【文章內(nèi)容簡介】 的，那就必然是：工作有標準，行動有程序，結(jié)果有控制，整體有計劃。(六)組織機構(gòu)中的日?？己擞媱潏?zhí)行　　機構(gòu)建立后，還必須重視日?？己?。因為它的建立是從理想出發(fā)，實際是否滿足需要則應(yīng)當認真加以考核。所謂考核，是指對功能執(zhí)行程度的分析，即檢查建立的機構(gòu)在多大程度上執(zhí)行了所規(guī)定給它的功能。包括：(1)機構(gòu)是否完全執(zhí)行了功能要求；(2)有無事故發(fā)生；(3)有無拖延的情況并找出產(chǎn)生拖延的原因；(4)有無浪費、損失（無形的、有形的）；(5)有無新的方法與經(jīng)驗。　　這些項目應(yīng)當有可以進行對比的標準，以便明確回答和做出分析。例如，每一項中應(yīng)列出標準功能表，而后逐項進行分析。第二項確定該機構(gòu)的“事故”的概念含義，包括什么內(nèi)容、考核的時間間隔，而后分析是否屬于事故，它的性質(zhì)及其產(chǎn)生背景。每個機構(gòu)都應(yīng)建立正常的工作記錄，建立統(tǒng)計制度以作為分析執(zhí)行程度的依據(jù)。工作效率的考核，不僅應(yīng)考核下層，也應(yīng)考慮中層和上層。它應(yīng)該包括：(1)決策機構(gòu)的反應(yīng)速度。即從接到一項要求或一項情報后，到開始正式研究的時間。(2)決策效率和效果。這是接到相關(guān)情報后做出決策的時間，及由于采取了該項決策給企業(yè)帶來的收益。例如企業(yè)原生產(chǎn)甲產(chǎn)品，現(xiàn)在根據(jù)預測分析，生產(chǎn)了乙產(chǎn)品多收入多少，這是決策的效果。(3)執(zhí)行效率。在某個問題決定后，從開始執(zhí)行到取得執(zhí)行的結(jié)果的時間。為了形成對比的條件，可按決策執(zhí)行的復雜程度進行分類，并根據(jù)實際數(shù)據(jù)，訂出標準。(4)文件審批效率。一項報告或其他文件在轉(zhuǎn)到負責人手中后到批復的時間。這也是根據(jù)問題的復雜程度、重要性和需要調(diào)查研究的時間，訂出幾種標準。對于重大問題應(yīng)計算延誤損失。(5)文件傳遞效率。這是指文件發(fā)出單位到達承閱單位的時間。主要是企業(yè)內(nèi)部文件的傳遞效果。對于一個健康的機體，一項功能信息的延誤將導致疾病。對一個正常運行的企業(yè)，例行工作也必須保持最好的效率。(1)除了應(yīng)考核各層次的工作效率之外，還應(yīng)檢查企業(yè)機構(gòu)間的相互協(xié)調(diào)關(guān)系。企業(yè)機構(gòu)的建立必須保證企業(yè)整體活動的協(xié)調(diào)，具體考核組織機構(gòu)間的協(xié)調(diào)關(guān)系，應(yīng)檢查以下幾種關(guān)系：①制造協(xié)調(diào)關(guān)系，即零件制造。只有當一切制造條件都具備時才能開始，這是“與”的關(guān)系。一個條件不具備也不應(yīng)列入投入計劃，因為計劃規(guī)定了的必須是現(xiàn)實可行的，這是最基本的要求。反過來說，有些單位必須按期提供所承擔的制造條件，用以約束自己的行動。②總裝協(xié)調(diào)關(guān)系。這是指產(chǎn)品總裝配的協(xié)調(diào)。只有產(chǎn)品總裝配所需要的一切條件，如零件、部件、協(xié)作件、工具等都按照過程進度的協(xié)調(diào)要求完全齊備后，才能列入正式裝配計劃。③總體協(xié)調(diào)關(guān)系。某些生產(chǎn)技術(shù)準備工作何時開始、結(jié)束，某個零件、部件何時投入、何時完工，一臺產(chǎn)品何時開始總裝、何時結(jié)束等等，這些都要由總體協(xié)調(diào)來加以解決。(2)在處理機構(gòu)關(guān)系中，必須克服以下兩種情況：①整體中的任何一個分系統(tǒng)超越其他系統(tǒng)而占有獨特地位。例如，企業(yè)經(jīng)常出現(xiàn)生產(chǎn)超越生產(chǎn)準備、生產(chǎn)發(fā)展、環(huán)境系統(tǒng)、設(shè)備維修系統(tǒng)的情況。②月末突擊生產(chǎn)、加班加點、全廠工人干部一齊上陣，破壞了系統(tǒng)正常運行的要求。企業(yè)機構(gòu)協(xié)調(diào)的另一個重要的問題是管理體制的分級問題。　　企業(yè)的管理體制一般是采取分級管理的形式。分級管理的必要性在于大多數(shù)系統(tǒng)采取多級形式，即系統(tǒng)→分系統(tǒng)→若干分支系統(tǒng)。由于不同層次的分系統(tǒng)、母分系統(tǒng)、子分系統(tǒng)的存在，就存在著同級分系統(tǒng)的協(xié)調(diào)動作和同級分系統(tǒng)的功能交叉問題，以及生產(chǎn)過程的分段與結(jié)合的問題，因此需要進一步設(shè)置更高一級的管理機構(gòu)來處理這些問題。這是完成系統(tǒng)功能所必需的?！　〗⒎旨壒芾眢w制也是為了明確各級的領(lǐng)導關(guān)系和職責范圍，以提高管理效率，及時處理橫向管理的問題，也有利于對不同范圍和性質(zhì)的問題，在相應(yīng)的級別上做出決策，避免過度集中或過度分散?！　◇w制的分級實質(zhì)上是系統(tǒng)目標的分散和功能的分級。這相當于一臺機器由不同的零件、部件的功能所構(gòu)成一樣，適當分配功能，有助于提高產(chǎn)品的性能和效率。三、職能設(shè)計(一)含義與內(nèi)容　　職能設(shè)計就是對企業(yè)的經(jīng)營和管理業(yè)務(wù)進行總體設(shè)計，確定企業(yè)應(yīng)當從事哪些生產(chǎn)經(jīng)營活動和管理業(yè)務(wù)，并規(guī)定其合理的結(jié)構(gòu)比例。職能設(shè)計是企業(yè)組織設(shè)計的首要工作，是科學地設(shè)計組織框架的基礎(chǔ)和前提。(1)基本職能設(shè)計　　企業(yè)作為從事生產(chǎn)經(jīng)營活動的組織，為了獲得生存和發(fā)展，必須對自身所需的人、財、物等資源和供、產(chǎn)、銷等環(huán)節(jié)構(gòu)成的動態(tài)循環(huán)過程進行系統(tǒng)的、有效的管理，從而就必須具備一些基本的生產(chǎn)經(jīng)營和管理的職能。例如：制造企業(yè)的基本職能一般包括工程技術(shù)、財務(wù)、工業(yè)關(guān)系（勞工關(guān)系、人事）、生產(chǎn)（制造）、采購、公關(guān)、研究與發(fā)展、質(zhì)量等。(2)關(guān)鍵職能設(shè)計　　關(guān)鍵職能設(shè)計就是根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)特點，在眾多的基本職能中尋找一兩個對企業(yè)發(fā)展起關(guān)鍵作用的職能，在職能結(jié)構(gòu)的設(shè)計中突出關(guān)鍵職能的作用，把它置于企業(yè)組織框架的中心地位，以保證企業(yè)能強有力的發(fā)揮關(guān)鍵職能對實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略的促進作用。　　美國管理學家德魯克在《管理——任務(wù)責任實踐》一書中闡述關(guān)鍵職能，以組織結(jié)構(gòu)比喻為一幢建筑物，各項管理職能如同建筑物的磚瓦材料和各種構(gòu)件，而關(guān)鍵職能就好比是建筑物中承擔負荷量最大的那部分構(gòu)件，因此一家卓有成效的公司總是把關(guān)鍵職能配置在企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的中心地位?！　∧囊豁椈韭毮軕?yīng)該成為企業(yè)的關(guān)鍵職能？這是由企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略決定的。為了保證關(guān)鍵職能設(shè)計的正確性，組織設(shè)計人員應(yīng)根據(jù)企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略，認真思考以下三個問題：第一，為了達到企業(yè)的戰(zhàn)略目標，什么職能必須做到出色的履行，取得優(yōu)異成績？第二，什么職能履行得不佳，會使企業(yè)遭受嚴重損失，甚至危及企業(yè)的生存？第三，企業(yè)的經(jīng)營宗旨是什么？對體現(xiàn)這一宗旨具有重要價值的活動是什么？(二)職權(quán)與職能部門設(shè)置　　職權(quán)是人員在職務(wù)范圍內(nèi)的管理權(quán)根，是其履行管理職責的前提。一個正式組織的職權(quán)有：(1)職能職權(quán)，職能職權(quán)指參謀人員或某職能部門的主管人員所擁有的原屬直線主管擁有的那部分權(quán)力。在純粹參謀的情形下，參謀人擁有的只是建議權(quán)，當組織的規(guī)模較小，管理職能相對集中的情形下，參謀的職能是比較廣泛的。這一點在軍隊組織中表現(xiàn)十分突出。隨著組織規(guī)模的擴大，許多職能日益獨立化、專業(yè)化，原來專為實施這種職能而出謀劃策的參謀人員也就獲得了一部分專門履行這種職能的權(quán)力，我們稱其為職能職權(quán)。職能職權(quán)是部門職能劃分下分權(quán)的結(jié)果，形成職能取權(quán)就必然要設(shè)置職能管理部門。(2)直線職權(quán)，指組織內(nèi)的直線管理系統(tǒng)的管理人員所擁有的管理權(quán)力，它是通過授權(quán)形成的。對分層授權(quán)在前一節(jié)已作了闡述。(3)參謀職權(quán)，即作為主管人員的參謀或幕僚所擁有的輔助性職權(quán)，主要是建議、咨詢的權(quán)力。參謀起源的歷史很早，有些管理思想史學家估計，我國著名的古代理論家孫臏的身份就可能是一位參謀?，F(xiàn)代組織中，參謀角色更是比比皆是，已成為不可缺少的組織部分。組織的規(guī)模越大，越是在較高的管理層次，參謀人員的角色也就越重要。　　當代稍大一點組織都設(shè)有參謀機構(gòu)，如各級政府中的政研室等性質(zhì)的部門是政府的參謀機構(gòu)，一些企業(yè)設(shè)立了政研室或類似的機構(gòu)。由于現(xiàn)代高層決策問題復雜、影響因素眾多，組織中設(shè)立參謀機構(gòu)是十分必要的。設(shè)置中應(yīng)注意的問題：(1)切實從實際出發(fā)，有必要設(shè)置就設(shè)置，不能跟潮流、搞形式，看到別人設(shè)立了，自己也設(shè)立一個。(2)真正分權(quán)。設(shè)立的參謀機構(gòu)應(yīng)擁有獨立的參謀權(quán)力，能獨立地提出自己的看法，不能把參謀機構(gòu)拿來擺門面，更不能看做是論證主管人員意見正確的御用班子，只接受符合自己想法的意見，不接受相反的意見。(3)明確權(quán)力，參謀機構(gòu)不能擁有指揮下一層次直線主管的權(quán)力。(4)人員應(yīng)精煉、盡量多用兼職專家。(三)專業(yè)職能部門的設(shè)置　　設(shè)立專業(yè)職能管理機構(gòu)實質(zhì)上也就是對專業(yè)管理職能進行劃分，對管理人員定職定責的過程；是提高管理人員的管理水平，充分挖掘組織內(nèi)的管理資源，實現(xiàn)管理職能專門化、組織活動有序化的重要手段。設(shè)置職能管理機構(gòu)，首先使管理職能專門化，第一部分管理人員專門從事第一職能管理工作，可以較快地提高專業(yè)水平和管理能力。其次，對管理職能進行合理地劃分，使綜合性極強的管理工作分解為各種專門性的管理工作，可避免在管理過程中胡子眉毛一把抓，缺乏輕重緩急的現(xiàn)象，使管理工作有條不紊地展開。再次，設(shè)置必要的職能機構(gòu)，合理地劃分管理職能，是使管理適應(yīng)社會化大生產(chǎn)的基本要求。今天，社會化大生產(chǎn)高度發(fā)達，各種關(guān)系日趨復雜，分工日益細分化，協(xié)作日益廣泛化，也要求管理隨之發(fā)展，對各種專業(yè)分工實施專門化管理，以提高生產(chǎn)和管理的效率。(1)做好職能的劃分工作，從實際出發(fā)，不能太細，也不能太粗　　職能劃分是設(shè)置管理機構(gòu)的基礎(chǔ)和前提。職能劃分正確，機構(gòu)設(shè)置才會合理，避免出現(xiàn)機構(gòu)對立，辦事效率低的現(xiàn)象。職能劃分必須從實際出發(fā)。在不同的組織內(nèi)，同一項職能的任務(wù)量多少會不同，多的需要設(shè)置一專門的管理機構(gòu)，少的就沒有必要設(shè)置專門的機構(gòu)來負責了。對職能進行劃分，首先要弄清本組織內(nèi)各處管理職能的工作量，最好運用定量分析的方法予以評估；其次要界定各職能的工作內(nèi)容，與其他職能的關(guān)系，對相近的職能要歸并到一起。工作任務(wù)少的相近職能應(yīng)盡可能合并，以便精簡機構(gòu)，又加強協(xié)作。一般來說，越到組織的上層，管理任務(wù)繁重，職能劃分應(yīng)細一些，專業(yè)化一些；在組織的基層，管理任務(wù)應(yīng)單一，職能劃分粗一些，綜合一些。這就不能強求上下層機構(gòu)對口，上層設(shè)一專門機構(gòu)，下層也必須同一專門機構(gòu)。否則，會形成龐大的官僚機構(gòu)和過多的管理部門而難以協(xié)調(diào)，從而影響管理效率。我們過去在這方面有過深刻的教訓。(2)機構(gòu)設(shè)置應(yīng)精簡、高效　　機構(gòu)精簡是減少管理費用，提高管理效率的途徑。機構(gòu)精簡，簡單地說就是可設(shè)可不設(shè)的機構(gòu)不設(shè)。怎樣來判定什么樣的機構(gòu)可設(shè)可不設(shè)呢？標準很簡單，就是從機構(gòu)的工作量來判斷。如果一般機構(gòu)的工作任務(wù)飽滿，則證明這個機構(gòu)是必要的。如果任務(wù)不飽滿，要么是人員配置過多，要么是機構(gòu)多余。這是最基本的標準；其次是看該機構(gòu)的工作性質(zhì)與其他機構(gòu)有沒有重復，如果重復就是多余的，如果不重復，工作任務(wù)飽滿則是必要的。如果不重復，但任務(wù)卻不足，也表明沒有單設(shè)一個機構(gòu)的必要。(3)明確各職能部門之間的關(guān)系，建立完善的協(xié)調(diào)制度管理是一個整體，各種職能必須為實現(xiàn)管理的總目標服務(wù)，但設(shè)置職能管理部門，是管理職能分工和管理權(quán)限分權(quán)的過程。有分工就必須有協(xié)作。管理職能部門之間的協(xié)作不可能通過市場交換實現(xiàn)。做好各部門之間的協(xié)調(diào)工作就十分重要。為此：①在職能管理部門之間要建立完善的信息溝通制度。信息除了在決策層與職能部門之間傳遞之外，在各職能管理部門之間的橫向傳遞也是十分必要的。它使各部門之間互相了解，便于自動地協(xié)調(diào)。②明確各職能部門之間的協(xié)作責任，特別是職能相關(guān)部門的協(xié)作責任。③建立必要的協(xié)調(diào)制度，如有的組織定期召開各部門工作協(xié)調(diào)會，討論管理過程中的協(xié)調(diào)問題，對重大問題取得一致的意見，共同采取措施，予以解決。④劃清各部門的權(quán)力與責任，這是最為根本性的一條?，F(xiàn)實生活中出現(xiàn)的部門之間互相“踢皮球”，推諉責任，其根本原因是部門之間的權(quán)責不清，工作內(nèi)容不明。特別是跨部門的綜合性問題，應(yīng)建立部門聯(lián)合處理制度。避免出現(xiàn)都不管、或者說都管不了的問題。(4)配備合適的人員，因事用人，不能因人設(shè)事機構(gòu)是靠人來運轉(zhuǎn)的，配備人員也是機構(gòu)設(shè)置的內(nèi)容之一。在現(xiàn)實生活中有不少這樣的現(xiàn)象。為了安置某一個人或某些人，設(shè)置了一個機構(gòu)甚至是一個機構(gòu)系統(tǒng)，并且還給予了一定的權(quán)力。這種因人設(shè)事、因人設(shè)機構(gòu)做法是錯誤的，其危害無庸贅述。機構(gòu)設(shè)置中的人員配置一定要因事用人，不能因人設(shè)事，本末倒置。四、管理幅度和層次的設(shè)計（一）管理幅度和層次的關(guān)系　　首先，它們具有反比例的數(shù)量關(guān)系。同樣規(guī)模的企業(yè)組織，管理幅度增大，組織層次就會減少；反之，管理幅度縮小，管理層次就增多。其次，管理幅度與管理層次之間存在相互制約的關(guān)系。其中，起主導作用的是管理幅度，即管理幅度決定管理層次，或管理層次的多少取決于管理幅度。產(chǎn)生這種有限性的原因在于：(1)任何企業(yè)組織的領(lǐng)導者的知識、經(jīng)驗、精力和能力都是有限的，因而能夠領(lǐng)導管理的下屬的數(shù)量必然也是有限的。超過這一限度，就不可能進行有效的領(lǐng)導和管理。(2)下級人員受自身知識、專業(yè)水平和能力、思想素質(zhì)等條件的制約，以及由于分工條件的限制，使其難以在沒有上級的指導下以完全自覺地、符合組織運行要求地執(zhí)行和完成計劃規(guī)定的各項任務(wù)，自動地、圓滿地解決由于分工帶來的各種復雜的協(xié)調(diào)問題，并隨時根據(jù)環(huán)境條件和組織內(nèi)部情況的變化正確地調(diào)整自己的工作。這樣，下級人員的素質(zhì)和信息界限也對上級管理幅度提出了限制。，管理層次亦對管理幅度產(chǎn)生制約作用　　因為管理層次相對來說，具有較高的穩(wěn)定性。一個組織不可能也不應(yīng)該頻繁地改變管理層次，只要企業(yè)總的管理幅度沒有發(fā)生大的改變，組織結(jié)構(gòu)沒有出現(xiàn)全局性的調(diào)整，管理層次就不宜變動。而管理層次沒有變化，則管理幅度也應(yīng)該基本穩(wěn)定。管理層次的調(diào)整對組織結(jié)構(gòu)所產(chǎn)生的影響遠遠大于管理幅度的變化。一般來說，組織結(jié)構(gòu)的某些變化應(yīng)盡可能地通過適當擴大管理幅度來適應(yīng)，盡量避免改變組織的管理層次。(二)管理幅度的設(shè)計　　古典組織理論最早提出管理幅度的概念，英國人厄威克（L．F．Urwick）提出的組織工作的八項原則之中，就有“管理幅度原則”。他指出，管理幅度是有限的，還提出他認為普遍適用的數(shù)量界限，即每一個上級領(lǐng)導人所直接領(lǐng)導的下級人員，不應(yīng)超過5～6人。厄威克歸納此項組織管理原則的目的，是提請廣大的管理者注意：自己的管理幅度是有限度的，不能無限增加自己領(lǐng)導的下屬的數(shù)量；一般企業(yè)組織的管理幅度應(yīng)該是固定的具體人數(shù)，可以通過科學的計算和分析確定?，F(xiàn)在看來，前一觀點是正確的，后一看法缺乏可操作性?！　》▏鴮W者格拉丘納斯（V．A．Graicunas）單純從上下級關(guān)系對管理幅度的影響方面作了深入的研究，他認為，當下屬的人數(shù)以算術(shù)級數(shù)增加