【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 管文件圖籍、翻譯文電、核對(duì)文稿、收發(fā)文件、處理庶務(wù)等；主事，輔助僉事分辦各類事務(wù)，相當(dāng)于科員；參議，主要是審議法令?！　”毖笳貢ぷ鳌　?916年7月29日公布的《公文程式》規(guī)定，凡處理公事的文件通稱公文，確定的公文種類有大總統(tǒng)令、國務(wù)院令、各部院令、任命狀、委任令、訓(xùn)令、指令、布告、咨、咨呈、呈、公函、批等文件。加強(qiáng)了蓋印署名制度、副署制度、發(fā)文編號(hào)制度，完善了檔案工作制度?！　?913年1月9日，北洋政府公布了《秘書任用法草案》，規(guī)定“秘書”包括秘書長在內(nèi)，均不得按《文官任用法》的規(guī)定任用，使秘書官吏的任用主要根據(jù)長官意志，由長官?zèng)Q定，這就助長了任人唯親的風(fēng)氣?！　顸h政府對(duì)秘書工作的改革　　政府頒布了《暫行公文革新辦法》，整頓公文文風(fēng)，強(qiáng)調(diào)公文分行、分段、使用標(biāo)點(diǎn)，要以白話文撰寫。1947年，國民黨政府組織了“文書工作競(jìng)賽運(yùn)動(dòng)”，成立了專門的競(jìng)賽組織機(jī)構(gòu)，頒布了競(jìng)賽的有關(guān)規(guī)則，對(duì)公文的撰擬、辦量、書寫、打字的速度、數(shù)量、質(zhì)量進(jìn)行比賽，以提高秘書人員的業(yè)務(wù)能力?！　?zhàn)爭(zhēng)年代中國共產(chǎn)黨的秘書工作　　1923年毛澤東同志擔(dān)任中央秘書，負(fù)責(zé)起草文件、處理文件、會(huì)議記錄和保管檔案。1926年7月，中國共產(chǎn)黨中央設(shè)秘書處，負(fù)責(zé)全黨的文件處理、機(jī)要交通、文件管理等工作。建黨初期，內(nèi)部行文的主要形式是書信，后有通告、聲明、告人民書、宣言、決議等等。在長征途中，為了適應(yīng)組織軍事化的要求，很多機(jī)構(gòu)撤消，中央的秘書處、文書科等也都撤消了。同時(shí)保留并加強(qiáng)了機(jī)要科。機(jī)要科是當(dāng)時(shí)唯一的秘書部門?！　艺?quán)機(jī)構(gòu)秘書工作的異同　　近現(xiàn)代中外秘書工作均在古代秘書工作的基礎(chǔ)上有所發(fā)展。其發(fā)展的相同相似之處，體現(xiàn)在以下方面：一是秘書工作機(jī)構(gòu)更為健全。二是秘書工作的內(nèi)容更為豐富。三是秘書工作制度更為周密、規(guī)范。四是秘書工作的效率有所提高。五是國家秘書人員的來源更為廣泛。六是國家秘書人員的從業(yè)人數(shù)大為增長?！　≡谶@一歷史時(shí)期，中外國家政權(quán)機(jī)構(gòu)的秘書工作的不同之處，體現(xiàn)在以下方面：一是服務(wù)對(duì)象的不同。二是運(yùn)作體制不同。三是變革程度不同。四是外事工作的立足點(diǎn)不同。　　企業(yè)秘書工作的異同　　相同之處：一是服務(wù)對(duì)象相似心。二是工作內(nèi)容大體相似。秘書工作的內(nèi)容強(qiáng)調(diào)為經(jīng)濟(jì)事務(wù)服務(wù)是中外企業(yè)秘書共同的特征。三是職能地位大體相似。四是秘書人員的任用方式大體相似?！　〔煌帯　∫皇且?guī)范性的程度不同。二是受政府的影響不同。三是企業(yè)秘書與企業(yè)主管的關(guān)系有所差異?！　o產(chǎn)階級(jí)革命中秘書工作的異同　　相同相似之處　　一是秘書工作的利益目標(biāo)相同。二是無產(chǎn)階級(jí)革命中的秘書工作與廣大人民群眾有著密不可分的血肉聯(lián)系。無產(chǎn)階級(jí)的秘書工作既要輔助其領(lǐng)導(dǎo)者代表人民利益開展領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)，又要和人民群眾緊密聯(lián)系在一起，反映人民群眾的利益和要求。這是無產(chǎn)階級(jí)革命中秘書工作與其他階級(jí)秘書工作的根本區(qū)別，它有著極強(qiáng)的戰(zhàn)斗性和影響力。無產(chǎn)階級(jí)秘書工作所具有而其他階級(jí)秘書工作所沒有的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)。三是無產(chǎn)階級(jí)革命中的秘書與領(lǐng)導(dǎo)者之間的關(guān)系，在政治上是平等的同志關(guān)系，在工作上是主輔配合的上下級(jí)關(guān)系?！　〔煌帯　∫皇撬幍纳鐣?huì)環(huán)境不同。二是文化上的差異。三是復(fù)雜性程序不同。四是曲折性程度不同?！　∶貢碚撆c實(shí)踐發(fā)展的異同　　相同相似之處，一是秘書工作向社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域擴(kuò)展。二是秘書工作業(yè)務(wù)分工向?qū)I(yè)化分展。在這一時(shí)期中國和西方國家在文書和檔案方面，都已徹底分工。三是在秘書業(yè)務(wù)操作上融入了大量相關(guān)方面知識(shí)和方法?！　〔煌帯　∫皇菑?qiáng)調(diào)秘書工作的政治性方面，二是秘書工作的社會(huì)普遍性上的差異。三是對(duì)秘書工作的制約上的差異。四是在秘書行業(yè)發(fā)展上的差異。五是秘書教育體制上的差異?！　〉谄哒隆　∶貢鴧⒅\職能基礎(chǔ)的異同　　一、相同相近之處　　領(lǐng)導(dǎo)者主事者對(duì)秘書參謀的需要，領(lǐng)導(dǎo)者主事者對(duì)秘書參謀的需要，一是適應(yīng)不斷發(fā)展變化環(huán)境的需要。秘書處于職能綜合與信息綜合的地位，因此，其參謀輔助活動(dòng)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者主事者具有不可替代的重要作用。二是承擔(dān)責(zé)權(quán)壓力的需要。三是科學(xué)決策的需要?！　∶貢哂袇⒅\輔助的便利條件　　中外秘書都具有對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者主事者發(fā)揮參謀輔助的便利條件。具體體現(xiàn)，一是秘書處于組織管理的中介位置。二是秘書處于信息樞紐位置，便于在信息輸入、轉(zhuǎn)換、輸出的運(yùn)作中，發(fā)揮參謀輔助作用。三是秘書工作具有綜合職能的優(yōu)勢(shì)，便于站在領(lǐng)導(dǎo)工作需要及全局的高度，發(fā)揮參謀輔助作用。四是秘書具有近身溝通的便利，更有利于發(fā)揮參謀輔助作用。中外秘書工作者在其領(lǐng)導(dǎo)者主事者身邊工作，中國和西方國家秘書參謀輔助職能基礎(chǔ)的相同和相近之處，是秘書工作近身綜合輔助的基本特征所決定的。由于秘書具有這種基本特征，其參謀輔助作用才具有其他人員所不可替代的特點(diǎn)。秘書參謀輔助職能的強(qiáng)化，是由于領(lǐng)導(dǎo)工作近身綜合性參謀輔助需要的增強(qiáng)和秘書參謀輔助能力的提高兩個(gè)方面的因素所決定的?！　《?、不同之處　　參謀輔助環(huán)境的差異　　參謀輔助功利目標(biāo)的差異　　功利目標(biāo)決定著參謀輔助活動(dòng)的總體方向，這就使西方社會(huì)秘書參謀輔助在領(lǐng)導(dǎo)的導(dǎo)向和秘書的價(jià)值取向上都是以個(gè)人私利為依歸?！　⒅\輔助能量的差異　　有領(lǐng)導(dǎo)者的信任程度、秘書的參謀智能及信息擁有量和秘書參謀輔助的主動(dòng)程度。一是就領(lǐng)導(dǎo)者的信任程度而言，中國與西方領(lǐng)導(dǎo)者一般是選擇忠誠可靠的人充當(dāng)自己的秘書。二是就秘書的參謀智能而言，中國與西方的現(xiàn)代秘書人員大多受過良好的教育的職業(yè)訓(xùn)練。三是在秘書參謀輔助的主動(dòng)性上，西方秘書人員提出參謀建議，大多要考慮上司的態(tài)度?！　∶貢鴧⒅\職能體現(xiàn)的異同　　 參謀輔助的體現(xiàn)形式相近，秘書體現(xiàn)參謀輔助職能形式的多樣性和內(nèi)容的綜合性?！　?參謀輔助效果的制約因素相近。第一是參謀輔助效果的間接性。一是要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)決策的選擇。秘書的參謀建議方案對(duì)管理思維而言，秘書的參謀輔助都要受到領(lǐng)導(dǎo)者的制約，這是秘書工作的輔助性特征所決定的。二是要受到執(zhí)行實(shí)踐的選擇。三是受到具體條件的限制。第二是參謀輔助效果體現(xiàn)的機(jī)遇性。中外秘書都要在參謀輔助活動(dòng)中發(fā)現(xiàn)和利用機(jī)遇。一是善于發(fā)現(xiàn)和利用組織管理活動(dòng)需要造成的機(jī)遇。二是善于發(fā)現(xiàn)各種異?，F(xiàn)象、偏差或失誤，找出這些問題存在的原因、危害性以及有關(guān)對(duì)策建議。三是關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)者注意力造成的機(jī)遇。四是理解和體察領(lǐng)導(dǎo)者的心理情緒及其變化，從理論上講，作為高素質(zhì)的領(lǐng)導(dǎo)者任何情況下，對(duì)來自各方面的意見或建議，都應(yīng)該認(rèn)真傾聽，理智選擇，按需要和可能采納?！　⒅\輔助多種價(jià)值性相似。一是實(shí)際效益價(jià)值。二是衍生價(jià)值。當(dāng)秘書提出的參謀建議沒有被采納，領(lǐng)導(dǎo)者采用的是相反或完全不同的方案，經(jīng)過實(shí)踐證明，領(lǐng)導(dǎo)者采用的方案的錯(cuò)誤的，而秘書的參謀建議是正確的。這種情況下，秘書的參謀輔助雖然沒有取得實(shí)際的效益，但卻有衍生價(jià)值。三是參考價(jià)值。四是溝通價(jià)值。秘書的參謀輔助無論是否被采納或采納的程度如何，都能加強(qiáng)秘書與其領(lǐng)導(dǎo)間的信任，促進(jìn)主輔配合更為默契。通過這種信息溝通和思想交流。五是負(fù)面價(jià)值?！　〔煌?，參謀輔助層次區(qū)別差異：一是體現(xiàn)在高層秘書的參謀輔助上。在西方國家，如英國，設(shè)有“國務(wù)秘書”。國務(wù)院書名為秘書，實(shí)為部長級(jí)官員。大多以“研究室主任”“辦公室主任”、“秘書長”、“副秘書長”命名。中國政府的秘書長職級(jí)高于各部部長，主要職能是對(duì)政常日常事務(wù)進(jìn)行綜合協(xié)調(diào)管理，其參謀輔助主要是對(duì)政府最高決策層的綜合性參謀輔助。二是中層秘書輔助上的差異。在西方國家如英國，中層秘書分行政級(jí)和執(zhí)行級(jí)兩類。執(zhí)行級(jí)的職責(zé)是對(duì)次要的提案進(jìn)行初步的審查分析，解決和處理行政事務(wù)中可能出現(xiàn)的一般問題。三是低層秘書參謀輔助上的差異?！　⒅\輔助運(yùn)作上的差異　　中外秘書參謀輔助活動(dòng)運(yùn)作上的差異，一是體現(xiàn)在對(duì)重大決策參謀輔助的程度上。在中國，在制定重大決策前，秘書一般要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行深入地調(diào)查研究，全面地收集信息。配合包括智囊團(tuán)在內(nèi)的各有關(guān)人員擬定可行方案。二是體現(xiàn)在參謀輔助的主動(dòng)性上。三是體現(xiàn)在參謀輔助對(duì)群體智能開發(fā)的程度上?！　⒅\輔助障礙上的差異　　中外秘書參謀輔助活動(dòng)都存在著一定的障礙，一是體現(xiàn)在管理體制上的障礙。主要指管理組織的結(jié)構(gòu)、分配、運(yùn)行制度和管理觀念等。二是體現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)人方面的障礙。三是體現(xiàn)在秘書方面的障礙?！　∶貢鴧⒅\方式的異問　　一、相同相似這處　　對(duì)決策的參謀方式相似　　一是在領(lǐng)導(dǎo)決策前要作大量鋪墊性參謀輔助。二是決策形式時(shí)要作有效的輔佐性參謀。三是在決策執(zhí)行中要做全過程的參謀輔助?！　“盐諈⒅\時(shí)機(jī)的方式相似　　一是跟蹤把握參謀時(shí)機(jī)的方式相似。有利于領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)全過程的有序性、有效性和規(guī)范性；也有利于秘書在領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)全過程中，全面地發(fā)揮參謀輔助作用。二是重點(diǎn)把握參謀時(shí)機(jī)的方式相似。中外秘書參謀輔助，重點(diǎn)把握參謀時(shí)機(jī)的方式，有利于適應(yīng)和滿足領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)參謀輔助的需求，有利于秘書參謀輔助活動(dòng)的針對(duì)性和有效性。三是預(yù)測(cè)把握參謀時(shí)機(jī)的方式相似?！　√峁﹨⒅\輔助的溝通方式相似?！　∫皇亲稍兎绞?。二是進(jìn)速方式。三是探索式，即針對(duì)要解決的某一難題，組織有目的、有計(jì)劃的群體探索，廣泛地征求意見或建議。采用這種方式，能集中開發(fā)群體智能?！　√岢鰠⒅\輔助的思維方式有相似之處　　中外秘書參謀輔助的思維方式是多種多樣的，其中相似之處有以下幾個(gè)方面：　　一是比較式。二是補(bǔ)充完善式。補(bǔ)充完善式參謀輔助是在不改變?cè)心繕?biāo)和總體構(gòu)想基礎(chǔ)上的參謀輔助，秘書在草擬文稿、辦理文件等過程中，經(jīng)常運(yùn)用的這種方式。三是診斷式，即秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)分析組織管理運(yùn)轉(zhuǎn)狀況，找出存在的問題，分析造成此問題的原因，提出相應(yīng)的對(duì)策，或者針對(duì)已經(jīng)出現(xiàn)的不正常的現(xiàn)象，找出產(chǎn)生這種現(xiàn)象的關(guān)鍵要素，提出改進(jìn)的措施。多維思維式參謀輔助，不僅能使秘書參謀輔助更具活力。更有利于拓展思路，補(bǔ)充疏漏，論證其決策意向的科學(xué)可行性。　　二、不同之處：　　秘書參謀輔助與事務(wù)服務(wù)結(jié)合的差異，秘書的參謀輔助與事務(wù)服務(wù)緊密結(jié)合，以充分發(fā)揮近身綜合輔助的職能作用?！　?秘書參謀輔助活動(dòng)層次上的差異，主要是在對(duì)決策層決策和執(zhí)行進(jìn)行補(bǔ)充完善的參謀制度，大多采用的是跟蹤式參謀輔助和隨機(jī)式參謀輔助。第八章　　文書撰擬的異同　　一、相同之處　　任務(wù)性質(zhì)相似　　在中國，秘書被稱為“秀才”、“筆桿子”，為組織領(lǐng)導(dǎo)者草擬各類文書是其最基本的工作任務(wù)之一。草擬文書的基本性質(zhì)不是秘書個(gè)人意圖或情緒的表達(dá)，而且作為組織和領(lǐng)導(dǎo)代表，表達(dá)的是組織和領(lǐng)導(dǎo)意圖?！　∥臅珨M基本要求有相似之外　　在秘書文書撰擬中，要求秘書要忠實(shí)地表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)和組織意圖。要通過法定的程序，運(yùn)用規(guī)范的體式和程序，準(zhǔn)確地進(jìn)行表達(dá)。　　在美國，除了要求秘書文件撰擬在內(nèi)容上要準(zhǔn)確外，也對(duì)運(yùn)用正確的文書信涵格式、寫作規(guī)范、表達(dá)語言、寫作技巧上提出了較高的要求?！　≡谟瑢?duì)秘書撰擬常用文書也提出了系統(tǒng)的要求，特別對(duì)草擬信函時(shí)，要對(duì)上司的指示作簡(jiǎn)明的筆記，要對(duì)表達(dá)的信息或要表達(dá)的、提出的問題做到心中有數(shù)?！　≡谌毡荆竺貢仨氄莆詹輸M文本的知識(shí)和技能，具備熟練起草各類文書信函的本領(lǐng)?！　∥臅频幕境绦蛴邢嗨浦帯　∶绹貢谧珨M文本的過程中，也十分強(qiáng)調(diào)動(dòng)筆前的準(zhǔn)備工作，要由領(lǐng)導(dǎo)者交待文書的內(nèi)容和行文的目的；最后要有領(lǐng)導(dǎo)者的認(rèn)可和簽署。可見，中國與西方秘書撰擬文書信函的過程中，都有領(lǐng)導(dǎo)者授意，領(lǐng)導(dǎo)者是決定者、立意人和最后審定人；秘書是服從者、表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意圖者和寫作過程的具體操作者?！　《?、不同之處　　文書撰擬的傳統(tǒng)影響的差異　　特定用途和專門體式要求的文種，在行文規(guī)則上既有隸屬關(guān)系間的溝通，又更多的是非隸屬關(guān)系的橫向溝通，具有一定的變通性。　　文書撰擬的文體模式的差異　　在美國，常用的文書類型有公務(wù)信函，英國常用的文書種類與美國大體相似，其中公務(wù)信函、各類報(bào)告、備忘錄是經(jīng)常和大量使用的文體。法國與德國等西方國家文書種類也大體與美英相似，以公務(wù)信函、報(bào)告書、備忘錄等為經(jīng)常大量使用的文種?！　∥鞣絿腋鲊奈臅Z言風(fēng)格也有差異，但總體來看，有諸多共同之處。特別在企業(yè)文書的語言風(fēng)格上，除了強(qiáng)調(diào)簡(jiǎn)潔、明快外，十分注重在商務(wù)公共關(guān)系、聯(lián)絡(luò)感情、宣傳效果、心理需要等方面的促銷作用。一般具有感情色彩、委婉、幽默、風(fēng)趣，以求取得讀者的好感?！　∥臅\(yùn)行處理的異同　　一、收文處理的異同　　中國收文處理　　收文指收進(jìn)外部送達(dá)本機(jī)關(guān)、單位的公務(wù)文書和材料，包括文件、電報(bào)、信函、內(nèi)部刊物、資料，其他文字資料?！　、俳邮?。②簽收。③拆封。④清點(diǎn)。⑤分類。⑥收文登記。⑦摘要。⑧提要。⑨擬辦。負(fù)責(zé)文件處理的秘書對(duì)收來文件提出初步的處理建議，供領(lǐng)導(dǎo)人在批辦時(shí)參考。需要擬辦的文件，一般是上級(jí)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)并需要貫徹落實(shí)的文件；本機(jī)關(guān)所屬部門或下級(jí)機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示性文件；平級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)主送本機(jī)關(guān)需要答復(fù)的文件；重要的機(jī)密文件等。⑩批抄。⑾批辦。⑿傳閱。⒀催辦。⒁承辦。⒂辦復(fù)。需要辦理的文件在辦理完畢后，對(duì)來文機(jī)關(guān)做出答復(fù)。它體現(xiàn)收文處理的最終結(jié)果?？捎脧?fù)函的方式。⒃辦結(jié)?！　∶绹瘴奶幚怼　、龠M(jìn)行初步分揀。②郵件拆封。③注明收件的日期和鐘點(diǎn)。④進(jìn)一步分揀。⑤閱讀來件。⑥在登記簿上登記來件?！　、俜智遴]件的種類。②開封要精細(xì)。③來件一定要登記在收信簿上。④要妥善處理來信的損毀問題。⑤注意必須回復(fù)的來件的處理。⑥要根據(jù)來件提供的有關(guān)信息，把要事記入行事表內(nèi)?！　∈瘴奶幚懋愅治觥　∠嗤嗨浦?，一是收文處理都有系統(tǒng)有序的程序，每一程序的每個(gè)環(huán)節(jié)都規(guī)定了操作內(nèi)容和要領(lǐng)；二是都有拆封、分類、登記、送領(lǐng)導(dǎo)者閱辦等主要環(huán)節(jié)；三是收文處理中，秘書對(duì)封皮上標(biāo)明“親啟”或“機(jī)密”的來件，在未經(jīng)授權(quán)的情況下，都應(yīng)交給收信人拆封；四是對(duì)拆封的來件，秘書都要閱讀，以便進(jìn)一步處理；五是中國負(fù)責(zé)辦文的秘書要提出擬辦的意見，