常工作會終歸于無效率或產(chǎn)生尷尬的局面，增加主管之困擾。秘書需要不斷地反省自己，找出缺點(diǎn)，并予以更正，以臻完美。 資質(zhì) 秘書的資質(zhì)，可決定秘書工作的品質(zhì)。即使，秘書也以“特殊”為榮，就很難在公司里博得人緣。秘書必須能運(yùn)用靈巧的人際關(guān)系技巧，才能替上司主管建立起良好的人際關(guān)系網(wǎng)路，使其具有良好的形象。 人際關(guān)系的技巧 人際關(guān)系的技巧，即是公共關(guān)系的能力。是否能順利進(jìn)行，尤其需依賴經(jīng)驗(yàn)。秘書在決定從事那一行業(yè)前，可先修習(xí)相關(guān)的課程，或閱讀相關(guān)的書籍以增加專門業(yè)務(wù)知識，才能符合實(shí)務(wù)業(yè)務(wù)的需要。國貿(mào)秘書必須能熟悉國際貿(mào)易實(shí)務(wù)與流程 。近年來，由于科技的發(fā)展與運(yùn)用，電腦技術(shù)廣被需求，所以打字技術(shù)與電腦技術(shù)同為不可或缺的實(shí)務(wù)技能。可見，如果秘書人員，在就職前，先接受秘書專業(yè)知識課程的訓(xùn)練，必能對其擔(dān)任的工作有所助益。分述如下： (1)秘書的專業(yè)知識： 一般機(jī)構(gòu)或公司在雇用秘書時(shí)，大都希望秘書能受過專業(yè)訓(xùn)練。 例如以接待業(yè)務(wù)來看，必須配合資訊管理以獲得情報(bào)，得知何人、何時(shí)、由何地來訪，來賓的背景明細(xì) ，來訪的目的，并做出行程表；必須配合事務(wù)業(yè)務(wù)以安排接待人員、車輛，骸安排飯店住宿等；必須配合公共關(guān)系業(yè)務(wù)，以發(fā)布消息，并安排參觀與商談等。這時(shí)，就要靠秘書來作綜合業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)。秘書的業(yè)務(wù)需要顧及公司機(jī)構(gòu)的上上下下、 里里外外的業(yè)務(wù)， 所以必須有良好的公共關(guān)系，才能使全盤業(yè)務(wù)進(jìn)行順利。 秘書的職務(wù)，接觸面很廣，為了要使業(yè)務(wù)能順利進(jìn)行，必須扮演著潤滑劑的功能，在公司機(jī)構(gòu)的里里外外，必須兼顧到各個層面的人物，能考慮到各種狀況，能預(yù)見各類該辦之事，妥善處理人際關(guān)系，圓滿達(dá)成任務(wù)。 安排方面：安排行程、約會、會議等。雖然有些項(xiàng)目是多種業(yè)務(wù)的綜合，但在此則偏重事務(wù)性的。資料情報(bào)的輸出和輸入都要經(jīng)過秘書這個孔道，當(dāng)主管將情報(bào)交給秘書傳達(dá)下去時(shí)，首先秘書就要根據(jù)情報(bào)的質(zhì)和量，按其重要性、機(jī)密性、緊急性來安排傳送的優(yōu)先順序。現(xiàn)代的文書業(yè)務(wù)尤 需要資訊管理的配合以提高效率。 文書： 包括文件及書信之制作等。秘書的資訊管理業(yè)務(wù)是由其執(zhí)行任務(wù)的功能引伸而業(yè)。秘書可以學(xué)到如何去指導(dǎo)、督導(dǎo)、規(guī)劃及處理問題，并且熟悉公司的政策。 秘書工作最主要為輔佐功能，此即是其一主要的意義。 秘書工作的性質(zhì) 秘書的工作，主要為協(xié)助主管執(zhí)行工作細(xì)節(jié)。 《講師簡介》 童與聰小姐： 現(xiàn)任： 全友管理顧問（上海）有限公司顧問及特約講師 建元顧問股份有限公司 特約講師 臺灣赫司特（ Hoechst）公司董事長特別助理 經(jīng)歷： 臺灣赫司特公司人事管理 中華民國專業(yè)秘書協(xié)會創(chuàng)會會長 臺北市專業(yè)秘書協(xié)會第四任會長 曾輔導(dǎo)或授課之企業(yè)： 高級主管秘書、助理培訓(xùn) 第一單元：專業(yè)秘書助理的成功展望 第二單元：如何提升工作效率與效能 第三單元：如何成為上司得 力助手 第四單元：專業(yè)秘書、助理的形象塑造 第五單元：專業(yè)秘書、助理之禮儀與應(yīng)對技巧 第六單元：結(jié)語 附件 專業(yè)秘書助理的成功展望 講義所刊內(nèi)容，非經(jīng)全友管理顧問有限公司同意，禁止任意翻印、轉(zhuǎn)載為任何型式 專業(yè)秘書、助理的成功展望 一、 秘書概述 二、 秘書的業(yè)務(wù) 三、 秘書的條件 一、 秘書概述 英文字典的定義 依 The Random House Dictionary of the English Language中對于秘書的定義為： 1) a person, usually and official, who is in charge of the records,correspondence, minutes of meetings, and related affairs of an anization, pany, association, etc. 2) a person employed to handle correspondence and do routine work in a business office, usually involving taking dictation, typing, filling, and the like. 秘書的角色 一般而言，秘書的角色定位應(yīng)是輔佐的功能。幫助主管處理一切里里外外的業(yè)務(wù)成了秘書的職責(zé)。想想大公司的董事長或機(jī)關(guān)的主管，如果每天早上自己要打開信件 ，打字回信、存檔處理、接聽電話等工作，那么，他們將沒有時(shí)間來從事高層次的商業(yè)活動與計(jì)劃。秘書工作的另一重要意義為管理。因此，秘書工作亦是管理人才的訓(xùn)練搖籃，其理由有二： 秘書熟悉人事、業(yè)務(wù)、程序、管理等 內(nèi)部作業(yè)。前節(jié)提到秘書執(zhí)行的任務(wù)有發(fā)傳真、擬稿、存款、安排機(jī)票、安排看牙醫(yī)等，這些業(yè)務(wù)部需要資訊管理來處理。以往皆用打字機(jī)或手寫，但由于資訊業(yè)務(wù)之發(fā)達(dá)，各種文書之制作皆已電腦化，以增加功能與效率。文書與資訊是息息相關(guān)了。這時(shí)，秘書對于資訊情報(bào)之處理、篩選、分類與傳遁就可利用資管理業(yè)務(wù)，以增進(jìn)處理情報(bào)業(yè)務(wù)的效率。 以上的業(yè)務(wù)可歸類如下： 通訊方面：接聽電話、拆寄信函、發(fā)電傳等。 公關(guān)業(yè)務(wù) 秘書的公共關(guān)系是需要創(chuàng)意的功能來作其基礎(chǔ)的。一般而言，公共關(guān)系的業(yè)務(wù)包括接待，與相關(guān)業(yè)務(wù)人員的溝通聯(lián)絡(luò)，消息的發(fā)布，宣傳品的出版、雜志、年報(bào)的出刊、攝影、幻燈片、影片的制作、展覽、市場情報(bào)的搜集，貿(mào)易商展等等。 綜合業(yè)務(wù) 綜合業(yè)務(wù)來自協(xié)調(diào)的功能。可見秘書的綜合業(yè)務(wù)尤其重要，因它含括資訊管理業(yè)務(wù)、事務(wù)業(yè)務(wù)與公關(guān)業(yè)務(wù)等。所以接待業(yè)務(wù)，是個整體性的工作。這種訓(xùn)練可來自機(jī)構(gòu)公司自己辦理鳳及學(xué)?；蛎耖g秘書專業(yè)訓(xùn)練中 心提供等。 (2)實(shí)務(wù)方面的技能： 實(shí)務(wù)方面的技能為處理秘書業(yè)務(wù)所需要的技術(shù)與能力。目前各機(jī)構(gòu)已推行行政電腦化、組織電腦化、人事電腦化、會計(jì)預(yù)算電腦化、生產(chǎn)管理電腦化等等。法律秘書必須擅長法律知識。 經(jīng)驗(yàn) 專門知識與技能，雖然非常重要，但理論需要配合實(shí)務(wù)。例如，文書之處理，光憑理論尚嫌不夠，因必須考慮到各種文件之性質(zhì)，文件之內(nèi)容，及文件之時(shí)效性，然后訂處理之優(yōu)先順序。秘書的人際關(guān)系可分為對內(nèi)與對外。 對于同事，秘書要建立融洽相處的人際關(guān)系，業(yè)務(wù)才能順利推展；對于屬下者，也需要好的人際關(guān)系，才能使 上下人脈和諧，必能在對外處理業(yè)務(wù)時(shí)，和氣待人，考慮周到，圓滿達(dá)成任務(wù)。 (2)博得人們的信任 秘書對于傳遁上司的訊息、指示、或普通職員的心聲，都應(yīng)明確傳達(dá)，以完成疏通管道的任務(wù)。一位主管，當(dāng)然需要一位開朗、負(fù)責(zé)、可靠的秘書。 秘書的資質(zhì)可分下列十項(xiàng)，由 T形圖來表示，分成左右兩邊各五項(xiàng)，左邊代表對事，右邊代表對人。 對事方面的資質(zhì)有五項(xiàng)：準(zhǔn)確性；好判斷力；工作效率；機(jī)智性；主動性。然而，有效率的秘書每天都做準(zhǔn)確的工作。這是需要時(shí)間、耐心與專心的。不，絕不。如果秘書總是道歉說：“對不起，這件事我未想到”，那么，就必須培養(yǎng)此特質(zhì)。所以，思考是訓(xùn)練好判斷力的絕對要素。如果自己能力辦不到，找主管去。 第四步驟：當(dāng)機(jī)采取行動 依各種因素，衡量該采取的行動。當(dāng)秘書在寫信時(shí)對于時(shí)間問題沒有十分肯定。有位很重要的客戶打電話來。最后，主管稱贊秘書的好的判斷力。 有效率的秘書在收集資料做報(bào)告時(shí)，會向各可靠的來源獲得資訊并取下列的步驟： ─把整個資料分成許多單元 ─把每單元資料分別寫在紙條上 ─把每單元依其來源來分類 ─把紙條依系統(tǒng)排列 ─把相關(guān)的單元?dú)w類成檔 用此方法可以有系統(tǒng)地完成任務(wù)。秘書則必須能篩選電話，并把每通電話的重點(diǎn)記在便條 紙上，以便主管回來，即可一目了然，這就是工作效率。秘書，甚至在心里頹喪時(shí)，必須保持樂觀的態(tài)度。所以秘